マニュアル キャンセル

Microsoft Dynamics ワークフロー向け Adobe Acrobat Sign:ユーザーガイド

概要

Microsoft Dynamics Workflow システムでは、関連オブジェクトの高度にカスタマイズ可能な文字列を使用して、Dynamics 環境内のプロセスを自動化できます。  これらのプロセスは、ユーザーが手動でトリガーすることも、定義されたイベントが発生したときにトリガーされるように設定することもできます。

この文書は、MS Dynamics CRM パッケージ向け Adobe Acrobat Sign のバージョン 7 で追加された Adobe Acrobat Sign オブジェクトについて紹介および説明することを目的としています。

Dynamics 内のカスタムワークフローシステムの詳細について説明することは目的としていません。

MS Dynamics CRM 向け Adobe Acrobat Sign は、365 CRM ソリューションのバージョン 7 インストールパッケージのみでのカスタムワークフローの作成をサポートしています。

このパッケージの内容は次のとおりです。

  • 7 つのアクティビティ。独自のカスタムプロセスの作成に使用できる個別のアクション
  • 2 つのアクション。設定不要ですぐに使用可能。複数のワークフロー用の再利用可能な優れたプロセス
  • 1 つのワークフロー。商談が「成立」に設定されると自動的に契約書を送信する機能の例(ドラフトステータス)

以前の Dynamics バージョン(2011/2013/2016)は、Adobe Acrobat Sign パッケージのバージョン 7 ではサポートされていません。

注意:

ワークフローを作成する前に、署名するフォーム、および署名プロセスに含める受信者の数/順序について十分に理解しておく必要があります。

署名の順序を変更できるオプションは複数あります。通常は、受信者を最初の受信者の位置に挿入して、他の受信者の順序を繰り下げます。


Activities

アクティビティは、アクションワークフローの構成要素であり、それぞれに前のアクティビティまたはイベントからの入力を受け取って後続のアクティビティの出力を生成する個別のタスクが定義されています。

一連のアクティビティを連結すると、アクションまたはワークフローが作成されます。

使用可能な Adobe Acrobat Sign アクティビティは 7 つあります。


アクション

アクションは、アクティビティをリンクして何らかの結果を得るプロセスの一種ですが、ユーザーが直接使用することはできません。

その代わりに、ワークフローに含めることができる再利用可能なモジュールであると考えることができます。慎重に作成されたいくつかのアクションは、これらの共通の手順を再設定することなく、さまざまなワークフローに含めることができます。

 

2 つの事前設定されたアクションが用意されていて、すぐに使用できます。

これらはシンプルで広く使用されているプロセスであり、独自のカスタムワークフローの作成に活用することができます。


Workflow

ワークフローは、システムが実行したり、ユーザーがオンデマンドで実行したりできるプロセスの一種です。

ワークフローは、通常、1 つ 以上のアクション条件、またはアクティビティで作成されます。

ワークフローは、それらの設定方法に応じて、フィールドレベルの変更に対応したり、各エンティティその他のオプション(...)メニューからユーザーが開始したりすることができます。

MS Dynamics CRM v7 向け Adobe Acrobat Sign パッケージには、事前設定されたドラフトステータスのワークフローが 1 つあります。このワークフローは、構造を示すためにアクティビティで設計されていますが、1 つの条件付きトリガーイベントと、アクティビティを含む 1 つのアクションのみで簡単に作成できます。


カスタムワークフロープロセスの作成(例)

機密保持契約(NDA)を Dynamics システムの取引先担当者に送信するための簡単なプロセスを作成する方法の例を以下に示します。

この例では、ワークフローの決定を行うためのフレームワークを提供するいくつかの条件があります。

  • NDA を送信するあらゆるユーザーが Dynamics システムの取引先担当者として存在する
  • NDA ドキュメントは、 バージョン管理されていて、 エンティティではなくプロセスメモを通じて添付される
  • 取引先担当者の所有者は、契約書に連署する必要がある
  • 契約書は電子メールアーカイブファイルに送信する必要がある

 

あるアクティビティからの出力を、後続のアクティビティの入力値として渡すという考え方に慣れていない場合は、時間をかけてプロセスをレビューする価値があります。

 

プロセスを作成するには:

  • Adobe Acrobat Sign 管理者/ワークフローを新規作成に移動します。
    • 新しい「プロセス作成」オーバーレイが開きます
  • プロセスにわかりやすい名前を付けます。プロセスの名前は管理者にのみ表示されます。
  • カテゴリー」選択リストから「アクション」を選択します。
  • エンティティ」選択リストからプライマリエンティティを選択します。
    • Dynamics 内のあらゆるエンティティを選択でき、プロセスがワークフローで使用できるオブジェクトを提供します。
    • なし(グローバル)」は、エンティティに関連付けられていないワークフローのオプションです。

 

この例では、NDA を送信した人はすべて取引先担当者になると仮定しているため、取引先担当者をプライマリエンティティとして使用します。

  • OK」をクリックします。
    • PowerApps ページが開き、プロセス情報ページが表示されます

 

手順付きのプロセスがページの下部に作成されます。「ステップを追加」セクションまで下にスクロールします。

  • ステップを追加」をクリックします。
  • Adobe Acrobat Sign」選択リスト項目まで下にスクロールして、サブメニューを展開します。
    • Adobe Acrobat Sign の 7 つのアクティビティが公開されます。
      • AdobeSign.Activities.AddDocument
      • AdobeSign.Activities.AddRecipient
      • AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreement
      • AdobeSign.Activities.CreateAgreementFromTemplate
      • AdobeSign.Activities.GetAgreementId
      • AdobeSign.Activities.SendAgreement

ドキュメントに署名するための完全なプロセスには、これらのうち少なくとも 3 つがおおよそこの順序で含まれています。

契約書を作成 –「契約書」は、Adobe Acrobat Sign システムを介した完全なトランザクションのすべての設定値を保持するコンテナオブジェクトです。

契約書の作成に関するオプションは 2 つあります。

  • テンプレートから契約書を作成 – 契約書テンプレート(定義済みでなければなりません)を使用して、すべてのフィールド値を読み込む
  • 契約書を作成 – このプロセス用の「契約書」フィールドレベルの値を提供する

 

ドキュメントを追加 – 送信するファイルが添付されます。

  • Dynamics にアップロードできるファイルサイズの上限は 5 MB です。
  • 文書は、ニーズに合わせて主エンティティまたはプロセスの「メモ」フィールドを使用して追加されます。
    • プライマリエンティティに添付されるドキュメントは、商談に添付される個別の契約書のようなカスタムドキュメントの場合が多い
    • プロセスに添付されるドキュメントは、機密保持契約などのバージョン管理された定型ドキュメントの場合がある
注意:

 ドキュメントの前に受信者を追加できます。

直線的な思考では、ほとんどの場合、ドキュメントのタイプは受信者が誰であり、どのような順序で署名プロセスに関与する必要があるかを示すため、ドキュメントを最初に追加することでプロセスが理解しやすくなります。

 

受信者を追加 - 受信者とは、契約書の 完了パスに 含まれるユーザーのことです。次のユーザーが含まれます。

  • 署名者 – 法的署名を適用する必要があるすべての人物
  • 承認者 – ドキュメントを承認するだけで、必ずしも署名する必要がない受信者
  • CC – 純粋な監視者である CC 受信者は、契約書に影響を与えることはできない
    • あるタイプのドキュメントをある電子メールアドレスに自動的にアーカイブするための優れたオプション

受信者を追加するためのオプションは 2 つあります。

  • ルックアップを使用して受信者を追加 – Dynamics を使用して Dynamics エンティティからの受信者の電子メールを読み込みます
  • 受信者を追加 - 電子メールを明示的に設定して、Dynamics エンティティに関連付けられていない受信者を含めることができます
注意:

AddRecipient アクティビティが不要なプロセスを作成する方法は 2 通りあります。

  • 唯一の受信者を、CreateAgreement アクティビティの親エンティティからプライマリ電子メールとして読み込む
  • 唯一の受信者を、CreateAgreement アクティビティの「送信者署名オプション」フィールドで「自分のみが署名」オプションを使用して署名者にする

 

契約書を送信 – 設定された契約書を取得して Adobe Acrobat Sign サービスに送信し、署名プロセスを開始するアクティビティです。

 

この NDA の例では、5 ステップのプロセスで、6 つのアクティビティのうち 5 つ(「契約書を作成」タイプのアクティビティは 1 つのみ)を使用しています。

1. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.CreateAgreement

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます

  • 契約名を定義します – 契約名は、受信者への通知電子メールに表示され、Dynamics システム全体で契約書を表します。受信者が予期するドキュメントの性質を示すわかりやすい名前を使用します。
  • 完了したら、「保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • 添付されたドキュメントに関して意味のある説明を提供するために契約メッセージを変更した
  • この法的ドキュメントが容認可能期間を超えて開かれたままにならないように、有効期限値 5 を挿入した
    • 契約書は、5 暦日後に期限切れとなり、自動的にキャンセルされる
  • 親エンティティのプライマリ電子メールが最初の受信者として読み込まれる
  • リマインダーは毎日繰り返されるようにスケジュールされている(契約書は 5 日で期限切れになると仮定)

注意:

アクティビティが正常に設定されると、ステップレコードから赤色の X が削除されます

 

2. ステップを追加 – AdobeSign.Activities.AddDocument

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • ドキュメントの追加元」フィールドを定義します
    • プロセスからファイルを添付する場合は、「プロセスを選択」フィールドを定義します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • ドキュメントの追加元」 フィールド は、プロセスメモから NDA ファイルを取得するように設定されています
  • プロセスを選択 - プロセスからファイルを取得するため、ファイルを含むプロセスを指定する必要があります
    • このルックアップの例は、現在開発中のプロセスと同じプロセスを参照します
  • ドキュメント名」は空白のまま – このプロセスの目的は限定的で NDA 契約にのみ関係するため、NDA ファイル以外のものがプロセスに添付されることは想定されていません
  • ドキュメントの最新バージョンのみを追加」は True に設定されています。NDA の改定バージョンがある場合、すべてのバージョンを送信するのではなく、最新バージョンのみを送信します

 

3. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.AddRecipientUsingLookup (User)

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • これはルックアップによって受信者を追加するため、受信者を識別するエンティティ(リード、取引先担当者、またはユーザー)を定義します
    • 受信者の役割」を定義します – この受信者は署名者、承認者、または CC です
    • 受信者の順序」を定義します - これは 2 番目の受信者であるため、2 を入力します
      •  これは、CreateAgreement アクティビティで「親エンティティからプライマリ電子メールを追加」が最初の受信者として設定されているためです
    • 本人確認」を定義します - 電子メールがデフォルトです。2 要素検証を追加する場合は、それに応じてフィールドを調整します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • これは 2 番目の受信者であるため、「ユーザーエンティティタイプが選択されています。内部の連署は、通常、外部の受信者が署名を適用した後に行われます
  • ユーザーを受信者として追加」は、「ユーザー」をルックアップするように設定されています
  • 署名が必要なため、デフォルトの「署名者」はそのままになっています
  • 受信者の順序」フィールドに 2 が入力されています。内部署名者は、常に外部署名者の後になります

 

4. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.AddRecipient

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
    • 受信者のフルネームがある場合は、オプションの「受信者のフルネーム」を入力します
    • 受信者の電子メールアドレス」を追加します
    • 受信者の役割」を定義します – この受信者は署名者、承認者、または CC です
    • 受信者の順序」を定義します - これは 3 番目の受信者であるため、3 を入力します
    • その他の必要なフィールドを設定します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

この例のフィールド値は、次のとおりです。

  • この受信者は、内部 NDA アーカイブ電子メールアドレスへの CC です
  • 個人の名前の代わりに、適切な説明が「受信者のフルネーム」フィールドに挿入されます
  • 完全な電子メールアドレスが追加されます
  • この受信者は、署名済みの NDA をバックアップ記録管理用に収集しているだけであるため CC オプションが選択されています
  • 受信者の順序」フィールドに 3 が入力されています。受信者は、技術的には署名サイクルに含まれていませんが、フィールドは必須です。
    • CC 受信者は、常に署名/承認プロセスに関与する受信者の後にリストされなければなりません

 

5. ステップを追加 - AdobeSign.Activities.SendAgreement

  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • 契約書 ID 入力」フィールドに契約書 ID 値を挿入します
  • 保存して閉じる」をクリックします

 

ステップをすべて設定したら、次の手順を実行します。

  • ページの上部までスクロールして、「メモ」タブをクリックします
  • メモ」タブが開いている状態で、「メモを入力」と表示されているフィールドをクリックします
    • タブの内容が再び変わり、「ファイルを添付」ボタンが表示されます
  • ファイルを添付」をクリックします

 

 

ファイルを検索して添付するための「参照」ボタンがある新しいポップアップが生成されます。

  • 参照...」をクリックします
  • ファイルを見つけて開きます
    • これにより、ファイルパスが「ファイル名」フィールドに読み込まれて、「参照...」ウィンドウが閉じます
  • 添付」ボタンをクリックします
  • 閉じる」ボタンをクリックします

 

これで、ファイルがプロセスメモに正しく添付されました。

 

プロセスの「メモ」セクションにファイルが添付されているため、あとはプロセスを有効化するだけです。

  • ウィンドウ上部の「有効化」ボタンをクリックします

 

アクティベーション確認ダイアログボックスが表示されたら、「有効化」をクリックします。

 

エラーがない場合は、ページが更新され、ページの上部に「無効化」ボタンが表示されます(「有効化」ボタンが置き換えられます)。

 

これでアクションは完了です。

ユーザーが使用できるようにするには、ワークフローに関連付ける必要があります。

  • ウィンドウの左上にある「閉じる」ボタンをクリックして、PowerApp ページを閉じます
  • Adobe Acrobat Sign 管理者ページに戻り、「ワークフローを新規作成」を再度クリックします。
    • プロセス作成」オーバーレイが開きます
  • カテゴリー」選択リストから「ワークフロー」を選択します
  • プロセスで選択したものと同じプライマリエンティティを「エンティティ」選択リストから選択します
    • このエンティティで、送信者はリストされたワークフローを見つけることができます
  • OK」をクリックします。

 

プロセス情報」ページが読み込まれます。

これは NDA 契約の場合の例であるため、オンデマンドオプションとして有効にします。

  • オンデマンドプロセスとして」の横にあるチェックボックスをオンにします
  • プロセスビルダーで「ステップを追加」ボタンをクリックします
  • オプションのリストから「アクションを実行」を選択します

 

  • アクション」フィールドで、作成したプロセスを選択します
    • 選択したプロセスに基づいて「エンティティ」フィールドが自動的に入力されます
  • ステップレコードで「プロパティを設定」をクリックして、アクティビティのプロパティを開きます
    • ターゲットの設定を指定します
  • 保存して閉じる」をクリックします
  • ステップをすべて設定したら、ページの上部までスクロールし、「有効化」をクリックします
    • 確認ダイアログボックスが表示されたら「有効化」をもう一度クリックします

 

これでワークフローは 完了し、 プライマリエントリ(この例では「取引先担当者」)に関連付けられました。

ワークフローをテストします。

  • 任意の取引先担当者に移動します
  • リボンのその他のオプションリストをクリックします(
  • ワークフローを実行」をクリックします

 

エンティティに関連するワークフローのリストが表示されます。

  • トリガーするワークフローの横にあるチェックボックスをオンにします
  • パネルの下部にある「追加」をクリックしてワークフローを開始します

 

  • ワークフローを実行する場合は、確認ダイアログボックスが表示されたら「OK」をクリックします。


署名フローのハイブリッドルーティング

ハイブリッド署名ルーティングは、1 つ以上のステージのある順次署名プロセスの組み合わせで、この場合、署名プロセスは並列になります。 

ハイブリッドルーティングでは、他のどのタイプの署名フローよりも フォームと  署名が適用される順序を十分に理解している必要があります。

 

フィールドの割り当て(署名者 1、署名者 2 など)は、プロセスまたは UI にリストされている受信者の順序に基づきます。  並列署名ステージ内で、すべての受信者の「受信者の順序」番号は同じであるため、プロセス/UI 内の物理的な配置によってのみ、受信者がどのフォームフィールドにアクセスできるかがわかります。

プロセス/UI の一番上の受信者が署名者 1 です。

プロセス/UI で 2 番目にリストされている受信者が署名者 2 です。署名フローが並列で、両方の受信者が受信者の順序 1 を示している場合でもこのようになります。


ハイブリッドルーティングの要件と制限事項

  • ハイブリッドルーティングは、Adobe Acrobat Sign アカウントで有効になっている場合にのみ機能します。
    • Adobe Acrobat Sign にアカウント管理者としてログインします。
    • アカウント/送信設定/署名の順序/送信者がハイブリッドルーティング順序を指定できるようにするに移動します
    • 設定を保存します
  • 契約書テンプレートは、ハイブリッドルーティングを使用するようには設定できません
  • 署名タイプ」が「手書き」の場合、ハイブリッドルーティングはサポートされません
  • ハイブリッドルーティングは、送信者の署名の順序が次のように設定されているプロセスをサポートしていません 
    • 自分が最初に署名
    • 自分が最後に署名
    • 自分のみが署名
  • 親エンティティからプライマリ電子メールを含めると、受信者は受信者の順序 1 として識別されます。受信者の順序 1 の他の受信者がいる場合は、ハイブリッドルールが適用されます。
  • 入力した順序が False(並列署名フローを示す)であるが、すべての受信者の「受信者の順序」の値が同じでない(順次署名フローを示す)プロセスを定義した場合、ハイブリッドルーティングルールが適用されます


プロセスが失敗する一般的な原因

設定時にエラーが発生しなかったプロセスでも、実行時に失敗することがあります。

考えられる一般的な原因は次のとおりです。

  • ファイルの取得元の「メモ 」セクションにファイルが添付されていない
  • AddRecipient または CreateAgreement アクティビティで定義されている本人確認方法が、Adobe Acrobat Sign アカウントの設定で許可されていない
  • プライマリエンティティに取引担当者が存在せず、CreateAgreement アクティビティで「親エンティティのプライマリ電子メールを受信者として追加」が True に設定されている

 

ヘルプをすばやく簡単に入手

新規ユーザーの場合