Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign：ユーザーガイド

Adobe Acrobat Sign と Microsoft Dynamics を統合することで、フォームや契約書など任意の文書の署名を取得するためのプラグ＆プレイソリューションが提供されます。Dynamics 365 CRM 向け Acrobat Sign の統合には、次のような利点があります。

• 取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、商談、受注、請求書、見積もり、契約や任意のカスタム CRM エンティティなど、管理者が定義した CRM レコードに Acrobat Sign 機能が組み込まれています。
• Dynamics から契約書をすぐに送信できるため、見積もりから現金化までのプロセス全体を高速化できます。
• 取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できます。 
• Sales Hub（Dynamics 365 バージョン 9.0 以降で利用可能）からモバイルデバイスで有効にすることができます。
• 受信者がいつでもどこでも、どのデバイスからでも署名できる柔軟性があります。
• Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます。
• プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります。

『Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign：ユーザーガイド』では、Microsoft Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign 統合（オンラインバージョン 9.0 以降）の使用方法について説明します。次の手順について説明しています。

• Microsoft Dynamics CRM 環境内で Acrobat Sign にアクセス
• 契約書を署名用に送信
• Acrobat Sign ハブを使用して契約を表示および管理
• 契約書ステータスを確認
• ステータスを更新、リマインダーを送信、契約書をキャンセル

Acrobat Sign にアクセス

Acrobat Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。 

Acrobat Sign のホームページでは、重要な機能にアクセスできます。

「ようこそ」バナーには「詳細情報」へのリンクがあり、ユーザーガイド（このマニュアル）が開きます。このリンクは、ユーザーが契約書の作成を開始するまで使用できます。

契約書を作成すると、ようこそメッセージと「詳細情報」リンクは契約書フィルターへのリンクで置き換えられます。

次のオプションを使用して、現在の契約書を表示したり、新しい契約書を署名用に送信したりできます。

• 処理中の契約書 - ユーザーが作成し、現在処理中のすべての契約書の一覧を表示します。
  
• あなたの処理待ち - 受信者の対応を待っている契約書の一覧を表示します。
• 署名を依頼 - 新しい契約を作成し、署名用に送信できます。

メモ：メインページに Acrobat Sign のオプションが表示されない場合、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を依頼してください。

Microsoft Dynamics の管理者は、ホームページで次の管理ツールにアクセスできます。

• データマッピングを作成 - データマッピング作成ページへのショートカット
  
• 再利用可能なテンプレートを作成 - 契約書テンプレート作成ページへのショートカット
  
• ユーザーアクセスを許可 - インストールガイドの「セキュリティロール」セクションへのショートカット

ニュース、警告、エラーメッセージを表示

Acrobat Sign のホームページには、ニュースや警告、エラーが表示されます（該当する場合）。メッセージの詳細を表示したり、メッセージを閉じることができます。

契約書を署名用に送信

次のいずれかの方法で、署名用の契約書を作成して送信できます。

• Dynamics エンティティから
• +（新規）メニューから
• 契約書ページから

Dynamics エンティティから契約書を送信するには：

テンプレートを使用して Dynamics エンティティから契約書を送信するには

Microsoft Dynamics の管理者は、ワークフローが予測可能な繰り返し発生するプロセスに対して、再利用可能なテンプレートを作成できます。これらのテンプレートは、署名を依頼サブメニューにアルファベット順に表示されます。

契約書テンプレートを使用する場合、事前定義されているフィールドには値が自動的に入力されるため、必要なのは契約書の受信者情報と契約書名を入力し、署名用文書を追加することだけです。

Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ（取引先担当者、商談、取引先企業）向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。

テンプレートには、リボンのその他コマンド（…）アイコンからアクセスします。

+（新規）メニューから契約書を送信するには

テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、+ 新規メニューからすばやく契約書を作成して送信できます。次の手順を実行します。

1. 上部のメニューから +（新規）アイコン／契約書を選択します。
   「クイック作成：契約書」パネルが開きます。
2. 使用するテンプレートに関連付けられているエンティティ（例えばこの例では商談）を選択します。
   2 つのルックアップが公開され、契約書を関連付ける特定のオブジェクトおよび使用するテンプレートを選択できるようになります。
3. 「商談を選択」フィールドを選択し、使用可能なオプションからレコードを選択します。
4. 「テンプレートの選択」フィールドを選択し、関連付けられたテンプレートのリストからテンプレートを選択します。
5. 「保存」を選択します。

テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。

• テンプレートに受信者または添付ファイルがない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
• テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていても、テンプレートで「ワンクリック送信」が有効になっていない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
• テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていて、「ワンクリック送信」が有効になっている場合、契約書は署名のために自動的に送信されます。

Acrobat Sign ハブを使用して契約を表示および管理

会社で Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign バージョン 9.2 以降をデプロイしている場合は、Dynamics Sales Hub、顧客サービスハブ、フィールドサービスの Adobe Acrobat Sign 機能にもアクセスできます。

これらのハブは改善されたフォーマットで同じ機能を提供し、電話、タブレットなどのあらゆるモバイルデバイスに直接アクセスできます。

契約書ステータスを確認

契約の状況は、現在の法的状況を示しており、Dynamics では定期的なポーリング間隔で更新されます。状況の値は次のとおりです。

• 下書き – 契約書が作成されましたが、まだ送信されていません。
• 署名用に送信済み – 現在署名プロセスを実行しています。
• 署名済み／承認済み – 全関係者により処理が完了しました。
• キャンセル済み – すべての署名を取得する前に署名プロセスが取り消されました。
• 期限切れ - 設定された有効期限までに完了しなかった契約書。

契約書は、契約書の作成に使用した主エンティティに関連するエンティティをチェックすれば簡単に見つけることができます。

例えば「取引先担当者」を使用して契約書を作成した場合は、「取引先担当者」に移動して関連／契約書を選択すれば、関連するエンティティを確認できます。

関連ウィンドウには契約書オブジェクトが表示され、いずれかを選択すると、そのエンティティに関連付けられた契約書の完全なリストを開くことができます。

契約書のステータスを表示するには、「Adobe Acrobat Sign」/「契約書」の順に選択します。

契約書ページの「契約書」リストには、エンティティに関係なくすべての契約書が一覧表示されます。

• 署名済みの契約書については、その契約書の「名前」、「契約状況」および契約日が表示されます。
• 辞退済み、署名用に送信、および下書き契約書はまだ完成していないため、署名日は記載されていません。
• 署名日は、契約書が完成して法的に署名された時点に反映されます。署名プロセス中の追加分の署名については、反映されません。

ステータスを更新、リマインダーを送信、契約書をキャンセル

未署名契約書については、次のいずれかのアクションを実行できます。

• 状況を更新 - Acrobat Sign サーバーにポーリングをおこない、最新の状況を取得します。
• リマインダーを送信 - 契約書の現在の署名者に対して、すぐに電子メールのリマインダーを送信します。
• 契約書をキャンセル - システム内の契約書を終了して、署名者に対してキャンセル通知を送信します。