SharePoint Online 用 Adobe Sign インストールパッケージは、Adobe Sign ソリューションのインストールに関心のあるすべてのエンタープライズレベルアカウントで使用できます。インストールの前に、サクセスマネージャーに連絡して、必要な API 機能を有効にするためにアカウントが正しいチャンネルに確立されていることを確認してください。

概要

Microsoft SharePoint 用 Adobe Sign 統合は、電子サインの作成、送信、追跡および管理のための統合ソリューションを提供します。

このドキュメントと参照されるインストールパッケージは、Microsoft SharePoint Online マルチテナント(このガイドでは「SharePoint」と呼びます)向けに作成されています。

このソリューションは、SharePoint のアドインアプリケーションとして開発され、次を提供します。

  • 任意の SharePoint 文書ライブラリまたはリストから契約書を署名用に送信する機能
  • 文書ライブラリまたはカスタム SharePoint リストから 1 人の受信者または受信者のグループに文書を送信する機能
  • 文書が署名のために送信されたときに、結合マッピングを使用して SharePoint リストおよび文書ライブラリのデータを文書にマップする機能
  • 文書が署名され、そのステータスが自動的に更新されるか、または契約状況ページで手動で更新されたときに、データマッピングを使用して、署名された契約書のフォームフィールドのデータを SharePoint リストおよび文書ライブラリのテキスト列にマップする機能
  • SharePoint 内のすべての署名済み契約書のアーカイブ
  • Adobe Sign の管理ページを、SharePoint ユーザーが契約書の追跡および更新のために使用できる SharePoint Web パーツとして追加する機能

要件

ソリューションを設定するには、SharePoint サイト管理者および Adobe Sign アカウント管理者の両方である必要があります。Adobe Sign アカウント管理者でない場合、Adobe Sign アカウント管理者と連携して統合を設定します。

Adobe Sign ソリューションは、Microsoft SharePoint サイト管理者のみがインストールおよび設定できます。SharePoint サイトソリューションをインストールするために必要な追加のシステム権限については、SharePoint のドキュメントおよび組織の SharePoint サイトを参照するか、テナントの管理者に問い合わせてください。

Microsoft Office 365 テナントでは、SharePoint サイトで Adobe Sign アドインにアクセスするすべての SharePoint ユーザーの氏名と勤務先電子メールアドレスを設定する必要があります。

Adobe Sign ソリューションのユーザーは全員、SharePoint のデフォルトのサイトメンバーまたはデフォルトのサイト所有者グループに属している必要があります。すべての Adobe Sign ユーザーは少なくともサイトの「編集」権限を持っている必要があります。


対応ブラウザー

Chrome、Firefox および Safari ブラウザーのすべてがサポートされています。

Internet Explorer 11 以降(Edge を含む)

SharePoint アドインが機能するには、Internet Explorer/Edge で信頼済みサイトの設定が必要です。Internet Explorer 10 およびそれ以前のバージョンはサポートされません

さらに、IE 11/Edge ユーザーは、信頼済みサイトの設定を明示的に編集して次の URL を含める必要があります。

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

信頼済みサイトを編集するには:

1. IE 11 を開きます。

► Edge ユーザーは、Windows + S キーを押します。

2. ツール(歯車)アイコンをクリックし、ドロップダウンメニューから「インターネット オプション」を選択します。

► Edge ユーザーは、インターネットオプションと入力し、Enter キーを押します。

IE11 Options

3. インターネット オプションメニューが開きます。「セキュリティ」タブを選択します。

4. 「信頼済みサイト」アイコンをクリックします。

5. 「サイト」ボタンをクリックします。

6. 上記の URL のいずれかを入力し、「追加」をクリックします。

7. 上記の各 URL に対してこの操作を繰り返します。

8. 作業が終了したら、インターネット オプションメニューを閉じます。

Trusted Sites HelpX


インストール

SharePoint 用 Adobe Sign パッケージのオンライン版をインストールするには:

1. サイトで認証します。

2. サイト コンテンツ/新規/アプリに移動します。

Nav to App

 

3. 「SharePoint ストア」をクリックします。

SharePoint Store

 

4. (ページの右上にある)「アプリの検索」ボックスで Adobe Sign を検索します。

5. 検索結果内の Adobe Sign のアイコンを 1 回クリックして選択します。

AS in Store-rebranded

 

6. 「追加」ボタンをクリックして自動インストールを開始します。

アプリのインストールには数分かかります。

設定 - 必須

アプリケーションがインストールされたら、契約書の送信を開始するために必要な手順は 2 つだけです。

  • アドインへのユーザーアクセスを許可する
  • Adobe Sign に接続する


ユーザーをサイトのデフォルトの Member または Owner グループに追加する

Adobe Sign ソリューションのユーザーはサイトのデフォルトの Owners または Members グループに追加する必要があり、少なくとも編集権限を持つ必要があります。

Adobe Sign UI の表示はユーザーの権限に基づきます。

  • Adobe Sign 管理者 UI は次の場合にユーザーに表示されます。
    • ユーザーが AssociatedOwnerGroup に属している
  • Adobe Sign 標準ユーザー UI は次の場合に表示されます。
    • ユーザーが AssociatedMemberGroup に属している

このソリューションは、Visitors グループにしか属していないユーザーは使用できません。

注意:

サイト管理者は、特定の権限を持つ 1 つ(または両方)のサイトグループに自分自身を通常ユーザーとして追加する必要があります。サイト管理者は、ユーザーが追加されたグループに応じてユーザーの以下の権限を有効にする必要があります。

  • <SITE_COLLECTION_NAME> メンバー → 「編集」を有効化
  • <SITE_COLLECTION_NAME> 所有者 → 「フルコントロール」を有効化

 

関連するグループに異なる名前を付けることができます。

特定の SharePoint Online サイトで「フルコントロール」を持つユーザーは、https://[テナント名].sharepoint.com/sites/[サイト名]/_layouts/permsetup.aspx でデフォルトのグループをレビューできます。

[サイト名] は上位レベルサイトまたはネストされたサブサイトの文字列です。

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

警告:

ユーザーをグループに追加した後、Microsoft のサーバー間で適切に同期がとられるまでに数分の遅延が生じることがあります。この後の設定作業には影響ありませんが、遅延が生じている間は、ユーザーのテストや利用はできません。


Adobe Sign との信頼関係の確立

Adobe Sign は、SharePoint 環境との間に OAuth 接続を確立して、すべてのユーザーがアプリケーションをシームレスに使用できるようにします。

この関係を確立するには、Adobe Sign アプリケーションと SharePoint のアカウント管理者である必要があります。何らかの理由で管理者アカウントが無効になるリスクを減らすために、可能であれば実際に有効な電子メールアドレス(例:AdobeSignAdmin@MyDomain.com)を使用することをお勧めします。

OAuth 接続を確立するには:

1. Adobe Sign の設定ページに移動します。

2. 「Adobe Sign にログイン」リンクをクリックします。

3. Adobe Sign をインストールするスコープを選択します。

► Adobe Sign アカウントを現在の SharePoint サイトにリンク(ローカルスコープ)

• この機能は、現在の SharePoint サイトレベルでアドインを Adobe Sign アカウントにリンクします。

a. 「Adobe Sign にログイン」ボタンをクリックします。

enable_oauth_-_currentsite-updated

b. 管理者ユーザー資格情報を使用して Adobe Sign に対する認証をおこないます。

c. 「アクセスを許可」をクリックして、Adobe Sign と SharePoint の間の信頼関係を承認します。

○ 接続が確立されると、成功メッセージが少しの間表示されます。

 

local_auth
local_approve_access

 

► Adobe Sign アカウントを SharePoint テナント全体にリンク(O365 テナント管理者のみ)

• これは、新規インストールのデフォルトのスコープです。

• グローバルスコープでリンクされたアドインインスタンスの場合、Adobe Sign で OAuth ログインを繰り返す必要はありません。

• グローバルスコープの単一のアドインインスタンスで実行された Adobe Sign OAuth は、グローバルスコープでリンクされた他のすべてのインストール済みインスタンスへの Sign 結合を設定します。

○ OAuth は、少なくとも 1 つのグローバルスコープのアドインで実行される必要があります。

• 新しくインストールされたアドインインスタンスは、グローバルスコープで使用可能な Adobe Sign アカウントに自動的にリンクされます。

a. 「Adobe Sign にログイン」ボタンをクリックします。

select_tenant_install

b. 管理者ユーザー資格情報を使用して SharePoint に対する認証をおこないます。

c. 「承認」をクリックして、SharePoint リソースへのアクセスを承認します。

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. 管理者ユーザー資格情報を使用して Adobe Sign に対する認証をおこないます。

e. 「アクセスを許可」をクリックして、Adobe Sign と SharePoint の間の信頼関係を承認します。

○ 接続が確立されると、成功メッセージが少しの間表示されます。

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

注意:

現在のユーザーが OAuth 接続を保持している場合は、別のアカウントでログインできることがボタンテキストに示され、関係を認証している現在のユーザーがボタンの下に明示されます。

logged_in_-_currentsite-updated

設定 - オプション

必須ではありませんが、次のオプション設定を使用すると、Adobe Sign によってもたらされる価値を大幅に高めることができます。

署名済み文書のストレージ

管理者は、サイト全体のすべての完成した契約書が保管されるグローバルターゲットフォルダーを定義できます。これは、Adobe Sign アカウント設定ページで設定します。

グローバルストレージフォルダーが定義されると、すべての署名済み契約書と監査追跡 PDF ファイルが、そのグルーバルストレージフォルダーに自動的に保存されます。これには、文書ライブラリとリストから送信される契約書も含まれます。

defined_global_storagefolder

グローバルストレージフォルダーが Adobe Sign アカウント設定ページで設定されていない場合、契約書が作成/送信された文書ライブラリに「署名済み契約書」という名前の新しいフォルダーが自動的に作成されます。同じライブラリから送信されたすべての完成した契約書について、完成した PDF が同じ署名済みの契約書フォルダーに返されます。

Default folder

 

リストから送信された契約書は、デフォルトのグローバルファイルが識別されていない場合、リスト項目に(添付ファイルとして)添付されます。

List Attachments

監査証跡

デフォルトでは、Adobe Sign は署名済み契約書 PDF のみを返します。ただし、「署名済み契約書とともに監査証跡を保存する」を有効にすると、契約書の完全な監査証跡を含むもう 1 つの PDF が返されます。

Document stoprage

テンプレートマッピング

Adobe Sign は、SharePoint リストと契約書フォームフィールドとの間でデータを関連付けるというアイデアをサポートしています。

ワークフローを使用してリストフィールドをフォームフィールドにマッピングすることで、文書を送信する前に自動的にデータを入力して、送信者や署名者がフォームを完成させるのにかかる時間を短縮し、データを誤って入力する可能性を軽減することができます。

反対に、署名された契約書からフォームフィールドデータを抽出して SharePoint リストに入力するマッピングを作成することもできます。

フォームと「テキストタグ」に関する簡単な注記

マッピングを適切におこなうには、リストフィールドと Adobe Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義されたフォームをあらかじめ作成しておく必要があります。

シンプルなフォームを以下に示します。フィールドは、片側に 2 つずつ配置した中括弧(フィールドの幅を定義)とフィールド名(中括弧の間の文字列)によって定義されます。このテキストベースの構文は、まとめて「テキストタグ」と呼ばれます。

Data Mapping Example Form

テキストタグには、名前の値のほかに、検証、計算、正規表現などの追加の引数を含めることができます。フォームの作成について詳しくは、こちらを参照してください。フォームの作成方法を習得すると、署名プロセス中に取得するデータの品質が大幅に向上します。

PDF フォームは、Acrobat を使用して作成することもできます。

Adobe Sign ライブラリに保存されている文書をユーザーが添付できるようにする場合は、Adobe Sign オーサリング環境を使用してフォームを作成することもできます。

 

フィールドのマッピング

リストとフォームを定義すると、それらのフィールド名をすばやく簡単に関連付けることができます。  

注意:

SharePoint の列のタイプでは、1 行のテキスト、数値、選択肢(「ラジオボタン」)、複数行のテキスト、はい/いいえ(チェックボックス)がサポートされています。

SharePoint の列のタイプ Sign テキストタグ 文書内でのタグの例
1 行テキスト 文字列 {{text}}
数値 文字列 {{number:num}}
選択肢(「ラジオボタン」) ラジオボタン {{(Red)Color_es_:signer1}}
複数行テキスト 複数行テキスト {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
はい/いいえ(チェックボックス) チェックボックス {{ck_es_:checkbox:label("I agree.")}}

マッピングリストを作成するには:

1. Adobe Sign の設定ページに移動します。

2. 「テンプレートマッピング」タブをクリックします。

3. 定義するマッピングを選択します。

► SharePoint から契約書へのマッピング - リストからフィールドに事前入力します。

► 契約書から SharePoint へのマッピング - 完成した契約書からフィールド情報を収集します。

注意:それぞれのマッピングは別個のものです。フォームにリストの情報を読み込むプロセスを作成し、契約書が完成したら更新されたコンテンツをリストにプッシュバックできるようにするには、両方のテンプレートを作成する必要があります。

4. マッピングに使用するリストを選択します。

Mapping - Select Tempalate

 

ページが更新され、選択したリストがドロップダウンフィールドに表示されます。新しいペアの行を挿入するためのプラス記号アイコンと、2 つの新しいフィールドヘッダーが表示されます。

○ SharePoint フィールド - リストフィールド名

○ 契約フィールド - フォームフィールド名

Template Mapping fields

 

5. フィールドペアの下部にあるプラス記号アイコンをクリックして、新しいフィールドペアを開きます。

クリックすると、2 つの新しいフィールドが表示されます。ドロップダウンには、すべての SharePoint リストフィールドが含まれています。テキストフィールドには、契約書フォームのフィールド名を入力します。

6. ドロップダウンから SharePoint フィールドのフィールド名を選択します。

7. マッピング関係を作成する契約書フォームのフィールド名を入力します。

8. ペアにする必要があるすべてのフィールドについて手順 6 と 7 を繰り返します。

各フィールド名のペアは、明示的に設定する必要があります。ペアを削除する必要がある場合は、行の右端にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

9. すべてのフィールドのペアを定義したら、「保存」ボタンをクリックします。

マッピングテンプレートは永続的であり、マッピングが関連付けられている文書またはリストを使用して送信されたすべての契約書に適用されます。テンプレートを作成した後、管理者はいつでもテンプレートマッピング機能に戻り、文書またはリストを選択し、既存のマップされた関係を確認できます。必要に応じて個々の関係ペアを自由に編集、追加、削除することもできます。

ライブラリ文書または SharePoint リストに定義されているすべてのテンプレートマッピング行を 1 回のクリックで消去したい場合は、目的の文書またはリストを選択し、「以前のマッピングを消去」ボタンをクリックします。削除されたマッピング行は修復できず、代わりに再作成する必要があります。

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