La fonction « Je suis le seul à signer » est remplacée par une interface plus fluide et concentrée appelée Remplir et signer Tous les niveaux de service ont accès au flux de travaux Remplir et signer.

Description de la fonction

La fonction Remplir et signer est conçue pour faciliter et accélérer le chargement d’un document, le remplissage de tout le contenu nécessaire et la signature, le cas échéant.

Le texteest saisi dans une interface « cliquer et saisir » directe : plus besoin de placer des champs élaborés.

Les coches et les points pleins sont disponibles pour les cases à cocher et les cases d’option.

Les champs de signature et de paraphes sont disponibles en fonction de vos besoins.

Après avoir saisi tout le contenu requis, l’utilisateur a la possibilité d’envoyer une copie du document signé à un ou plusieurs destinataires.

Tout le contenu d’entrée est saisi et peut être extrait dans des rapports. L’intégralité de la transaction est consignée dans un rapport d’audit comme n’importe quel autre accord.

Regarder la vidéo sur l’outil Remplir et signer ici

Utilisation

Sur la page Tableau de bord dans Adobe Sign, cliquez sur le lien Remplir et signer dans la section Fonctions supplémentaires (angle inférieur gauche). Ce lien ouvre la page de téléchargement Remplir et signer.

Nav to FaS

 

Les deux champs disponibles sur la page de téléchargement Remplir et signer sont :

○ La section Fichiers où vous pouvez faire glisser et déposer les fichiers à signer

◘ Les fichiers peuvent également être ajoutés à la bibliothèque ou toute autre source intégrée, à l’instar de la mise en pièces jointes des fichiers sur la page d’envoi.

○ Le champ Nom de l’accord, qui vous permet de donner un nom à l’accord

◘ Par défaut, le champ Nom de l’accord prend le nom du premier fichier déposé dans la section Fichiers.

◘ Cette valeur peut être modifiée si vous le souhaitez.

Remarque :

Aucun champ de formulaire n’est disponible pendant le processus Remplir et signer, et ce, quels que soient l’origine des fichiers ou le type de champs appliqué (création, balise de texte ou Acroforms).

Agreement Name adoption

 

Il est possible d’ajouter plusieurs fichiers.

Durant le processus d’entrée, les fichiers s’affichent dans le même ordre que dans la section Fichiers.

Les fichiers peuvent être réorganisés avec un glisser-déposer.

Move Files

 

La simple modification de l’ordre des documents dans la liste des Fichiers ne changera pas la valeur dans le champ Nom de l’accord.

Reordered files

 

Si vous supprimez le document original qui a donné le Nom de l’accord, ce dernier prendra une nouvelle valeur en fonction du fichier qui est situé en haut dans la liste des Fichiers.

Renamed Agreement

Remarque :

Si le Nom de l’accord est modifié, de quelque manière que ce soit, cette valeur ne changera plus, même si vous manipulez les fichiers.

Une fois tous les fichiers inclus et le Nom de l’accord accepté, cliquez sur Suivant.

 

L’interface Remplir et signer se charge, affichant, dans l’ordre, les fichiers du document que vous avez téléchargés.

Les outils d’entrée se trouvent tout en haut de la page Remplir et signer.

Tool Bar

Liste des types d’entrées (de gauche à droite) :

A. Saisie de texte : cliquez sur cette option, puis cliquez dans le document, à l’endroit où vous souhaitez ajouter du texte. Pour passer à une autre section du document, vous devez explicitement cliquer dans la nouvelle zone et commencer à saisir du texte. La saisie de texte respecte les retours chariot, il est donc facile de remplir des champs de note étendus sur plusieurs lignes.

B. Insérer une coche : cette option permet de placer une coche simple.Idéale pour les cases à cocher.

C. Insérer un point plein : les points pleins sont également des images simples, traditionnellement utilisées avec des cases d’option. Il est également possible de les appliquer dans des cases à cocher.

D. Champ de signature : le champ de signature permet à l’utilisateur de placer une signature. Si vous disposez d’une signature enregistrée dans votre compte, elle est utilisée par défaut. Dans le cas contraire, vous disposez des options de signature standard autorisées par les paramètres de compte.

E. Champ d’initiales : à l’image du champ de signature, les initiales utilisent une image enregistrée tout en laissant les options de saisie standard si aucune image n’est enregistrée.

 


Modification de la taille de la police

Il est possible d’augmenter ou de réduire la taille de la police, par rapport à la taille par défaut. Tous les types d’entrée conservent leurs paramètres de taille indépendamment des autres types.

Il est possible d’avoir plusieurs tailles différentes au sein d’un même accord pour tous les types d’entrée.

 

Le texte, les coches, et les points pleins utilisent un mécanisme de redimensionnement « par cran » qui ajuste la police à la taille prédéfinie suivante, soit plus grande, soit plus petite.

Au-dessus de chacun de ces champs se trouve une interface qui contient une icône Supprimer (la poubelle du côté droit) et deux exemples de la lettre « A ».

Le « A » de gauche est plus petit, et réduit la taille de police d’un « cran ».

Le « A » de droite est plus grand, et augmente la police d’un « cran ».

Stepped Size

Remarque :

La modification de la taille de la police pour tout type d’entrée reste active pour tous les champs suivants du même type. 

Pour obtenir de meilleurs résultats, entrez du texte dans le premier champ, puis augmentez ou réduisez la taille de police pour qu’elle semble proportionnelle à celle du document sous-jacent. Une fois la taille adéquate atteinte, vous n’avez pas besoin de redimensionner la police à nouveau.

 

Les coches, les points pleins, la signature, et les champs d’initiales peuvent être redimensionnés en tirant la « poignée » bleue sur le pourtour du champ d’entrée.

Drag Sizing

De nouveau, ce redimensionnement reste actif jusqu’à ce que la taille soit modifiée une nouvelle fois (par l’une ou l’autre méthode).


Déplacement des champs de saisie

Tous les champs de saisie peuvent être déplacés après leur insertion. Selon la façon dont le formulaire est intégré, il peut être plus facile de saisir votre entrée dans une section distincte dans le formulaire, puis de la déplacer.

Pour déplacer un champ :

○ Cliquez simplement dessus pour le sélectionner. Le cadre de sélection du champ s’affiche.

○ Lorsque le curseur de la souris survole le champ, il se transforme en flèche à quatre directions. Cliquez et maintenez le bouton de la souris pour faire glisser le champ où vous en avez besoin.

Move Input


Remplir le document

Passez en revue le document pour y insérer des entrées là où c’est nécessaire.

Il n’est pas obligatoire d’ajouter un champ de signature.

Complete form

Une fois le document rempli, cliquez sur Terminé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre.


Et voilà !

Après avoir cliqué sur le bouton Terminé, la page « Vous avez bien signé » s’affiche après l’actualisation.

Cette page contient une vignette du document que vous venez de signer à gauche, ainsi que quatre « prochaines étapes » sur lesquelles vous pouvez cliquer :

○ Envoyer une copie : cette option démarre un nouveau flux de travail qui fournit le document signé à une ou plusieurs adresses électroniques.

○ Télécharger une copie : cliquer sur ce lien ouvre une copie du document PDF signé sur votre système local.

○ Gérer ce document : cette option ouvre l’onglet Gérer.

○ Signer un autre document : ce lien ouvre la page de téléchargement Remplir et signer à nouveau, pour que vous puissiez signer un autre document.

Pose Send page


Envoi d’une copie

En cliquant sur l’option Envoyer une copie, une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous permet de saisir les adresses électroniques auxquelles vous souhaitez distribuer un document.

Send a Copy to another

C’est dans le champ Destinataires que vous pouvez saisir les adresses électroniques. Si vous devez envoyer le document à plusieurs adresses électroniques, séparez-les par une virgule.

○ Cliquez sur M’ajouter en haut à droite du champ de destinataire pour ajouter votre adresse électronique dans le champ.

C’est dans le champ Message que vous pouvez saisir n’importe quel texte à envoyer avec le document.

 

Le destinataire reçoit un e-mail contenant un lien vers le document et le message.

Les destinataires disposant d’un compte actif Adobe Sign voient également le document apparaître sur leur page Gérer dans la section Signé.

 

Après avoir exécuté le processus Envoyer une copie une nouvelle page s’ouvre pour indiquer la réussite du processus.

Deux options sont disponibles :

○ Gérer ce document

○ Signer un autre document

Post Share

Remarque :

À tout moment, l’expéditeur peut partager une copie du document à une adresse électronique d’un destinataire depuis l’onglet Gérer.

Ceci fonctionne exactement de la même façon que l’option Envoyer une copie sur la page « Vous avez bien signé ». Il faut simplement utiliser l’outil Partager sur la page Gérer pour saisir l’adresse électronique du destinataire.

Remplir et signer des documents sur la page Gérer

L’auteur voit son document Remplir et signer trié de la même façon que les autres accords sur la page Gérer.

Si le processus Remplir et Signer est interrompu avant que la signature soit apposée, le document sera placé dans la section Brouillons.

Les documents Remplir et signer qui ont bien été signés se trouveront dans la section Signé.

Sender - Manage page

 

Si aucune signature n’a été apposée sur le formulaire, le document se trouve dans la section Remplis. 

filled_form_on_themanagetab

 

Les destinataires reçoivent un document dans leur boîte de réception de messagerie électronique, mais disposent également du document dans les documents partagés de leur compte Adobe Sign.

Tout destinataire qui active son compte Adobe Sign peut consulter le document répertorié dans la section Signé.

Le texte gris clair sous le Nom indique que le document est partagé par un autre utilisateur.

Sharee Manage


Historique/rapport d’audit

L’onglet Historique de la page Gérer vous offre un récapitulatif de toutes les mesures prises concernant le document.

La ligne « Document partagé avec » indique le nom des personnes avec qui le document a été partagé.

Hiostory tab

 

Le rapport d’audit répertorie tous les événements identiques d’un accord normal dans le même format.

Audit Report


Exportation des données d’entrée

Les documents Remplir et signer comportant du texte peuvent générer un fichier CSV qui inclut toutes les données des champs.

 

Utilisateurs

L’auteur original du document Remplir et signer a la possibilité d’exporter les détails du document ainsi que le contenu des champs depuis son onglet Gérer.

Cliquez simplement sur l’accord en question pour le sélectionner, puis cliquez alors sur l’icône « Contient des données de formulaire ».

CSV Icon

Le fichier CSV se télécharge sur votre système et peut être ouvert avec n’importe quelle application capable de lire le format CSV (Excel est le plus courant).

Le fichier CSV affiche les données d’entrée dans une série de colonnes portant l’en-tête « MULTILINEDATA ».

CSV from Manage

 

Administrateurs

Les administrateurs peuvent consulter les accords Remplir et signer sur leurs rapports exportés.

Si le compte est configuré pour exporter les données de champs, alors ils voient également les en-têtes « MULTILINEDATA » et le contenu associé.

Report Data

Remarque :

La fonction Exportation des données doit être activée sur les comptes administrateurs pour que ces derniers puissent consulter les données de champ dans le rapport généré. Pour que l’exportation des données soit activée pour votre compte, contactez le Support Adobe Sign.

Activation/désactivation

Par défaut, les fonctions Remplir et signer/Je suis le seul à signer sont disponibles pour tous les utilisateurs à tous les niveaux de service.

Les administrateurs qui souhaitent supprimer les fonctions Remplir et signer/Je suis le seul à signer de la page de tableau de bord peuvent le faire sur demande auprès de l’équipe d’assistance d’Adobe Sign.

Cette fonction peut être activée ou supprimée au niveau de l’utilisateur, du groupe et du compte.

 

Comptes Individual et Team

Pour les comptes Individual et Team, la fonction Remplir et signer est activée par défaut.


Comptes Business et Enterprise

Même si les flux de travail Remplir et signer et Je suis le seul à signer coexistent, les administrateurs ont la possibilité de configurer l’un ou l’autre comme flux par défaut. Les utilisateurs peuvent, quant à eux, passer de l’un à l’autre.

Pour régler ces paramètres, accédez à : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Nouvelle expérience Remplir et signer

Nav to Settings

Deux options peuvent être définies selon vos préférences :

○ Nouvelle expérience Remplir et signer définie par défaut

◘ Si vous cochez cette option, vous définissez le flux de travail Remplir et signer comme paramètre par défaut pour tableau de bord.

◘ Si vous décochez cette case, c’est le paramètre Je suis le seul à signer qui est défini comme réglage par défaut pour le tableau de bord.

○ Autoriser les utilisateurs à changer…

◘ Cochez cette case pour activer un lien qui permet à l’utilisateur de passer librement d’un flux à l’autre.

 

Options de configuration

Pour les administrateurs de comptes Business et Enterprise, l’option Signatures numériques peut être ajoutée comme suit :

  • Contactez votre gestionnaire de comptes pour lui demander d’activer l’option.
  • Vérifiez que les signatures numériques sont activées dans votre compte.
    • Sélectionnez Compte > Paramètres du compte > Préférences de signature > Flux de travail de signature numérique.
    • Au minimum, activez :
      • Autoriser les flux de signatures électroniques.
      • Autoriser les signatures numériques basées sur le cloud pour les signataires internes de ce compte 
      • Sélectionnez au moins un fournisseur de signature cloud.
    • Cliquez sur Enregistrer.
fill_and_sign_options

 

L’option Signature numérique est la troisième option du menu Signer.

add_digital_signature

L’ajout d’une signature numérique déclenche le processus de signature numérique ; le signataire est directement amené à choisir un fournisseur de signature.

Une fois que l’utilisateur a apposé sa signature et cliqué sur Terminé, le document est classé dans la section Signés de l’onglet Gérer.

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