Partage d’un accord individuel avec une autre partie

En tant qu’expéditeur de documents, vous pouvez partager vos accords individuels avec n’importe quelle autre adresse e-mail, à condition que la partie avec qui l’accord est partagé ne soit pas déjà associée à l’accord.

Cette fonctionnalité est utile pour partager un accord lorsqu’un utilisateur doit voir une transaction individuelle, mais ne nécessite pas d’affichage permanent dans la liste complète des accords d’un utilisateur. (Reportez-vous à la page Partage de compte si vous souhaitez créer un affichage permanent dans le tableau complet des accords d’un utilisateur ou d’un groupe.)

Lors du partage d’un accord, le destinataire reçoit par e-mail une copie au format PDF de l’accord dans son état actuel (par exemple, le PDF d’un accord en cours contient tout le contenu fourni par les destinataires précédents).

Le partage d’un accord avec des utilisateurs internes fait également apparaître l’accord sur la page Gérer de l’utilisateur auquel il est destiné, où il peut consulter et suivre l’accord tout au long de son évolution.

Remarque :
  • Vous ne pouvez pas annuler le partage d’un accord.
  • Les accords peuvent uniquement être partagés lorsqu’ils sont aux Statuts suivants :
    • En cours
    • À traiter
    • Terminé
  • Le partage est conservé même si vous masquez la transaction de la vue de votre page Gérer.
  • Si vous tentez de partager un accord avec une adresse e-mail déjà définie comme participant à cet accord, un message d’erreur est généré et indique qu’une ou plusieurs personnes participent déjà à l’accord et qu’il n’est donc pas possible de le partager avec elles.

Pour partager un accord individuel :

  1. En tant qu’expéditeur de l’accord, accédez à la page Gérer et sélectionnez l’accord que vous souhaitez partager.

    Le rail Actions s’ouvre dans la partie droite de la fenêtre.

  2. Sélectionnez l’action Partager.

    Si vous ne voyez pas l’option permettant de Partager, votre compte ou groupe peut se voir refuser l’autorisation. Contactez le gestionnaire de votre compte ou de votre groupe pour évaluer les contrôles.

  3. Saisissez l’adresse e-mail de la personne avec qui vous souhaitez partager l’accord.

    Ajoutez un message facultatif à inclure dans l’e-mail de notification.

    Cliquez sur le bouton Partager.

    Partager l’accord

    Un message de confirmation est envoyé une fois le partage terminé :

    Message de confirmation

Lors du partage d’un accord :

  • Le destinataire reçoit par e-mail une version PDF de l’accord dans son état actuel.
  • La vue de l’accord sur la page Gérer est mise à jour pour afficher la liste des parties avec lesquelles l’accord a été partagé.
  • L’enregistrement Activité et le Rapport d’audit sont mis à jour avec l’enregistrement des partages.  
  • L’action Partager affiche un nombre qui reflète le nombre total de fois où l’accord a été partagé (en interne et en externe). 
Enregistrements de partage terminés

Remarque :

Les destinataires externes d’un partage sont uniquement enregistrés avec leur adresse e-mail.

Pour les destinataires internes, leur nom de profil ainsi que leur adresse e-mail sont affichés.

Partage d’un accord avec une adresse e-mail externe

Une adresse e-mail externe est définie comme toute adresse e-mail ne faisant pas partie de votre propre compte Acrobat Sign. Cela peut inclure d’autres personnes de votre société qui sont rattachées à un autre compte Acrobat Sign ou qui n’ont pas de compte du tout.

  • Le nombre de fois que vous pouvez partager un accord avec des adresses e-mail externes est limité en fonction du niveau de service auquel appartient la personne qui partage :
    • Niveaux d’évaluation : 5
    • Niveau individuel : 10
    • Niveau PME : 10
    • Niveau Entreprises : 20
    • Niveau Grands comptes : 20
  • Le nombre total de partages vers des adresses e-mail externes est compté par accord.
  • Le partage d’un accord avec des utilisateurs internes n’est pas limité et ne compte pas le nombre total de partages vers des adresses externes.
  • Une erreur est déclenchée lorsqu’un accord a atteint son nombre maximal de partages externes :
Erreur du nombre de partages trop élevé

Partage d’un accord avec un utilisateur interne

Lorsqu’un accord est partagé avec une adresse e-mail interne (toute adresse e-mail figurant dans votre propre compte Acrobat Sign), l’accord s’affiche sur la page Gérer de l’utilisateur (en plus de la copie PDF reçue par e-mail). Cela permet d’accéder en temps réel à la transaction à des fins de révision.

Le texte gris clair sous le titre de l’accord indique à l’utilisateur que l’accord est une transaction partagée.

Partagé par dans la page Gérer

La page vue Gérer d’un accord partagé fournit un accès en lecture seule. Aucune autorisation de modification ou d’annulation de l’accord n’est transmise via le partage d’un accord individuel.

L’utilisateur avec qui l’accord est partagé peut :

  • Ouvrir et réviser l’accord dans son état actuel.
  • Télécharger une version PDF de l’accord dans son état actuel.
  • Télécharger le rapport d’audit dans son état actuel.
  • Masquer l’accord à partir de la page vue Gérer.
  • Partager l’accord avec d’autres parties.
  • Ajouter ses notes personnelles.
  • Examiner les rôles et la méthode d’authentification du ou des destinataires.
  • Accéder à l’enregistrement Activité.

L’utilisateur avec qui l’accord est partagé ne peut pas modifier la transaction pour changer le statut, les documents, les destinataires ou les méthodes d’authentification. La seule autorité significative dont dispose un utilisateur avec qui l’accord est partagé est de partager davantage l’accord.

Le partage avec un utilisateur interne n’affecte pas la limite appliquée aux partages externes.

Page Gérer des utilisateurs avec qui l’accord est partagé

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