新しい SharePoint オンプレミスソリューション用 Adobe Sign の完全インストールガイド

概要

Microsoft SharePoint 用 Adobe Sign 統合は、電子サインの作成、送信、追跡および管理のための統合ソリューションを提供します。この統合は、Microsoft SharePoint 2013 および 2016 のオンプレミスインスタンスで使用できます。このソリューションは、Microsoft SharePoint のファームソリューションとして開発され、以下の機能を備えています。

  • Adobe Sign の管理ページを、SharePoint ユーザーが契約書のトラックおよび更新のために使用できる SharePoint Web パーツとして追加する機能
  • SharePoint ドキュメントライブラリから任意の文書を署名用に送信できる機能
  • 文書ライブラリまたはカスタム SharePoint リストから 1 人の受信者または受信者のグループに文書を送信する機能
  • 文書が署名のために送信されたときに、結合マッピングを使用して SharePoint リストおよび文書ライブラリのデータを文書にマップする機能
  • 文書が署名され、そのステータスが自動的に更新されるかまたは契約状況ページで手動で更新されたときに、データマッピングを使用して、署名された契約書のフォームフィールドのデータを SharePoint リストおよび文書ライブラリのテキスト列にマップする機能
  • SharePoint 内のすべての署名済み契約書をアーカイブする機能

要件

Adobe Sign ソリューションは、Microsoft SharePoint ファーム管理者のみがインストールおよび設定できます。また、ソリューションのインストールには、SharePoint サーバー上の管理者特権も必要となります。SharePoint ファームソリューションをインストールするために必要な追加のシステム権限については、SharePoint のドキュメントを参照するか、組織の SharePoint 管理者に問い合わせてください。ソリューションを設定するには、Adobe Sign のアカウント管理者であり、Adobe Sign アカウントの統合キーにアクセスできることが必要です。以下の必要システム構成には、SharePoint 用 Adobe Sign を正常にインストールおよび実行するのに必要なサーバーコンポーネントとクライアントコンポーネントの両方が含まれています。

  • Microsoft SharePoint 2013 オンプレミス、SharePoint 2016 オンプレミス、または SharePoint 2019 オンプレミス

注意:

SharePoint 用 Adobe Sign ソリューションは SharePoint 2019 オンプレミス クラシック UI でのみサポートされます

アドビおよび Microsoft は現在、最新の UI までサポートを拡大するよう取り組んでいます。

知っておくべき既知の問題

SharePoint には、特にファイルに名前をつける際に知っておくべき文字数制限があります。

  • URLパスは 260 文字以下の必要があります。
  • ファイル名は 128 文字以下の必要があります。

 

サイトコレクションにログインする際、「システムアカウント」として認識される管理者は、下記のように AdobeSignUserInfo リストに自分の情報を入力する必要があります。

システムアカウントユーザー

 

以前のソリューションでは、通常の SharePoint ユーザーがサイトコレクションにアクセスできなくなる状況が発生することがあります。

問題は以下の状況で発生します。

  • EchoSign ソリューション(バージョン 4 より前)がサイトコレクションにインストールされている。
  • SharePoint 管理者がソリューションを Web パーツとして SharePoint のページに埋め込んだ。
  • SharePoint ユーザーがサイトコレクションの所有者、訪問者、メンバーグループのメンバーである。
  • SharePoint ユーザーが EchoSign 管理者またはユーザーグループのメンバーでない

問題を修正するには、SharePoint ページから Web パーツを削除します。 

 

インストール

SharePoint 用 Adobe Sign パッケージのオンプレミス版をインストールするには:

  1. 新しい Adobe Sign for SharePoint.zip ファイルをダウンロードします。
  2. SharePoint サーバーに管理者としてログインします。
  3. Adobe Sign for SharePoint.zip をサーバーにアップロードします。
  4. ファイルを解凍し、実行可能ファイルを展開します。
  5. Adobe Sign for SharePoint.exe をクリックします。
  6. 設定ウィザードが開きます。  「次へ」をクリックします。
インストール手順ウィザード

  7. スクリプトがシステムの確認をおこないます。すべてが適切な場合は、「次へ」をクリックします。

インストール手順システム確認

  8. エンドユーザーライセンス契約が表示されます。

○ 「ライセンス契約の内容に同意します」チェックボックスをオンにします。

○ 「次へ」をクリックします。

インストール手順 EULA

  9. Web アプリケーションとサイトコレクションのページが表示されます。  ソリューションをインストールしたいサイトコレクションを選択します。

インストール手順 ‐ サイトの選択

  10. 設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

インストール手順完了

  11. デプロイメントの詳細ページが表示されたら、「閉じる」をクリックできます。

インストール手順終了

注意:

  • アプリケーションをアクティベートすると、2 つのユーザーグループが作成されます(サイトの設定/ユーザーと権限/ユーザーとグループ)。
  • SharePoint 用 Adobe Sign の機能をアクティベート解除すると、契約書のステータスの検索およびアップデートを可能にするすべてのリレーショナルテーブルが削除されます。  どうしても必要でない限り、機能のアクティベート解除はしないでください。  すべての契約書は Adobe Sign に残りますが、SharePoint で表示することはできなくなります。


「アクティベート」/「削除」オプション

設定スクリプトを再度起動すると、同じウィザードが開いてシステム確認の処理をおこないます。 

システム確認の後、スクリプトはエンドユーザーライセンス契約のページに進む代わりに次の選択肢を表示します。

○ アクティベート – 管理者は、「アクティベート」を使用して、SharePoint 環境の他のサイトの Adobe Sign ソリューションをアクティベートできます。選択すると、Web アプリケーション/サイトコレクションページが表示され、Adobe Sign ソリューションがアクティブでないすべてのサイトが表示されます(上記の手順 9)。

○ 削除 – このオプションは、Adobe Sign がアクティベートされているすべてのサイトコレクションからソリューションを完全に削除します。完了した文書ファイルは SharePoint に保持されます。

処理中の契約書は、引き続き AdobeSign 内でアクティブのままで、正常に完了します。完了した文書は、SharePoint に戻りません。

activate_-_removepanel

インストール後の設定

パッケージをインストールしたら、さらに 4 つの設定手順をおこないます。

  • 統合キーのインストール
  • ユーザー追加の方法の決定
  • 署名済み文書に監査証跡を添付するかの決定
  • 署名済み契約書を保存する場所の決定

統合キーのインストール

新しいインストールでは、Adobe Sign で統合キーを生成し、SharePoint に入力する必要があります。このキーは、Adobe Sign 環境と SharePoint 環境を認証し、相互を信頼してコンテンツを共有するためのアクセストークンです。

Adobe Sign で統合キーを生成するには:

  • Adobe Sign アカウントの管理ユーザーにログインします。
  • アカウント/Adobe Sign API/API 情報に移動します。
  • ページの中ほどにある「統合キー」リンクをクリックします。
Adobe Sign のアクセストークン

統合キーを作成」インターフェイスが読み込まれます。

キーに対してわかりやすい名前を指定します(SharePoint など)。

統合キーでは、以下の要素を有効にする必要があります。

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
「統合キーを作成」インターフェイス

キーを設定したら、「保存」をクリックします。

 

アカウントに定義されているキーを示すアクセストークンページが表示されます。

  • SharePoint 用に作成されたキーの定義をクリックします。

○ 定義の上に、「統合キー」リンクが表示されます。

  • 統合キー」リンクをクリックします。
「統合キー」リンク

統合キーが表示されます。

  • このキーは、次の手順で使用するので、コピーして安全な場所に保存します。
  • OK」をクリックします。
統合キー

統合キーを SharePoint にインストールするには、次の手順に従います。

  • SharePoint サイトの管理ユーザーにログインします。
  • Adobe Sign 設定」アイコンに移動し、設定ページを表示します。
SharePoint リボンの「設定」アイコン
  1. 設定ページで「アカウント設定」タブをクリックします。
  2. 統合キーを表示されたフィールドに貼り付けます。
  3. 保存」をクリックします。
統合キーの保存


ユーザーの追加

ユーザー追加の最初の手順は、ユーザーに Adobe Sign ソリューションへのアクセス権を与えることです。それには以下をおこないます。

  1. サイトの設定/ユーザーと権限/ユーザーとグループに移動します。
  2. 必要に応じて Adobe Sign グループを編集します。

○ Adobe Sign 管理者:Adobe Sign ソリューションの設定ができるユーザー(例:設定ページの入力や AdobeSignUserInfo リストの記入)。関連したサイトコレクションまたは Web アプリケーションの管理者のみがこのグループを設定できます。このグループに所属するユーザーは、設定ページの「個人設定」、「アカウント設定」、「契約書保存」、「テンプレートマッピング」の各タブにアクセスできます。

○ Adobe Sign ユーザー:サイトコレクション管理者が設定したソリューションを使用するとされるユーザー。このグループに所属するユーザーは、設定ページの「個人設定」タブにのみアクセスできます。

Adobe Sign グループ

Adobe Sign でのユーザーの自動プロビジョニング

Adobe Sign では、契約書を送信するすべてのユーザーが、Adobe Sign システム内で契約書送信のライセンスを持っている必要があります。 Adobe Sign 内にまだ存在しないユーザーは、初めて使用する際に Adobe Sign で自動的にプロビジョニングされます。デフォルトでは、ユーザーの SharePoint プロフィールにある情報を使用してそのユーザーがプロビジョニングされます。

AdobeSignUserInfo リストからユーザー情報を取得

この機能を有効にすると、SharePoint は AdobeSignUserInfo リストの値を使用して、新規ユーザー作成と Adobe Sign への既存のユーザーセッション処理をおこなうようになります。

この機能が有効になっていない場合、SharePoint は SharePoint が定義した SharePointUser に関連付けられている値を使用します。

注目に値するのは、公の電子メールを持っていない SharePoint ユーザーまたは SharePoint 電子メールの値とは異なる電子メールアドレスを使用する必要のあるユーザーに、電子メールアドレス(つまり Adobe Sign のアクセス)を関連付けることが可能なことです。(例:SharePoint ユーザーである Bob@MyDomain.dom が、HumanResources@MyDomain.dom という電子メールの値を使用して契約書を送信する必要がある場合。)

自動プロビジョニングのためにリストの値を使用するには、以下の 2 つの手順を実施します。

  1. AdobeSignUserInfo リストを更新する。
  2. AdobeSignUserInfo リストからユーザー情報を取得」機能を有効にする。

 

AdobeSignUserInfo リストを更新するには:

  1. サイトコンテンツ/AdobeSignUserInfo に移動します。
  2. リストを編集して、必要なユーザーの値を入力します。
AdobeSignUserInfo リストの更新

AdobeSignUserInfo リストからのユーザー生成を有効にするには:

  1. SharePoint アカウントに管理者としてログインします。
  2. Adobe Sign の設定インターフェイスに移動します。
  3. アカウント設定」タブをクリックします。
  4. AdobeSignUserInfo リストからユーザー情報を取得」チェックボックスをオンにします。
  5. 保存」をクリックします。
ユーザー情報取得オプション

署名済み契約書の監査証跡の取得

このオプションを有効にすると、契約書が完成した際、監査証跡 PDF が最終文書とともに戻されます。監査証跡は、契約書に関するすべての主要なイベント(送信、表示、署名)の要約文書で、それらのイベントに関係するユーザーのメタデータ(日時、IP アドレス)を含みます。

注意:

監査証跡は、常に Adobe Sign Web サイトで直接利用可能です。この機能を有効にすると、SharePoint 環境へ監査を自動配信することが可能になります。不必要ですが、便利な機能です。 

監査証跡の配信を有効にするには:

  1. SharePoint アカウントに管理者としてログインします。
  2. Adobe Sign の設定インターフェイスに移動します。
  3. アカウント設定」タブをクリックします。
  4. 署名済み契約書の監査証跡を取得」チェックボックスをオンにします。
  5. 保存」をクリックします。
監査証跡取得オプション

署名済み契約書保存先フォルダーの定義

完了した文書は、全(グローバル)サイトコレクション用の特定フォルダーに保存されるように設定できます。

グローバルフォルダーが指定されていない場合、署名済み最終文書は、文書送信元の文書ライブラリ内に作成される署名済み契約書サブフォルダーへ戻されます。

署名済み契約書フォルダー

注意:

すべての署名済み契約書は、常にAdobe Sign Web サイト上にあり、いつでも「契約書を管理」タブで利用可能です。

グローバル署名済み契約書フォルダーを設定するには:

  1. SharePoint アカウントに管理者としてログインします。
  2. 保存先フォルダーを必要な場所に作成します。
  3. Adobe Sign の設定ページに移動します。
  4. 契約書保存」タブをクリックします。
  5. 使用可能なフォルダーのリストからフォルダーを探し、シングルクリックで選択します。
  6. 保存」ボタンをクリックします。
agreement_storage

テンプレートマッピング

Adobe Sign は、SharePoint リストと契約書フォームフィールドとの間でデータを関連付けるというアイデアをサポートしています。

ワークフローを使用してリストフィールドをフォームフィールドにマッピングすることで、文書を送信する前に自動的にデータを入力して、送信者や署名者がフォームを完成させるのにかかる時間を短縮し、データを誤って入力する可能性を軽減することができます。

反対に、署名された契約書からフォームフィールドデータを抽出して SharePoint リストに入力するマッピングを作成することもできます。

フォーム/テキストタグについての簡単な注記

マッピングを適切におこなうには、リストフィールドと Adobe Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義されたフォームをあらかじめ作成しておく必要があります。

シンプルなフォームを以下に示します。  フィールドは、片側に 2 つずつ配置した中括弧(フィールドの幅を定義)とフィールド名(中括弧の間の文字列)によって定義されます。 

テキストタグフォームの例

テキストタグには、名前の値のほかに、検証、計算、正規表現などの追加の引数を含めることができます。フォームの作成について詳しくは、こちらを参照してください。フォームの作成方法を習得すると、署名プロセス中に取得するデータの品質が大幅に向上します。

マッピングするフィールド

リストとフォームを定義すると、リストとフォームのフィールド名を迅速かつ簡単に関連付けることができます。 

注意:

マッピングできるリストフィールドは、「テキスト」データタイプのフィールドのみです。

マッピングリストを作成するには:

  1. Adobe Sign の設定ページに移動します。
  2. テンプレートマッピング」タブをクリックします。
  3. 定義するマッピングを選択します。

○ SharePoint から契約書へのマッピング - リストからフィールドに事前入力します。

○ 契約書から SharePoint へのマッピング - 完成した契約書からフィールド情報を収集します。

    4. マッピングに使用するリストを選択します。

テンプレートマッピング表示

ページが更新され、選択したリストがドロップダウンフィールドに表示されます。新しいペアの行を挿入するためのプラス記号アイコンと、2 つの新しいフィールドヘッダーが表示されます。

○ SharePoint フィールド - リストフィールド名(テキストフィールドのみ使用可能)

○ 契約フィールド - フォームフィールド名

   5.プラス記号アイコンをクリックして新しいフィールドのペアを開きます。

マッピングに新しい行を追加します。

クリックすると、ページが再更新され、2 つの新しいフィールドが表示されます。ドロップダウンには、すべての SharePoint リストフィールドが含まれています。テキストフィールドには、契約書フォームのフィールド名を入力します。

   6.ドロップダウンから SharePoint フィールドのフィールド名を選択します。

   7. マッピング関係を作成する契約書フォームのフィールド名を入力します。

    8.ペアにする必要があるすべてのフィールドについて手順 6 と 7 を繰り返します。

各フィールド名のペアは、明示的に設定する必要があります。  ペアを削除する必要がある場合は、行の右端にある赤いゴミ箱アイコンをクリックします。

マッピング完了

  9.すべてのフィールドのペアを定義したら、「保存」ボタンをクリックします。

マッピングテンプレートは永続的であり、マッピングが関連付けられている文書またはリストを使用して送信されたすべての契約書に適用されます。テンプレートを作成した後、管理者はいつでもテンプレートマッピング機能に戻り、文書またはリストを選択し、既存のマップされた関係を確認できます。必要に応じて個々の関係ペアを自由に編集、追加、削除することもできます。

ライブラリ文書または SharePoint リストに定義されているすべてのテンプレートマッピング行を 1 回のクリックで消去したい場合は、目的の文書またはリストを選択し、「以前のマッピングを消去」ボタンをクリックします。削除されたマッピング行は修復できず、代わりに再作成する必要があります。 


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