Wähle in Acrobat Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
Zuletzt aktualisiert am
19. Dezember 2023
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Gilt auch für Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
Hinweis:
Eine vollständige Liste von Artikeln zum Thema Sicherheit findest du unter Überblick über die Sicherheit in Acrobat und PDF-Dateien.
Arten von Sicherheitsrichtlinien
Wenn du dieselben Sicherheitseinstellungen öfter für mehrere PDF-Dateien übernimmst, kannst du diese Einstellungen als Richtlinie speichern, um den Vorgang zu vereinfachen. Sicherheitsrichtlinien sparen Zeit und gewährleisten einen lückenlos sicheren Arbeitsablauf. Mithilfe von Richtlinien für Kennwortschutz und Zertifikatsicherheit kannst du dieselben Sicherheitseinstellungen für beliebig viele PDF-Dateien wiederverwenden. Es gibt zwei Arten von Sicherheitsrichtlinien:
Firmenrichtlinien sind besonders nützlich, wenn andere über einen begrenzten Zeitraum hinweg auf PDF-Dateien zugreifen sollen. Die Richtlinien für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) sind auf einem Server gespeichert. Zum Verwenden dieser Richtlinien müssen Benutzer über Zugang zu diesem Server verfügen. Zum Erstellen dieser Richtlinien wähle die Dokumentempfänger aus einer Liste in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) aus. Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) steuert den Zugriff auf PDF-Dateien und Auditereignisse gemäß der Sicherheitsrichtlinie. Du kannst Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden, wenn dein Unternehmen die Software lizenziert und dir zur Verfügung gestellt hat.
Benutzerrichtlinien werden von einem einzelnen Benutzer erstellt und angewendet. Wenn du dieselben Sicherheitseinstellungen auf zahlreiche Dokumente anwenden möchtest, kannst du eine Sicherheitsrichtlinie erstellen, um Zeit zu sparen. Anschließend wende die Benutzerrichtlinie auf Dokumente an. Benutzerrichtlinien für Kennwörter und auf öffentlichen Schlüsseln basierende Zertifikate werden auf deinem Computer lokal gespeichert. Mit dem Zugriff auf Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) kannst du eine Benutzerrichtlinie erstellen, die auf dem Formularserver gespeichert wird. Diese Richtlinie steht nur dir zur Verfügung.
Firmenrichtlinien authentifizieren
Zusätzlich zur Wiederverwendung von Sicherheitseinstellungen kannst du mit den in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) gespeicherten Richtlinien Dokumente ablaufen lassen und widerrufen. Du kannst außerdem überwachen, wer ein geschütztes Dokument geöffnet hat. Auf diese Weise lässt sich die Verantwortung für Änderungen leichter zurückverfolgen.
A. Richtlinien sind auf dem Server gespeichert. B. Richtlinien werden auf eine PDF-Datei angewendet. C. Die Anwender können das Dokument nur öffnen, bearbeiten und drucken, wenn die Richtlinie dies gestattet.
Bei der Einrichtung serverbasierter Sicherheitsrichtlinien gibt es vier Hauptphasen:
Konfiguriere den Adobe Experience Manager-Formularserver
In der Regel konfiguriert der Systemadministrator deines Unternehmens oder deiner Gruppe Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit), verwaltet Konten und richtet Unternehmensrichtlinien ein. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) findest du auf der Adobe-Website.
Dokumente mit einer Sicherheitsrichtlinie veröffentlichen
Ein Verfasser erstellt eine PDF-Datei und wendet eine auf dem Adobe Experience Manager-Formularserver gespeicherte Richtlinie auf die PDF-Datei an. Der Server generiert eine Lizenz und einen eindeutigen Verschlüsselungsschlüssel für die PDF-Datei. Acrobat bettet die Lizenz in die PDF-Datei ein und verschlüsselt sie mit dem Verschlüsselungsschlüssel. Der Verfasser oder der Administrator können diese Lizenz dazu verwenden, die PDF-Datei zu verfolgen und zu prüfen.
Dokumente anzeigen, auf die eine Richtlinie angewendet wurde
Wenn ein Benutzer versucht, die geschützte PDF-Datei in Acrobat zu öffnen, muss er seine Identität authentifizieren. Wird dem Benutzer Zugriff auf die PDF-Datei gewährt, wird die PDF-Datei entschlüsselt und mit den in der Richtlinie angegebenen Berechtigungen geöffnet.
Ereignisse verwalten und Zugriff ändern
Mit der Anmeldung bei einem Konto von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) kann der Verfasser bzw. Administrator Ereignisse überwachen und den Zugriff auf durch Richtlinien geschützte PDF-Dateien ändern. Der Administrator kann alle PDF-Dateien und Systemereignisse anzeigen, Konfigurationseinstellungen und den Zugriff auf PDF-Dateien ändern, die mithilfe von Richtlinien geschützt sind.
Benutzersicherheitsrichtlinien erstellen
Benutzerrichtlinien können Kennwörter, Zertifikate oder Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) zur Authentifizierung von Dokumenten verwenden.
Die Richtlinien für Kennwortschutz und Zertifikatsicherheit können lokal auf dem Computer gespeichert werden. Mit Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) erstellte Sicherheitsrichtlinien sind auf einem Server gespeichert. Du kannst Aktionen überprüfen und Sicherheitseinstellungen dynamisch ändern. Du kannst Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden, wenn dein Unternehmen die Software lizenziert und dir zur Verfügung gestellt hat.
Kennwortrichtlinie erstellen
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Klicke auf „Neu“.
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Wähle Kennwörter verwenden aus und klicke dann auf Weiter.
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Gib einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein, führe einen der folgenden Schritte aus und klicke dann auf „Weiter“:
Wenn du bei jeder Anwendung dieser Richtlinie auf ein Dokument Kennwörter und Einschränkungen festlegen möchtest, deaktiviere die Option „Kennwörter mit der Richtlinie speichern“.
Wenn du Kennwörter und Einschränkungen mit der Richtlinie speichern möchtest, aktiviere die Option Kennwörter mit der Richtlinie speichern.
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Lege die Kompatibilität und Kennwortoptionen fest. Wenn du die Option Kennwörter mit der Richtlinie speichern ausgewählt hast, musst du das Kennwort und die Einschränkungen festlegen. Klicke auf „OK“.
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Überprüfe die Richtliniendetails, klicke auf „Fertig stellen“ und dann auf „Schließen“.
Zertifikatsrichtlinie erstellen
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Wähle in Acrobat Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
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Klicke auf „Neu“.
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Wähle „Auf öffentlichen Schlüsseln basierende Zertifikate verwenden“ und klicke auf „Weiter“.
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Gib einen Namen und eine Beschreibung für die Richtlinie ein und lege die zu verschlüsselnden Dokumentkomponenten fest.
Zertifikate müssen aktuell sein und eine Schlüsselverwendung haben, bei der Verschlüsselung zulässig ist.
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Bestimme, wie die Richtlinie durchgesetzt werden soll:
Wenn du eine Richtlinie erstellen möchtest, die mit einzelnen Empfängern verknüpft ist, lasse die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ deaktiviert.
Wenn du eine Richtlinie erstellen möchtest, die mit einzelnen Dokumenten verknüpft ist, aktiviere die Option Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird.
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Wähle im Menü einen Verschlüsselungsalgorithmus aus, der kompatibel ist mit der bei den Empfängern verwendeten Version von Acrobat bzw. Reader.
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Führe einen der folgenden Schritte aus:
Hast du die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ aktiviert, prüfe die Richtlinieneinstellungen und klicke danach auf „Fertig stellen“.
Hast du die Option „Nach Empfängern fragen, wenn diese Richtlinie angewendet wird“ nicht aktiviert, lege die Empfänger fest, indem du die digitalen IDs auswählst (auch deine eigene digitale ID). Klicke anschließend auf „Weiter“.
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Klicke auf „Beenden“.
Richtlinien für geschützte Dateianhänge erstellen
Durch Einbetten von Dokumenten in einen Sicherheitsumschlag und Versenden als E-Mail-Anhang kannst du Dokumente schützen. Diese Methode ist besonders dann nützlich, wenn du einen geschützten Dateianhang senden möchtest, ohne die Dateien zu verschlüsseln. Du kannst Dokumente als E-Mail-Anhang in Form eines Sicherheitsumschlags einbetten, diesen verschlüsseln und an die entsprechenden Empfänger versenden. Wenn die Empfänger den Sicherheitsumschlag öffnen, können sie die Dateianlagen extrahieren und speichern. Die gespeicherten Dateien stimmen mit den ursprünglichen Dateianlagen exakt überein; nach dem Speichern sind sie nicht mehr verschlüsselt.
Beim Senden von vertraulichen Dokumenten (auch in anderen Formaten als PDF) soll z. B. nur der rechtmäßige Empfänger die Dokumente sehen. Du kannst diese Dokumente als Dateianhänge in einen Sicherheitsumschlag einbetten, den Sicherheitsumschlag verschlüsseln und dann per E-Mail an die entsprechenden Empfänger senden. Jeder kann den Briefumschlag öffnen, seine Titelseite und sogar eine Inhaltsliste anzeigen. Die Möglichkeit zum Anzeigen und Extrahieren der eingebetteten Anhänge hat jedoch nur der Empfänger.
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Wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsumschlag erstellen aus.
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Klicke auf Zu sendenden Datei hinzufügen, wähle die anzuhängenden Dokumente aus und klicke dann auf Öffnen. Klicke auf Weiter.
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Wähle eine Briefumschlagvorlage aus und klicke auf Weiter.
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Wähle eine Liefermethode aus und klicke auf Weiter.
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Wenn eine Briefumschlag-Richtlinie erstellt wurde, wähle sie aus. Wähle alternativ Neue Richtlinie aus und führe dann die Schritte zum Erstellen einer Richtlinie aus.
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Überprüfe die Informationen und klicke auf Fertig stellen.
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Bei einigen Richtlinien wirst du aufgefordert, die auf dem Umschlag anzuzeigenden Informationen einzugeben. Gib genügend Informationen ein, so dass die Empfänger den Absender des Umschlags erkennen.
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Trage die Sicherheitsinformationen ein (Kennwort, Zertifikat oder Richtlinie).
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Gib auf dem angezeigten Umschlag die Namen der Empfänger ein. Klicke anschließend in der Werkzeugleiste auf das Symbol zum Speichern bzw. zum Senden per E-Mail.
Wenn du auf das E-Mail-Symbol klickst, wird dein standardmäßig verwendetes E-Mail-Programm geöffnet; der Sicherheitsumschlag ist nun Anhang einer E-Mail. Gib die E-Mail-Adressen der Empfänger ein und schicke die E-Mail ab.
Benutzersicherheitsrichtlinie mit Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) erstellen
Wenn du Zugriff auf Adobe Experience Manager-Dokumentsicherheit hast, kannst du den Dokumentzugriff und die Dokumentberechtigungen von Einzelpersonen einschränken, die beim Server angemeldet sind. Wenn du mit dem Adobe Experience Manager-Formularserver eine Benutzerrichtlinie erstellst, wirst du zur Webseite des Experience Manager-Formularservers weitergeleitet.
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Führe einen der folgenden Schritte durch:
Öffne ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
Wenn du ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchtest, öffne das PDF-Portfolio und wähle Anzeige > Portfolio > Deckblatt aus.
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Wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
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Klicke auf „Neu“.
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Wähle Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verwenden aus und klicke auf Weiter.
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Klicke auf der Webseite Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) auf Richtlinien und danach auf Neu.
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Gib einen Namen und eine Beschreibung ein und lege die Gültigkeitsdauer sowie alle anderen Optionen fest.
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Wähle einzelne Benutzer oder Benutzergruppen aus, lege daraufhin die entsprechenden Berechtigungen fest und klicke auf OK.
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Lege die zu verschlüsselnden Dokumentkomponenten fest und gib an, ob ein Wasserzeichen hinzugefügt werden soll.
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Klicke zum Abschließen dieses Schrittes oben auf der Seite auf Speichern.
Sicherheitsrichtlinien auf PDF-Dateien anwenden
Du kannst auf eine PDF-Datei eine Firmenrichtlinie oder eine Benutzerrichtlinie anwenden. Um eine Serverrichtlinie auf ein Dokument anzuwenden, stelle eine Verbindung zu Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) her. Im Gegensatz zu den PDF-Dateien, auf die die Sicherheitsrichtlinien von Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) angewendet werden, müssen die Sicherheitsrichtlinien selbst auf einem Server gespeichert sein. Du kannst mit Acrobat, serverseitigen Stapelsequenzen oder anderen Anwendungen wie z. B. Microsoft Outlook Richtlinien auf PDF-Dateien anwenden.
Nur der Richtlinienadministrator kann Firmenrichtlinien bearbeiten oder entfernen.
Sicherheitsrichtlinie auf ein PDF anwenden
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Führe einen der folgenden Schritte durch:
Öffne ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
Wenn du ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchtest, öffne das PDF-Portfolio und wähle „Anzeige“ > „Portfolio“ > Deckblatt
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Wenn du eine Serverrichtlinie verwendest, wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus. Wähle eine Richtlinie aus. Wähle aus der Liste eine Richtlinie für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) aus und klicke dann auf Aktualisieren.
Durch Aktualisieren der Sicherheitsrichtlinien sorgst du dafür, dass du die aktuellsten Serverrichtlinien erhältst.
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Wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus. Wähle eine Richtlinie aus und klicke dann auf Auf Dokument anwenden.
Sicherheitsrichtlinie auf Anlagen in Outlook anwenden
Du kannst in Microsoft Outlook verschiedene Dateitypen als geschützte PDF-Anlagen senden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) eingerichtet und in Acrobat verfügbar ist.
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Wähle in Outlook auf der Startleiste „Neue E-Mail-Nachricht“ aus.
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Klicke in der Adobe PDF-Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Als geschützte Adobe PDF-Datei anhängen
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Wähle die Datei aus, die du als Anlage senden möchtest, indem du den Dateipfad eingibst oder auf „Durchsuchen“ klickst.
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Gib an, wie du das Dokument schützen möchtest, und klicke auf „OK“.
Die Datei wird in das PDF-Format konvertiert und anschließend mit dem ausgewählten Sicherheitssystem verschlüsselt.
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Stelle die E-Mail fertig und klicke anschließend auf „Senden“.
Benutzersicherheitsrichtlinie aus einem PDF entfernen
Du kannst eine Sicherheitsrichtlinie aus einer PDF-Datei entfernen, sofern du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst. Im Allgemeinen kann der Eigentümer des Dokuments eine Sicherheitsrichtlinie aus einer PDF-Datei entfernen.
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Führe einen der folgenden Schritte aus:
Öffne ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio.
Wenn du ein PDF-Portfolio verschlüsseln möchtest, öffne das PDF-Portfolio und wähle Anzeige > Portfolio > Deckblatt.
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Wähle Werkzeuge > Schützen> Weitere Optionen > Sicherheit entfernen aus.
Sicherheitseinstellungen exportieren
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Wähle in Acrobat Bearbeiten > Voreinstellungen > Sicherheit > Exportieren aus.
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Wähle die freizugebenden Einstellungsgruppen aus und klicke auf OK.
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Prüfen und ändere die Sicherheitseinstellungen nach Bedarf und klicke dann auf Exportieren.
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Wähle ggf. ein Verfahren zum Verschlüsseln der Sicherheitseinstellungen aus und klicke dann auf OK.
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Wähle Empfänger aus und klicke zweimal auf OK.
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Signiere die Datei.
Richtlinie kopieren, bearbeiten oder löschen
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Wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Sicherheitsrichtlinien verwalten aus.
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Lege im Menü Einblenden fest, welche Richtlinien angezeigt werden sollen: Richtlinien, auf die du Zugriff hast, Benutzerrichtlinien, die du selbst erstellt hast, oder Firmenrichtlinien.
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Wähle eine Richtlinie aus und verwende dann die gewünschten Optionen:Hinweis:
Optionen zum Bearbeiten oder Löschen von Unternehmensrichtlinien sind nur verfügbar, wenn du über Administratorrechte für Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) verfügst. Änderungen an diesen Richtlinien können nur in Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) vorgenommen werden, der automatisch geöffnet wird, wenn du eine Option auswählst.
Kopieren
Verwende diese Option, wenn du eine Richtlinie erstellen möchtest, die auf den Einstellungen einer vorhandenen Richtlinie basiert.
Bearbeiten
Wenn eine auf einem lokalen Computer gespeicherte Benutzerrichtlinie bearbeitet wird, wirkt die Änderung nur auf die Dokumente aus, auf die die Richtlinie nach dem Bearbeiten angewendet wird. Bei Benutzerrichtlinien, die auf einem Server gespeichert sind, kannst du die Berechtigungseinstellungen und anderen Optionen bearbeiten. Diese Option ist bei Firmenrichtlinien nicht verfügbar.
Löschen-Symbol
Diese Option ist bei Firmenrichtlinien normalerweise nicht verfügbar.
Favorit
Ist die Option aktiviert, wird neben der Richtlinie ein Stern eingeblendet. Klicke zum Entfernen einer Richtlinie aus den Favoriten erneut auf „Favorit“. Du kannst die Option „Favorit“ auch auf mehrere Richtlinien gleichzeitig anwenden. Verwende diese Option, um das Aufrufen einer Richtlinie zu vereinfachen.
Richtliniengeschützte PDF-Dateien sperren
Wenn du den Zugriff auf eine richtliniengeschützte PDF, die du einer Gruppe von Benutzern zur Verfügung gestellt hast, einschränken möchtest, kannst du das Dokument zu diesem Zweck sperren.
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Führe einen der folgenden Schritte aus:
Öffne ein einzelnes PDF-Dokument oder eine Komponentendatei aus einem PDF-Portfolio und melde dich bei Adobe LiveCycle Rights Management ES an.
Öffne bei einem PDF-Portfolio das PDF-Portfolio, melde dich bei Adobe Experience Manager-Formularserver (Dokumentsicherheit) an und wähle Anzeige > Portfolio > Deckblatt aus.
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Wähle Werkzeuge > Schützen > Weitere Optionen > Dokumentsicherheit > Sperren aus.
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Wähle im Menü auf der Website eine Option, die erläutert, warum du das Dokument sperren, oder gib eine Meldung ein. Wenn du das gesperrte Dokument ersetzt, gib die URL des neuen Dokuments an.
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Klicke auf OK, um die Änderungen zu speichern.
