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Gráficos de informes de acuerdos y exportaciones de datos

 

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Visión general de Exportaciones de datos y Gráficos de informes

La nueva Experiencia de informes permite a los usuarios de los niveles de servicio Enterprise y Business crear, guardar y administrar sus propios informes personalizados y exportaciones de datos en una vista personalizada.

Los informes son plantillas que devuelven uno o varios gráficos con un resumen de los datos del acuerdo según los haya definido el usuario. El número y el tipo de informes disponibles para el usuario vienen determinados por el nivel de autoridad del usuario en el sistema y el ámbito de permisos aplicado a su ID de usuario.

Las exportaciones de datos proporcionan un método para que los usuarios extraigan datos de campo específicos de los acuerdos dentro de su ámbito de autoridad. Los usuarios pueden aplicar filtros para enfocar el conjunto de datos devuelto por usuario, grupo, flujo de trabajo o nombre del acuerdo.

Dentro del conjunto de acuerdos filtrados, el usuario puede definir los campos individuales que se exportarán a un archivo CSV, lo que desordena la exportación de cualquier dato transaccional que no necesite.

Ejemplo de exportación de datos

Los tipos de informe incluyen los siguientes:

  • Acuerdos (Todos los usuarios): los informes de acuerdos devuelven las métricas de actividad del acuerdo, como las tasas de finalización, el tiempo de finalización, el uso del flujo de trabajo, las tendencias de volumen y las tendencias de remitente/grupo. Hay once gráficos del Acuerdo.
  • Consumo de transacciones (En desarrollo): devuelve el volumen de transacciones a través del sistema por usuario, grupo, flujo de trabajo o tendencia de volumen global. Hay cuatro gráficos de Consumo de transacciones.
  • Usuarios (En desarrollo): los informes de usuarios se centran en las métricas de usuario, como los usuarios/grupos creados, las tendencias de crecimiento de usuarios/grupos y la actividad de los usuarios. Hay seis gráficos de Usuario.
Nota:

Los tipos de informes de Transacciones y usuarios se incluyen en esta documentación para mayor concienciación, pero están actualmente en desarrollo y no están disponibles en la versión actual.

Gráficos de informe de ejemplo

Tablero predeterminado (información general)

Cuando la nueva experiencia de Informes se abre por primera vez, se carga el tablero predeterminado.

El tablero carga automáticamente una descripción general del tráfico del acuerdo de los siete días anteriores. Este contiene un resumen en la parte superior y tres gráficos que muestran el porcentaje de acuerdos completados, la tendencia del volumen total del acuerdo y el tiempo medio que tarda en completarse un acuerdo.

Página de aterrizaje predeterminada

Filtrado de exportaciones e informes

La mayoría de las cuentas generan suficiente volumen para requerir que se limite el conjunto de datos del acuerdo y que se devuelvan solo los valores de un lapso de tiempo, evento o flujo de trabajo seleccionados.

Tanto las exportaciones como los informes utilizan el mismo sistema de filtrado principal para limitar el número de acuerdos que se incluyen en el conjunto de datos devuelto.

Puede limitar el conjunto de datos mediante lo siguiente:

  • Intervalo de fechas: limita el conjunto de datos devuelto a un cuadro de tiempo basado en la Fecha de creación del acuerdo
  • Filtros de flujo de trabajo: limita el conjunto de datos devuelto en función de los valores conocidos del flujo de trabajo en relación con el acuerdo.
    • Si no se selecciona ningún filtro, se devuelven todos los acuerdos dentro del rango de datos.
    • Los filtros del flujo de trabajo se suman. Todos los acuerdos que se ajustan a uno (o más) de los filtros se incluyen en el conjunto de datos devuelto.
    • Las categorías de filtrado son las siguientes:
      • Remitente: filtrado basado en los usuarios remitentes de su cuenta
      • Flujo de trabajo: filtros basados en el flujo de trabajo utilizado para enviar el acuerdo
      • Nombre del acuerdo: filtrar por el nombre de los acuerdos. Ideal para acuerdos de formularios web y otras fuentes que utilizan un nombre de acuerdo común
      • Grupo: filtrar acuerdos en función de los grupos desde los que se enviaron
Filtros de fecha y objeto

Cuando se seleccionan, los filtros de flujo de trabajo exponen un subfiltro para permitir al usuario seleccionar de forma explícita entre los valores de ese tipo de filtro conocidos por el usuario (mediante una lista desplegable de selección múltiple).

El usuario puede escribir una cadena en el campo para generar una lista de valores que coincidan.

Es posible seleccionar varios valores.

Subfiltros de objeto

Exportaciones de datos

Las exportaciones de datos están disponibles para todos los usuarios y permiten la exportación de datos de acuerdos de nivel de campo.

Cada exportación es una descarga estática de los datos disponibles en el momento en que se crea la exportación. Para actualizar los datos de una exportación, primero deben actualizarse los datos.

Se pueden crear exportaciones para recuperar datos en el contexto de Acuerdos, Consumo de transacciones y Usuario.

Los datos de campo exportados se seleccionan de forma explícita cuando se crea la exportación y se pueden editar en cualquier momento.

Gráficos de informes

La disponibilidad de los gráficos de informes depende del nivel de autoridad del usuario en el sistema de Acrobat Sign.

Gráficos disponibles actualmente:

  • Once gráficos de acuerdo
En desarrollo:
  • Cuatro gráficos de consumo de transacciones
  • Seis gráficos de usuario
Tipo de informe Gráfico
Usuarios Administradores de grupo Administradores de cuentas
Acuerdo Acuerdos completados
Acuerdo Tiempo medio para completar
Acuerdo Acuerdos por flujo de trabajo
Acuerdo Compleción del acuerdo por flujo de trabajo
Acuerdo Tiempo para completar la tendencia
Acuerdo Tendencia de volumen de acuerdos
Acuerdo Tiempo para completar el acuerdo
Acuerdo Acuerdos por remitente No*
Acuerdo Acuerdos completados por remitente No*
Acuerdo Acuerdos por grupo No** No**
Acuerdo Acuerdo completado por grupo No** No**
         
En desarrollo
Consumo de transacciones Tendencia del volumen de transacciones No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por el remitente No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por grupo No** No**
Consumo de transacciones Transacciones por flujo de trabajo No** No**
Usuarios Usuarios creados por día No No
Usuarios Grupos creados por día No No
Usuarios Total de usuarios a lo largo del tiempo No No
Usuarios Total de grupos a lo largo del tiempo No No
Usuarios Remitentes únicos por día No No
Usuarios Actividad de inicio de sesión de usuario No No

*Estos informes se habilitan si se concede al usuario acceso a los datos de los grupos a los que pertenece.

** Estos informes se habilitan si se concede al usuario acceso a los datos de toda la cuenta.

Formato de gráfico

Todos los gráficos se crean con el mismo diseño y funcionalidad:

  1. El nombre del gráfico guardado se muestra en la parte superior
  2. Los filtros aplicados actualmente al gráfico se generan como se muestra. Se pueden editar todos los filtros:
    • Todos los gráficos: indica los gráficos mostrados. Se pueden añadir uno o más gráficos y quitar el original.
    • Intervalo de fecha: se puede actualizar el ámbito de fechas de los acuerdos utilizados para generar el gráfico.
    • Filtros: añada o cambie el filtro de Flujo de trabajo, Remitente, Nombre del acuerdo o Grupo.
  3. El resumen numérico de los acuerdos basado en el estado.
  4. El gráfico.
  5. Datos de tabla, permite el acceso a lo siguiente:
    • Ver los detalles del gráfico: una vista más grande solo del gráfico en sí.
    • Ver tabla de datos: una representación basada en tablas del gráfico.
    • Ver datos sin procesar: una tabla con los acuerdos individuales utilizados para generar el gráfico.
Nota:

Editar y guardar un informe existente no permite cambiar el nombre del informe con la nueva configuración.

Si desea crear una nueva variante de un informe, primero duplíquelo y nombre el duplicado de acuerdo con la naturaleza del nuevo informe.

Diseño del gráfico

Los gráficos de barras, líneas y dispersión proporcionan detalles cuando el puntero se sitúa sobre un elemento de datos de gráfico.

Elementos de datos de gráfico

Ejemplos de gráficos de Acuerdo

Ejemplos de gráficos de Consumo de transacciones (en desarrollo)

Ejemplos de gráficos de Usuario (en desarrollo)

Creación de exportaciones

Las exportaciones de datos permiten la extracción de datos de los acuerdos completados sin tener que examinar columnas de datos que no son significativos para sus necesidades en este momento.

Aquí es donde la aplicación de un valor de Nombre de sus campos vale la pena.

Para crear una nueva exportación de datos:

  1. Haga clic en Nueva exportación

  2. Seleccione el tipo de exportación de datos.

    Tipo de exportación de datos

  3. Defina sus filtros:

    • Seleccione un intervalo de fechas para la exportación (evaluado en función de la fecha de la última modificación del acuerdo).
    • Si lo desea, puede añadir uno o más filtros de flujo de trabajo para limitar el conjunto de datos a solo acuerdos específicos.
      • Si no se selecciona ningún filtro, se devuelven todos los datos del acuerdo dentro del intervalo de fechas seleccionado.
                
  4. Cuando el filtro esté configurado correctamente, haga clic en Seleccionar columnas en la esquina superior derecha de la ventana

    Configuración de filtros de exportación

  5. Seleccione los campos que desea exportar al archivo CSV

    • Cada campo seleccionado es una columna de la tabla
    • Cada fila de la tabla representa un registro de destinatario
      • Los acuerdos con varios destinatarios pueden tener varias filas.

    Los campos disponibles se enumeran en cuatro categorías:

    • Acuerdo: campos relacionados con la transacción del acuerdo.
      • ID externo del acuerdo: los ID externos se añaden a través de la API o la integración.
      • Estado del acuerdo: completado, en curso, caducado, etc.
      • Nombre del acuerdo: el nombre proporcionado para el acuerdo cuando se creó.
      • ID del acuerdo: el ID de Acrobat Sign interno asignado a la transacción.
      • Fecha de creación: la marca de fecha/hora del momento en que se creó el acuerdo.
      • Fecha de transacción:
      • Fecha del último evento: la última vez que se modificó el acuerdo.
      • Flujo de trabajo: el número de ID del flujo de trabajo utilizado para enviar el acuerdo.
      • Tipo: el tipo de plantilla utilizado para crear el acuerdo.
    • Firmante: campos relevantes para los destinatarios del acuerdo
      • Nombre del firmante: el valor del nombre que introduce el destinatario.
      • Apellido del firmante: el valor del apellido que introduce el destinatario.
      • Correo electrónico del firmante: el valor del correo electrónico del destinatario.
      • Cuenta del firmante: el ID de cuenta del destinatario (si existe).
    • Remitente
      • Nombre del remitente: el nombre del usuario remitente.
      • Apellido del remitente: el apellido del usuario remitente.
      • Correo electrónico del remitente: la dirección de correo electrónico del usuario remitente.
      • Cuenta del remitente: el ID de cuenta del usuario remitente.
    • Campo de formulario: estos son los campos personalizados creados en los acuerdos.
     
    Selección de campos

    Para añadir campos al conjunto de datos exportado, haga lo siguiente:

    • Seleccione una categoría y haga clic en un campo para seleccionarlo
    • Haga clic en el vínculo Añadir en la parte superior de la columna (o la flecha que señala a la derecha) para agregar el campo a la lista de valores devueltos
      • Si necesita quitar un campo del conjunto de datos devuelto, selecciónelo con un solo clic y, a continuación, haga clic en el vínculo Quitar en la parte superior de la columna (o haga clic en la flecha que señala a la izquierda)

    La opción para Seleccionar todos los campos está disponible en ambas columnas y selecciona todos los campos disponibles en la columna para moverlos según sea necesario.

  6. Cuando se hayan definido los datos de nivel de campo que se van a exportar, haga clic en Guardar.

  7. Proporcione un Nombre de archivo para la exportación de datos y haga clic en Guardar.

    Este nombre de archivo se utiliza para identificar la exportación en su página del filtro Exportaciones.

    Asigne un nombre a la exportación para la lista de filtros

  8. La página se actualiza con el filtro Exportaciones con la nueva exportación de datos en la parte superior.

    La columna de estado indicará que la exportación se está generando durante algún tiempo. Si el conjunto de datos es bastante grande, esto podría tardar unos segundos.

    Exportar creación

  9. Una vez que el estado de exportación se convierta en Preparado, pase el ratón sobre el registro de exportación y seleccione la acción rápida de Descargar (o seleccione Descargar en el menú acciones).

    Descargar la exportación

  10. Proporcione un Nombre de archivo para el archivo CSV descargado.

    Este es el nombre real del archivo después de descargarlo.

    Se ha proporcionado un nombre de archivo descargado

  11. Haga clic en Descargar

    Aparece un mensaje de confirmación y el archivo CSV se descarga en el sistema local.

    Descargar el CSV

  12. El archivo CSV descargado se denomina como se ha definido y contiene los campos seleccionados:

    CSV descargado

Creación de informes

Los informes de acuerdos permiten al usuario crear una vista de los acuerdos en un lapso de tiempo definido y representados en una tabla de resumen numérica con al menos un gráfico (el tipo de gráfico depende del informe que se ejecute).

Para crear un nuevo informe de acuerdo:

  1. Seleccionar Nuevo informe

  2. Seleccione un tipo de informe.

    Seleccionar el tipo de informe

  3. Seleccione uno o varios gráficos para el informe.  

    Haga clic en Continuar.

    Seleccione los gráficos

  4. Defina los filtros para el informe.

    Haga clic en Ver informe.

    Definir los filtros

  5. La página se actualiza y muestra el informe con los filtros enumerados en la parte superior.

    Haga clic en Guardar.

    Informe mostrado con filtros

  6. Proporcione el Nombre del informe y haga clic en Guardar.

    Este nombre de informe se utiliza para identificar el informe en la página del filtro Informes.

    Guardar el informe en el registro de informes del sistema

  7. La página se actualiza con el valor predeterminado del tablero Resumen y se muestra un mensaje de operación correcta que indica que el informe se ha guardado.

    Mensaje de éxito

    Puede volver en cualquier momento al filtro Informe para el tipo de informe utilizado y abrir el informe para verlo con los datos actuales.

    Abrir informe

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