개요

Microsoft SharePoint용 Adobe Sign 통합에서는 전자 서명 작성, 전송, 추적 및 관리를 위한 통합 솔루션을 제공합니다.

이 안내서는 SharePoint의 Microsoft Online 인스턴스(안내서에서 일반적으로 'SharePoint'라고 칭함)용이며, 최종 사용자 관점에서 추가 기능을 사용하는 방법을 설명하기 위해 개발되었습니다. 설치 안내서는 여기에서 찾을 수 있습니다.

이 솔루션은 SharePoint용 추가 기능 응용 프로그램으로 개발되었으며 다음 기능을 제공합니다.

  • 서명을 위해 SharePoint 문서 라이브러리 또는 목록에서 계약서 보내기
  • 문서 라이브러리 또는 사용자 정의 SharePoint 목록에서 단일 수신자나 수신자 그룹에 문서를 보내는 기능
  • 서명을 위해 문서가 보내지면 병합 매핑을 통해 SharePoint 목록 및 문서 라이브러리에서 문서로 데이터 매핑
  • 문서가 서명되고 계약 상태 페이지를 통해 해당 상태가 자동 또는 수동으로 새로 고쳐지면 서명된 계약서의 양식 필드 데이터를 데이터 매핑을 통해 SharePoint 목록의 텍스트 열과 문서 라이브러리에 매핑
  • SharePoint 내에서 모든 서명된 계약서 보관
  • Adobe Sign 관리 페이지를 SharePoint 사용자가 계약서를 추적하고 업데이트하는 데 사용할 수 있는 SharePoint 웹 파트로 추가하는 기능


지원되는 브라우저

Chrome, Firefox 및 Safari 브라우저는 모두 지원됩니다.


Internet Explorer 11 이상(Edge 포함)

SharePoint 추가 기능이 작동하려면 Internet Explorer/Edge에서 [신뢰할 수 있는 사이트]의 일부 구성이 필요합니다.  Internet Explorer 10 및 그 이전 버전은 지원되지 않습니다.

또한, IE 11/Edge 사용자는 다음 URL을 포함하도록 [신뢰할 수 있는 사이트] 설정을 명시적으로 편집해야 합니다.

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

[신뢰할 수 있는 사이트]를 편집하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. IE 11을 엽니다.

► Edge 사용자는 Windows + S를 누릅니다.

2. 도구(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 인터넷 옵션을 선택합니다.

► Edge 사용자는 인터넷 옵션을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.

IE11 Options

3. 인터넷 옵션 메뉴가 열립니다. 보안 탭을 선택합니다.

4. 신뢰할 수 있는 사이트 아이콘을 클릭합니다.

5. 사이트 단추를 클릭합니다.

6. 위의 URL 중 하나를 입력하고 추가를 클릭합니다.

7. 위의 각 URL에 대해 반복합니다.

8. 완료되면 인터넷 옵션 메뉴를 닫습니다.

Trusted Sites


Adobe Sign 기능 액세스

Adobe Sign은 SharePoint 관리자가 설치하는 추가 기능 응용 프로그램입니다. 사용자는 SharePoint 사이트 상단에 있는 [Adobe Sign] 탭을 볼 수 있습니다.

[Adobe Sign] 탭을 클릭하면 사용 가능한 모든 Adobe Sign 기능이 있는 리본이 표시됩니다.

문서 또는 목록 웹 파트 내를 클릭하거나 문서를 선택하기 전까지는 리본 아이콘에 액세스할 수 없습니다.  웹 파트를 클릭하면 리본 아이콘이 활성화됩니다.

ribbon

참고:

최신 사용자 인터페이스에서 리본이 메뉴 막대로 바뀝니다. 이 메뉴 막대를 통해 동일한 기능을 모두 사용할 수 있습니다.

MEnu

리본/메뉴는 5개의 아이콘으로 구성됩니다.

  • 서명을 위해 전송
  • 계약 상태
  • 라이브러리 템플릿
  • 계약 관리
  • 설정

이 중 처음 네 개는 계약서 생성 및 전송을 위해 정기적으로 사용할 수 있는 작업입니다.

마지막 아이콘 설정에서 개인 계약 템플릿을 정의할 수 있습니다. 템플릿을 정의했다면 템플릿에서 조정해야 하는 항목이 있지 않은 이상 이 페이지로 돌아올 필요는 없습니다. 다음은 템플릿에서 조정할 수 있는 항목입니다.


개인 설정 정의

개인 설정을 사용하면 Adobe Sign 앱을 사용하여 SharePoint에서 보내는 모든 계약서에 대한 기본 계약 이름과 메시지를 정의할 수 있습니다.

참고:

개인 설정 페이지 오른쪽의 학습 및 지원 섹션에는 사용 안내서 항목의 직접 링크와 다양한 Adobe Sign 콘텐츠에 대한 링크가 포함되어 있습니다.

개인 설정

계약 이름 필드(최대 255자)에는 계약을 식별하는 문자열을 입력할 수 있습니다.  이 문자열은 수신자 전자 메일의 제목 줄(아래에 노란색으로 강조 표시됨)에 채워지며, 관리 페이지의 이름 값으로도 채워집니다. 고유하고 의미 있는 계약 이름을 제공하면 수신자가 전자 메일을 더욱 쉽게 식별할 수 있고, 필요한 경우 계약 검색 능력을 개선할 수 있습니다.

계약 메시지는 일반 텍스트 필드로서, 필요한 지침이나 설명을 입력할 수 있는 곳입니다(아래에 녹색으로 강조 표시됨). 이 메시지는 모든 수신자에게 전송되는 검토 및 서명 전자 메일에 나타나므로 수신자마다 첨부할 수 있는 개인 메모처럼 사용하면 안 됩니다.

서명자 전자 메일


사용자 정의 목록 문서 템플릿

기본 계약 이름과 메시지 필드 바로 아래에는 목록에서 계약서를 전송할 때 문서를 첨부할 수 있는 방법을 제어하는 두 개의 설정이 있습니다.

기본 동작은 발신자가 SharePoint 내에서 문서를 선택할 수 있도록 하는 것입니다.

사용자가 기본 환경을 변경하고 싶은 경우 사용할 수 있는 옵션은 두 가지가 있습니다.

► 사용자 정의 목록의 경우 SharePoint 외부의 문서 템플릿 사용 - 이 기능을 사용하면 발신자가 SharePoint 내에 있는 문서를 첨부하는 옵션을 무시합니다. 대신 Adobe Sign 시스템 내에 구성된 옵션과 동일한 파일 첨부 옵션을 사용하게 됩니다.  여기에는 다음 중 하나 이상이 포함될 수 있습니다.

o 로컬 시스템에서 첨부

o Adobe Sign 템플릿 라이브러리에서 첨부

Attach Files in AS

► 사용자 정의 목록의 경우 항상 지정된 문서 템플릿 사용 - 이 기능을 사용하면 SharePoint에서는 사용자가 첨부하는 파일을 기억했다가, 목록에서 만든 다음 계약에서 파일 선택 단계를 무시하고 해당 파일을 자동으로 첨부합니다.  같은 문서를 여러 번 사용할 때 유용합니다.


계약서 전송

계약 시작

계약서를 보내고 서명을 받는 것은 Adobe Sign에서 가장 중요한 기능이며 SharePoint 환경에서 이 프로세스를 시작하는 방법에는 네 가지가 있습니다.

  • 리본 또는 메뉴에서 전송
  • 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 전송
  • 리본 또는 메뉴를 통해 목록에서 전송
  • 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 목록에서 전송

네 가지 옵션 모두에서 수신자를 정의할 수 있는 구성 페이지가 열리며, 둘 이상의 서명이 필요한 경우에는 서명 순서가 열립니다.

참고:

SharePoint 내에서 전송되는 문서는 10MB를 초과할 수 없습니다. 

10MB가 넘는 문서를 전송해야 하는 경우에는 해당 문서를 Adobe Sign 라이브러리(SharePoint 통합의 외부)에 업로드하고 거기에서 첨부할 수 있습니다.

리본/메뉴에서 전송

여러 SharePoint 문서를 첨부해야 하는 경우 리본에서 전송하는 방법을 사용합니다.

1. 문서 이름의 왼쪽에 있는 체크 표시를 클릭하여 보낼 문서를 선택합니다.

2. 페이지 상단의 리본에서 탭을 클릭합니다.

3. 서명을 위해 보내기 아이콘을 클릭합니다.

○ 선택한 모든 문서가 자동으로 첨부됩니다.

New List - MEnu
최신 인터페이스

SEnd from Ribbon
클래식 인터페이스

마우스 오른쪽 단추 클릭을 통해 전송

마우스 오른쪽 단추 클릭으로 전송하면 문서 목록의 모든 문서를 신속하게 전송할 수 있지만 해당 파일 하나만 계약에 첨부됩니다.

1. 서명을 위해 보내려는 문서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 팝업 메뉴에서 고급을 선택합니다.

3. 하위 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

New Library - Right Click
최신 인터페이스

 

클래식 메뉴 구조는 약간 다릅니다.

1. 원하는 목록 기록을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 메뉴에서 고급을 선택한 다음 하위 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

Send via rightClick
클래식 인터페이스

목록에서 전송

목록에서 전송하는 것은 리본이나 마우스 오른쪽 단추 클릭 상황에 맞는 메뉴를 사용하여 수행할 수 있습니다.


리본 또는 메뉴를 통해 목록에서 전송

1. 원하는 목록 기록을 클릭합니다.

2. 리본이나 메뉴에서 Adobe Sign을 클릭합니다.

3. 드롭다운 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

Send From list using Ribbon
최신 인터페이스

Classic List - Ribbon
클래식 인터페이스

마우스 오른쪽 단추 클릭 상황에 맞는 메뉴를 통해 목록에서 전송

1. 원하는 목록 기록을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

List select
최신 인터페이스

 

클래식 메뉴 구조는 약간 다릅니다.

1. 원하는 목록 기록을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다.

2. 메뉴에서 고급을 선택한 다음 하위 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

Classic List - Right Click
클래식 인터페이스

 

페이지가 파일 선택 보기로 새로 고침됩니다.

Sharepoint에서 파일 선택

 

3. 파일을 선택합니다.

4. 첨부를 클릭합니다.

 

사용자 정의 목록의 경우 SharePoint 외부에서 문서 템플릿 사용이 활성화되어 있으면, SharePoint 파일 첨부 창을 무시하고 계약 페이지로 직접 이동하여 구성할 수 있습니다.  이 경우 파일 섹션을 사용하여 서명할 문서를 추가해야 합니다.

 

기억해야 할 두 가지 중요한 기능이 있습니다.

사용자 정의 목록의 경우 항상 지정된 문서 템플릿 사용이 있는 경우 이 목록에 사용된 마지막 파일이 자동으로 첨부됩니다.

o 다른 파일을 첨부해야 하는 경우 사용자 정의 목록의 경우 항상 지정된 문서 템플릿 사용을 비활성화해야 합니다.

► 서명된 반환된 사본(및 감사 내역) PDF는 새 폴더에 전달되는 대신 첨부 파일로서 목록 항목에 첨부됩니다.

o SharePoint 관리자가 문서 저장소 폴더를 정의한 경우 PDF가 대신 해당 폴더에 배달됩니다.


계약서 구성

새 계약서가 열리면 4개의 작업별 섹션에서 볼 수 있는 구성 페이지가 보입니다.

A. 수신자 - 계약서와 상호 작용하는 사람

B. 메시지 - 계약의 이름과 전역 메시지

C. 옵션 - 계약과 관련된 선택적 기능

D. 파일 - 서명/승인이 필요한 실제 문서/파일

o 전송 프로세스를 시작하는 데 사용된 문서가 자동으로 계약서에 첨부됩니다.

send page


수신자 섹션

각 수신자는 다음 다섯 가지 요소로 만들어집니다.

Recipients

A. 서명 색인 -이 숫자는 순차적 작업 과정이 선택될 때 서명 사이클에서 받는 사람의 상대적 위치를 나타냅니다.

B. 역할 - 수신자가 문서와 상호 작용할 수 있는 방법을 정의합니다. 역할은 계정 관리자가 활성화하므로 모든 옵션이 표시되지 않을 수 있습니다.

○ 서명자(기본값) - 적어도 하나의 서명을 적용할 것으로 예상되는 수신자

○ 승인자 - 문서를 검토하고 승인하지만 법적으로 서명할 필요는 없는 수신자

○ 수락자 - 수락자는 승인자와 기계적으로는 동일하게 작동하지만, 감사 보고서가 계약 수락인지 문서 승인인지를 구분한다는 점이 기본적으로 다릅니다.

○ 인증된 수신자 - 인증된 수신자에게는 할당된 양식 필드가 없을 수 있습니다. "서명" 프로세스 동안, 인증된 수신자는 계약을 위임, 거절 또는 확인하도록 요구받습니다.

○ 양식 작성자 - 서명 프로세스 동안 양식 내용을 입력해야 하지만 적절한 시스템이 없어서 프로그래밍 방식으로 사용자 정의 문서를 만들거나 데이터베이스의 필드 내용을 양식에 넣을 수 없는 고객용으로 특별히 디자인되었습니다.

○ 위임자 - 위임자 역할은 누가 다음에 문서를 서명하거나 승인해야 하는 올바른 다음 사람인지를 최종적으로 판단할 사람을 필요로 하는 작업 과정용으로 설계되었습니다. 다른 역할마다 위임자 버전이 있습니다.

C. 전자 메일 주소 - 수신자는 누구입니까? 개인 전자 메일 주소여야 합니다.

○ 본인 추가 - 발신자는 수신자 섹션의 오른쪽 위에 있는 본인 추가 링크를 클릭하여 서명 사이클에 자신을 삽입할 수 있습니다.

○ 수신자 그룹 추가 - 서명 사이클의 수신자는 여러 사람 중 한 명일 수 있습니다. 예를 들어 법무팀에서 서명하는 사람은 필요하지만 그 사람은 5명의 개인 중 한 명일 수 있습니다. 수신자 그룹을 사용하면 발신자는 5명의 가능한 서명자를 모두 나열할 수는 있지만 5명 중 한 명만 서명을 적용해야 합니다. (위의 이미지에 있는 수신자 3 참조)

D. 확인 프로세스 - 수신자는 어떻게 심사해야 합니까?

○ 전자 메일(기본값) - 인증은 전자 메일 편지함에 대한 액세스를 기반으로 합니다.

○ 암호 - 발신자가 생성하여 대역 외 수신자에게 전달해야 하는 영숫자 암호

○ 소셜 - Facebook 또는 LinkedIn과 같은 타사 소셜 네트워크를 인증합니다.

○ KBA(미국만 해당) - 지식 기반 인증에서는 수신자가 사회 보장 번호를 입력해야 하고, 그런 다음 공개 데이터베이스를 기반으로 몇 가지 중요하지 않은 질문이 생성됩니다.

○ 전화번호 - 발신자가 수신자 전화번호를 제공하여 서명이 필요할 때 SMS 코드를 보낼 수 있게 해야 합니다.

E. 개인 메시지(선택 사항) - 발신자는 수신자가 계약서를 볼 때 나타나는 각 수신자에게 개별 지침을 제공 할 수 있습니다. 이 옵션은 Adobe Sign UI에서 계정 관리자가 활성화해야 합니다.

 

수신자 목록 바로 아래에 있는 CC 표시 링크를 누르면 대화형 액세스 권한이 없어도 계약서를 보려는 전자 메일 주소를 그대로 복사(CC)할 수 있는 필드가 나타납니다.

참고:

수신자의 순서를 변경하기 위해서는 수신자를 클릭하여 올바른 스택 순서로 끌어다 놓으면 색인 번호가 적절하게 조정됩니다.

수신자 목록 바로 위에 기본 서명 순서 작업 과정을 선택할 수 있는 스위치가 있습니다.

순서대로 완료가 활성화되면(위 그림 참조) 수신자의 색인이 생성되고 한 서명 단계에서 다음 서명 단계까지 순차적인 서명 프로세스가 관찰됩니다.

순서와 관계없이 완료가 활성화되면 수신자에게 번호가 매겨지지 않으며 동시 서명이 발생할 수 있습니다.

Complete in any order


메시지 섹션

[메시지] 섹션에는 성공률을 크게 개선할 수 있는 두 개의 필드가 있으며, 개인 템플릿을 구성한 경우 이 필드는 자동으로 사용자가 정의한 값으로 채워집니다.

계약 이름 필드에는 계약을 식별하는 문자열을 입력할 수 있습니다.

계약 메시지는 일반 텍스트 필드로서, 뒷받침하는 지침이나 설명을 입력할 수 있는 곳입니다.

참고:

이 값들은 계약서를 보내기 전까지 편집할 수 있습니다.


옵션 섹션

[옵션] 섹션을 사용하면 문서를 보낸 후 문서를 더 잘 제어할 수 있습니다.

► 암호로 보호 - 서명된 PDF 파일을 수신자가 열어서 보려면 암호를 입력해야 합니다.  이 암호는 발신자가 정의하며 대역 외에서 전달됩니다. Adobe Sign은 이 암호를 기록하지 않으므로 잊지 마십시오!

PDF password

완료 마감 시한 - 완료 날짜 필드를 클릭하여 달력 인터페이스를 표시합니다. 계약이 만료되어 더 이상 완료할 수 없는 날짜를 선택합니다. 이 기능을 사용할 수 있으려면 먼저 계정 관리자가 [문서 만료]를 활성화해야 합니다.

NEw Complete date- Marked

알림 메시지 설정 - 계약서가 완료될 때까지 보낼 알림 메시지의 빈도(매일 또는 매주)를 설정합니다. 현재 수신자만 알림 메시지를 받습니다.

Set Reminder

► 서명 유형 - 이 옵션은 예상되는 서명 프로세스를 정의합니다.

o 전자 - 모든 서명자의 전자 서명을 계약서에 받으려고 시도합니다.

o 자필 - 실제 서명이 필요한 경우 이 옵션을 선택하면 서명자에게 문서를 인쇄하고 물리적으로 서명한 다음 Adobe Sign 시스템에 다시 업로드하라는 메시지가 표시됩니다. (계약서를 열 때 서명자에게 제공되는 지침) [자필] 서명 작업 과정은 먼저 계정 관리자가 활성화해야 사용할 수 있습니다.

Sig Type

► 수신자 사용 언어 - 수신자에게 보내는 전자 메일에서 서명 중 사용될 언어를 선택합니다.

o 이 설정은 계정이 메시지 템플릿을 사용하도록 구성된 경우 표시되는 메시지 템플릿도 정의합니다.

Recip Language


파일 섹션

SharePoint 계정이 외부 문서를 허용하도록 구성된 경우 [파일] 섹션은 문서를 트랜잭션에 첨부하는 곳입니다. SharePoint 문서로 프로세스를 시작한 경우 해당 파일이 이미 첨부되어 있어야 합니다.

Adobe Sign은 모든 문서를 서명 프로세스를 위한 하나의 포괄적인 PDF로 결합하고 문서가 나열된 순서에 따라 PDF를 작성합니다. 한 문서를 클릭하고 새 목록 위치로 끌어서 문서를 다시 배열할 수 있습니다.

파일은 Adobe Sign 라이브러리에서 첨부하거나 파일 검색 또는 끌어서 놓기를 사용하여 로컬 시스템에서 업로드할 수 있습니다.

허용되는 파일 형식은 Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML입니다.

Attach Files in AS - Copy


서명 필드 미리보기 및 추가

[파일] 목록 바로 아래에 서명 필드 미리보기 및 추가 확인란이 표시됩니다.  이 옵션을 사용하면 업로드한 문서를 열고 문서에서 필요에 따라 양식 필드를 배치할 수 있습니다. 

디자인된 템플릿을 사용하지 않는 경우 적어도 서명 필드는 배치해야 합니다. 원하는 경우 복잡한 양식을 만들 때 사용할 수 있는 다른 필드가 많이 있습니다.

참고:

배치된 서명 필드가 없는 경우 Adobe Sign에서는 자동으로 계약서에 페이지를 추가하고 서명자마다 해당 페이지에 서명 블록을 배치합니다.


계약 추적

참고:

  • 계약서가 완료되면(서명되거나 승인됨) 계약서의 이름에 링크가 활성화되고 클릭하면 완성된 문서가 표시됩니다.
  • 계약서가 최종 상태(서명됨, 취소됨/거부됨, 만료됨)이면 [새로 고침] 작업이 비활성화됩니다.
  • 계약서가 최종 상태가 아니면 [삭제] 아이콘이 비활성화됩니다.


계약 상태

계약서가 발송되면 진행 상태 추적은 Adobe Sign 리본의 계약 상태 아이콘을 통해 액세스할 수 있는 [계약 상태] 페이지에서 가장 잘 수행됩니다..

Ribbon - Agreement Status

 

SharePoint 문서 또는 목록을 사용하여 전송한 모든 계약서는 다음 방법으로 쉽게 검색할 수 있습니다.

1. 검색 기준으로 사용할 문서/목록 항목을 찾아서 선택합니다.

○ 여러 문서를 선택할 수 있습니다.

2. 리본 또는 마우스 오른쪽 단추 클릭 상황에 맞는 메뉴에서 계약 상태 옵션을 클릭합니다.

계약 상태 목록

검색할 특정 문서나 목록 항목을 선택하지 않으면 SharePoint는 사용자가 시작한 라이브러리 또는 목록 내에 있는 모든 문서/항목의 모든 계약서를 반환합니다.

사용자가 [홈] 페이지에서 리본의 [계약 상태] 아이콘을 클릭하면 SharePoint는 전체 사이트 모음 내에서 해당 사용자가 시작한 모든 문서를 반환합니다.

참고:

계약 상태 페이지에는 해당 페이지로 돌아올 수 있는 5000개의 레코드 제한이 있습니다. 검색 결과가 5000개의 레코드를 초과하는 경우 계약 관리 옵션을 사용하십시오.


필터링

보기에서 계약서를 필터링하려면 페이지의 오른쪽 상단에 있는 [검색] 필드를 사용할 수 있습니다.  이 검색 필드는 필드에서 문자열 줄기를 검색하고 모든 일치 항목을 반환합니다.

Status one line


계약 상태 새로 고침

[계약 상태] 표의 맨 오른쪽 열은 계약 상태에 대한 업데이트를 위해 Adobe Sign에 적극적으로 쿼리하는 "새로 고침" 작업입니다.  

참고:

SharePoint는 정기적으로 모든 계약서를 자동으로 업데이트합니다. 새로 고침 작업을 통해 해당 사이클을 벗어난 개별 계약서를 업데이트할 수 있습니다.


계약 기록 삭제

[계약 상태] 페이지의 맨 오른쪽에 있는 마지막 아이콘은 [삭제] 아이콘입니다.  이 작업으로 SharePoint에서 계약 기록이 삭제되지만 Adobe Sign에서 계약서가 취소되거나 삭제되지는 않습니다.  이 작업은 되돌릴 수 없으므로 신중하게 사용해야 합니다.


서명한 문서

SharePoint 관리자가 [서명된 계약서] 저장소를 구성한 방법에 따라, 서명된 문서와 경우에 따라 [감사 내역]이 다음 중 하나로 푸시됩니다.

► 전역 폴더 - 완료된 모든 문서는 이 방법으로 구성된 경우 이 폴더에 있습니다.

► 소스 라이브러리의 새로운 "서명된 계약서" 폴더 - 전역 폴더가 식별되지 않으면 "서명된 계약서"라는 새 폴더가 계약서가 생성/전송된 [문서] 라이브러리에 생성됩니다. 동일한 도서관에서 보낸 모든 완료된 계약서는 완료된 PDF를 동일한 서명된 계약서 폴더에 반환합니다.

► 목록 항목에 첨부됨 - 목록 항목에서 계약서를 보낸 경우 첨부 파일이 목록에 포함됩니다.


계약서 관리

계약 관리 아이콘을 사용하면 사용자와 관련된 계약서의 추가로 활성화된 다른 보기가 열립니다.  계약 상태 페이지에 상태를 업데이트하는 옵션이 있는 모든 계약서의 간단한 보기가 표시되는 경우 [계약 관리] 보기에서는 계약을 자세히 볼 수 있고 계약서 속성을 수정할 수 있는 추가 옵션이 제공됩니다.

Ribbon - Manage Agreements


페이지 구조 관리

관리 페이지에는 탐색할 기능이 많이 포함되어 있습니다. 편의상 이 페이지를 세 개의 기능 영역으로 나눌 수 있습니다.

A. 컨텐츠 및 필터

B. 계약서 목록

C. 계약 도구

관리 페이지 - 분리됨

컨텐츠 필터

관리 페이지에는 네 개의 컨텐츠/필터 옵션이 있습니다.

계약관리 페이지에 있는 컨텐츠에 대한 기본 데이터 세트입니다. 

  • 계약을 선택하면 페이지 컨텐츠는 (발신자, 서명자, 참조인 당사자로서 또는 명시적 계약서 공유를 통해) 명시적으로 관련된 계약만 보유합니다.
  • 사용자 간 컨텐츠 공유를 구성하는 계정에는 모든 사용자 및 그룹을 표시하는 메뉴를 여는 드롭다운 화살표가 계약 옆에 표시됩니다. 
    • 사용자 또는 그룹을 하나 선택하면 관리 페이지가 사용자 또는 그룹이 명시적으로 포함된 데이터 세트로 채워집니다.

지정된 시간에 사용자/그룹 데이터 세트만 관리 페이지에 로드할 수 있습니다.

관리 페이지 컨텐츠 필터

왼쪽 레일에 계약 상태 목록 및 세 가지 템플릿 유형이 나와 있습니다. 

계정의 모든 컨텐츠를 다음 범주 중 하나로 정렬할 수 있습니다.

  • 진행 중 - 연결된 계약이 서명 주기를 이동합니다.
  • 대기 중 - 사용자 작업을 대기 중인 계약입니다.
  • 완료됨 - 서명 주기를 성공적으로 완료한 계약입니다.
  • 취소됨 - 중단된 계약입니다. 중단된 계약은 다음 네 가지로 인한 것입니다.
    • 발신자가 계약을 취소함
    • 수신자가 해당 작업을 거부함
    • 수신자가 인증에 실패함
    • 시스템이 몇 가지 이유로 계약을 처리하지 못함
  • 만료됨 - 만료 타이머가 종료될 때까지 완료되지 않은 계약입니다.
  • 초안 - 부분적으로 구성되어 아직 전송되지 않은 계약입니다.

템플릿 유형은 다음과 같습니다.

  • 템플릿- 템플릿은 문서 라이브러리에 있습니다.
  • 웹 양식 - 웹 양식은 URL 링크로 전송할 수 있거나 웹 페이지에 포함할 수 있는 온라인 양식입니다. 서명자가 양식에 액세스할 때 하위 계약은 자체의 고유한 계약에 대한 서명만 캡처하기 위해 생성됩니다. 예: 웹 페이지의 등록 양식
  • Mega Sign - Mega Sign 템플릿을 사용하면 발신자가 문서를 수신자 목록과 쌍으로 연결할 수 있습니다. 각 수신자는 자신(및 자신만)이 서명할 계약의 고유한 사본을 받습니다. 예: 연간 지출 교육

참고:

검색이 수행되면 상태모두의 맨 위에 새 옵션이 나타납니다.

모두를 선택하면 한 테이블에 모든 컨텐츠가 표시되고, 계약 상태는 무시됩니다.

관리 페이지 상태 필터

텍스트 및/또는 시간 프레임을 사용하여 관리 페이지에서 데이터 세트를 줄입니다. 

텍스트를 사용하여 검색하면 대부분의 메타 데이터 필드에서 검색하는 문자열과 일치하지 않는 계약이 필터링됩니다. 검색 매개 변수에 포함된 필드는 다음과 같습니다.

  • 참가자 이름
  • 전자 메일 주소
  • 참가자 직책
  • 참가자 회사
  • 계약 이름
  • 계약 참고 사항
  • 계약 메시지
  • 수신자 개인 메시지

필터 아이콘은 날짜 범위를 선택하여 데이터 세트를 필터링하는 옵션을 표시합니다.

  • 모든 날짜
  • 지난 24시간
  • 지난 7일
  • 지난 30일
  • 지난 12개월
  • 사용자 지정 날짜 범위

참고:

필터를 선택하면 필터 아이콘 옆에 태그가 표시됩니다. 데이터 세트가 반환되면 임의의 필터 하나를 클릭하여 제거할 수 있습니다.

관리 페이지 검색 필터

텍스트 검색 작동 방식에 대한 빠른 메모는 다음과 같습니다.

"A simple fish" 문자열을 검색하려는 경우

  • 따옴표에 리터럴 문자열 값을 지정하지 않습니다.
  • Adobe Sign 검색은 공백을 구분 기호로 사용하여 문자열을 토큰화합니다. 예제 문자열은 Asimple 및 fish의 세 개 토큰으로 나뉩니다.
  • 사례 구분은 토큰에서 제거됩니다.
  • 그런 다음 검색하면 쿼리 가능한 모든 필드에 있는 모든 토큰에 일치하는 전체 텍스트를 찾습니다.
  • 반환된 데이터 세트는 최근에 수정된 날짜별로 정렬되며, 최근 날짜가 맨 위에 옵니다.

숨긴 컨텐츠 검색에 대한 추가 옵션은 필터 아이콘을 클릭하면 사용할 수 있습니다.

  • 숨긴 컨텐츠 검색을 선택한 경우에는 숨겨진 컨텐츠 반환된 데이터 세트에 포함됩니다.
관리 페이지 숨김 필터

계약 목록

계약 목록에는 선택한 컨텐츠를 준수하고 필터를 사용하여 줄인 개별 계약이 표시됩니다.

각 계약에는 다음이 표시됩니다.

수신자 - 현재 수신자(계약이 처리 중인 경우) 또는 첫 번째 수신자(계약이 완료, 취소 또는 만료된 경우)입니다.

  • 수신자 이름이 알려지면 표시됩니다. 이 이름을 알 수 없는 경우 수신자 전자 메일이 표시됩니다.

발신자 - 계약 발신자입니다.

제목 - 계약 이름입니다.

상태 - 서명 주기와 관련된 계약의 현재 상태입니다. 아래 예제에서는 모든 옵션을 사용하므로 여러 상태가 표시됩니다.

수정됨 - 계약의 마지막 수정 날짜입니다.

관리 페이지 - 계약 목록

컨텐츠의 기본 정렬 순서는 계약의 마지막 수정일입니다.

그러나 모든 열 머리글을 클릭하여 해당 값을 기준으로 하여 데이터 세트를 정렬할 수 있습니다.

계약 도구

계약 도구는 하나의 계약 또는 템플릿을 클릭하면 표시됩니다.

관리 페이지 - 계약 도구

오른쪽 레일은 계약(또는 라이브러리 문서/웹 양식/Mega Sign)에 액세스하거나 계약을 조작하는 도구를 표시합니다.

보기 및 서명 - 대기 중인 계약에만 사용할 수 있습니다.

계약/템플릿/웹 양식/Mega Sign 열기 - 문서의 전체 보기를 위해 개체를 엽니다.

  • 계약은 서명 주기에 있는 계약의 현재 상태를 표시합니다.
  • 템플릿은 템플릿을 빌드하는 데 사용되는 기본 문서를 표시합니다. 

템플릿 사용 - 템플릿(라이브러리 문서)만 사용합니다. 이 옵션은 이미 첨부된 템플릿을 사용하여 새 계약을 시작합니다.

코드 가져오기 - 웹 양식 전용입니다. 이 옵션은 사용자가 웹 양식에 대한 HTML 또는 스크립트 코드를 복사할 수 있는 페이지를 엽니다.

템플릿/웹 양식 편집 - 사용자가 템플릿을 편집할 수 있습니다.

알림 - 사용자가 현재 수신자에 대한 알림을 설정할 수 있습니다.

취소 - 계약을 취소합니다.

PDF 다운로드 - 계약의 PDF 사본을 현재 상태로 다운로드합니다.

  • 상위 템플릿은 템플릿을 작성하는 데 사용된 원래 문서의 PDF 사본을 다운로드합니다.

감사 보고서 다운로드 - 계약에 대한 감사 보고서를 다운로드합니다.

양식 필드 데이터 다운로드 - 완료된 계약에 대한 필드 컨텐츠의 csv 파일을 다운로드합니다.

  • 상위 템플릿 개체는 완료된 모든 하위 계약에 대한 필드 레벨 컨텐츠를 포함하는 csv를 다운로드합니다.

계약 수정 - 사용자가 계약의 문서 및/또는 문서에 배치된 필드를 편집할 수 있습니다.

  • 이 옵션은 첫 번째 수신자가 조치를 취할 때까지만 사용 가능합니다.

삭제 - 템플릿(라이브러리 문서)만 삭제합니다. 시스템에서 템플릿을 삭제합니다. 이 작업은 취소할 수 없습니다.

계약/웹 양식/Mega Sign 숨기기 - 사용자 보기에서 개체를 숨깁니다. 이 작업은 보기에서 개체만 제거하고 다른 작업은 수행하지 않습니다.

공유 - 사용자가 다른 사용자와 개체를 명시적으로 공유할 수 있습니다. 이 작업은 실행 취소할 수 없습니다.

메모 - 사용자가 개체에 개인 메모를 적용할 수 있습니다.

개별 파일 다운로드 - 사용자가 계약/템플릿을 빌드하는 데 사용된 개별 파일 또는 여러 파일을 다운로드할 수 있습니다.

활동 보고서 보기 - Mega Sign만 볼 수 있습니다. 이 옵션은 Mega Sign 진행에 대한 요약을 생성하여 수신자 목록을 계약 서명 상태와 일치하는 범주로 구성합니다.

현재 수신자 바꾸기 - 사용자가 보낸 계약에만 사용 가능합니다. 사용자가 현재 계약 수신자를 바꿀 수 있습니다.

활동 - 계약과 관련하여 발생한 실행 중인 이벤트 목록입니다. 생성 이벤트부터 각 수신자의 활동을 기록하고 완료됨/취소됨/만료됨 상태로 닫습니다.


일반적인 작업에 대한 빠른 링크

다음은 가장 자주 사용되는 작업에 대한 빠른 참조입니다. 관리 페이지 자체 및 기능 랜드 마크에 대한 높은 수준의 설문 조사가 이어집니다.


라이브러리(문서) 템플릿

Adobe Sign 리본의 [라이브러리 템플릿] 아이콘을 사용하면 양식 필드를 배치하고 Adobe Sign 라이브러리에서 필드가 활성화된 양식을 저장할 수 있는 Adobe Sign [작성] 환경에 SharePoint 문서를 보낼 수 있습니다.

참고:

SharePoint의 원본 문서는 변경되지 않습니다.  새 문서 템플릿은 Adobe Sign 측에만 존재하며 계약서의 파일 섹션 에서 문서 라이브러리 옵션을 통해 첨부해야 합니다.

문서 템플릿 작성 방법:

1. 템플릿으로 만들려는 문서를 클릭합니다.

2. 리본에서 라이브러리 템플릿 아이콘을 클릭하거나 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 메뉴에서 선택합니다.

○ Adobe Sign [작성] 환경이 열리고 전체 문서가 표시됩니다.

3. 문서에 필요한 필드를 배치합니다.

○ 두 사람의 입력/서명이 필요한 템플릿을 만드는 경우 첫 번째 수신자에 대한 필드를 모두 배치합니다.  그런 다음 수신자 필드를 참여자 2로 변경한 다음 두 번째 서명자/승인자 필드를 배치하십시오.

참고 : [작성] 환경을 통해 템플릿을 만들 때 최대 99명의 수신자를 위한 문서를 작성할 수 있습니다. 참여자 3 이상을 삽입하려면 참여자 목록의 맨 위에 있는 새 참여자 추가 옵션을 클릭합니다.

Select Recipient

4. 템플릿이 완료되면 오른쪽 하단의 저장 단추를 클릭합니다.

○ 이렇게 하면 템플릿이 Adobe Sign 라이브러리에 저장됩니다.  


Adobe Sign 추가 기능에는 SharePoint 관리자가 구성할 수 있는 두 가지 자동화 기능이 있습니다. 아래 기능이 프로세스에서 가치가 있는 경우 SharePoint 관리자에게 연락하여 최상의 활용 방법을 논의하십시오.


서명된 계약서에 대한 사이트 범위 문서 저장소

관리자는 모든 서명된 계약서(및 원할 경우 관련 감사 내역)를 저장할 수 있는 하나의 중앙 폴더를 구성할 수 있습니다. 여기에는 목록뿐만 아니라 라이브러리의 문서도 포함됩니다.

서명된 문서용의 중앙 폴더가 정의되지 않은 경우 모든 서명된 계약서는 계약서를 보낸 문서 라이브러리로 반환됩니다. 

"서명된 계약"이라는 라이브러리에 새 폴더가 생성됩니다.

목록에서 전송된 계약서의 경우, 서명된 계약서 PDF(및 경우에 따라 감사 내역)가 목록 항목에 첨부됩니다.


필드 템플릿 병합

Adobe Sign은 SharePoint 목록으로 채울 수 있는 필드가 있는 문서를 만든다는 아이디어를 지원합니다. 

또한 서명된 계약서에서 캡처한 필드 내용으로 목록의 내용을 업데이트하는 템플릿을 만들 수 있습니다.