概要

このドキュメントでは、Workday のユーザーが Adobe Sign を Workday テナントに統合するための手順を説明します。このドキュメントはインストールガイドであり、Workday の包括的なトレーニングマニュアルではありません。

Workday 内で Adobe Sign を使用するには、ビジネスプロセスフレームワーク、テナントのセットアップと設定、レポートと Workday Studio の統合などの Workday アイテムの作成および変更方法について理解しておく必要があります。

次に、統合手順の概要を示します。

  • Adobe Sign で管理アカウントを有効にします(新規ユーザーのみ)。
  • Adobe Sign で、Workday 統合のユーザー/キーを保持するためのグループを設定します。
  • Adobe Sign サポートに連絡して、統合設定を有効化/確認します。
  • Adobe Sign で統合キーを生成します。
  • Workday テナントに統合キーをインストールします。

Adobe Sign アカウントの有効化

既にアカウントを持っている既存ユーザーは、「Workday 用に Adobe Sign を設定」の手順をスキップできます。

Adobe Sign の新規ユーザーで、既存のアカウントを持っていない場合は、アドビのオンボーディングスペシャリストが Workday 用の Adobe Sign アカウントをプロビジョニングします。完了すると、確認のメールが送信されます。

Adobe Sign からのようこそメールのイメージ

電子メールに記載されている指示に従うことで、アカウントを初期化し、Adobe Sign ダッシュボードを表示できます。

Adobe Sign の「ダッシュボード」ページ

Workday 用に Adobe Sign を設定

Workday 用に Adobe Sign を設定するには、Adobe Sign システムに 2 つの専用のオブジェクトを生成する必要があります。

  • 「Workday」グループ
    Workday では、統合機能を有効にするために Adobe Sign アカウント内で専用の「グループ」が必要です。この Adobe Sign グループは、Workday での Adobe Sign の使用のみを制御するために使用されます。他の用途(Salesforce.com、Arriba など)には影響しません。
    例:Workday グループでは、Workday ユーザーが Workday の受信ボックス内でのみ通知を受信するように、電子メール通知が抑制されます。

  • 統合キーを保持する管理者権限ユーザー
    グループ内に、グループレベルの管理者が 1 人のみ必要です。このユーザーは、統合キーを保持する管理者権限ユーザーです。職務用の有効な電子メールアドレス(HR@MyDomain.com など)を使用することをお勧めします。個人の電子メールアドレスではなく職務用のアドレスを使用すれば、そのユーザーが将来無効になったときに統合が使用できなくなるリスクを低減できます。

Adobe Sign でのユーザーとグループの作成

Adobe Sign でユーザーを作成するには:

  • アカウント管理者として Adobe Sign にログインします。
  • アカウント/ユーザーに移動します。
  • 丸で囲まれたプラスの記号をクリックして、新規ユーザーを作成します。
新規ユーザー作成のナビゲーションパスのイメージ

新規ユーザーの詳細を求めるポップアップが表示されます。

  • 自身がアクセス権を持つ職務用の電子メールアドレスを入力します。
    • このユーザーは、統合キーを保持します。
    • 電子メールアドレスは、確認できる実際のアドレスであることが必要です。
  • 適切な姓と名の値を入力します。
  • ユーザーグループ」選択リストで、「[このユーザー用に新規グループを作成]」を選択します。
  • 新規グループ名」に、「Workday」のようなわかりやすい名前を指定します。
  • 保存」をクリックします。
ユーザーを作成パネル

ポップアップが非表示になり、「ユーザー」ページに戻ります。新規ユーザーが表示され、ステータスが「作成済み」になります。

新規作成済みユーザーの表示

「作成済み」のステータスは、ユーザーの電子メールアドレスがまだ確認されていないことを示しています。

  • 新規ユーザーの電子メールボックスにログインします。
  • 「Adobe Sign へようこそ」の電子メールを探します。
  • ここをクリックしてパスワードを設定します」というリンクをクリックします。
  • パスワードを設定します。
    • この操作により、システム内のユーザーのステータスが「アクティブ」に変わります。
新たに有効化されたユーザーのイメージ

管理者権限ユーザーの定義

Workday グループの新規ユーザーの権限を昇格させます。

  • ユーザー」ページに移動します(まだ表示していない場合)。
  • Workday グループ内のユーザーをダブルクリックします。
    • ユーザーの権限の「編集」ページが表示されます。
  • ユーザーはグループ管理者」チェックボックスをオンにします。
  • 保存」をクリックします。
グループ管理者の定義方法を示すプロパティパネルのイメージ

Adobe Sign サポートでの設定の確認

統合機能を有効にするには、Adobe Sign サポートが Adobe Sign 環境でグループおよび管理ユーザーを設定する必要があります。既にアカウントを持っている既存ユーザーは、サクセスマネージャーに連絡して統合機能の設定をおこなうよう依頼できます。

 

サクセスマネージャーを割り当てられていない新規ユーザーは、直接サポートに連絡して、アカウントの設定を完了するよう依頼できます。

  • Adobe Sign サポートのチケットをオープンする
  • 以下の情報を指定します。
    • 作成したグループの名前
    • Workday グループ管理者の電子メールアドレス
  • 以下を依頼してください。
    • グループおよびユーザーが Workday にアクセスできるよう設定されていることの確認

統合キーの生成

グループおよびユーザーが適切に有効化されていることの確認を受け取ったら、グループレベルの管理者にはアクセストークン(統合キー)を生成する権利が与えられます。

新たにインストールするには、Adobe Sign で統合キーを生成し、Workday に入力する必要があります。このキーによって、Adobe Sign 環境と Workday 環境が相互に認証され、お互いの環境を信頼してコンテンツを共有することができます。 

Adobe Sign で統合キーを生成するには:

  • Adobe Sign でグループレベルの管理者アカウントにログインします。
  • アカウント/個人環境設定/アクセストークンに移動します。
  • ウィンドウの右側にある丸で囲まれたプラスのアイコンをクリックします。
「アクセストークン」ページへのナビゲーションパス

統合キーを作成」インターフェイスが読み込まれます。

キーに対してわかりやすい名前を指定します(Workday など)。

統合キーでは、以下の要素を有効にする必要があります。

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
統合キーを作成パネル
  • キーを設定したら、「保存」をクリックします。

 

アカウントに指定されているキーを示す「アクセストークン」ページが表示されます。

  • Workday 用に作成されたキーの定義をクリックします。
    • 定義の上に、「統合キー」リンクが表示されます。
  • 統合キー」リンクをクリックします。
「統合キー」リンク

統合キーが表示されます。

  • このキーは、次の手順で使用するので、コピーして安全な場所に保存します。
  • OK」をクリックします。
統合キー

Workday テナントの設定

統合キーのインストール

統合キーを Workday テナントにインストールすると、Adobe Sign との信頼関係が確立されます。関係が確立されると、任意のビジネスプロセスに、署名プロセスを可能にする「Review Document」ステップを設定できます。

 

注意:Adobe Sign は、Workday 環境では「Adobe Document Cloud」というブランド名で呼ばれます。

 

統合キーをインストールするには:

  • アカウント管理者として Workday にログインします。
  • Edit Tenant Setup - Business Processes」を検索します。

 

「Edit Tenant Setup - Business Processes」ページが読み込まれます。Adobe Sign 統合に関連するフィールドが 4 つあります。

Adobe Document Cloud Acknowledgment - 統合について確認する固定のテキストです。

Adobe Document Cloud API Key – ここに統合キーをインストールします。

Adobe Document Cloud Sender Email Address – Adobe Sign のグループレベルの管理者の電子メールアドレスです。

Remove documents awaiting eSignature when Document is Canceled – 文書が Workday でキャンセルされた場合に、文書を署名サイクルから削除するオプションの設定です。

「Edit Tenant Setup - Business Processes」ページ

インストールを完了します。

  • Adobe Sign API Key」フィールドに統合キーを貼り付けます。
  • Adobe Sign で作成したグループレベルの管理者の電子メールアドレスを「Adobe Document Cloud Sender Email Address」フィールドに入力します。
  • OK」をクリックします。
統合キーとキー保有者の電子メールアドレスの入力フィールド

これで、任意のビジネスプロセスに「Review Document」ステップを追加し、使用する電子サインのタイプとして「eSign by Adobe」を選択することで、Adobe Sign の機能を追加できるようになります。

「Review Document」ステップの設定

「Review Document」ステップの文書には、静的な文書、同じビジネスプロセス内の「Generate Document」ステップで生成された文書、または Workday Report Designer で作成された書式設定済みレポートを使用できます。これらいずれの場合でも、アドビのテキストタグを使用して、Adobe Sign 固有のコンポーネントの外観や位置を制御できます。文書ソースは、ビジネスプロセス定義内に指定する必要があります。ビジネスプロセスの実行中にその場で文書をアップロードすることはできません。

「Review Document」ステップで Adobe Sign を使用すると、順次署名者グループを設定できます。これにより、順番に署名する、役割に基づくグループを指定できます。並行署名グループはサポートされていません。

「Review Document」ステップの設定については、次のクイックスタートガイドを参照してください。
https://helpx.adobe.com/jp/sign/help/Workday_Quick_Start.html

サポート

Workday のサポート

この統合の所有者は Workday です。したがって、統合の範囲、機能の要求、日常的処理の問題に関して疑問点が出てきた場合は、まず Workday に問い合わせることになります。

Workday コミュニティでは、統合のトラブルシューティングや文書の生成方法に関する有益な記事がいくつか公開されています。

Troubleshoot eSignature Integrations

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Review Documents Step
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamic Document Generation

https://community.workday.com/node/176443

Offer Document Generation Configuration tips

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign サポート

Adobe Sign は統合パートナーです。この統合で署名を取得できない場合や、保留中の署名の通知が適切に実行されない場合は、Adobe Sign に問い合わせてください。

Adobe Sign のユーザーは、カスタマーサクセスマネージャー(CSM)に連絡してサポートを受ける必要があります。または、アドビテクニカルサポートに連絡していただくこともできます。その場合は、1-866-318-4100 に電話し、製品リストが読み上げられるのを待って、指示に従って 4、2 の順番に番号を入力します。

文書へのアドビのテキストタグの追加
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

「Review Document」の設定と例
https://helpx.adobe.com/jp/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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