概要

このドキュメントでは、Workday のユーザーが Adobe Sign を Workday テナントに統合するための手順を説明します。このドキュメントはインストールガイドであり、Workday の包括的なトレーニングマニュアルではありません。

Workday 内で Adobe Sign を使用するには、ビジネスプロセスフレームワーク、テナントのセットアップと設定、レポートと Workday Studio の統合などの Workday アイテムの作成および変更方法について理解しておく必要があります。

次に、統合手順の概要を示します。

  • Adobe Sign で管理アカウントを有効にします(新規ユーザーのみ)。
  • Adobe Sign で、Workday 認証のユーザーを保持するためのグループを設定します
  • Workday と Adobe Sign 間に OAuth 関係を確立します


Adobe Sign アカウントの有効化

既にアカウントを持っている既存ユーザーは、「Workday 用に Adobe Sign を設定」の手順をスキップできます。

Adobe Sign の新規ユーザーで、既存のアカウントを持っていない場合は、アドビのオンボーディングスペシャリストが Workday 用の Adobe Sign アカウントをプロビジョニングします。完了すると、確認のメールが送信されます。

Adobe Sign からのようこそメールのイメージ

電子メールに記載されている指示に従うことで、アカウントを初期化し、Adobe Sign ホームページを表示できます。

Adobe Sign ホームページ


Workday 用に Adobe Sign を設定

Workday 用に Adobe Sign を設定するには、Adobe Sign システムに 2 つの専用のオブジェクトを生成する必要があります。

  • 「Workdayグループ」
    Workday では、統合機能を有効にするために Adobe Sign アカウント内で専用の「グループ」が必要です。この Adobe Sign グループは、Workday での Adobe Sign の使用のみを制御するために使用されます。他の用途(Salesforce.com、Arriba など)には影響しません。
    例:Workday グループでは、Workday ユーザーが Workday の受信ボックス内でのみ通知を受信するように、電子メール通知が抑制されます。

  • OAuth 関係を確立する認証ユーザー
    グループ内には、1 名のグループレベルの管理者が必要です。  これは、Workday と Adobe Sign 間の OAuth 関係を維持する権限を持つユーザーです。職務用の有効な電子メールアドレス(HR@MyDomain.com など)を使用することをお勧めします。個人の電子メールアドレスではなく職務用のアドレスを使用すれば、そのユーザーが将来無効になったときに統合が使用できなくなるリスクを低減できます。


Adobe Sign でのユーザーとグループの作成

Adobe Sign でユーザーを作成するには:

  • アカウント管理者として Adobe Sign にログインします。
  • アカウント/ユーザーに移動します。
  • 丸で囲まれたプラスの記号をクリックして、新規ユーザーを作成します。
新規ユーザー作成のナビゲーションパスのイメージ

新規ユーザーの詳細を求めるポップアップが表示されます。

  • 自身がアクセス権を持つ職務用の電子メールアドレスを入力します。
    • このユーザーは、OAuth 関係を確立および維持します
    • 電子メールアドレスは、確認できる実際のアドレスであることが必要です。
  • 適切な姓と名の値を入力します。
  • ユーザーグループ」選択リストで、「[このユーザー用に新規グループを作成]」を選択します。
  • 新規グループ名」に、「Workday」のようなわかりやすい名前を指定します。
  • 保存」をクリックします。
ユーザーを作成パネル

ポップアップが非表示になり、「ユーザー」ページに戻ります。  新規ユーザーが表示され、ステータスが「作成済み」になります。

新規作成済みユーザーの表示

「作成済み」のステータスは、ユーザーの電子メールアドレスがまだ確認されていないことを示しています。

  • 新規ユーザーの電子メールボックスにログインします。
  • 「Adobe Sign へようこそ」の電子メールを探します。
  • ここをクリックしてパスワードを設定します」というリンクをクリックします。
  • パスワードを設定します。
    • この操作により、システム内のユーザーのステータスが「アクティブ」に変わります。
新たにアクティベートされたユーザーのイメージ


管理者権限ユーザーの定義

Workday グループの新規ユーザーの権限を昇格させます。

  • ユーザー」ページに移動します(まだ表示していない場合)。
  • Workday グループ内のユーザーをダブルクリックします。
    • ユーザーの権限の「編集」ページが表示されます。
  • ユーザーはグループ管理者」チェックボックスをオンにします。
  • 保存」をクリックします。
グループ管理者の定義方法を示すプロパティパネルのイメージ


Workday テナントの設定

Workday テナントと Adobe Sign 間の接続を完了するには、サービス間に信頼関係を確立する必要があります。

関係が確立されると、Workday での任意のビジネスプロセスに、Adobe Sign を使用した署名プロセスを可能にする「Review Document」ステップを設定できます。

注意:

Adobe Sign は、Workday 環境では「Adobe Document Cloud」というブランド名で呼ばれます。

信頼関係を確立するには、次の手順を実行します。

  • アカウント管理者として Workday にログインします。
  • Edit Tenant Setup - Business Processes」を検索します。

Edit Tenant Setup - Business Processes」ページが読み込まれます。

  • 電子サイン設定」セクションを探します。
電子サイン設定
  • Authenticate with Adobe」ボタンをクリックします
    • これにより、OAuth2.0 認証シーケンスが開始され、次の操作が必要になります。
      • 管理者権限ユーザーの定義」の手順で作成した Adobe Sign グループ管理者の資格情報を入力します。
      • Workday テナントで必要となる Adobe Sign へのアクセスを承認します

注意:

続行する前に、他の Adobe Sign インスタンスから完全にログアウトしていることを確認してください。

接続後、「Adobe configuration enabled」チェックボックスが設定され、Adobe Sign と Workday の使用を開始できます。


「Review Document」ステップの設定

Review Document」ステップの文書には、静的な文書、同じビジネスプロセス内の「Generate Document」ステップで生成された文書、または Workday Report Designer で作成された書式設定済みレポートを使用できます。これらいずれの場合でも、アドビのテキストタグを使用して、Adobe Sign 固有のコンポーネントの外観や位置を制御できます。文書ソースは、ビジネスプロセス定義内に指定する必要があります。ビジネスプロセスの実行中にその場で文書をアップロードすることはできません。

「Review Document」ステップで Adobe Sign を使用すると、順次署名者グループを設定できます。これにより、順番に署名する、役割に基づくグループを指定できます。並行署名グループはサポートされていません。

「Review Document」ステップの設定については、次のクイックスタートガイドを参照してください。
https://helpx.adobe.com/jp/sign/help/Workday_Quick_Start.html


サポート

Workday のサポート

この統合の所有者は Workday です。したがって、統合の範囲、機能の要求、日常的処理の問題に関して疑問点が出てきた場合は、まず Workday に問い合わせることになります。

Workday コミュニティでは、統合のトラブルシューティングや文書の生成方法に関する有益な記事がいくつか公開されています。

電子サイン統合のトラブルシューティング

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

「Review Document(文書を確認)」ステップ
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

動的な文書の生成

https://community.workday.com/node/176443

オファー文書生成の設定のヒント

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign サポート

Adobe Sign は統合パートナーです。この統合で署名を取得できない場合や、保留中の署名の通知が適切に実行されない場合は、Adobe Sign に問い合わせてください。

Adobe Sign のユーザーは、カスタマーサクセスマネージャー(CSM)に連絡してサポートを受ける必要があります。または、アドビテクニカルサポートに連絡していただくこともできます。その場合は、1-866-318-4100 に電話し、製品リストが読み上げられるのを待って、指示に従って 4、2 の順番に番号を入力します。


よくある質問

この問題の根本的な原因は、Adobe Sign にサインインした後、候補者が Workday の「送信」ボタンをクリックしていないことです。

Workday タスクごとに、電子サイン署名ステータスを確認:「プロセスを開始するには、ユーザーは関連する受信ボックスのタスクを送信します」

Workday 開発ごとに、ユーザーが文書に署名した後に受信ボックスのタスクを送信した場合にのみ、元の署名のプロセスが完了します。署名者は、Adobe Sign へのサインオンを完了した後に、必ず Workday で受信ボックスのタスクを送信する必要があります。署名後、iframe が閉じられ、ユーザーは同じタスクにリダイレクトされます。ここで送信ボタンをクリックしてプロセスを完了できます。