Présentation
Une copie PDF d’un accord signé peut être jointe à la notification électronique finale remise aux participants à l’accord une fois le processus de signature terminé.
Les destinataires du PDF signé dépendent des paramètres définis dans le groupe à partir duquel l’accord est envoyé. La diffusion peut être limitée aux destinataires internes, aux destinataires externes, aux destinataires internes et externes ou à personne.
Le PDF envoyé est joint directement à l’e-mail et validé par le certificat de signature CDS Adobe Acrobat Sign, s’assurant ainsi que le document est une copie certifiée conforme de l’original signé légalement sur le serveur Acrobat Sign.
Les administrateurs doivent tenir compte de la nature du contenu collecté dans leurs documents et évaluer les avantages et risques liés à la diffusion d’une copie jointe de ce document par e-mail. Si les copies ne sont pas remises aux destinataires, un système permettant de fournir des copies du document signé à des signataires externes devrait être établi.
joindre une copie PDF du document signé est un préalable indispensable pour activer la fonctionnalité permettant de joindre un rapport d’audit ou un fichier CSV des données collectées sur le document.
Bonnes pratiques
Les administrateurs doivent comprendre la nature des accords envoyés et déterminer si la commodité de la remise du document signé aux signataires l’emporte sur le risque encouru en joignant le PDF.
Objectivement, il est plus sûr de supprimer la remise du PDF signé par e-mail. Ce point doit être mis en balance avec les exigences de remise du document signé aux signataires (le cas échéant). Si la remise automatique est supprimée, les administrateurs doivent développer un processus de réception et de remise pour remettre les documents signés à leurs signataires lorsqu’ils le demandent.
En fonction du volume des accords et de leur sensibilité, il peut être utile d’établir différents groupes pour remettre des accords très sensibles avec des options de sécurité plus strictes.
Configuration
Disponibilité :
L’option permettant de joindre un PDF à l’e-mail final est disponible pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à.
Les commandes permettent de limiter l’audience de diffusion :
- Tous les destinataires : toutes les parties impliquées dans le processus d’accord recevront une copie du document.
- Destinataires internes : seuls les participants internes à votre compte Acrobat Sign recevront le document.
- Notez que les destinataires internes ont un accès direct pour télécharger une copie de l’accord d’origine sur la page Gérer de leur compte Acrobat Sign.
- Destinataires externes : seuls les participants externes à votre compte Acrobat Sign recevront le document.
- Notez que les destinataires externes n’ont généralement pas accès directement à l’accord sur le système Acrobat Sign. Les destinataires externes qui souhaitent obtenir une copie du document doivent contacter votre société.
- Personne : le PDF n’est pas joint dans l’e-mail final.
