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管理适用于企业的 Adobe Acrobat AI 助手

适用于企业的 Adobe AI 助手将生成式 AI 功能扩展到 Acrobat Web 版、移动版和桌面版平台。它提供了集中式许可证管理和企业级技术支持,以便大规模地提供充分的用户支持。

本文阐述了以下部署方面的内容:

先决条件

在部署之前,请确保满足以下要求:

  • 更新 Acrobat。 按照Acrobat发行说明中的说明,确保Acrobat为最新版本。 点击此处参阅支持的部署机制。
  • 启用新体验
    • 管理员:使用 Acrobat 企业工具箱 (ETK) 中提到的注册表项为最终用户启用新体验。
    • 用户:选择汉堡菜单 (Windows) 或“视图”(macOS),然后选择启用新的 Acrobat。有关详细信息,请参阅如何启用新体验
  • 用户配置文件的 PDF 服务
    • Acrobat 桌面版和移动版:您无需在 Admin Console 中启用 PDF 服务即可使用适用于 Acrobat 的 AI 助手。
    • Acrobat 在线版:必须为分配给用户的产品配置文件启用 PDF 服务。有关详细信息,请参阅如何启用或关闭 PDF 服务
注意:

Acrobat Classic 不支持 AI 助手。

许可证部署

可以通过 Adobe Admin Console 管理适用于 Acrobat 的 AI 助手连续部署。作为管理员,您必须使用 Adobe Admin Console 用户中所述的方法之一(其中包括批量上传方法)将用户添加到 Admin Console。您可以选择要分配的用户,也可以创建产品配置文件并将用户分配给该配置文件。有关更多信息,请参阅通过 Admin Console 打包应用程序。您分配给用户适用于 Acrobat 的 AI 助手后,用户必须重新启动 Acrobat 才能看到 AI 助手。

身份管理

Adobe 利用身份管理系统对用户进行身份验证和授权。为指定许可或服务配置设置标识,有三种类型可用,每种类型均使用电子邮件作为用户名:

  • Federated ID:通过联合链接到企业目录,由组织管理,具有凭据,并通过 SAML2 身份认证提供商 (IdP) 进行单点登录。
  • Enterprise ID:由组织管理,由 Adobe 托管,由 Adobe 执行身份验证。
  • Business ID:由组织管理。组织保留创建和管理用户帐户的专有权。
  • Adobe ID:由最终用户管理,由 Adobe 执行身份验证。

对于组织管理的帐户,用户需要 Federated ID 或 Enterprise ID 才能访问 AI 助手。有关更多信息,请参阅管理 Adobe 配置文件

企业访问管理

IT 管理员拥有控制权限,可规范用户对生成式 AI 技术的访问。与 Acrobat Pro 和标准许可类似,可通过在 Admin Console 中设置分配规则来管理对 AI 助手的访问。每个许可证允许分配给一个用户。详细了解产品分配

自动配置

系统管理员可以使用预定义的规则自动向符合条件的用户配置产品。要配置自动分配规则,请登录到 Adobe Admin Console,然后导航到产品 > 自动访问产品 > 自动分配规则。详细了解管理自动分配规则

用户和许可证管理

产品配置文件可将许可证连接到个人用户。要分配许可证,请将用户添加到产品配置文件中,其中每个用户都可属于授予不同许可证的多个配置文件。用户可访问的许可证总数是指用户所有配置文件中的组合许可证。

当一位用户被添加到一个产品配置文件时,将使用一个许可证。例如,如果用户属于两个配置文件,每个配置文件分配一个 Acrobat Pro 许可证,则使用两个许可证。要优化许可证的使用效率,请根据用户需求仔细整理产品配置文件。

为适用于 Acrobat 的 AI 助手分配许可证

向 Acrobat Reader 分配 AI 助手许可证

管理员可以配置 Acrobat Reader,允许用户使用其企业凭据进行登录。如果使用 Enterprise ID 进行登录,用户可以访问分配给他们的 AI 助手许可证。必须将用户添加到 Admin Console 才能启用登录功能。ID 与组织关联的管理员(如 Enterprise ID 或 Federated ID)还可以选择从现有目录启用自动创建帐户功能,从而授予用户访问联合帐户 ID 的权限。了解更多信息

要为未登录的用户激活 AI 助手功能,请按照此处所述的步骤更新注册表项。

注意:

使用 Enterprise ID 或 Federated ID 登录后,您必须启动 Acrobat Reader 两次,才不会看到“Acrobat 7 天免费试用”提示。

通过 Creative Cloud 所有应用程序许可证分配 AI 助手许可证

Acrobat Pro 是 Creative Cloud 所有应用程序许可的一部分。用户从 Creative Cloud 所有应用程序获得 Acrobat 许可后,可以在 Acrobat 中使用 AI 助手。

注意:

使用 0GB SKU 或中国特定 SKU 的客户无法访问适用于 Acrobat 的 AI 助手。

存储和服务管理

当您将用户分配到包含存储和服务的产品配置文件时,您可以开启或关闭特定服务来控制访问。AI 助手不需要在 Admin Console 中激活 PDF 服务。要为某一用户关闭适用于 Acrobat 的 AI 助手,请从配置文件中移除该用户。

Adobe 会将 PDF 内容、用户查询和响应加密并在缓存中存储 12 小时,以增强使用适用于 Acrobat 的 AI 助手时生成式 AI 功能的性能。12 小时后,所有内容都将自动删除。

使用 Acrobat 生成式 AI 功能时,Adobe 会按以下方式处理数据:

数据存储和删除。除聊天历史之外,Adobe 会在缓存中加密和存储 PDF 内容、用户查询和响应,从而实现最佳功能。聊天历史会本地存储在桌面和移动设备上,同时保存在 Adobe 云存储中,供 Web 用户使用。要了解有关聊天历史记录的更多信息,请参阅内容使用和处理方法

标记的内容。标记为有害、非法或侮辱的内容,除非法律原因需要更多的存储,否则会存储 30 天。Adobe 的隐私权政策。您可以通过 Adobe 隐私政策页面上提供的表单请求提前删除此类内容。

反馈机制。具有应用程序内反馈功能的企业可以通过 AI 助手中的“喜欢”或“不喜欢”按钮提供反馈。

企业可以同意 Adobe 使用其文档和数据来增强产品。如果同意,Adobe 会将会话数据(包括 PDF、提示和响应)保存在安全位置 30 天,以便改进产品。只有那些使用此数据改进 AI 服务的特定 Adobe 员工组才有权访问数据,这些数据将在 30 天后删除,或者根据 Adobe 隐私政策表单的要求提前删除。

除了保留的聊天历史记录和用户报告的内容之外,Adobe 会在 12 小时后自动从云存储中删除已上传的文档、提示和响应。

数据处理和安全性

Adobe 确保在其 Acrobat AI 助手中提供可靠的数据处理和安全措施。所有功能(包括第三方 LLM 集成)都遵循 Adobe 基于问责制、责任感和透明度原则的负责任的 AI 道德治理流程。有关更多信息,请参阅我们的博客

有关功能、数据处理、存储、处理、数据流程和加密的详细信息,请参阅我们的安全性说明书

常见问题解答

文件必须满足以下条件:

  • 大小低于 100MB。
  • 页数不超过 600 页。
  • 无密码保护或禁止复制限制。
  • 不是扫描的文档。
  • 用英语、法语或德语编写。
  • 支持表中的数据。
  • 不支持图像或复杂的矢量图形。
  • 跨文档的见解允许同时处理多达 10 个文档。每份文档都必须满足上述要求。

否,AI 助手不会自动处理在 Acrobat 中打开的文档。用户必须选择 AI 助手生成式摘要图标。

否,客户需要更新到新的 Acrobat 体验,才能使用 AI 助手。

您需要 Acrobat 的指定用户许可证才能访问 AI 助手,因为它是一项基于云的功能。

我们的使用策略适用于 AI 助手请求。了解更多信息

访问此处了解如何使用 Intune 部署包。

请参阅在 Acrobat 中禁用生成式 AI 功能的步骤。管理员可以通过为用户分配或取消分配适用于 Acrobat 的 AI 助手许可证来控制访问权限。要移除访问权限,管理员必须为用户取消分配许可证。

Adobe 会直接从源文档中检索响应,确保相关性和准确性。Acrobat 和 Acrobat Reader 中的 AI 功能依赖于先进的大型语言模型。但是,它们可能偶尔会生成不准确或与 Adobe 观点不一致的内容,特别是用于非相关内容时。了解更多信息

适用于 Acrobat 的 AI 助手仅使用该文档中的信息,根据提供的 PDF 内容获取响应。但是,根据用户要求,它可以使用预先训练的知识(称为外部信息),不是源自当前 PDF 的知识。

AI 助手不会搜索网络寻找答案。算法会验证答案是否包含外部信息。如果包含外部信息,则会包含一个免责声明:“我已尽力回答您的问题。如果我在本文档中找不到答案,我可能会使用外部知识来做出回应。在这种情况下,我无法提供来源,您需要仔细检查我的回答是否准确。”

生成式 AI 使用策略:Adobe 将 GenAI 功能生成的 PDF 内容、问题和响应提取、加密并临时存储在缓存中 12 小时。这将增强功能性能,因为会话数据与 Adobe 云存储中的用户 ID 和文档 ID 相关联。内容将在 12 小时后自动删除,但提交反馈或共享文档的情况除外。

聊天历史记录:您可以管理您的聊天历史记录,这些记录存储在 Acrobat 桌面版和移动设备上;对于 Acrobat Web 版,则存储在云中。这允许您根据需要查看聊天历史记录或继续聊天,并可选择删除历史记录。

在传输过程中,Adobe 会使用具有 TLS 1.2 或更高版本的 HTTPS 对所有流量进行加密。对于存储的数据,Acrobat 生成式 AI 服务使用 SHA-256 对数据进行加密。

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