適切なソースコンテンツを選択し、継続的に維持管理し、ユーザーのアクセスと使用方法を管理することで、焦点を絞った有用なコレクションを作成します。
Acrobat の Knowledge Base でコレクションを作成および管理するには、これらの方法を使用してください。これらのプラクティスは、ソースコンテンツを整理し、ファイルを見つけやすくし、アクセスを管理し、ユーザーが作業できる明確な知識体系を提供するのに役立ちます。
信頼できる最新のソースコンテンツを使用する
コレクション内の文書を、ユーザーが AI アシスタントを通じて照会できるソースの資料として扱います。
次の条件を満たすコンテンツを優先します。
- 最新であり、使用が承認されている。
- コレクションの目的に関連している。
- 有用なコンテキストを提供できる
- 古くなったり不要な重複バージョンがない。
ソース文書が変更された場合は、ユーザーが古いバージョンに依存しないよう、コレクション内のコンテンツを更新してください。
わかりやすいファイル名を使用する
文書の内容を簡単に識別できるファイル名を選択してください。
コレクション内の検索では、文書の内容ではなく、ファイル名のみが検索されます。わかりやすい名前を使用すると、コレクションが増加しても簡単にファイルの場所を特定して管理できます。
ファイルに含まれる内容を特定できない場合、document.pdf、final.pdf、updated-version.pdf などの一般的な名前は避けてください。
コレクションを継続的に管理する
取り込みを一度限りの作業として扱うのではなく、定期的にコレクションをレビューしてください。
もはや有用でないコンテンツを削除し、変更された文書を更新し、重複または古い素材を探してください。コレクションを意図した目的に合わせて維持することで、所有者は管理を行いやすくなり、ユーザーは含まれている情報を簡単に理解できるようになります。
意図的にコレクションを共有する
コレクションのコンテンツにアクセスする必要があるユーザーとコレクションを共有します。
アクセスを拡大する前に、コレクションに含まれる情報、誰が使用できるべきか、コレクションにアクセスできる場所を検討してください。組織の設定は、チャットボットや PDF スペースなどの機能を介したアクセスに影響する場合もあります。
設定や権限の要件については、コレクション自体から該当する要件を管理するのではなく、関連するアクセス権と共有ドキュメントを参照してください。
会話に固有のコンテンツにはチャット添付ファイルを使用する
コンテンツが主にその会話に関連する場合は、AI アシスタント チャットに添付されたファイルや画像を使用してください。
情報が再利用可能なナレッジドメインの一部になる場合、代わりにコレクションコンテンツとして追加したり管理したりします。これにより、一時的な会話のコンテキストとコレクション内で管理されているソースの資料が分離されます。
ソースが重要な場合は引用を確認する
AI アシスタント の回答で提供される引用を使用して、ソースの資料を確認してください。
ソースの確認は、回答が重要な決定に影響する場合、正確な文言が重要な場合、または生成された回答を超えた追加のコンテキストが必要な場合に特に役立ちます。
引用は、回答を裏付ける情報を確認するのに役立ちますが、精度が重視される場合はソース文書の内容を確認してください。
統合とクレジットの消費量を計画する
オーディエンスを拡大したり、他の機能に接続したりする前に、ユーザーがコレクションをどのように使用するかを検討してください。
チャットボット統合、文書の取り込み、API アクティビティ、およびクエリには、異なるアクセス要件とクレジット要件がある場合があります。大規模な取り込みプロジェクトやより広範なデプロイメントの前に、該当する設定とクレジット消費情報を確認してください。
これは、コレクションが最初に作成し維持したグループ以外のユーザーをサポートする場合に特に役立ちます。
コレクションを拡張する前に確認する
より多くのコンテンツを追加したり、より幅広いオーディエンスにコレクションを利用可能にしたりする前に、以下のことを確認します。
- コレクションには、まだ明確な目的があります。
- ソース文書が最新で関連性があります。
- ファイル名がそのコンテンツを明確に反映しています。
- 古いコンテンツや重複したコンテンツが削除されました。
- 対象オーディエンスが情報にアクセスできる必要があります。
- 必要な統合と権限が設定されています。
- 想定される使用状況が組織のクレジットモデルと一致しています。
