概述

用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。该集成可用于 Microsoft SharePoint 2013 或 2016 的内部部署实例。此解决方案用作 Microsoft SharePoint 的场解决方案,可提供以下功能:

  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议
  • 从 SharePoint 文档库中发送任何文档以请求签名
  • 在发送文档以请求签名时,能够将文档发送给一个收件人或使用 SharePoint 列表将文档发送给一批收件人,并且还能将 SharePoint 列表中的数据映射到文档
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档

本文中不太严谨地使用术语“协议”来描述已经(或有待)发出以请求签名/批准的事务或文档。

“收件人”是一个通用术语,用于表示协议的任何签名者、审批人或委派人(泛指您向其发送文档以请求执行某些操作的任何人员)。

对于从以前的版本更新的用户

如果您要从以前的用于 SharePoint 的 eSign(或 EchoSign)版本进行更新,请注意任何以前的协议模板默认设置都将需要按照定义您的个人设置部分中所述重新进行创建。


访问 Adobe Sign 功能

Adobe Sign 是一个场解决方案包,需由您的 SharePoint 管理员安装。作为用户,您将在 SharePoint 站点顶部看到 Adobe Sign 选项卡。

单击 Adobe Sign 选项卡会显示功能区,其中包含所有可用的 Adobe Sign 功能。

功能区中各 Adobe Sign 图标的图像

功能区包含五个图标:

  • 发送以请求签名
  • 协议状态
  • 库模板
  • 管理协议
  • 设置

其中,前四个图标用于执行创建和发送协议时经常用到的操作。

最后一个图标“设置”可用于定义您的协议模板。定义后,您可能不会返回该页面,除非您要调整模板。接下来,让我们开始操作吧!


定义您的个人设置

通过个人设置,您可以为使用 Adobe Sign 应用程序从 SharePoint 发送的所有协议定义默认协议名称和消息。

 

“Adobe Sign 设置”页面

协议名称字段(最多 255 个字符)允许您输入任何用于标识协议的字符串。此字符串将填充收件人电子邮件的主题行(下面以黄色高亮显示的部分),还作为“管理”页面上的名称值。提供唯一且有意义的协议名称将有助于收件人更容易地识别您的电子邮件,同时,也可提高您搜索所需协议的能力

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释(下面以绿色高亮显示的部分)。该消息将显示在发送给所有收件人的“请签署”电子邮件中,不应像使用可为每个收件人附加的个人注释那样来使用。

有关个人设置值如何影响电子邮件模板的示例


自定义列表文档模板

在默认协议名称和消息字段的正下方有两个设置,这两个设置用于管理在从列表发送协议时如何附加文档。

默认行为将允许发件人从 SharePoint 中选择文档。

用户可以使用以下两个选项来更改默认体验:

对于自定义列表,使用 SharePoint 外部的文档模板 - 启用后,发件人将绕过从 SharePoint 内部附加文档的选项。他们而是会看到在 Adobe Sign 系统中配置的文件附加选项。这可能包括以下一个或多个选项:

o 从本地系统附加

o 从 Adobe Sign 模板库附加

 

在默认协议名称和消息字段的正下方有两个设置,这两个设置用于管理在从列表发送协议时如何附加文档。

默认行为将允许发件人从 SharePoint 中选择文档。

用户可以使用以下两个选项来更改默认体验:

对于自定义列表,使用 SharePoint 外部的文档模板 - 启用后,发件人将绕过从 SharePoint 内部附加文档的选项。他们而是会看到在 Adobe Sign 系统中配置的文件附加选项。这可能包括以下一个或多个选项:

o 从本地系统附加

o 从 Adobe Sign 模板库附加

            如果未启用该选项,系统将提示您从 SharePoint 文档列表中选择一个文档模板。

send_from_list

► 对于自定义列表,始终使用指定的文档模板 - 启用后,SharePoint 会记住您附加的文件,并自动将该文件附加到您从列表创建的下一个协议中,从而绕过文件选择步骤。如果您要多次使用相同的文档,此选项非常有用。


发送协议

启动协议

发送协议和获取签名是 Adobe Sign 的全部用途所在,在 SharePoint 环境中可通过三种方法开始该过程:

  • 从功能区发送
  • 通过右键单击发送
  • 从列表发送

所有这三种方法均会打开配置页面,允许您定义收件人,如果需要多个签名,还可定义签名顺序。

注意:

从 SharePoint 内部发送的文档不能超过 5 MB。 

如果您需要发送 5 MB 以上的文档,则可以将该文档上传到 Adobe Sign 库(在 SharePoint 集成之外),并从此处附加该文档。

从功能区发送

如果您需要附加多个 SharePoint 文档,则可以使用从功能区发送的方法:

  1. 单击文档名称左侧的勾号,以选择要发送的文档
  2. 单击页面顶部功能区中的选项卡
    • 所有选定的文档均会自动附加
  3. 单击发送以请求签名图标
使用功能区中的“发送以请求签名”图标发送

通过右键单击发送

通过右键单击发送允许您快速发送文档列表中的任何文档,不过只能向协议中附加这一个文件:

  1. 右键单击您要发送以请求签名的文档
  2. 选择省略号 (…) 以打开上下文菜单
  3. 从菜单中选择发送以请求签名
从右键单击上下文菜单中发送

从列表发送

从列表发送与发送文档的过程相同,因为您既可以从功能区发送,也可以使用右键单击方法发送。

不过,两者存在两个重要区别:

  • 不会自动附加任何文档。根据您的个人设置,您必须执行以下任一操作:
  • 返回的签名副本(以及可能的审核记录)PDF 将附加到列表,而不是发送到新文件夹。
    • 仅当 SharePoint 管理员定义了文档存储文件夹时,才会将 PDF 发送到该文件夹。

配置协议

打开新协议后,您将看到配置页面,该页面分为四个特定于任务的部分:

A. 收件人 - 签署或批准协议的人员

B. 消息详细信息 - 协议的名称和全局消息

C. 选项 - 与协议相关的可选功能

D. 文件 - 需要签署/批准的实际文档/文件

○ 请注意,打开协议时所用的文档将会自动附加到协议。

“发送”页面各部分定义

“收件人”部分

在“收件人”部分中,最上面的切换开关要求您选择基本签名顺序工作流程:

• 如果启用“按顺序完成”(如下所示),将会对收件人进行编号以指示参与顺序,并遵循从一个签名步骤到下一个签名步骤的序列签名过程

○ 在这些序列步骤中,可能需要定义“容器”步骤,以便允许:

► 一部分签名者并行签名(混合式工作流程)

► 一组人员中的任何人都可以代表整个组进行签名(收件人组)

• 如果启用“按任意顺序完成”,将不会对收件人进行编号,并可进行并行签名。

“收件人”部分示例

在签名顺序切换开关的右侧,您会看到两个链接:

  • 添加我 - 单击此链接可插入您自己作为签名顺序中的下一个签名者
  • 添加收件人组 - 单击此链接可创建一个“容器”步骤,您可以在该步骤中定义一组签名者,该组中的任何人都可以进行签名。例如,为人力资源团队创建一个组,但是该团队中实际只有一个人进行签名。

创建的每个收件人均包含五个要素:

收件人各部分标识

A. 签名步骤 - 定义收件人在签名过程中的哪个阶段可获取对协议的访问权限(启用了“按顺序完成”时)

B. 角色 - 定义收件人可以如何与文档进行交互

○ 签名者(默认)- 预计应用至少一个签名的收件人

○ 审批人 - 审阅并批准文档,但无需依法签名的收件人

○ 委派人 - 不应进行签名或批准的收件人。他们会将签名或批准功能委派给另一方

C. 电子邮件地址 - 谁是收件人?这应该是个人电子邮件地址

D. 验证过程 - 应如何审查收件人?

○ 电子邮件(默认)- 基于对电子邮箱的访问进行身份验证

○ 密码 - 发件人生成的字母/数字密码,必须通过带外方式传输给收件人

○ 社交 - 进行第三方社交网络(如 Facebook 或 LinkedIn)身份验证

○ KBA(仅限美国)- 基于知识的身份验证要求收件人输入其社会保险号,然后根据公共数据库生成一些重要的问题

○ 电话 - 要求发件人提供收件人的电话号码,以便在需要他们签名时发送短信代码

E. 私人注释(可选)- 发件人可以向每个收件人提供单独的说明,在收件人查看协议时会显示这些说明

收件人列表下方的显示抄送链接会显示一个字段,您可以在此字段中抄送 (CC) 任何您希望其查看协议的电子邮件地址,而无需他们具有签名/批准访问权限。

 

混合式工作流程

“混合式”工作流程是序列签名顺序的实例,其中有一个或多个签名步骤包含两个或更多同时获取文档访问权限的收件人。“并行”步骤中的所有签名者将需要完成他们各自的部分,然后该序列过程才会转到下一个签名步骤。

“收件人”列表示例

例如,在上图中,显示了一个包含三个步骤的签名周期:

步骤 1 是 fclarke@gmail.com。在发出协议以请求签名后,只有 fclarke 会收到通知。在 fclarke 签署文档后,我们将继续转到下一个步骤。

步骤 2 是一个混合式步骤。您可以看到所有三个收件人都被指定了相同的编号 (2),这意味着 Adobe Sign 将同时通知所有这些收件人。他们能够以任意顺序应用其签名,但是他们都必须完成各自的部分,然后该签名周期才会转到下一个步骤。

步骤 3 是另一个单独的收件人,但这一次他被定义为审批人(显示勾号图标,而不是钢笔笔尖)。在“步骤 3”的收件人应用其审批后,将会完成协议、完全执行文档,并且所有相关方都将收到一个包含 PDF 格式的文档副本的通知。

要创建混合组,请输入每个相关方的电子邮件地址(将他们当作单独的收件人),然后单击收件人字段并将其拖到混合组内其他收件人字段的上方。您将在屏幕上看到一条指示您正在创建并行组的消息

有关如何拖放字段以创建混合组的图示

收件人组

当您需要来自某个组织,而不是该组内某个特定人员的签署时,收件人组会非常有用。  

收件人组示例

例如,在上图中,您可以看到一个包含三个步骤的签名周期:

步骤 1 (JohnDoe) 是一个签名者,在发送协议后,他将会收到通知要求其签名。在 JohnDoe 应用其签名后,协议将转到步骤 2

步骤 2 是一个审批人收件人组,其名称为“HR Group”。该组中输入了四个签名者,他们分别被指定不同的验证过程(仅作为示例)。在任何一个经过身份验证的收件人应用其审批后,协议都将继续转到第三个步骤

步骤 3 是一个单独的签名者。在完成该最终签名后,将完全执行文档,并且所有相关方都将收到一个包含 PDF 格式的文档副本的通知。

要创建收件人组,请单击收件人字段右上角的添加收件人组链接。此时会创建一个容器,系统将要求您在其中输入组名称以及潜在的收件人

注意:

收件人组的所有成员都将收到签名文档的最终 PDF 副本,即使他们实际并未签署文档也会收到。


“消息”部分

“消息”部分包含两个可使您显著提高成功几率的字段,如果您配置了个人模板,将会使用您定义的值自动填充这两个字段。

协议名称字段允许您输入任何用于标识协议的字符串。

注意:在发送协议之前,可以编辑该值。

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释。

  • 如果您的帐户配置为使用消息模板,则“消息”部分的右上角会显示用于访问模板的链接

“选项”部分

“选项”部分允许您在发送文档后更好地控制该文档:

  • 密码保护 - 要求收件人输入密码才能打开并查看已签名的 PDF 文件。此密码由发件人定义,并将通过带外方式传输。Adobe Sign 记录此密码,所以不要将密码忘记!
  • 完成截止日期 - 设置距离协议过期所剩的天数,此后将无法再完成协议。
    • “完成截止日期”仅在您的管理员对其启用的情况下才可见
  • 设置提醒 - 设置在完成协议之前发送提醒的频率。只有当前收件人才会收到通知
  • 收件人的语言 - 选择在发送给收件人的电子邮件中以及在签名体验过程中使用的语言
“选项”部分的图示

“文件”部分

在“文件”部分中,您可以将文档附加到事务。启动协议时所用的原始文档应当已经附加。

Adobe Sign 会将所有文档合并为一个用于签名过程的 PDF,并根据文档列出的顺序构建该 PDF。通过单击某个文档并将其拖动到新的列表位置,可以重新安排文档。

可以从 Adobe Sign 库、Google 文档、Box.net、Dropbox 中附加文件,也可以使用文件搜索或拖放操作从本地系统上传文件。

允许使用的文件类型包括:Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

“选择文件”面板的图像

预览并添加签名字段

在文件列表正下方,您将看到预览并添加签名字段复选框。此选项允许您打开上传的文档,并根据需要在文档中放置表单字段。

您应当至少放置签名字段,但是您还可以根据需要,使用许多其他字段来构建复杂的表单。

注意:

如果没有放置签名字段,Adobe Sign 将在文档底部自动放置一个签名块。如果没有空间,将会添加一个新页面来容纳签名。

跟踪您的协议

协议状态

发送协议后,最好在“协议状态”页面上跟踪其进度,此页面可通过 Adobe Sign 功能区中的协议状态图标进行访问

功能区中的“协议状态”图标

“协议状态”页面将显示从 SharePoint 环境内发送的且您有权查看的所有协议。

默认将按发送日期排序,最近的协议排在列表最上方:

“协议状态”页面

要过滤视图中的协议,可以使用页面右上角的“搜索”字段。此搜索字段将搜索任何字段中的任何字符串主干,并返回所有匹配项:

有关搜索字符串主干的示例

按文档或列表搜索协议状态

您可以通过以下方式轻松搜索使用 SharePoint 文档或列表发送的所有协议:

  1. 查找并选择要按其进行搜索的文档/列表项
  2. 单击协议状态选项(在功能区或右键单击上下文菜单中)
按文档搜索的结果

刷新协议状态

“协议状态”表中的最右列为“刷新”操作,用于主动查询 Adobe Sign,以获取协议状态的更新。SharePoint 将定期自动更新仍在等待收件人操作的所有协议。通过“刷新”操作,您可以在该周期以外需要了解实时状态时更新协议。

删除协议记录

“协议状态”页面最右侧的最后一个图标是“删除”图标。此操作将删除 SharePoint 中的协议记录,但不会取消或删除 Adobe Sign 中的协议。应谨慎使用此操作,因为此操作无法撤消。

注意:

  • 如果协议已完成(已签名或已批准),则协议名称将为已启用的链接,单击时会显示已完成的文档。
  • 如果协议处于终止状态(已签名、已取消/已拒绝、已过期),则将禁用“刷新”操作
  • 如果协议未处于终止状态,则将禁用“删除”操作


已签名的文档

根据您的 SharePoint 管理员配置 Adobe Sign 包的方式,已签名的文档将被回推至以下任一位置:

  • 全局文件夹 - 如果配置了这种方式,所有已完成的文档都将位于此文件夹中
  • 源库中的新文件夹 - 如果未标识全局文件夹,则将在从中创建/发送协议的文档库中创建一个名为“已签名协议”的新文件夹。从同一库发送的所有已完成协议都会将已完成的 PDF 返回到同一“已签名协议”文件夹
  • 附加到列表项 - 如果您从列表项发送协议,则附件将包含在列表中
有关将已完成的文档附加到列表的示例

管理协议

管理协议图标将打开与您的用户相关的协议的另一个视图,该视图提供了更多功能。“协议状态”页面显示所有协议的简单视图以及用于更新其状态的选项,而“管理协议”将提供协议的更深入视图以及其他用于修改协议属性的选项。

功能区中的“管理协议”图标

“管理”页面结构

“管理”页面有很多嵌入式功能可供探索。简而言之,它可分为四个功能区域:

A. 协议过滤器

B. 协议列表

C. 协议元数据

D. 协议工具

“管理”页面各部分视图

协议过滤器

页面顶部有四个工具可帮助按以下方式过滤列表来查找特定协议。将会从列表中加载的协议动态填充下拉列表。这些过滤方式包括:

  • 按姓名或公司过滤 - 此列表列出了在协议中作为签名者字段输入的每个姓名和公司名称。从选择列表中选择任何项目会过滤掉所有其他协议。
  • 按文档状态过滤 - 此列表有效地折叠了除您选择的列表部分之外的其他所有列表部分。
  • 按文档所有者过滤 - 如果您要查看其他 Adobe Sign 用户的协议,此选项很有用。此选项会将列表限制为仅显示您选择的所有者(发件人)的协议

最右侧的文本字段允许您搜索任何字符串,如收件人姓名、公司名称、收件人电子邮件或文档名称。

 

协议列表

页面的主体部分包含您所连接到的协议列表。与您(即您用来登录到 Adobe Sign 的电子邮件地址)相关的每个协议都将反映在列表中的某个位置。这不仅仅包括您发布的协议,而且还包括发送给您进行签名/批准的协议,以及抄送给您的任何协议。

该列表分为多个指示协议状态的可折叠部分。从顶部开始:

  • 等待您批准/签名 - 这些协议位于列表顶部,因为它们都在等待您采取操作
  • 草稿 - 这些是创建的但尚未发送到编辑环境的协议,从不会发送这些协议以请求签名

○ 单击编辑链接可在编辑环境中打开文档并完成发送过程

  • 已发出进行签名 - 这些协议都处于签名过程中,正等待他人签名/批准
  • 已签名 - 已完全执行/完成的协议
  • 已取消/已拒绝 - 由于任何原因由您取消或由收件人拒绝的任何协议
  • 已归档 - 已上传到 Adobe Sign 系统的文件。这些文档不属于通过 Adobe Sign 管理的合法签名过程的一部分。
  • 库模板 - 由您创建或由您所在的组/您的帐户中的其他人共享给您的任何模板

○ 为模板的所有者(创建者)保留编辑模板的功能

○ 单击发送链接将启动已附加模板的新协议

  • Widget - 您创建的所有 Widget 的列表
  • 使用获取代码链接可显示 URL、HTML 代码或 JavaScript 代码

通过单击列表顶部的标题,可对每个部分的内容进行排序。再次单击它们可反向排序。

单个记录包含以下信息:

“管理”页面中的记录示例
  • 姓名 - 姓名值将反映第一个收件人(而非发件人)的姓名或电子邮件地址

○ 如果收件人从未通过 Adobe Sign 系统签署文档,则使用电子邮件地址。

○ 在签名过程中输入姓名值后,电子邮件地址将被替换为姓名

  • 公司 - 如果第一个收件人通过签名字段或登录并更新其配置文件输入公司名称,则此处将反映该名称值。

○ 如果您未将“公司名称”字段包含在协议中,则此列将普遍保留为空

  • 文档标题 - 这是您的协议名称
  • 图标指示器 - 有四个指示存在其他控件的图标:

○ 注释 - 文字提示框图标指示协议附加有注释,可通过单击工具部分中的“注释”选项卡进行查看

○ 提醒 - 铃铛图标指示至少为协议设置了一个提醒,可通过单击工具部分中的“提醒”选项卡进行查看

○ 密码保护 - 挂锁图标指示文档受密码保护,无法查看

○ 字段内容 - 仅可在已签名的协议中找到,此图标可打开一个 CSV 文件,该文件显示了文档中收集的所有字段数据

  • 日期 - 此日期显示上次修改日期,即上次作为发送事件或签名/批准事件对文档进行更新的时间

 

协议元数据

从列表中选择任何协议时,该协议的元数据将显示在此小型面板中。包含的数据有:

协议元数据面板
  • 协议名称 - 创建协议时提供给协议的名称

○ 修改协议 - 如果协议符合修改条件,则“修改协议”将显示在“协议名称”旁边。

  • 发件人 - 发送协议的人员及其公司名称(如果已知)
  • 收件人 - 协议的第一个签名者及其公司名称(如果已知)
  • 日期 - 上次修改协议的时间/日期戳
  • 状态 - 协议的当前功能状态

○“更换签名者”链接 - 如果协议允许发件人更换当前签名者,则“状态”下方将显示一个链接。如果您将协议发送到错误的电子邮件地址,或当前的签名者无法签名,此选项将很有用

○ 上传已签名副本 - 如果帐户设置允许执行此操作,则“状态”下方将显示一个用于上传已签名文档的链接。此选项在少数情况下很有用,例如某人打印并签署文档,然后将其寄回给您

  • 消息 - 在“消息”字段中输入的原始消息
  • 过期日期 - 此字段将显示协议自行取消的日期

○ 添加/编辑 - 如果您的帐户配置为允许过期日期,则将提供一个用于添加或编辑协议过期日期的链接

 

协议工具

“协议工具”面板允许您访问一些控件,以便更好地管理或了解您的协议。

“协议工具”面板
  • 视图 - 显示协议在其当前状态下的缩略图
  • 共享 - 使用此功能共享文档时,将要求您输入电子邮件地址和消息,然后向该地址发送协议在其当前状态下的副本,并将文档添加到指定电子邮件地址的“管理”选项卡
  • 保护 - 只有在文档尚未完成时才可用,此选项卡将允许您在发送协议后设立文档查看保护。
  • 提醒 - 使用此面板可在发送协议后创建或删除提醒。此外,您还可以实时或在特定日期发送提醒。
  • 历史记录 - 此选项卡是一个列表,其中包含协议记录的从发送事件开始、到最终签名事件结束的所有事件。

○ 审核报告 - 此链接将生成协议历史记录的扩展 PDF 报告,该报告包括更深入的参数,如每个事件的 IP 地址

  • 注释 - 您可以向任何协议中添加个人注释。此注释仅供您个人查看,不会共享给任何其他用户或签名者

常见任务的快速链接

以下是您可能需要使用的最常见任务的快速参考,之后是对“管理”页面本身和重要功能的高级调查。

库(文档)模板

Adobe Sign 功能区中的“库模板”图标允许您将 SharePoint 文档发送到 Adobe Sign 编辑环境中,在该环境中,您可以放置表单字段,然后将启用字段的表单保存到 Adobe Sign 库中。

注意:

SharePoint 中的原始文档不会发生更改。新的文档模板只存在于 Adobe Sign 站点上,并且必须使用协议“文件”部分中的文档库选项来附加。

要创建文档模板,请执行以下操作:

  1. 单击要构建成模板的文档
  2. 单击功能区中的库模板图标(或右键单击并从弹出的菜单中选择)
    • 此时将打开 Adobe Sign 编辑环境,向您显示完整的文档
  3. 在文档中放置所需的字段
    • 如果要创建需要两位人员输入/签名的模板,请放置适用于第一个收件人的所有字段。接下来,将“收件人”字段更改为参与者 2,然后放置适用于第二个签名者/审批人的字段。

注意:

通过编辑环境创建模板时,您只能构建最多有两个收件人的文档。如果您需要更多收件人,则必须通过 Acrobat 或使用文本标记构建文档

收件人列表示例

4. 模板完成后,单击右下角的保存按钮。

• 此时会将模板保存到 Adobe Sign 库中。  

 


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