サポート対象クラウドストレージシステムの文書を Acrobat の Knowledge Base で利用できるようにします。
コネクターでは、選択したコレクションに外部システムのファイルが同期されます。コネクターを設定すると、Knowledge Base はスケジュールに従って、選択されたフォルダーをチェックし、新しいか更新されたサポート対象ファイルを宛先コレクションに追加します。
Google ドライブと Microsoft SharePoint のコネクターでは、同じ一般的な同期モデルが使用されます。各コネクタータイプには、独自の設定と認証プロセスがあります。
はじめる前に
管理者がコネクターを有効にすると、ユーザーはコネクターをコレクションに追加できるようになります。
コネクターを有効にするには、設定／機能の有効化を開き、組織でサポートされるコネクターのオプションを有効にします。
コネクターが有効になっていない場合、ユーザーは Google ドライブや Microsoft SharePoint の接続を作成できません。
コネクターの設定と管理
コネクターの管理を確認して、Google ドライブや Microsoft SharePoint のコネクターの追加、既存のコネクターの編集、コネクター情報の更新、同期履歴の確認を行います。
コネクターの仕組み
コネクターを作成する際、最初にソースプラットフォームを選択します。
- Microsoft SharePoint
- Google ドライブ
次に以下を選択します。
- 同期するソースフォルダー
- 宛先コレクション
- 同期の実行頻度
コネクターが作成されると、Knowledge Base によって初回同期が実行されます。その後のスケジュールされた実行では、選択されたフォルダーとそのサブフォルダーから新しいファイルや変更されたファイルが取得されます。
同期されたファイルは宛先コレクションに表示され、ユーザーは、検索、質問、AI を活用したインサイトの生成が可能になります。
同期されたコンテンツの処理方法
コネクターは、選択されたソースフォルダーからサポート対象ファイルを取得し、1 つの宛先コレクションに追加します。
フォルダー階層はコレクション内で再現されません。選択されたフォルダーとそのサブフォルダーのファイルは、コレクションの文書リストに一緒に表示されます。
その後の同期実行中：
- 新しいファイルが追加されます。
- 変更されたファイルは更新されます。
- 変更されていないファイルは再処理されません。
- ソースから削除されたファイルはコレクション内に残ります。
複数のソースファイルが同じ名前の場合、1 つのファイルが他のファイルを置換する可能性があります。意図しない上書きを避けるため、一意性で分かりやすいファイル名を使用してください。
権限とアクセス
コネクターの作成では、次へのアクセスが必要です。
- 外部のソースシステム
- 同期するフォルダー
- 宛先コレクション
SharePoint または Google ドライブに接続する前に、組織で管理者がアクセスを承認しなければならない場合があります。
コネクターアクセスは、コレクションアクセスに代わるものではありません。ユーザーには、宛先コレクションを開いて作業するための権限が必要です。
知っておくべきこと
- ユーザーがコネクターを追加する前に、管理者が設定／機能の有効化でコネクターを有効にする必要があります。
- コネクターを有効にすると、この機能が使用可能になります。ユーザーには、ソースプラットフォーム、選択されたフォルダー、宛先コレクションへのアクセス権が必要です。
- 各コネクターは、1 つの宛先コレクションにコンテンツを同期します。
- 選択されたサブフォルダーは同期に含まれます。
- ソースファイルを削除しても、同期されたコピーは Knowledge Base から削除されません。そのように設定されている場合は別です。
- コネクターの制限は、ソースの種類によって異なる場合があります。
- 大規模な初回同期には、完了までに時間がかかる場合があります。
- 検索と AI を活用した機能が使用可能になるのは、同期されたファイルの処理が完了した後です。
- 複数のフォルダーからコンテンツを同期する場合は、一意のファイル名を使用してください。
