Работа с разделом «Все файлы» в Analyzer в Acrobat

Все файлы — это полный список файлов в вашей учетной записи. Сюда входят файлы, добавленные непосредственно в Analyzer, а также файлы, доступные через коллекции, к которым у вас есть доступ (общие файлы здесь не представлены). Файл может одновременно находиться в разделе Все файлы и в нескольких коллекциях. 

В отличие от коллекции, раздел Все файлы не является отдельным организационным контейнером. Если удалить файл из коллекции, он по-прежнему останется доступным в разделе Все файлы. Удаление добавленного файла из раздела Все файлы приводит к его окончательному удалению из Analyzer, а также из всех коллекций, в которых он содержался.

Открытие раздела «Все файлы»

Выберите Все файлы в основной панели навигации.

На странице отображается общее количество доступных вам файлов и таблица с файлами из раздела Все файлы.

Сведения о таблице с файлами

В таблице первым столбцом всегда отображается Имя файла. Этот столбец нельзя скрыть.

По умолчанию в таблице также отображаются:

• Дата добавления — дата добавления файла в Analyzer.
• Источник — откуда поступил файл. Для файлов, добавленных напрямую, указано значение ПК. Связанные файлы указывают на внешний источник, например SharePoint.

Можно отображать до семи столбцов, включая Имя файла.

Когда вы наводите курсор на файл, Analyzer отображает элементы управления для открытия файла или добавления тегов к нему.

Добавление файлов непосредственно в раздел «Все файлы»

Выберите Добавить файлы, чтобы добавить файлы без предварительного создания или открытия коллекции.

1. Нажмите Добавить файлы.
2. Перетащите файлы на панель добавления или нажмите Обзор файлов, чтобы найти их на своем локальном устройстве.
3. Добавьте файлы.

Analyzer обрабатывает файлы и добавляет их в раздел Все файлы. Для файлов, добавленных напрямую, в столбце Источник будет указано ПК.

Позже вы можете добавить эти файлы в любую коллекцию, которой можете управлять.

Поиск файлов по имени

Выберите Поиск, чтобы найти файлы во всем доступном списке.

Выберите критерий поиска: по названию файла или по его содержимому. 

Обновление атрибутов

Выберите Обновить атрибуты, чтобы обновить атрибуты для документов в разделе Все файлы.

Подтверждающее сообщение указывает, что некоторые атрибуты могли быть добавлены или обновлены и что обновление может занять некоторое время в зависимости от количества задействованных документов.

Выберите:

• Обновить все, чтобы начать обновление.
• Пропустить сейчас, чтобы закрыть сообщение и обновить позже.

Обновление применяется к полному набору атрибутов.

Настройка таблицы файлов

Выберите Настроить представление атрибутов, чтобы выбрать, какие метаданные и извлеченные атрибуты отображаются как столбцы.

Имя файла всегда остается видимым. Вы можете добавить до шести других столбцов из раздела:

• Источник
• Дата добавления
• Доступные вам атрибуты

Вы также можете перетащить выбранные значения, чтобы изменить их порядок. Элементы выше в списке отображаются левее в таблице.

Выберите Применить, чтобы сохранить конфигурацию, или Отмена, чтобы отменить изменения.

Выбор столбцов и их порядок сохраняются при выходе из Все файлы и последующем возврате.

Фильтрация списка файлов

Выберите Фильтровать данные, чтобы сузить отображаемые файлы, используя извлеченные значения атрибутов и условия.

Фильтрация Все файлы использует ту же модель фильтрации, доступную в коллекциях.

Работа с отдельными файлами

Наведите курсор на файл, чтобы отобразить действия:

• Открыть файл — открыть документ для просмотра его содержимого, извлеченных значений и ссылок.
• Пометить документ — применить или удалить метку файла.

Метка принадлежит самому файлу, поэтому ее состояние сохраняется при появлении файла в коллекциях.

Работа с выбранными файлами

Установите флажок для одного или нескольких файлов, чтобы отобразить действия, применимые к выбору.

Счетчик изменяется, чтобы показать количество выбранных и общее количество доступных файлов. Например, Выбрано 3 из 2000 документов указывает, что выбрано три файла из списка в 2000 документов.

Доступные действия

• Добавить в коллекцию — добавить выбранные файлы в новую или существующую коллекцию без повторного добавления.
• Загрузить — загрузить копии выбранных файлов на локальный компьютер.
• Экспортировать извлеченные данные — экспортировать выбранные значения атрибутов в файл CSV.
• Удалить — окончательно удалить подходящие файлы из Analyzer.

Сведения об удалении из раздела «Все файлы»

Удаление файла из раздела «Все файлы» отличается от удаления из коллекции.

Удаление добавленного файла из раздела «Все файлы»:

• Окончательно удаляет файл из Analyzer.
• Удаляет его из всех коллекций, которые его содержат.
• Отменить нельзя.

Файлы, связанные с внешним источником (например, SharePoint), невозможно удалить из раздела Все файлы. Analyzer блокирует удаление, поскольку внешняя система остается источником файла.

Предоставление доступа к разделу «Все файлы»

Откройте меню (значок с многоточием) и выберите пункт Общий доступ, чтобы предоставить другому пользователю доступ к вашей коллекции Все файлы.

Совместное использование работает по той же модели доступа, что и совместное использование коллекции. Получателю предоставляется доступ к актуальному списку файлов, поэтому любые изменения в файлах, находящихся в разделе Все файлы, отображаются автоматически.