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Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign:ユーザーガイド

  1. Adobe Acrobat Sign の統合
  2. 新機能
  3. 製品バージョンとライフサイクル
  4. Salesforce 向け Acrobat Sign
    1. パッケージをインストール
    2. パッケージの設定
    3. ユーザーガイド
    4. デベロッパーガイド
    5. 詳細なカスタマイズガイド
    6. フィールドマッピングおよびテンプレートガイド
    7. モバイルアプリユーザーガイド
    8. フロー自動化ガイド
    9. Document Builder ガイド
    10. 大きな文書の設定
    11. アップグレードガイド
    12. リリースノート
    13. FAQ
    14. トラブルシューティング用のガイド
    15. 追加記事
  5. Microsoft 向け Acrobat Sign
    1. Microsoft 365 向け Acrobat Sign
      1. インストールガイド
    2. Outlook 向け Acrobat Sign
      1. ユーザーガイド
    3. Word/PowerPoint 向け Acrobat Sign
      1. ユーザーガイド
    4. Teams 向け Acrobat Sign
      1. ユーザーガイド
      2. Live Sign ガイド
      3. モバイルユーザーガイド
      4. リリースノート
      5. Microsoft Teams の承認
    5. Microsoft PowerApps および Power Automate 向け Acrobat Sign
      1. ユーザーガイド
      2. リリースノート
    6. Acrobat Sign Connector for Microsoft Search
      1. ユーザーガイド
      2. リリースノート
    7. Microsoft Dynamics 向け Acrobat Sign
      1. 概要
      2. Dynamics オンライン:インストールガイド
      3. Dynamics オンライン:ユーザーガイド
      4. Dynamics オンプレミス:インストールガイド 
      5. Dynamics オンプレミス:ユーザーガイド
      6. Dynamics ワークフローガイド
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. アップグレードガイド
      9. リリースノート
    8. Microsoft SharePoint 向け Acrobat Sign
      1. 概要
      2. SharePoint オンプレミス:インストールガイド
      3. SharePoint オンプレミス:テンプレートマッピングガイド
      4. SharePoint オンプレミス:ユーザーガイド
      5. SharePoint オンプレミス:リリースノート
      6. SharePoint Online:インストールガイド
      7. SharePoint Online:テンプレートマッピングガイド
      8. SharePoint Online:ユーザーガイド
      9. SharePoint Online:Web フォームマッピングガイド
      10. SharePoint Online:リリースノート
  6. ServiceNow 向け Acrobat Sign
    1. 概要
    2. インストールガイド
    3. ユーザーガイド
    4. リリースノート
  7. HR ServiceNow 向け Acrobat Sign
    1. インストールガイド
  8. SAP SuccessFactors 向け Acrobat Sign
    1. Cockpit インストールガイド(非推奨)
    2. Recruiting インストールガイド(非推奨)
    3. Recruiting ユーザーガイド
    4. Cloud Foundry インストールガイド
    5. リリースノート
  9. Acrobat Sign for Workday
    1. インストールガイド
    2. クイックスタートガイド
    3. 設定チュートリアル
  10. NetSuite 向け Acrobat Sign
    1. インストールガイド
    2. リリースノート
  11. SugarCRM 向け Acrobat Sign
  12. VeevaVault 向け Acrobat Sign
    1. インストールガイド
    2. ユーザーガイド
    3. アップグレードガイド
    4. リリースノート
  13. Coupa BSM Suite 向け Acrobat Sign
    1. インストールガイド
  14. Acrobat Sign 開発者向けドキュメント
    1. 概要
    2. Webhooks
    3. テキストタグ

概要

Adobe Acrobat Sign と Microsoft Dynamics を統合することで、フォームや契約書など任意の文書の署名を取得するためのプラグアンドプレイソリューションが提供されます。Dynamics 365 CRM 向け Acrobat Sign の統合には、次のような利点があります。

  • 取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、商談、受注、請求書、見積もり、契約や任意のカスタム CRM エンティティなど、管理者が定義した CRM レコードに Acrobat Sign 機能が組み込まれています。
  • Dynamics から契約書をすぐに送信できるため、見積もりから現金化までのプロセス全体を高速化できます。
  • 取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できます。 
  • Sales Hub(Dynamics 365 バージョン 9.0 以降で利用可能)からモバイルデバイスで有効にすることができます。
  • 受信者がいつでもどこでも、どのデバイスからでも署名できる柔軟性があります。
  • Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます。
  • プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります。

Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign:ユーザーガイド』では、Microsoft Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign 統合(オンラインバージョン 9.0 以降)の使用方法について説明します。次の手順について説明しています。

Acrobat Sign にアクセス

Acrobat Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。 

Acrobat Sign のホームページでは、重要な機能にアクセスできます。

ようこそ」バナーには「詳細情報」へのリンクがあり、ユーザーガイド(このマニュアル)が開きます。このリンクは、ユーザーが契約書の作成を開始するまで使用できます。

契約書を作成すると、ようこそメッセージと「詳細情報」リンクは契約書フィルターへのリンクで置き換えられます。

次のオプションを使用して、現在の契約書を表示したり、新しい契約書を署名用に送信したりできます。

  • 処理中の契約書 - ユーザーが作成し、現在処理中のすべての契約書の一覧を表示します。
  • あなたの処理待ち - 受信者の対応を待っている契約書の一覧を表示します。
  • 署名を依頼 - 新しい契約を作成し、署名用に送信できます。

メモ:メインページに Acrobat Sign のオプションが表示されない場合、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を依頼してください。

Microsoft Dynamics の管理者は、ホームページで次の管理ツールにアクセスできます。

ニュース、警告、エラーメッセージを表示

Acrobat Sign のホームページには、ニュースや警告、エラーが表示されます(該当する場合)。メッセージの詳細を表示したり、メッセージを閉じることができます。

sign-home-messages

契約書を署名用に送信

次のいずれかの方法で、署名用の契約書を作成して送信できます。

  • Dynamics エンティティから
  • +(新規)メニューから
  • 契約書ページから

Dynamics エンティティから契約書を送信するには:

  1. Dynamics CRM 内のエンティティレコード(商談や取引先企業など)に移動し、選択して開きます。

  2. トップメニューから、(詳細コマンドメニュー)/署名を依頼を選択します。

    エンティティレコードが新しい契約書として開きます。

    send-via-entity-1

  3. 表示される新しい契約書ページで、次の手順に従って契約書の詳細を設定します。

    send-via-entity-2

  4. 受信者」で、次の操作を行います。

    1. 1 人以上の署名者を追加するには、「+ 受信者を追加」を選択します。
    2. 表示されるクイック作成:受信者ダイアログで、次の操作を行います。
      1. 受信者タイプ」フィールドで、次のいずれかの受信者タイプを選択します。
        新規 – Dynamics で定義されていない受信者
        取引先担当者 – Dynamics で取引先担当者エンティティとして定義されている受信者
        潜在顧客 – Dynamics で潜在顧客として定義されている受信者
        ユーザー – Dynamics 環境の内部ユーザー
      2. 新しい受信者の場合は、受信者のフルネーム、電子メールアドレス、役割を入力します。
      3. 必要に応じて、本人確認方法を指定します。 
      4. 完了したら、「保存して閉じる」を選択します。
    3. 署名者として自分自身を含めるには、「+ 自分を追加」を選択します。自分のユーザー詳細を含む受信者行が追加されます。
    4. 受信者の役割」フィールドで、受信者ごとに次のいずれかの役割を選択します。
      • 署名者(デフォルト):署名者は、契約書に 1 つ以上の署名を行う必要があります。
      • 承認者:承認者は契約書に署名する必要はありませんが(ただし、署名フィールドが配置されている場合は署名することができます)、契約書を「承認」する必要があります。承認イベントは、ログに記録されます。
      • CC:CC(カーボンコピー)に指定した関係者は、契約書の通知プロセスに含まれますが、契約書や署名サイクルに関与することはありません。
    5. 認証」フィールドで、各受信者に対して次のいずれかの認証方法を選択します。
      • 電子メール:デフォルト値。受信者は電子メールのリンクから契約書にアクセスする必要があります。
      • Acrobat  Sign:受信者は Adobe ID システムで認証する必要があります。送信者のみが署名する契約書は、「本人確認」を「Acrobat Sign」に設定する必要があります。
      • 電話:入力する必要のあるコードを含むメッセージが受信者に送信されます。送信者は、受信者の設定時に受信者の電話番号を入力する必要があります。
      • パスワード:送信者は、受信者が本人であることを確認できるように、別途パスワード情報を受信者に知らせる必要があります。
      • ナレッジベース:米国内のユーザーは、受信者の公開情報(およびオプションで米国社会保障番号)を確認して一連の質問をすることができます。
    6. 受信者の署名順序を設定するには、「署名順序」チェックボックスをオンにします。契約書は、「受信者」セクション内の順序で受信者に送信されます。
      受信者の署名順序を変更するには、受信者の行の「署名順序」フィールドを選択して、順序を示す値を編集します。他の受信者の順序は自動的に調整されます。
    7. 完了したら、「保存」を選択します。
    send-via-entity-3

    ログイン順序オプション

    受信者の移動

  5. ファイル」セクションで「+ ファイルを追加」を選択し、次のいずれかの場所から必要なファイルを選択します。

    • マイコンピューター
    • テンプレートAcrobat Sign アカウントにアップロードされたテンプレートにアクセスできます。
    • Acrobat Sign ライブラリからファイルを添付:新しい契約書を作成するときにのみ使用できます。テンプレートを作成するときには使用できません。管理者のみがライブラリに文書を追加できます。

    メモ:添付されたすべてのファイルは、署名プロセス用に 1 つの PDF に結合されます。文書の順序は、「添付ファイル」セクションで指定した順序になります。文書を並べ替えるには、「順序」フィールドを選択して文書番号を手動で更新します。

    ファイル添付インターフェイス

  6. 「メッセージ」セクションで、次のフィールドに入力します。

    • 件名 – 「件名」は主に通知プロセスで利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートテキストでは小さなフォントで表示されます(以下の黄色でハイライトされた部分)。
    • メッセージ – 「メッセージ」フィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドで、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます(以下の緑色でハイライトされた部分)。
    send-via-entity-4

  7. オプション」セクションでは、必要に応じて次の設定を有効にできます。

    • 送信前に署名をプレビューして位置を設定:フォームフィールドを配置できるように、契約書を自動的にオーサリングモードで開きます。
    • 完了期限:契約書の終了日を設定します。
    • 契約期限切れまでの日数:契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
    • 対面署名を要求:受信者は、電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレットで直接署名する必要があります。
    • 署名後のランディングページを追加:受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
    • 署名後のランディングページ:このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL を入力します。
    • リダイレクトの遅延秒数:この設定は、署名の適用後、指定したランディングページに受信者がリダイレクトされるまでの遅延時間を指定します。「署名後のランディングページ」が定義されている場合は必須です。
    • 受信者のリマインダー:トランザクションのリマインダーサイクル(毎日または毎週)を定義します。
    • 署名タイプ:契約書の署名タイプとして電子サインまたは手書きを設定できます。
      管理者は、受信者が電子サインの代わりに手書きを選択したり、その逆を選択できるようにするオプションを有効にすることができます。
      署名を手書きする場合、受信者は、文書をダウンロードして物理的に署名し、署名された文書のスキャン画像をアップロードする必要があります。
    • 受信者の言語:受信者の電子メールおよび Web インターフェイスで使用される言語を指定します。
    • パスワードで保護:不正アクセスを防止するために、最終的な文書にパスワードを設定できます。
    契約オプション

  8. 必要な詳細情報をすべて入力したら、上部のメニューバーから「契約書を送信」を選択します。

テンプレートを使用して Dynamics エンティティから契約書を送信するには

Microsoft Dynamics の管理者は、ワークフローが予測可能な繰り返し発生するプロセスに対して、再利用可能なテンプレートを作成できます。これらのテンプレートは、署名を依頼サブメニューにアルファベット順に表示されます。

契約書テンプレートを使用する場合、事前定義されているフィールドには値が自動的に入力されるため、必要なのは契約書の受信者情報と契約書名を入力し、署名用文書を追加することだけです。

Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ(取引先担当者、商談、取引先企業)向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。

テンプレートには、リボンのその他コマンド)アイコンからアクセスします。

+(新規)メニューから契約書を送信するには

テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、+ 新規メニューからすばやく契約書を作成して送信できます。次の手順を実行します。

  1. 上部のメニューから +(新規)アイコン/契約書を選択します。
    クイック作成:契約書」パネルが開きます。
  2. 使用するテンプレートに関連付けられているエンティティ(例えばこの例では商談)を選択します。
    2 つのルックアップが公開され、契約書を関連付ける特定のオブジェクトおよび使用するテンプレートを選択できるようになります。
  3. 商談を選択」フィールドを選択し、使用可能なオプションからレコードを選択します。
  4. テンプレートの選択」フィールドを選択し、関連付けられたテンプレートのリストからテンプレートを選択します。
  5. 保存」を選択します。

テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。

  • テンプレートに受信者または添付ファイルがない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
  • テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていても、テンプレートで「ワンクリック送信」が有効になっていない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
  • テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていて、「ワンクリック送信が有効になっている場合、契約書は署名のために自動的に送信されます。
クイック作成:契約書

クイック作成 - テンプレートを定義します

注意:

クイック作成システムは、Dynamics 内の次の標準エンティティでのみ使用できます。

  • 商談
  • 取引先担当者
  • リード
  • 取引先
  • 契約
  • 請求書
  • 注文
  • 見積
  • ユーザー

カスタムエンティティから送信された契約書は、「署名を依頼」メニュー項目から開始する必要があります。

Acrobat Sign ハブを使用して契約を表示および管理

会社で Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign バージョン 9.2 以降をデプロイしている場合は、Dynamics Sales Hub、顧客サービスハブ、フィールドサービスの Adobe Acrobat Sign 機能にもアクセスできます。

これらのハブは改善されたフォーマットで同じ機能を提供し、電話、タブレットなどのあらゆるモバイルデバイスに直接アクセスできます。

Acrobat Sign ダッシュボードを使用して、ユーザーに関連付けられた契約書の図説的なレポートを表示できます。ダッシュボードには、デフォルトで次の 3 つのカテゴリーのレポートが表示されます。

  • ステータス別の契約書
  • 月別の契約状況
  • 今週送信された契約書
sign-dashboard

グラフでは、レポートの各要素の詳細を確認できます。次の手順を実行します。

  1. ドリルダウンする要素にポインタを合わせます。
  2. 表示されるダイアログで、目的の属性とグラフの種類を選択します。

データのそのサブセットだけを含む新しいグラフが表示されます。

dashboard-chart-view

契約書ハブを使用すると、次のことができます。

  • アカウントの契約書の完全なリストを表示
  • ステータス、作成日、署名日などのメタデータで契約書を並べ替え
  • 新しい契約書を作成
  • 契約書を管理
sign-agreements

データマッピングにアクセスできるユーザーは、既存のデータマッピングを並べ替え、レビュー、編集したり、新しいデータマップを作成したりできます。

sign-data-mapping

テンプレートにアクセスできるシステム権限を持つユーザーは、既存のテンプレートをレビュー、並べ替え、編集できます。契約書テンプレートハブを使用して、新しい契約書テンプレートを作成できます。

sign-agreement-template

Microsoft Dynamics アカウントの管理者は、Adobe Acrobat Sign 統合に関する管理者レベルの設定にアクセスして編集できます。

admin-settings

注意:

設定」で「契約書へのアクセスをブロック」設定を有効にすることで、署名済み文書のコピーの Microsoft Dynamics への保存を禁止できるようになりました。

契約書へのアクセスをブロック設定を有効にすると、次のようになります。

  • ユーザーは、Dynamics 環境から署名済みの契約書をプレビューまたはダウンロードすることができなくなります。
  • 次の設定が自動的に無効になります。
    • 契約書エンティティに署名済み文書を添付
    • 署名済み契約書に監査証跡を添付
    • 文書のプレビュー画像を表示
  • 既存の契約書のステータスは変更されません。この設定は、設定を有効にした後に署名された契約書にのみ適用されます。
  • Microsoft Dynamics 環境から既存の契約書が削除されることはありません。

契約書ステータスを確認

契約の状況は、現在の法的状況を示しており、Dynamics では定期的なポーリング間隔で更新されます。状況の値は次のとおりです。

  • 下書き – 契約書が作成されましたが、まだ送信されていません。
  • 署名用に送信済み – 現在署名プロセスを実行しています。
  • 署名済み/承認済み – 全関係者により処理が完了しました。
  • 取り消し済み – すべての署名を取得する前に署名プロセスが取り消されました。
  • 期限切れ - 設定された有効期限までに完了しなかった契約書。

契約書は、契約書の作成に使用した主エンティティに関連するエンティティをチェックすれば簡単に見つけることができます。

例えば「取引先担当者」を使用して契約書を作成した場合は、「取引先担当者」に移動して関連契約書を選択すれば、関連するエンティティを確認できます。

check-related-agreements

関連ウィンドウには契約書オブジェクトが表示され、いずれかを選択すると、そのエンティティに関連付けられた契約書の完全なリストを開くことができます。

契約書のステータスを表示するには、「Adobe Acrobat Sign」/「契約書」の順に選択します。

契約書ページの「契約書」リストには、エンティティに関係なくすべての契約書が一覧表示されます。

  • 署名済みの契約書については、その契約書の「名前」、「契約状況」および契約日が表示されます。
  • 辞退済み、署名用に送信、および下書き契約書はまだ完成していないため、署名日は記載されていません。
  • 署名日は、契約書が完成して法的に署名された時点に反映されます。署名プロセス中の追加分の署名については、反映されません。
send-for-sign

ステータスを更新、リマインダーを送信、契約書をキャンセル

未署名契約書については、次のいずれかのアクションを実行できます。

  • 状況を更新 - Acrobat Sign サーバーにポーリングをおこない、最新の状況を取得します。
  • リマインダーを送信 - 契約書の現在の署名者に対して、すぐに電子メールのリマインダーを送信します。
  • 契約書をキャンセル - システム内の契約書を終了して、署名者に対してキャンセル通知を送信します。
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