Una guía de configuración de la plantilla de Adobe Sign para Salesforce y la función de asignación de datos/combinación

Información general

Adobe Sign le da la capacidad de utilizar formularios interactivos para obtener datos de los firmantes, colocar campos para firma y para iniciales en sus documentos, obtener información tanto del remitente como del firmante, y muchas cosas más.

Puede crear su propia biblioteca de plantillas al guardar formularios y plantillas de Adobe Sign en la pestaña Documentos de Salesforce.

Las etiquetas de texto de Adobe Sign le ofrecen las siguientes ventajas:

  • Establezca posiciones definidas para que los clientes coloquen sus firmas y sus iniciales en los documentos
  • Recopile datos de los firmantes que después puedan añadirse a su cuenta de Salesforce. (Consulte Asignación de datos)
  • Combine datos de Salesforce en campos de documentos antes de enviarlos para su firma. (Consulte Asignación de combinación)

Puede crear formularios de Adobe Sign añadiendo etiquetas de texto especial a cualquier documento que envíe mediante Adobe Sign (Word, PDF, texto, etc.). Para obtener más información, consulte la Documentación de etiquetas de texto.

Nota:

Hay dos opciones de configuración opcionales disponibles relacionados con la asignación de datos y combinaciones. Puede configurar el que prefiera, de acuerdo con sus necesidades de navegación, en Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada:

1. ¿Desea recibir un correo electrónico en caso de que falle la asignación de datos o combinaciones?

  • Habilitar notif. de errores de asignación (activado de forma predeterminada): active este ajuste para enviar notificaciones de correo electrónico al propietario de la asignación de datos o de combinación en caso de que se produzcan errores cuando se ejecuten las asignaciones.

2. ¿Desea que se muestren los nombres de API al seleccionar campos en las asignaciones de datos o combinaciones?

  • Mostrar campos “Nombre de API” (deshabilitado de forma predeterminada): active esta opción para que se muestre el nombre de la API de cada campo y la relación de los objetos de Salesforce al establecer las asignaciones de datos y combinaciones.

Paso a paso

Walk me thru

Verá que en algunas páginas hay un botón “Paso a paso”.

Este botón le muestra los pasos de nivel superior para los que está diseñada la página. No es una comprobación de integridad de los valores que está introduciendo, pero resulta útil para avanzar por el proceso en el orden correcto y sin omisiones.


Nota:

Los nombres de campos de asignación de combinación/datos para campos de objetos SFDC se pueden facilitar “cargando” los nombres de campo en Salesforce. Esto le permite seleccionar los nombres en una lista, en vez de tener que escribirlos en un campo de texto. La forma de hacerlo es:

  1. Cree el formulario con todos los campos definidos.
  2. Envíe el formulario para firmar mediante Salesforce con un nombre de acuerdo obvio, como Plantilla de campos W4.
    • Esto le ayudará a encontrar la plantilla correcta cuando esté asignando campos.
  3. Introduzca cualquier contenido en todos los campos que quiera asignar y firme el acuerdo, de modo que en Salesforce se registre como completado.
    • De este modo, Salesforce dispone de una fuente de la que extraer nombres de campo.
  4. Ahora debería ver la plantilla cuando utilice la función Importar de la asignación de datos/combinación.

Nota breve sobre los formularios y las etiquetas de texto

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios prediseñados y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de objetos SFDC con los del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Ejemplos de etiquetas de texto

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Nota:

La función de acortamiento de etiquetas de texto puede ser muy útil para el diseño de formularios y la asignación de campos, ya que establece una convención para los nombres de los campos que se repiten en todos los documentos (y ahorra tiempo, ya que evita tener que volver a crear la etiqueta formal). Esto mejora la asignación de datos en varios formularios y genera un anclaje para los formularios futuros.

Asignación de combinación: generación de documentos con datos de Salesforce

La asignación de combinación de Adobe Sign le permite combinar datos de campo de Salesforce en los campos de sus documentos antes de enviarlos para su firma.

Por ejemplo, puede rellenar automáticamente desde un registro de Salesforce la dirección y el número de teléfono de un cliente potencial antes de enviarle el acuerdo para que lo firme. También puede cambiar el estado de una oportunidad una vez que el acuerdo ya esté firmado y ejecutado. Existe la opción de que los firmantes actualicen los campos de datos combinados, para lo cual hay que enviar los cambios realizados por los firmantes de vuelta a Salesforce.

Asimismo, puede utilizar la asignación de combinación para añadir automáticamente las listas de productos asociadas a una oportunidad. Puede establecer qué atributos de producto se incluyen en sus acuerdos (por ejemplo, cantidad y precio) y especificar cómo se ordenan y filtran los productos asociados. 

Acerca de la asignación de combinación

Un tipo de fuente de datos para una asignación de combinación puede ser un valor constante específico o el valor de un campo de objeto de Salesforce al que se puede hacer referencia desde el acuerdo de Adobe Sign. El destino de cada elemento de una asignación de combinación es un campo designado en un acuerdo de Adobe Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza los campos “Nombre” y “Apellido” del documento de Adobe Sign con los datos de campo del destinatario (contacto) disponibles en Salesforce. También rellena el campo de empresa del documento con el nombre de la cuenta.

Ejemplo de campos unidos

Nota:

Cuando selecciona un objeto para asignar, comienza con el objeto del acuerdo y continúa hacia el objeto principal/de búsqueda. La asociación entre los objetos ya debe estar establecida en tiempo de ejecución.

Creación de una asignación de combinación

Para crear una nueva asignación de combinación:

    1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

    2. Haga clic en la pestaña Asignación de combinación.

    3. En la página principal de Asignación de combinación, haga clic en Nueva.

Botón Nueva en la página Asignación de combinación

Aparece la página Nueva asignación de combinación.

Página Nueva asignación de combinación

    4. En la sección Información de asignación, escriba un nombre para la misma y decida si quiere que sea la asignación predeterminada. Si selecciona “Asignación de combinación predeterminada”, esta se ejecutará por defecto cuando envíe un acuerdo para su firma.

Nombre de la asignación

    5. Para importar y asignar nombres de campo de formulario a partir de un documento existente, puede seleccionar un acuerdo ya enviado y firmado. Es posible importar más campos de acuerdos adicionales. Los campos con nombres duplicados no se importarán dos veces. Para importar campos de formulario, haga lo siguiente:

        a. Haga clic en el control alternante Mostrar para ver la sección Importar campos de formulario del documento.

Importar campos de formulario del documento

        b. Haga clic en el icono de búsqueda junto al campo donde vea Importar campos de.

        c. Seleccione el acuerdo desde el que desee importar campos.

        d. Haga clic en el botón Importar campos de formulario.

Se mostrará el número de campos importados.

Se mostrará el número de campos importados.

    6.En la sección Asignar los campos de objeto de Salesforce en los campos del documento puede crear una asignación a campos a los que se puede hacer referencia desde un objeto en un acuerdo de Adobe Sign (campos personalizados incluidos). También puede añadir reglas de asignación para combinar datos en documentos de Adobe Sign. 

La sección Asignar los campos de objeto de Salesforce en los campos del documento

Para crear una fila de asignación de campos unidos, haga lo siguiente:

    1. Haga clic en Añadir una asignación de campo para añadir una nueva fila en blanco.

Añadir una asignación de campo

    2. Defina las asignaciones y las reglas de asignación con las siguientes opciones:

  • Campo de documento de destino: si ya ha importado los campos de formulario, puede seleccionarlos. También puede introducir un nombre de campo específico.
    • Haga clic en el icono situado a la izquierda de Campo de documento de destino para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
  • Tipo de origen: seleccione Campo de objeto de Salesforce o Constante.
  • Valor de origen: en función del tipo de origen seleccionado, debe especificar lo siguiente:
    • Si el tipo de origen es Campo de objeto de Salesforce, debe seleccionar un valor. Para ello, haga clic en el vínculo Objeto seleccionado para mostrar el cuadro de diálogo Selector de objeto, donde puede elegir el campo de objeto de origen de Salesforce.
El Selector de objeto

        Si el tipo de origen es Constante, debe introducir un valor en el campo Valor de origen.

  • Desactivar: si esta opción está marcada, esta fila de asignación no se ejecuta.
  • Acciones: al hacer clic en este icono se elimina la fila.
Escriba una constante si el valor es Constante

    3. Repita los pasos 1-2 para añadir más filas de asignación.

 

En la sección Asigne los campos de elementos de línea de producto de Salesforce a campos de documento de Adobe puede añadir listas de productos asociados a una oportunidad.

Para crear una fila de asignación de campos unidos, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Añadir una asignación de campo para añadir una nueva fila en blanco.
Map SFDC product line fields

    2. Haga clic en Objeto seleccionado para mostrar el cuadro de diálogo Selector de objeto.

El Selector de objeto

    3. En el cuadro de diálogo Selector de objeto, seleccione un campo de origen de Salesforce, seleccione Oportunidad y Producto de oportunidad y, a continuación, añada los atributos de producto (como cantidad, precio y descripción) que se incluirán en los acuerdos. También puede especificar el campo y el orden de clasificación.

Object Selector Expanded

    4. Haga clic en Hecho.

    5. Repita los pasos 1-4 para agregar más filas de asignación.

Cuando haya completado la plantilla de asignación de combinación, haga clic en Guardar.

 

Uso de la asignación de combinación predeterminada y de varias asignaciones de combinación

Puede crear tantas asignaciones de combinación como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que se envíe un acuerdo para su firma. Solo puede haber una asignación predeterminada.

También puede especificar de forma explícita la asignación de combinación que desea utilizar para un acuerdo si hace referencia a ella en el campo “Asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine qué plantilla se va a utilizar. Tenga en cuenta que no es necesario introducir en este campo la asignación predeterminada, ya que esta se ejecutará si deja el campo en blanco.

Nota:

Se recomienda que las implementaciones grandes o complejas utilicen la asignación predeterminada únicamente durante las fases iniciales de diseño y prueba. La práctica habitual debería ser la designación explícita de las plantillas a utilizar.


Archivos adjuntos

Varios ajustes de asignación de combinación definen la gestión de los archivos adjuntos. De forma predeterminada, una vez enviado un acuerdo, el documento adjunto original (por ejemplo, una plantilla de acuerdo de confidencialidad o NDA) se elimina y el documento combinado se adjunta al registro del acuerdo.

  • Adjuntar documento combinado: cuando se utiliza una asignación de combinación en un acuerdo y se selecciona esta opción, tras enviar el acuerdo se adjunta al registro del mismo el documento con los datos combinados.
  • Quitar documento original: cuando se utiliza una asignación de combinación en un acuerdo y se selecciona esta opción, el documento de la plantilla original se eliminará del registro del acuerdo cuando este se haya enviado.

Nota:

Estos ajustes son de ámbito global y afectan a todas las plantillas de asignación de combinación.

Para cambiar esta configuración:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta de Ajustes de asignación de combinación de Adobe Sign.
  3. Haga clic en el botón Gestionar.
  4. Haga clic en el botón Nuevo.
  5. Edite la configuración a su gusto y haga clic en Guardar.

 

Solución de problemas de asignación de combinación

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna el campo de correo electrónico de Salesforce a un campo de texto de Adobe Sign, puede producirse un error si el contenido del campo no es una dirección de correo electrónico válida.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo “Error de asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificarle el error.

Nota:

También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores.

La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante este ajuste:

1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.

2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign

Configuración personalizada de Adobe Sign

    2. Haga clic en el botón Gestionar de la página Definición de configuración personalizada.

    3. Haga clic en Nuevo o en Edición en la página Configuración personalizada.

    4. Busque Habilitar notif de errores de asignación y establezca la configuración que desee.

Habilitar notif de errores de asignación

Asignación de datos: envío automático de datos y archivos de firmantes a los registros de Salesforce

La asignación de datos de campos de formulario de Adobe Sign le permite definir cómo actualiza Adobe Sign los objetos de Salesforce.com con datos que captura de los firmantes. Por ejemplo, puede actualizar el registro de contacto de un firmante en Salesforce.com con la dirección y el número de teléfono que el contacto proporciona al completar y firmar el documento. También puede, mediante asignaciones de archivos, insertar en objetos de Salesforce el acuerdo firmado con Adobe Sign, el seguimiento de auditoría y cualesquiera documentos de soporte cargados por los destinatarios. 

Acerca de la asignación de datos de campos de formulario

La asignación de datos de Adobe Sign actualiza los objetos de Salesforce cuando se firma un acuerdo con Adobe Sign, o en alguna fase especificada del flujo de trabajo del acuerdo. Cada asignación de datos se configura por adelantado e incluye reglas de asignación de datos. Cada una de estas reglas define el origen de datos y el campo de destino de Salesforce que se debe actualizar.

El origen de datos para una asignación puede ser un campo de formulario de Adobe Sign, un valor constante específico o un valor de campo de un acuerdo de Adobe Sign. El destino de cada elemento de asignación de datos puede ser cualquier campo de cualquier objeto de Salesforce al que se pueda hacer referencia desde el acuerdo de Adobe Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza el nombre y el apellido del firmante (introducidos por el propio firmante) en el objeto Contacto. Una vez firmado el acuerdo, también actualiza la etapa de la oportunidad y añade a esta el acuerdo firmado y el seguimiento de auditoría. 

Ejemplo de asignaciones de campos

Los siguientes son otros ejemplos de uso de asignaciones de datos para actualizar Salesforce:

  • Actualización de la información de contacto del destinatario
  • Adición de un número de PO a la Oportunidad
  • Actualización de la información de pago de la Cuenta
  • Cambio de la etapa de Oportunidad cuando se firma el contrato
  • Adición de PDF firmado y registro de auditoría del Contacto. 

 

Creación de una asignación de datos de campos de formulario

Para crear una nueva asignación de datos de Adobe Sign, siga los pasos siguientes:

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
  2. Haga clic en la pestaña Asignaciones de datos
  3. En la página principal Asignaciones de datos, haga clic en el botón Nueva.
  4. En la página Nueva asignación de datos, escriba un nombre descriptivo para la misma y seleccione si desea que sea la asignación predeterminada. Si marca la opción “¿Asignación de datos predeterminada?”, la asignación se ejecutará por omisión cuando se firmen sus acuerdos. No es necesario definir una asignación de datos predeterminada. Puede asignarla a una plantilla de acuerdo que se utilizará cuando se cree un acuerdo
Página Nueva asignación de datos

    5. Utilice la sección Asignaciones de campos para definir asignaciones de datos a campos de Salesforce. Puede agregar reglas de asignación para actualizar campos en función de cualquier objeto de Salesforce relacionado. Es posible crear una asignación para cualquier campo (incluidos los campos personalizados). Hay dos formas de crear filas de asignación y especificar de qué campos de acuerdo proceden los datos. Puede importar campos de un documento existente mediante la opción Importar campos de un acuerdo existente. O bien, puede definir cada fila de asignación de manera individual mediante Añadir asignación.

Nota:

Si no hay ningún campo personalizado de Adobe Sign en el documento desde el que está importando, no podrá importar los campos predeterminados estándar de Adobe Sign incluidos en los acuerdos firmados. (P. ej., firmado [fecha], correo electrónico, nombre, apellido, cargo y empresa).

Puede utilizar Importar campos de un acuerdo existente para importar una lista de nombres de campo de formulario y crear asignaciones con ellos, seleccionando un acuerdo existente ya enviado y firmado. Es posible importar más campos de acuerdos adicionales. Para importar campos de un acuerdo, haga lo siguiente:

  1. Seleccione el acuerdo desde el que desee importar campos.
Seleccione la plantilla que desee importar.

    2. Haga clic en el botón Importar campos de formulario. Se muestra el número de campos importados.

Haga clic en el botón Importar campos de formulario.

Puede utilizar Añadir asignación para añadir filas de asignación individuales, como se muestra a continuación:

Agregación de un vínculo de asignación

Para cada fila de asignación de campo, especifique lo siguiente:

    1a.¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar?: seleccione el objeto de Salesforce de destino donde se copiarán los datos.

    1b.¿Qué campo de Salesforce desea actualizar?: seleccione el campo de Salesforce de destino donde se copiarán los datos.

    2a.¿De dónde provienen los datos? Seleccionar tipo: seleccione una de las siguientes opciones: Campo de formulario de EchoSign, Constante o Campo de acuerdo.

    2b.¿Cuál es el valor de los datos?: en función de la opción elegida para De dónde provienen los datos, debe especificar lo siguiente:

  • Los datos proceden de “Campo de formulario de EchoSign”: seleccione un campo de formulario de EchoSign o introduzca un nombre de campo específico. Haga clic en el icono situado a la izquierda del campo para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
  • Los datos proceden de “Constante”: escriba un valor específico. Por ejemplo, puede introducir un valor de campo que quiera cambiar por una lista de selección de Salesforce. O bien introducir un número o texto que desee actualizar dentro de un campo de Salesforce.
  • Los datos proceden de “Campo de acuerdo”: seleccione un campo de acuerdo en el menú desplegable.

    3. ¿Cuándo ejecutar la asignación? – Seleccione el estado de acuerdo: la asignación de datos se ejecutará cuando el acuerdo cambie al estado especificado.

  • Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
  • Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
  • Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
  • Cancelado/rechazado
  • Caducado
Ejemplos de registros de asignación de datos

Si lo desea, puede modificar la configuración de cualquier fila de asignación.

  1. En Acciones, haga clic en el icono de Opciones (engranaje).
  2. En el cuadro de diálogo Configuración de valor de asignación de campo puede especificar lo siguiente:
    • No sobrescribir archivos existentes: si marca esta opción y ya existe un valor en el campo de Salesforce de destino, la regla de asignación no sobrescribe el valor.
    • No escribir vacío: si marca esta opción y el valor de origen del acuerdo de Adobe Sign está vacío, la regla de asignación no escribe el valor vacío en el campo de Salesforce de destino.

Si lo desea, también puede marcar la opción desactivar para que una fila de asignación no se ejecute.

 

Creación de una asignación de archivos

Puede asignar el acuerdo firmado con Adobe Sign o un seguimiento de auditoría al objeto de Salesforce de destino haciendo lo siguiente:

    1. Haga clic en Añadir asignación en la tabla Asignaciones de archivos. 

Asignaciones de archivos: Añadir vínculo de asignación

    2. Para cada fila de asignación de archivo, seleccione:

1. ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar?: seleccione el objeto de Salesforce de destino donde se copiarán los datos.

2a.¿Cómo desea añadir el archivo?: las opciones son las siguientes:

• Añadir vínculo de referencia al archivo: proporciona la dirección URL para obtener el acuerdo firmado en formato PDF.

• Adjuntar archivo directamente al objeto: adjunte el documento PDF directamente al objeto al que está asignando si hay disponible una lista de adjuntos para el objeto.

Nota:

No todos los objetos admiten archivos adjuntos (por ejemplo, los usuarios). No adjunte archivos a estos objetos.

 

2b.¿A qué campo desea añadir la URL de archivo?: solo es necesario si selecciona Añadir vínculo de referencia al archivo.Debe seleccionar el campo de destino donde se copiará la URL.

Nota:

No es posible añadir un vínculo de referencia al seguimiento de auditoría, a un documento de soporte o a un PDF firmado dividido. Puede adjuntar estos archivos PDF al registro de objetos de Salesforce.

Además, el vínculo de referencia solo puede asignarse a un campo de texto (p. ej., una cadena o una lista de selección).

 

3.¿Qué archivo desea añadir?: las opciones son las siguientes:

• Acuerdo firmado - PDF combinado: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una única transacción. Los documentos firmados se insertarán de vuelta en el registro de objetos de Salesforce como un solo PDF combinado.

• Acuerdo firmado - PDF separados: seleccione esta opción si envía varios documentos para firmar en una única transacción. Los documentos firmados se insertarán de vuelta en el registro de objetos de Salesforce como PDF separados.

• Seguimiento de auditoría: seleccione esta opción para insertar el seguimiento de auditoría en formato PDF de vuelta en el registro de objetos de Salesforce.

• Documentos de soporte: seleccione esta opción para insertar cualesquiera documentos de soporte cargados por los firmantes de vuelta en el registro de objetos de Salesforce.

Nota:

Si tiene una dirección URL personalizada en Adobe Sign con un subdominio personalizado (por ejemplo: https://empresaxyz.echosign.com), es necesario realizar un paso adicional para insertar el PDF del acuerdo firmado de vuelta en Salesforce. 

 

  1. Vaya a: Configuración > Configuración > Seguridad > Ajustes del sitio remoto.
  2. Haga clic en el botón Nuevo sitio remoto.
  3. Añada su dirección URL de Adobe Sign como nueva URL del sitio remoto. Esto solo es necesario al asignar el acuerdo firmado.
Página Editar sitio remoto

4. ¿Cuándo ejecutar la asignación? - Seleccione el estado de acuerdo: la asignación de datos se ejecutará cuando el acuerdo cambie al estado especificado. Las opciones son las siguientes:

• Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado

• Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega

• Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega

• Cancelado/rechazado

• Caducado

Cuando la asignación de datos se haya completado, haga clic en el botón Guardar.

 

Uso de la asignación de datos predeterminada y de varias asignaciones de datos

Puede crear tantas asignaciones de datos como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que cambie el estado del acuerdo. Puede haber una única asignación predeterminada.

Puede especificar de forma explícita la asignación que desea utilizar para un acuerdo haciendo referencia a ella en el campo “Asignación de datos” (echosign_dev1__Process_Template__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar una lógica personalizada que determine la asignación de datos que vaya a utilizar. Tenga en cuenta que no se debe establecer ese campo para que apunte al de asignación predeterminada: la asignación predeterminada se ejecutará si este campo se deja vacío.

También puede ejecutar una asignación antes o después de que el estado del acuerdo cambie a “Firmado” (p. ej., puede ejecutar la asignación tras producirse la primera firma) marcando la casilla “Desencadenar asignación de datos” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine cuándo se produce una asignación de datos.

Además, puede asociar una asignación de datos a una plantilla de acuerdo. Consulte Plantillas de acuerdo para obtener más información.

Solución de problemas de asignación de datos

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna un campo de texto de Adobe Sign a un campo de dirección de correo electrónico de Salesforce, la validación puede fallar si el contenido del campo no es una dirección de correo válida.

Asegúrese de utilizar las reglas de validación de campos de formulario de Adobe Sign donde sea posible para garantizar que los datos que los firmantes introducen se pueden insertar en Salesforce. Reglas de validación de campos de formulario PDF estándar de Adobe Sign; permite crear reglas de validación al utilizar etiquetas de texto de Adobe Sign. Consulte la Documentación de etiquetas de texto para obtener más información.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo “Error de asignación de datos” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificarle el error.

Nota:

También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores.

La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante este ajuste:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
  3. Haga clic en Gestionar.
  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).
  5. Busque (Ctrl/Cmd + F) el ajuste Habilitar notif de errores de asignación.
  6. Edite la configuración como desee.
  7. Haga clic en Guardar.

Plantillas de acuerdo y el botón Enviar para firmar

Las plantillas de acuerdo de Adobe Sign ofrecen un modo sencillo de establecer por anticipado muchos valores y ajustes predeterminados para un acuerdo. También es posible vincular una plantilla de acuerdo a un botón “Enviar para firmar”.

Acerca de las plantillas de acuerdo

Esto incluye la predefinición de los campos de un acuerdo, por ejemplo: nombre, mensaje, idioma, tipo de firma, fechas de caducidad y opciones de seguridad. También puede asociar a la plantilla del acuerdo una asignación de datos, una asignación de combinación y un objeto particulares (p. ej., Oportunidad, Cuenta, Contacto, Candidato, Contrato). Además, puede asignar campos a campos del acuerdo y predefinir definiciones de destinatarios y archivos adjuntos.

También es posible configurar un botón “Enviar para firmar” que aparezca en un registro de objeto relacionado (p. ej., Oportunidad), de modo que se vincule de forma predeterminada con una plantilla de acuerdo. Al hacer clic en este botón, se generará un acuerdo a partir de una plantilla de acuerdo.

Creación de una plantilla de acuerdo

Para crear una nueva plantilla de acuerdo, siga los pasos que se describen a continuación:

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
  2. Haga clic en la pestaña Plantillas de acuerdo.
  3. En la página principal Plantillas de acuerdo, haga clic en el botón Nueva.
Vaya a Nuevas plantillas de acuerdo.

La página Nueva plantilla de acuerdo muestra lo siguiente:

Página Plantilla del acuerdo

4. En la sección Información, introduzca o habilite lo siguiente:

La sección Información

• Nombre de plantilla del acuerdo: introduzca un nombre para la plantilla del acuerdo.

• Tipo de objeto maestro: introduzca el nombre de API (no la etiqueta) del objeto de Salesforce que desea utilizar como referencia maestra para algunas de las definiciones opcionales en la plantilla de acuerdo. Por ejemplo, puede definir Destinatarios, Asignaciones de campo o Archivos adjuntos para que el acuerdo busque campos y asignaciones en el objeto maestro, o datos procedentes de objetos de búsqueda. Algunos ejemplos de objeto principal son Oportunidad, Cuenta, Contacto, Candidato o Contrato.Si tiene un objeto principal definido en la plantilla de acuerdo, debería iniciar este desde un botón “Enviar para firmar” del objeto maestro. Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre cómo habilitar un botón de forma predeterminada o cómo crear nuevos botones “Enviar para firmar”.

Tipo de acuerdo: la definición de tipos de acuerdo permite informar sobre categorías de acuerdos.

• Activa: habilite esta opción para que la plantilla esté disponible para su uso. Si desmarca la opción, la plantilla se retira y no se puede utilizar.

• Predeterminada: habilite esta opción si quiere establecer esta como la plantilla de acuerdo predeterminada para sus próximos acuerdos. También puede definir una plantilla de acuerdo específica para asociarla a otros acuerdos, lo que anula la plantilla de acuerdo predeterminada. Por ejemplo, puede crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Cuenta asociado a una plantilla de acuerdo específica. Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre botones personalizados.

• Enviar automáticamente: habilite esta opción si tiene flujos de trabajo automatizados que desee utilizar para activar el envío de acuerdos, o si quiere enviar automáticamente un acuerdo después de que un usuario haga clic en el botón “Enviar para firmar” de un registro de Salesforce. Para que “Enviar automáticamente” funcione, la plantilla de acuerdo debe tener definidos al menos un destinatario y un archivo adjunto.

• Disponibles para acciones del publicador: si ha habilitado las acciones del publicador de Chatter en su organización, puede marcar esta casilla para activar esta plantilla de acuerdo. Las acciones del publicador de Chatter permiten a los usuarios enviar acuerdos desde Chatter. Active esta casilla para que la plantilla pueda recibir acciones de Chatter sobre cualquiera de los siguientes objetos maestros: Contacto, Cuenta u Oportunidad. Por ejemplo, si el objeto maestro es Oportunidad, marcar esta casilla permite a los usuarios enviar la plantilla de acuerdo desde cualquier suministro de Chatter de Oportunidad. Si deja el objeto maestro en blanco, puede habilitar la plantilla de acuerdo desde la página principal del suministro de Chatter. Obtenga más información sobre cómo habilitar las acciones del publicador de Adobe Sign Chatter.

 

5. En la sección Información del acuerdo, introduzca o seleccione lo siguiente:

Añada el nombre del acuerdo

• Nombre del acuerdo: introduzca un nombre personalizado o acepte el predeterminado.

• Mensaje (opcional): introduzca un mensaje personalizado.

• Tipo de firma: seleccione un tipo de firma y el idioma del destinatario. Las opciones son las siguientes: Ninguna, Firma electrónica o Firma escrita.

• Idioma: seleccione el idioma para el correo electrónico enviado. 

Nota:

En los campos de texto (como Nombre del acuerdo y Mensaje) de una plantilla de acuerdo puede, si lo desea, utilizar variables de Salesforce como parte de la definición y así generar de forma dinámica estos datos. Resulta ventajoso si, por ejemplo, se quiere personalizar el nombre del acuerdo y el mensaje para los destinatarios cada vez que se genera el acuerdo. Vea los siguientes ejemplos.

Ejemplo 1:

Objeto maestro: Oportunidad

Nombre del acuerdo: Acuerdo con Acme Corp - {!Name}

Mensaje:

Esta es la estimación para:

Cuenta: {!Account.Name}

Cantidad: {!Amount}

Le rogamos firme el acuerdo adjunto.

Atentamente, {!Owner.Name}

 

A continuación se muestra el resultado cuando el acuerdo se genera a partir de una oportunidad específica:

El acuerdo se genera a partir de una oportunidad específica

Ejemplo 2: Objeto personalizado como objeto maestro

Campo de búsqueda personalizado en la oportunidad: Student__c

Definición de la plantilla de acuerdo: AgreementTemplateProcess

Objeto maestro: Student__c

Nombre del acuerdo: Student Agreement - {!Name}

Mensaje:

Hola, {!Student__r.Student_Name__c}:

Tienes que firmar la aplicación adjunta.

Muchas gracias. Fdo: {!Account.Owner.Name}

 

    6. En la sección Opciones del acuerdo, introduzca, seleccione o habilite lo siguiente:

Panel Opciones del acuerdo

Nota:

Si lo desea, en los campos de texto puede utilizar variables de Salesforce como {!Id} o {!Account.Name}, que hacen referencia al objeto maestro definido en la plantilla del acuerdo. Por ejemplo, puede escribir {!Owner.Email} para el campo Enviar por correo electrónico copia a, o {!OwnerId} para el campo Enviar en nombre de. Si el objeto principal era “Oportunidad”, la variable {!OwnerId} representaría al propietario de la oportunidad y la variable {!Owner.Email} representaría su dirección de correo electrónico. 

• Enviar por correo electrónico copia a: introduzca las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar el acuerdo, separadas por comas.

• Recordatorios automáticos: seleccione una opción para los recordatorios automáticos. Las opciones son Nunca, Cada día, hasta que se firme y Cada semana, hasta que se firme.

• Flujo de firma: seleccione una opción para el orden de firma. Las opciones son Ninguno, Los destinatarios firmarán en orden y Los destinatarios firmarán en cualquier orden.

• Orden de firma del remitente: seleccione una opción para determinar cuándo debe firmar el remitente. Las opciones son Ninguno, Los destinatarios firman primero y después el remitente y El remitente firma primero y luego firman los destinatarios.

• Enviar en nombre de: el acuerdo se enviará en nombre del identificador de registro de usuario especificado en este campo.

Nota: Si va a utilizar la funcionalidad “Enviar en nombre de”, asegúrese de habilitarla primero siguiendo estas instrucciones.

• URL de redirección para publ. de firma: para redirigir automáticamente a los firmantes de un acuerdo a una dirección determinada después de firmar, introduzca la URL. Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma debe estar activado.

• Habilitar firma alojada: active esta opción para facilitar la firma alojada y en persona si el firmante está disponible.

• Solo firma el remitente: habilite esta opción para añadir a la plantilla la funcionalidad “Solo mi firma”. Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar opción Solo firma el remitente debe estar activado. En función de sus necesidades, esta opción se puede establecer como de solo lectura mediante el ajuste Solo lectura Solo firma el remitente.

• Activar campos de posic. y vista previa: habilite esta opción para tener una vista previa del acuerdo y poder arrastrar y soltar en él campos de formulario antes de enviarlo para su firma.

• Utilizar número de fax: habilite esta opción para enviar un acuerdo al número de fax de un contacto, candidato o usuario cuando se prefiere una firma escrita.

• Días restantes para la caducidad: introduzca el número de días que quedan para que el acuerdo caduque.

Nota: El número de días introducido se añade a la fecha actual cuando se genera el registro del acuerdo a partir de la plantilla para calcular de forma dinámica la fecha de caducidad.

• Demora de redir. en publ. de firma (segundos): si el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma está activado y se ha especificado una URL de redirección para publ. de firma (véase más adelante), introduzca el número de segundos que pasarán antes de ejecutarse la redirección.

 

    7. En la sección Opciones de seguridad del acuerdo, introduzca, seleccione o habilite lo siguiente:

Panel Opciones de seguridad del acuerdo

• Método de verif. de firmantes externos e internos (opcional): seleccione un método de verificación para los firmantes internos (todas las direcciones de correo electrónico en su cuenta de Adobe Sign) y los firmantes externos (todas las direcciones de correo electrónico que no están en su cuenta de Adobe Sign). Las opciones son Ninguno, Contraseña para firmar acuerdo, Autenticación basada en conocimientos y Autenticación de identidad web.

Nota: para asignar un método de verificación de identidad de firmante a un destinatario concreto, debe especificarlo en la sección Destinatarios, como se explica más adelante.

Proteger doc. firmado con contraseña (opcional): active esta opción para cifrar el PDF firmado que se envía a los firmantes.

• Contraseña externa de Sign: establece el valor de contraseña que permite a los destinatarios externos firmar el acuerdo cuando Método de verif. de firmantes externos está establecido en Contraseña.

• Contraseña interna de Sign: establece el valor de contraseña que permite a los destinatarios internos firmar el acuerdo cuando Método de verif. de firmantes internos está establecido en Contraseña.

• Ver contraseña y Confirmar contraseña: introduzca la contraseña que se necesitará para abrir el archivo PDF del acuerdo firmado.

 

    8. Si lo desea, en la sección Configuración de asignación puede especificar qué asignación de datos y qué asignación de combinación se ejecutan automáticamente cuando se envían acuerdos mediante esta plantilla de acuerdo.

La sección Configuración de asignación

• Asignación de datos: seleccione una asignación de datos que se utilizará para asignar a Salesforce las entradas de un acuerdo firmado.

• Asignación de combinación: seleccione una asignación de datos para combinar campos de Salesforce en un acuerdo antes de enviarlo.

 

    9. En la sección Objetos de referencia puede asociar una cuenta, oportunidad o contrato a esta plantilla de acuerdo introduciendo el identificador específico o una variable de Salesforce, como {!Id}. Esto permite que la lista de acuerdos en el objeto de referencia contenga los acuerdos enviados mediante esta plantilla de acuerdo.

Objetos de referencia

    10. Haga clic en Guardar para guardar la plantilla y mostrar la página Plantilla del acuerdo.

 

Agregación de destinatarios, adjuntos y plantillas de campos de formulario a plantillas de acuerdo

En cualquier página Plantilla del acuerdo puede seguir personalizando su plantilla de acuerdo especificando destinatarios, adjuntos y plantillas de campos de formulario.Abra una plantilla existente y haga clic en la pestaña Relacionado de la parte superior para mostrar las opciones.

Página Plantilla del acuerdo

Agregar destinatarios

Para agregar destinatarios a una plantilla de acuerdo, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el nombre de la plantilla para abrirla y poder editarla.

2. Haga clic en la pestaña Relacionado para mostrar las opciones.

3. En la sección Añadir destinatario, haga clic en el botón Nuevo.

Aparece la página Añadir un nuevo destinatario.

La página Añadir un nuevo destinatario

4. En “Paso 1: seleccionar el tipo y la función del destinatario, selecciones lo siguiente:

• Origen del destinatario: seleccione en el menú desplegable una de las siguientes opciones para especificar el destinatario:

○ Predefinir destinatario

○ Asociación basada en el campo de objeto maestro

○ Variable de tiempo de ejecución

Si el objeto maestro seleccionado es Cuenta u Oportunidad, también puede seleccionar las siguientes opciones:

○ Función de contacto principal de <cuenta u oportunidad>

Función de contacto de <cuenta u oportunidad>

○ Todas las funciones de contacto de <cuenta u oportunidad>

Nota: Si selecciona Función de contacto principal de oportunidad o Función de contacto principal de cuenta, se buscará al destinatario en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo. (Consulte Creación de una plantilla de acuerdo para obtener más información). El paso 2, Especificar el destinatario (véase más adelante), no es necesario si se selecciona la Función de contacto principal.

• Tipo de destinatario: seleccione en el menú desplegable una de las siguientes opciones: Contacto, Candidato, Usuario o Correo electrónico

• Función del destinatario: en la lista desplegable, seleccione una de las opciones siguientes: Firmante, Aprobador, Aceptador, Rellenador del formulario o Destinatario certificado.

• Método de verificación del firmante: seleccione en el menú desplegable una de las siguientes opciones: Ninguno, Correo electrónico, Contraseña, Social, KBA o Teléfono

Nota: para poder utilizar estos métodos de verificación del firmante en Salesforce, asegúrese de que su cuenta de Adobe Sign está habilitada para ello.

• Mensaje del destinatario: si es preciso, introduzca un mensaje privado para este destinatario.

• Índice: este número indica la posición del destinatario en el proceso de firma.  Este índice es fundamental en los formularios con varios firmantes (o en los flujos de trabajo paralelos/híbridos) y con campos específicamente designados

No crear fila de destinatario en blanco: marque esta opción si no desea que se añada un marcador de posición de destinatario en blanco cundo el criterio seleccionado no encuentra un registro coincidente.

5. Haga clic en Siguiente para continuar con el próximo paso

6. En “Paso 2: especificar al destinatario”, haga lo siguiente:

• Si se seleccionó Predefinir destinatario en el paso 4, seleccione uno en el campo Destinatario - <Tipo de destinatario>.

Añadir un nuevo destinatario - Contacto

• Si se seleccionó Asociación basada en el campo de objeto maestro (paso 4, más atrás), se buscará al destinatario en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo. Por ejemplo, el objeto principal puede ser “Oportunidad”. En esta pantalla, seleccione el campo de origen del objeto maestro (p. ej., Oportunidad) que se utilizará para buscar el destinatario. Por ejemplo, puede rellenar el campo Destinatario con el usuario que creó la oportunidad o que la actualizó por última vez.

Especificación del destinatario

• Si se seleccionó Función de contacto de oportunidad o Función de contacto de cuenta, se buscará al destinatario en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo. En este caso, debe introducirse “Oportunidad” o “Cuenta” como objeto maestro. En esta pantalla, seleccione la función de contacto de oportunidad/cuenta que se utilizará en el acuerdo para seleccionar el contacto como destinatario. Por ejemplo, puede rellenar el campo Destinatario con el contacto responsable de la toma de decisiones en la oportunidad o cuenta.

 

• Si se seleccionó Variable de tiempo de ejecución en el paso 4, puede especificar un identificador de destinatario en la URL de SFDC al especificar un destinatario para la plantilla de acuerdo. Para ello, debe especificar aquí la variable (p. ej., myRecipient).

Especificación del destinatario: Variable

A continuación, en el botón “Enviar para firmar” personalizado, adjunte los parámetros de la variable de tiempo de ejecución de esta forma:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

El identificador del destinatario es un identificador de registro de contacto, candidato o usuario.

Para un destinatario de correo electrónico que no es un registro en Salesforce, la variable contendría la dirección de correo electrónico, por ejemplo:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

En la próxima sección tiene más información sobre la creación de botones “Enviar para firmar”.

También puede establecer marcadores de posición para los destinatarios que pertenecen a un tipo, pero que no se definen específicamente hasta que el remitente lo hace al generar el acuerdo. Esto se hace dejando en blanco el Nombre de variable.

7. Haga clic en Guardar para guardar el destinatario y, a continuación, repita los pasos anteriores para añadir destinatarios adicionales.

A continuación se muestran tres destinatarios predefinidos (un contacto, un usuario y un candidato) y añadidos a la plantilla del acuerdo.

Lista de destinatarios

Adición de archivos adjuntos

Para añadir archivos adjuntos a la plantilla del acuerdo, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el nombre de la plantilla para abrirla y poder editarla.y, a continuación, haga clic en la pestaña Relacionado.

2. Haga clic en el botón Añadir nuevos datos adjuntos de archivo.

• Aparece la página Agregar un nuevo archivo adjunto.

3. En “Paso 1: seleccionar un tipo de adjunto de archivo”, elija un tipo de adjunto en el menú desplegable.

Seleccione un tipo de archivo adjunto en la lista desplegable

Las opciones son las siguientes:

• Documento desde contenido

• Documento de la biblioteca de EchoSign

• Documento desde biblioteca (biblioteca de Salesforce)

• Documento desde objeto maestro

• Variable de tiempo de ejecución

Si el objeto maestro seleccionado en el paso 3 es Oportunidad o Presupuesto, también puede seleccionar las siguientes opciones:

• Documento de presupuesto desde presupuesto de oportunidad o Documento de presupuesto desde objeto maestro (si el objeto maestro es Presupuesto)

 

4. Haga clic en Siguiente para ir al “Paso 2: especificar los archivos adjuntos”.

• Si se seleccionó Documento de la biblioteca de EchoSign (biblioteca de Cloud) en el paso 3, simplemente elija una plantilla de documento de Adobe Sign en el próximo paso.

Selección en las plantillas de documento de Adobe Sign

• Si se seleccionó Documento desde biblioteca en el paso 3, elija un documento de Salesforce en el próximo paso. 

Selección en los documentos de Salesforce

• Si se seleccionó Documento desde contenido en el paso 3, elija entre los documentos de contenido o archivo de Salesforce en el próximo paso. 

Selección en los documentos de contenido o archivos de Salesforce

• Si se seleccionó Documento desde objeto maestro en el paso 3, se buscará el documento en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo.

Búsqueda de documento desde objeto maestro

Debe especificar los criterios que se utilizarán para determinar qué archivo adjunto se utiliza:

○ Selec. de archivo desde objeto maestro (p. ej., Oportunidad)

► Documento más reciente

► Documento más antiguo

► Todos los documentos

○ Selección determinada por

► Fecha de la última modificación

► Fecha de creación

• Si se seleccionó Documento de presupuesto desde objeto maestro o Documento de presupuesto desde presupuesto de oportunidad, se buscará el documento en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo. En este caso, “Presupuesto” es el objeto maestro que debe introducir para esta plantilla de acuerdo. Al hacer esto, los PDF de presupuesto generados a partir de la oportunidad se utilizarán como archivos adjuntos. En la siguiente pantalla, seleccione los criterios con los que se determinará su archivo o archivos adjuntos:

○ Selec. de archivo desde objeto maestro (p. ej., Oportunidad o Presupuesto)

► Documento más reciente

► Documento más antiguo

► Todos los documentos

○ Selección determinada por:

► Fecha de la última modificación

► Fecha de creación

• Si se seleccionó Variable de tiempo de ejecución en el paso 3, puede especificar un identificador de archivo adjunto en el objeto maestro y un identificador de destinatario en la URL de SFDC al especificar un archivo adjunto para la plantilla de acuerdo. Deberá especificar la variable aquí (p. ej., myRecipient o myAttachment). 

Especificación del adjunto del nombre de la variable

A continuación, en el botón “Enviar para firmar” personalizado, adjunte los parámetros de la variable de tiempo de ejecución de esta forma:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

Para el identificador de archivo adjunto, es el identificador de un archivo adjunto en el objeto maestro.

En la próxima sección tiene más información sobre la creación de botones “Enviar para firmar”.

Cuando tiene un objeto maestro como “Presupuesto”, deberá configurar un botón “Enviar para firmar” personalizado en el objeto Presupuesto, de modo que los documentos especificados de la plantilla de acuerdo se adjunten como corresponde.

5. Haga clic en Guardar para guardar el archivo adjunto y, a continuación, repita los pasos anteriores para añadir destinatarios adicionales.

Agregación de plantillas de campos de formulario

Nota:

Se pueden crear plantillas de campos de formulario en Adobe Sign para especificar ubicaciones y atributos de campos. Desde Salesforce puede especificar que se utilicen plantillas de campos de formulario en su plantilla de acuerdo. Estas plantillas se pueden aplicar una y otra vez a documentos empresariales comunes para especificar los campos. 

Para agregar una plantilla de campos de formulario a la plantilla del acuerdo:

1. Haga clic en el nombre de la plantilla para abrirla y poder editarla.y, a continuación, seleccione la pestaña Relacionado.

2. Haga clic en el botón Agregar nueva plantilla de campos de formulario.

• Aparece la página Agregar un nuevo archivo adjunto.

La página Agregar un nuevo archivo adjunto

• En la página Agregar una nueva plantilla de campo, seleccione la plantilla que va a utilizar.

Nota: En este momento, solo se puede seleccionar una plantilla de campos de formulario por transacción, aunque esta plantilla se puede utilizar en más de un documento de la transacción. Por ejemplo, si su plantilla de campos de formulario tiene 10 páginas, puede aplicarla a 2 documentos que sumen un máximo de 10 páginas de extensión.

• Haga clic en Guardar para guardar su selección de plantilla de campos de formulario.


Asignación de datos en campos de acuerdo

Para asignar datos en campos de acuerdo en la plantilla de acuerdo, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el nombre de la plantilla para abrirla y poder editarla.y, a continuación, seleccione la pestaña Relacionado.

2. Haga clic en el botón Asignar nuevos datos en campos de acuerdo.

• Aparece la página Agregar una nueva asignación de campos.

La página Agregar una nueva asignación de campos

3. En “Paso 1. Seleccione el método de asignación de campos” de la página Agregar una nueva asignación de campos, seleccione uno de los métodos de asignación siguientes:

• Valor específico de entrada

• Seleccionar campo de objeto maestro

4. Haga clic en Siguiente para Continuar.

5. En “Paso 2. Especifique el valor del campo y el campo de destino” de la página Agregar una nueva asignación de campos, realice una de las acciones siguientes: 

• Si se seleccionó Valor específico de entrada como método de asignación en el paso 3, introduzca un Valor de campo de destino y seleccione un Campo de acuerdo de destino al que se asignen los datos al generarse el acuerdo.

Asignación empleando un valor de campo

• Si se seleccionó Seleccionar objeto maestro como método de asignación en el paso 3, se buscará el valor del campo en el momento en que se genere el acuerdo, en función del objeto maestro configurado en esta plantilla de acuerdo. Por ejemplo, el objeto principal puede ser “Oportunidad”. En la siguiente pantalla, seleccione el campo de origen de su objeto maestro (p. ej., Oportunidad) y el campo de objeto del acuerdo de destino al que se asignarán los datos.

Asignación de campo desde el objeto maestro

6. Haga clic en Guardar para guardar la asignación de campos.


Habilitación del botón “Enviar para firmar”

El botón “Enviar para firmar” está asociado a la plantilla de acuerdo predeterminada o a cualquier plantilla de acuerdo específica que configure. De forma predeterminada, la integración de Adobe Sign para Salesforce incluye un botón “Enviar para firmar” que puede añadir a sus diseños de página de Oportunidad, Cuenta, Contacto, Candidato o Contrato. También puede crear múltiples botones “Enviar para firmar” personalizados que pueden añadirse a otros objetos y asociarse a distintas plantillas de acuerdo.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo habilitar el botón “Enviar para firmar” para el objeto Oportunidad:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

    2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

    3. Haga clic en la opción Diseños de página del raíl izquierdo.

    4. Seleccione el diseño de página que desea editar.

    5. Cuando se abra el diseño de página, seleccione Botones en la lista de la izquierda
.

    6. Arrastre el botón Enviar para firmar desde la sección superior al cuadro “Botones personalizados” de la sección Detalles de oportunidad.

Arrastre el botón “Enviar para firmar” desde la sección superior al cuadro “Botones personalizados”.

Creación de botones “Enviar para firmar” personalizados

Puede crear botones “Enviar para firmar” personalizados para otros objetos. Puede etiquetar el botón según sus necesidades.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Oportunidad:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

    2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

    3. Cuando se cargue la página del objeto, seleccione la sección Botones, vínculos y acciones del raíl izquierdo.

    4. Haga clic en el botón Nuevo botón o vínculo en la esquina superior derecha
.

• Se muestra la página Editar botón o vínculo personalizado

La página Editar botón o vínculo personalizado

5. Puede copiar el botón Oportunidad establecido como predeterminado (véase la captura de pantalla siguiente), pero tendrá que reemplazar la variable de identificador de objeto al final de la ruta con la variable de identificador de objeto que quiera añadir: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Opcional) Asocie una plantilla de acuerdo específica al botón:

Si desea asociar una plantilla de acuerdo específica a un botón “Enviar para firmar” concreto, la ruta del botón debe ser la siguiente:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Donde templateId debe establecerse en el identificador específico de la plantilla de acuerdo que se va a utilizar. Si este valor no está definido, se utilizará la plantilla de acuerdo predeterminada. Puede obtener el templateId de la dirección URL de la página Plantilla del acuerdo:

Identificador de plantilla de acuerdo en la dirección URL

• (Opcional) Después de hacer clic en el botón y generar el acuerdo, envíe al usuario a una página distinta a la del acuerdo mediante el parámetro retURL.

Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a una dirección URL específica o se lo devuelve al registro, en vez de llevarlo a la página del acuerdo. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Opcional) Tras hacerse clic en el botón, se activa onLoadAction para “Enviar”.

Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a la página del acuerdo y, una vez cargada esta, el acuerdo se “Envía” sin más intervención del usuario. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Consulte onLoadActions para obtener más información. Como alternativa, puede asignar el valor “Enviar” al campo “Acción de carga (lista de selección)” en el registro del acuerdo. Consulte Asignar datos a campos del acuerdo para obtener información sobre cómo definir esta asignación.

3. Haga clic en el botón Guardar.

Después de crear el botón personalizado, vaya al diseño de página del objeto y añádalo a la página, guiándose con los pasos indicados anteriormente en el ejemplo de Oportunidad. (Consulte Habilitación del botón “Enviar para firmar” para obtener más información).

Habilitar opciones de publ. de firma

Habilite esta opción para llevar a los firmantes a la página que usted desee. Esto hace que las opciones “URL de redirección para publ. de firma” y “Demora de redir. en publ. de firma” estén disponibles en la página Enviar acuerdo. Después de firmar, se redirigirá a los firmantes del acuerdo a la dirección URL especificada. Por ejemplo, podría redirigirlos al sitio web de su empresa para que realicen una encuesta. Esta opción puede hacerse de solo lectura para los remitentes mediante el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.

Para habilitar las opciones de publicación de firma:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
  3. Haga clic en Gestionar.
  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).
  5. Busque el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma.
    1. (Opcional) Busque el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.
  6. Edite según sea necesario y haga clic en Guardar.

Habilitación de la funcionalidad “Enviar en nombre de”

Nota:

La capacidad de enviar en nombre de otros usuarios funciona solamente en Adobe Sign para Salesforce 11.7 o posterior.

Puede habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de” si se da el caso de que alguien en su organización de Salesforce tiene que enviar acuerdos en nombre de otra persona. Esta característica funciona con cualquier envío de acuerdo, incluido el envío en segundo plano, que se activa actualizando el campo de acuerdo “Acciones en segundo plano” o mediante la opción “Enviar automáticamente” de las plantillas de acuerdo. También puede, en una plantilla de acuerdo, establecer una búsqueda de usuario en “Enviar en nombre de”, de modo que se rellene automáticamente al generarse el acuerdo.  

Para habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de”:

1. Para habilitar el ajuste “Permitir envío en nombre de otros”, siga los pasos siguientes:

a. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.

b. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.

c. Haga clic en el botón Gestionar.

d. Haga clic en el botón Nuevo (o Editar).

e. Busque (Ctrl/Cmd + F) el ajuste Permitir envío en nombre de otros y edítelo según sea necesario.

El ajuste Permitir envío en nombre de otros

f. Haga clic en el botón Guardar.

 

2. Añada el campo “Envío como otro usuario (DC): SÍ” al diseño de registro de usuario haciendo lo siguiente:

a. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

b. Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.

c. Seleccione Diseños de página de usuario en el raíl izquierdo de la página del objeto Usuario.

d. Haga clic en el vínculo Diseño de usuario.

e. Con la opción Campos seleccionada, haga clic en Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ y arrastre hasta la sección “Información adicional (Encabezado solo visible al editar)” del diseño.

Haga clic en Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ y arrastre hasta la sección “Información adicional”.

f. Haga clic en el botón Guardar.

 

3. Para el usuario específico en cuyo nombre desea enviar, debe habilitar la opción “Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ” como se indica a continuación:

a. Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.

b. Haga clic en la acción Editar para el usuario específico.

c. En la página Edición de usuario, sección Información adicional, habilite la opción Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ.

d. Haga clic en el botón Guardar.

Habilite la opción Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ

4. Agregue el campo “Enviar en nombre de otros” al diseño de página del acuerdo haciendo lo siguiente:

a. Vaya a Configuración > Estructura > Crear > Objetos.

b. Haga clic en el vínculo Acuerdo.

Vínculo del objeto de Acuerdo

c. Haga clic en Conjuntos de campos, en la parte superior de la página, para ir a esa sección.

Vínculo Conjuntos de campos

d. Haga clic en la acción Editar.

Botón Editar conjuntos de campos

e. Teniendo Acuerdo seleccionado, localice el campo Enviar en nombre de y, a continuación, haga clic en él y arrástrelo hasta la sección En el conjunto de campos.

Arrastre el objeto Enviar en nombre de al diseño de página

f. Al configurar el acuerdo para su envío, el campo “Enviar en nombre de” debe incluir el usuario que ha permitido que otros lo envíen en su nombre. 

 

Habilitar opción Solo firma el remitente

Habilite este ajuste para mostrar y activar la opción “Solo firma el remitente” en la sección Destinatarios de la página Enviar acuerdo. Cuando se utiliza la opción “Solo firma el remitente”, el acuerdo o documento se presenta al remitente para que lo firme. Esta funcionalidad es similar a “Rellenar y firmar” de los servicios de Adobe. Esta opción se puede definir como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.

Para habilitar la función Solo firma el remitente:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados.
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
  3. Haga clic en Gestionar.
  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).
  5. Busque el ajuste Habilitar opción Solo firma el remitente.
    1. (Opcional) Busque el ajuste Solo lectura Solo firma el remitente.
  6. Edite según sea necesario y haga clic en Guardar.

onLoadActions

Salesforce puede activar acciones automáticamente mediante el parámetro URL de onLoadAction, que Adobe Sign admite para las acciones de botón Acuerdo: Enviar, Recordar, Eliminar, Cancelar, Actualizar y Ver. El parámetro URL respeta la configuración de la barra de herramientas (consulte la Guía de personalización avanzada) establecida por los administradores, de modo que solo estarán disponibles las opciones habilitadas.

Ejemplos de URL con onLoadAction:

  • Enviar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Recordar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Eliminar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Cancelar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Actualizar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Ver: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador, Enviado para firmar, Firmado o Cancelado.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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