El paquete de instalación de Adobe Sign para SharePoint Online está disponible para cualquier cuenta de nivel empresarial interesada en instalar la solución Adobe Sign. Antes de la instalación, póngase en contacto con su administrador de éxito para garantizar que la cuenta se establezca en el canal apropiado para habilitar la funcionalidad API necesaria.

Información general

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas.

Esta documentación y el paquete de instalación al que hace referenciasondesarrollados para inquilinos múltiple de Microsoft SharePoint Online (generalmente denominado “SharePoint” en esta guía).

La solución se ha desarrollado como una aplicación complemento para SharePoint y proporciona lo siguiente:

  • Envío de acuerdos para su firma desde cualquier biblioteca de documentos o lista de SharePoint.
  • Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
  • Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
  • Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario de los acuerdos firmados a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
  • Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
  • Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.


Requisitos

Para configurar la solución, DEBE ser administrador de sitios de SharePoint y administrador de cuentas de Adobe Sign. Si no es administrador de cuentas de Adobe Sign, colabore con él o ella para configurar la integración. 

Solo un administrador de sitios de Microsoft SharePoint puede instalar y configurar la solución Adobe Sign. Consulte la documentación de SharePoint y póngase en contacto con el administrador de inquilinos o sitios de SharePoint de su organización para obtener permisos del sistema adicionales que pueda necesitar para instalar soluciones de sitios de SharePoint.

Se debe establecer el inquilino de Microsoft Office 365, el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de trabajo de todos los usuarios de SharePoint que quieran tener acceso al complemento Adobe Sign en sus sitios de SharePoint.

Todos los usuarios de la solución Adobe Sign deben estar presentes en el grupo de miembros predeterminados del sitio de SharePoint o propietarios predeterminados del sitio. Todos los usuarios de Adobe Sign deben tener al menos permisos para Editar en el sitio.


Navegadores compatibles

Son compatibles los navegadores Chrome, Firefox y Safari.

Internet Explorer 11 y versiones posteriores (incluido Edge)

Para que los complementos de SharePoint funcionen, es preciso realizar en Internet Explorer/Edge alguna configuración en cuanto a los Sitios de confianza.  Internet Explorer 10 y versiones anteriores no son compatibles.

Además, los usuarios de IE 11/Edge deben editar de forma explícita su configuración de Sitios de confianza para incluir las siguientes direcciones URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar sus Sitios de confianza:

1. Abra IE 11.

► Los usuarios de Edge presionan Windows + S.

2. Haga clic en el icono Herramientas (engranaje) y seleccione Opciones de Internet en el menú desplegable.

► Los usuarios de Edge escriben Opciones de Internet y presionan Entrar.

IE11 Options

3. Se abre el menú Opciones de Internet. Seleccione la ficha Seguridad.

4. Haga clic en el icono Sitios de confianza.

5. Haga clic en el botón Sitios.

6. Introduzca una de las direcciones URL anteriores y haga clic en Agregar.

7. Repita este proceso para cada dirección URL.

8. Cerrar el menú Opciones de Internet al terminar.

Trusted Sites HelpX


Instalación

Nota:

No se recomienda realizar la instalación por lotes del complemento Adobe Sign para SharePoint Online en varios sitios mediante la implementación con el ámbito centrado en el inquilino debido a las siguientes limitaciones.

Para instalar la edición en línea del paquete de Adobe Sign para SharePoint:

1. Autentíquese en el sitio.

2. Vaya a: Contenido del sitio > Nuevo > Aplicación.

Nav to App

 

3. Haga clic en Tienda SharePoint.

SharePoint Store

 

4. Busque Adobe Sign en el cuadro de búsqueda Buscar una aplicación (en la parte superior derecha de la página).

5. Haga clic una vez en el icono de Adobe Sign para seleccionarlo en los resultados de la búsqueda.

AS in Store-rebranded

 

6. Haga clic en el botón AGREGARLO para comenzar la instalación automática.

La instalación de la aplicación tarda unos minutos.


Configuración - Requerida

Una vez instalada la aplicación, solo se precisan dos pasos para empezar a enviar acuerdos:

  • Conceder acceso de usuario al complemento.
  • Conectarse a Adobe Sign.


Agregar usuarios al grupo de Miembros o Propietarios predeterminados del sitio

Los usuarios de la solución Adobe Sign deben agregarse al grupo de Propietarios o Miembros predeterminados del sitio y deben disponer al menos de permisos de nivel Editar.

La visibilidad para la interfaz de usuario se basa en la autoridad del usuario:

  • La interfaz de usuario de administración de Adobe Sign queda expuesta al usuario cuando: 
    • El usuario está presente en el AssociatedOwnerGroup
  • La interfaz de usuario estándar de Adobe Sign queda expuesta al usuario cuando: 
    • El usuario está presente en el AssociatedMemberGroup

La solución no funciona para usuarios que solo estén en el grupo Visitantes.

Nota:

El administrador del sitio debe agregarse, como usuario normal, a uno de estos grupos de sitios (o a ambos) con permisos específicos. El administrador del sitio debe conceder los permisos siguientes para suusuariosegún el grupo al que se agregue:

  • Miembros de <SITE_COLLECTION_NAME> → Habilitar Editar
  • Propietarios de <SITE_COLLECTION_NAME> → Habilitar Control total

 

Puede que los grupos asociados tengan nombres distintos. 

Un usuario con el Control total en un sitio de SharePoint Online determinado puede revisar sus grupos predeterminados en https://[nombredelinquilino].sharepoint.com/sites/[nombredelsitio]/_layouts/permsetup.aspx.

[nombredelsitio] puede ser la cadena de caracteres para un sitio de nivel superior o un subsitio anidado.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Precaución:

Después de agregar usuarios a los grupos, pueden pasar varios minutos antes de que los servidores de Microsoft se sincronicen apropiadamente.  Esto no afecta a cualquier configuración adicional que se realice, aunque durante este tiempo debería suspenderse la verificación/uso del usuario.


Establecer una relación de confianza con Adobe Sign

Adobe Sign establece una conexión OAuth con su entorno de SharePoint para facilitar que todos los usuarios utilicen la aplicación sin problemas.

Para establecer la relación, debe ser administrador de cuenta tanto en la aplicación Adobe Sign como en SharePoint.  Si es posible, se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico funcional (p. ej., AdobeSignAdmin@MiDominio.com) para reducir el riesgo de que la cuenta de administrador quede desactivada por cualquier motivo.

Para establecer la conexión de OAuth:

1. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign.

2. Haga clic en el vínculo Iniciar sesión en Adobe Sign.

3. Seleccione el ámbito en el que desea instalar Adobe Sign:

► Vincule este sitio de SharePoint a una cuenta de Adobe Sign (ámbito local: para el administrador de sitios de SharePoint).

• Esta función vincula el complemento a una cuenta de Adobe Sign a nivel de sitio de SharePoint.

enable_oauth_-_newsiteinstall

1. Autentíquese en Adobe Sign con las credenciales de usuario administrador.

2. Haga clic en Permitir acceso para aprobar la relación de confianza entre Adobe Sign y SharePoint.

○ Aparecerá brevemente un mensaje de éxito cuando se establezca la conexión.

 

local_auth
local_approve_access

Cuando se haya autenticado correctamente a nivel de sitio, encima de los dos vínculos verá el correo electrónico y el nombre del usuario que se haya autenticado en Adobe Sign.

  • El texto del vínculo cambiará para indicar que puede vincular su sitio de SharePoint a otra cuenta de Adobe Sign.
local_logged_in

► Vincule su inquilino de SharePoint a una cuenta de Adobe Sign (ámbito global: solo para administradores de inquilinos de O365).

• No se requiere inicio de sesión en OAuth en Adobe Sign para instancias de complemento vinculadas en el ámbito global.

• Si Adobe Sign OAuth se realiza en cualquier instancia de complemento en el ámbito global se establece la vinculación de Sign en todas las demás instancias instaladas vinculadas en el ámbito global.

○ OAuth se debe realizar en, por lo menos, un complemento de ámbito global.

• Cualquier instancia de complemento recién instalada se vincula automáticamente a la cuenta de Adobe Sign disponible en el ámbito global.

enable_oauth_-_newtenantinstall

Aparecerá un cuadro de confirmación en el que se le indicará que está a punto de vincular su inquilino a su cuenta de Adobe Sign. Para llevar a cabo esta operación es necesario iniciar sesión como administrador de Microsoft Office 365.

  • Haga clic en Continuar.
tenant_challenge

1. Autentíquese en SharePoint con las credenciales de usuario administrador.

2. Haga clic en Aceptar para aprobar el acceso a los recursos de SharePoint.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Autentíquese en Adobe Sign con las credenciales de usuario administrador.

4. Haga clic en Permitir acceso para aprobar la relación de confianza entre Adobe Sign y SharePoint.

○ Aparecerá brevemente un mensaje de éxito cuando se establezca la conexión.

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Una vez que se haya autenticado correctamente a nivel de inquilino, encima de los dos vínculos verá el correo y el nombre del usuario que se haya autenticado en Adobe Sign, junto con un mensaje en el que se le indicará que el administrador de inquilinos de Office 365 ha configurado la cuenta para su inquilino de SharePoint.

  • El texto del vínculo cambiará para indicar que puede vincular su inquilino de SharePoint a otra cuenta de Adobe Sign.
configured_account-tenantlevel

Nota:

Si la implementación de SharePoint tiene varios sitios, es posible que uno o varios de ellos puedan autenticarse a nivel de sitio, pero también cabe la posibilidad de efectuar la autenticación a nivel de inquilino.

Si es posible realizar ambos tipos de autenticación y el sitio que está configurando está autenticado a nivel de sitio, aparecerá un vínculo mediante el que podrá promover la autenticación a nivel de inquilino.

switch_from_sitetotenant


Configuración - Opcional

Los ajustes opcionales siguientes no son necesarios, pero pueden mejorar significativamente el valor que Adobe Sign aporta.

Almacenamiento de documentos firmados

Como administrador, puede definir una carpeta de destino global en la que se depositarán todos los acuerdos completados para todo el sitio. Esto se configura en la página de Configuración de cuenta de Adobe Sign.

Cuando se define una carpeta de almacenamiento global, todos los archivos PDF de seguimientos de auditoría y acuerdos firmados se guardan automáticamente en esa carpeta de almacenamiento global. Esto incluye los acuerdos enviados desde las bibliotecas de documentos y las listas.

signed_folder

Si no hay carpeta de almacenamiento global establecida en la página Configuración de cuenta de Adobe Sign, se crea automáticamente una nueva carpeta denominada Acuerdos firmados en la biblioteca de documentos desde donde se creó o envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca reciben de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.

Default folder

 

Los acuerdos enviados desde listas se adjuntan al elemento de lista (como archivos adjuntos) si no se ha indicado ningún archivo predeterminado global.

List Attachments

Seguimientos de auditoría

De forma predeterminada, Adobe Sign solo devuelve el acuerdo firmado en formato PDF.  Sin embargo, si se habilita Almacenar seguimiento de auditoría con el acuerdo firmado, se devuelve un segundo PDF que contiene el seguimiento de auditoría completo del acuerdo.

document_storage1

Asignación de plantillas

Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.

Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.

También puede crear una asignación en sentido contrario y extraer datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.

Una breve nota sobre los formularios y las “etiquetas de texto”

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios prediseñados y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). Esta sintaxis basada en texto se conoce colectivamente como “etiquetas de texto”.

Data Mapping Example Form

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculosyexpresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Los formularios PDF también se pueden crear con Acrobat.

También puede usarse el Entorno de creación de Adobe Sign para construir formularios si permite a los usuarios adjuntar documentos almacenados en la biblioteca de Adobe Sign.

 

Asignación de campos

Relacionar los nombres de campos de una lista y un formulario es una operación rápida y sencilla una vez que tiene definidos ambos.

Nota:

Se admiten los siguientes tipos de columnas de SharePoint: Una sola línea de texto, Número, Opción (“botones de opción”), Varias líneas de texto, Sí/No (casilla de verificación). 

Tipo de columna de SharePoint Etiqueta de texto de Sign Etiquetas de muestra en un documento
Una sola línea de texto Texto {{text}}
Número Texto {{number:num}}
Opción (“botones de opción”) Botones de opción {{(Red)Color_es_:signer1}}
Varias líneas de texto Texto multilínea {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Sí/No (casilla de verificación) Casilla de verificación {{ck_es_:checkbox:label("Acepto.")}}

Para crear una lista de asignación:

1. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign.

2. Haga clic en la ficha Asignaciones de plantillas.

3. Seleccione qué asignación desea definir:

► Asignación de SharePoint a acuerdo: se rellenan los campos desde una lista.

► Asignación de acuerdo a SharePoint: se recaba información de los campos de acuerdos completados.

Nota: cada una de las asignaciones es discreta. Si desea crear un proceso que cargue un formulario con información de listas y que este contenido actualizado se devuelva a la lista una vez completado el acuerdo, debe crear ambas plantillas.

4. Seleccione la lista que desea utilizar para la asignación.

mapping_-_selecttempalate

 

La página se actualiza para mostrar la lista seleccionada en el campo desplegable, un icono Más (+) para insertar nuevas filas de emparejamiento y dos nuevos encabezados de campo:

○ Campo de SharePoint: el nombre del campo de la lista

○ Campo de acuerdo: el nombre del campo del formulario.

template_mappingfields2

 

5. Haga clic en el icono Más (+) en la parte inferior de los pares de campos para abrir un nuevo emparejamiento de campos.

Aparecen dos nuevos campos: una lista desplegable que contiene todos los campos de lista de SharePoint y un campo de texto donde escribir el nombre del campo del formulario del acuerdo.

6. Seleccione el nombre del campo de SharePoint en la lista desplegable.

7. Escriba el nombre del campo del formulario del acuerdo con el que quiere crear una relación de asignación.

8. Repita los pasos 6 y 7 para todos los campos a emparejar.

Cada emparejamiento de nombres de campo se debe configurar de forma explícita.  Si necesita eliminar un emparejamiento, haga clic en el icono de la papelera, a la derecha de la fila.

9. Una vez que haya definido todos los emparejamientos de campo, haga clic en el botón Guardar.

Las plantillas de asignación son persistentes y se aplican a todos los acuerdos enviados empleando el documento o lista afectado por la asignación. Una vez creada la plantilla, un administrador puede volver en cualquier momento a Asignación de plantillas, seleccionar un documento o lista y examinar las relaciones asignadas. También puede editar, agregar o eliminar emparejamientos concretos, según sea necesario.

Si un administrador desea borrar con un solo clic todas las filas de asignación de plantilla definidas en un documento de la biblioteca o una lista de SharePoint, puede hacerlo seleccionando el documento o lista deseado y haciendo clic en el botón Borrar asignación anterior.  Las filas de asignación eliminadas no se pueden recuperar, por lo que sería necesario volver a crearlas.

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