概述

适用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。该集成可用于 Microsoft SharePoint 2013 或 2016 的内部部署实例。此解决方案用作 Microsoft SharePoint 的场解决方案,可提供以下功能:

  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议
  • 从 SharePoint 文档库中发送任何文档以请求签名
  • 在发送文档以请求签名时,能够将文档发送给一个收件人或使用 SharePoint 列表将文档发送给一批收件人,并且还能将 SharePoint 列表中的数据映射到文档
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档

本文中不太严谨地使用术语“协议”来描述已经(或有待)发出以请求签名/批准的事务或文档。

“收件人”是一个通用术语,用于表示协议的任何签名者、审批人或委派人(泛指您向其发送文档以请求执行某些操作的任何人员)。

对于从以前的版本更新的用户

如果您要从以前的用于 SharePoint 的 eSign(或 EchoSign)版本进行更新,请注意任何以前的协议模板默认设置都将需要按照定义您的个人设置部分中所述重新进行创建。


访问 Adobe Sign 功能

Adobe Sign 是一个场解决方案包,需由您的 SharePoint 管理员安装。作为用户,您将在 SharePoint 站点顶部看到 Adobe Sign 选项卡。

单击 Adobe Sign 选项卡会显示功能区,其中包含所有可用的 Adobe Sign 功能。

功能区中各 Adobe Sign 图标的图像

功能区包含五个图标:

  • 发送以请求签名
  • 协议状态
  • 库模板
  • 管理协议
  • 设置

其中,前四个图标用于执行创建和发送协议时经常用到的操作。

最后一个图标“设置”可用于定义您的协议模板。定义后,您可能不会返回该页面,除非您要调整模板。接下来,让我们开始操作吧!


定义您的个人设置

通过个人设置,您可以为使用 Adobe Sign 应用程序从 SharePoint 发送的所有协议定义默认协议名称和消息。

 

“Adobe Sign 设置”页面

协议名称字段(最多 255 个字符)允许您输入任何用于标识协议的字符串。此字符串将填充收件人电子邮件的主题行(下面以黄色高亮显示的部分),还作为“管理”页面上的名称值。提供唯一且有意义的协议名称将有助于收件人更容易地识别您的电子邮件,同时,也可提高您搜索所需协议的能力

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释(下面以绿色高亮显示的部分)。该消息将显示在发送给所有收件人的“请签署”电子邮件中,不应像使用可为每个收件人附加的个人注释那样来使用。

审阅并签名电子邮件


自定义列表文档模板

在默认协议名称和消息字段的正下方有两个设置,这两个设置用于管理在从列表发送协议时如何附加文档。

默认行为将允许发件人从 SharePoint 中选择文档。

用户可以使用以下两个选项来更改默认体验:

对于自定义列表,使用 SharePoint 外部的文档模板 - 启用后,发件人将绕过从 SharePoint 内部附加文档的选项。他们而是会看到在 Adobe Sign 系统中配置的文件附加选项。这可能包括以下一个或多个选项:

o 从本地系统附加

o 从 Adobe Sign 模板库附加

 

            如果未启用该选项,系统将提示您从 SharePoint 文档列表中选择一个文档模板。

send_from_list

► 对于自定义列表,始终使用指定的文档模板 - 启用后,SharePoint 会记住您附加的文件,并自动将该文件附加到您从列表创建的下一个协议中,从而绕过文件选择步骤。如果您要多次使用相同的文档,此选项非常有用。


发送协议

启动协议

发送协议和获取签名是 Adobe Sign 的全部用途所在,在 SharePoint 环境中可通过三种方法开始该过程:

  • 从功能区发送
  • 通过右键单击发送
  • 从列表发送

所有这三种方法均会打开配置页面,允许您定义收件人,如果需要多个签名,还可定义签名顺序。

注意:

从 SharePoint 内部发送的文档不能超过 50 MB。 

从功能区发送

如果您需要附加多个 SharePoint 文档,则可以使用从功能区发送的方法:

  1. 单击文档名称左侧的勾号,以选择要发送的文档
  2. 单击页面顶部功能区中的选项卡
    • 所有选定的文档均会自动附加
  3. 单击发送以请求签名图标
使用功能区中的“发送以请求签名”图标发送

通过右键单击发送

通过右键单击发送允许您快速发送文档列表中的任何文档,不过只能向协议中附加这一个文件:

  1. 右键单击您要发送以请求签名的文档
  2. 选择省略号 (…) 以打开上下文菜单
  3. 从菜单中选择发送以请求签名
从右键单击上下文菜单中发送

从列表发送

从列表发送与发送文档的过程相同,因为您既可以从功能区发送,也可以使用右键单击方法发送。

不过,两者存在两个重要区别:

  • 不会自动附加任何文档。根据您的个人设置,您必须执行以下任一操作:
  • 返回的签名副本(以及可能的审核记录)PDF 将附加到列表,而不是发送到新文件夹。
    • 仅当 SharePoint 管理员定义了文档存储文件夹时,才会将 PDF 发送到该文件夹。

配置协议

打开新协议后,您将看到配置页面,该页面分为四个特定于任务的部分:

A. 收件人 - 签署或批准协议的人员

B. 消息详细信息 - 协议的名称和全局消息

C. 选项 - 与协议相关的可选功能

D. 文件 - 需要签署/批准的实际文档/文件

○ 请注意,打开协议时所用的文档将会自动附加到协议。

“发送”页面各部分定义

“收件人”部分

在“收件人”部分中,最上面的切换开关要求您选择基本签名顺序工作流程:

• 如果启用“按顺序完成”(如下所示),将会对收件人进行编号以指示参与顺序,并遵循从一个签名步骤到下一个签名步骤的序列签名过程

○ 在这些序列步骤中,可能需要定义“容器”步骤,以便允许:

► 一部分签名者并行签名(混合式工作流程)

► 一组人员中的任何人都可以代表整个组进行签名(收件人组)

• 如果启用“按任意顺序完成”,将不会对收件人进行编号,并可进行并行签名。

“收件人”部分示例

在签名顺序切换开关的右侧,您会看到两个链接:

  • 添加我 - 单击此链接可插入您自己作为签名顺序中的下一个签名者
  • 添加收件人组 - 单击此链接可创建一个“容器”步骤,您可以在该步骤中定义一组签名者,该组中的任何人都可以进行签名。例如,为人力资源团队创建一个组,但是该团队中实际只有一个人进行签名。

创建的每个收件人均包含五个要素:

收件人各部分标识

A. 签名步骤 - 定义收件人在签名过程中的哪个阶段可获取对协议的访问权限(启用了“按顺序完成”时)

B. 角色 - 定义收件人可以如何与文档进行交互

○ 签名者(默认)- 预计应用至少一个签名的收件人

○ 审批人 - 审阅并批准文档,但无需依法签名的收件人

○ 委派人 - 不应进行签名或批准的收件人。他们会将签名或批准功能委派给另一方

C. 电子邮件地址 - 谁是收件人?这应该是个人电子邮件地址

D. 验证过程 - 应如何审查收件人?

○ 电子邮件(默认)- 基于对电子邮箱的访问进行身份验证

○ 密码 - 发件人生成的字母/数字密码,必须通过带外方式传输给收件人

○ 社交 - 进行第三方社交网络(如 Facebook 或 LinkedIn)身份验证

○ KBA(仅限美国)- 基于知识的身份验证要求收件人输入其社会保险号,然后根据公共数据库生成一些重要的问题

○ 电话 - 要求发件人提供收件人的电话号码,以便在需要他们签名时发送短信代码

E. 私人注释(可选)- 发件人可以向每个收件人提供单独的说明,在收件人查看协议时会显示这些说明

收件人列表下方的显示抄送链接会显示一个字段,您可以在此字段中抄送 (CC) 任何您希望其查看协议的电子邮件地址,而无需他们具有签名/批准访问权限。

 

混合式工作流程

“混合式”工作流程是序列签名顺序的实例,其中有一个或多个签名步骤包含两个或更多同时获取文档访问权限的收件人。“并行”步骤中的所有签名者将需要完成他们各自的部分,然后该序列过程才会转到下一个签名步骤。

“收件人”列表示例

例如,在上图中,显示了一个包含三个步骤的签名周期:

步骤 1 是 fclarke@gmail.com。在发出协议以请求签名后,只有 fclarke 会收到通知。在 fclarke 签署文档后,我们将继续转到下一个步骤。

步骤 2 是一个混合式步骤。您可以看到所有三个接收者都被指定了相同的编号 (2),这意味着 Adobe Sign 将同时通知所有这些接收者。他们能够以任意顺序应用其签名,但是他们都必须完成各自的部分,然后该签名周期才会转到下一个步骤。

步骤 3 是另一个单独的收件人,但这一次他被定义为审批人(显示勾号图标,而不是钢笔笔尖)。在“步骤 3”的收件人应用其审批后,将会完成协议、完全执行文档,并且所有相关方都将收到一个包含 PDF 格式的文档副本的通知。

要创建混合组,请输入每个相关方的电子邮件地址(将他们当作单独的收件人),然后单击收件人字段并将其拖到混合组内其他收件人字段的上方。您将在屏幕上看到一条指示您正在创建并行组的消息

有关如何拖放字段以创建混合组的图示

收件人组

当您需要来自某个组织,而不是该组内某个特定人员的签署时,收件人组会非常有用。  

收件人组示例

例如,在上图中,您可以看到一个包含三个步骤的签名周期:

步骤 1 (JohnDoe) 是一个签名者,在发送协议后,他将会收到通知要求其签名。在 JohnDoe 应用其签名后,协议将转到步骤 2

步骤 2 是一个审批人收件人组,其名称为“HR Group”。该组中输入了四个签名者,他们分别被指定不同的验证过程(仅作为示例)。在任何一个经过身份验证的收件人应用其审批后,协议都将继续转到第三个步骤

步骤 3 是一个单独的签名者。在完成该最终签名后,将完全执行文档,并且所有相关方都将收到一个包含 PDF 格式的文档副本的通知。

要创建收件人组,请单击收件人字段右上角的添加收件人组链接。此时会创建一个容器,系统将要求您在其中输入组名称以及潜在的收件人

注意:

收件人组的所有成员都将收到签名文档的最终 PDF 副本,即使他们实际并未签署文档也会收到。


“消息”部分

“消息”部分包含两个可使您显著提高成功几率的字段,如果您配置了个人模板,将会使用您定义的值自动填充这两个字段。

协议名称字段允许您输入任何用于标识协议的字符串。

注意:在发送协议之前,可以编辑该值。

协议消息是一个纯文本字段,您可以在其中输入任何必要的说明或注释。

  • 如果您的帐户配置为使用消息模板,则“消息”部分的右上角会显示用于访问模板的链接

“选项”部分

“选项”部分允许您在发送文档后更好地控制该文档:

  • 密码保护 - 要求收件人输入密码才能打开并查看已签名的 PDF 文件。此密码由发件人定义,并将通过带外方式传输。Adobe Sign 记录此密码,所以不要将密码忘记!
  • 完成截止日期 - 设置距离协议过期所剩的天数,此后将无法再完成协议。
    • “完成截止日期”仅在您的管理员对其启用的情况下才可见
  • 设置提醒 - 设置在完成协议之前发送提醒的频率。只有当前收件人才会收到通知
  • 收件人的语言 - 选择在发送给收件人的电子邮件中以及在签名体验过程中使用的语言
“选项”部分的图示

“文件”部分

在“文件”部分中,您可以将文档附加到事务。启动协议时所用的原始文档应当已经附加。

Adobe Sign 会将所有文档合并为一个用于签名过程的 PDF,并根据文档列出的顺序构建该 PDF。通过单击某个文档并将其拖动到新的列表位置,可以重新安排文档。

可以从 Adobe Sign 库、Google 文档、Box.net、Dropbox 中附加文件,也可以使用文件搜索或拖放操作从本地系统上传文件。

允许使用的文件类型包括:Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF、JPG、GIF、TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML

“选择文件”面板的图像

预览并添加签名字段

在文件列表正下方,您将看到预览并添加签名字段复选框。此选项允许您打开上传的文档,并根据需要在文档中放置表单字段。

您应当至少放置签名字段,但是您还可以根据需要,使用许多其他字段来构建复杂的表单。

注意:

如果没有放置签名字段,Adobe Sign 将在文档底部自动放置一个签名块。如果没有空间,将会添加一个新页面来容纳签名。

跟踪您的协议

协议状态

发送协议后,最好在“协议状态”页面上跟踪其进度,此页面可通过 Adobe Sign 功能区中的协议状态图标进行访问

功能区中的“协议状态”图标

“协议状态”页面将显示从 SharePoint 环境内发送的且您有权查看的所有协议。

默认将按发送日期排序,最近的协议排在列表最上方:

“协议状态”页面

要过滤视图中的协议,可以使用页面右上角的“搜索”字段。此搜索字段将搜索任何字段中的任何字符串主干,并返回所有匹配项:

有关搜索字符串主干的示例

按文档或列表搜索协议状态

您可以通过以下方式轻松搜索使用 SharePoint 文档或列表发送的所有协议:

  1. 查找并选择要按其进行搜索的文档/列表项
  2. 单击协议状态选项(在功能区或右键单击上下文菜单中)
按文档搜索的结果

刷新协议状态

“协议状态”表中的最右列为“刷新”操作,用于主动查询 Adobe Sign,以获取协议状态的更新。SharePoint 将定期自动更新仍在等待收件人操作的所有协议。通过“刷新”操作,您可以在该周期以外需要了解实时状态时更新协议。

删除协议记录

“协议状态”页面最右侧的最后一个图标是“删除”图标。此操作将删除 SharePoint 中的协议记录,但不会取消或删除 Adobe Sign 中的协议。应谨慎使用此操作,因为此操作无法撤消。

注意:

  • 如果协议已完成(已签名或已批准),则协议名称将为已启用的链接,单击时会显示已完成的文档。
  • 如果协议处于终止状态(已签名、已取消/已拒绝、已过期),则将禁用“刷新”操作
  • 如果协议未处于终止状态,则将禁用“删除”操作


已签名的文档

根据您的 SharePoint 管理员配置 Adobe Sign 包的方式,已签名的文档将被回推至以下任一位置:

  • 全局文件夹 - 如果配置了这种方式,所有已完成的文档都将位于此文件夹中
  • 源库中的新文件夹 - 如果未标识全局文件夹,则将在从中创建/发送协议的文档库中创建一个名为“已签名协议”的新文件夹。从同一库发送的所有已完成协议都会将已完成的 PDF 返回到同一“已签名协议”文件夹
  • 附加到列表项 - 如果您从列表项发送协议,则附件将包含在列表中
有关将已完成的文档附加到列表的示例

管理协议

管理协议图标将打开与您的用户相关的协议的另一个视图,该视图提供了更多功能。“协议状态”页面显示所有协议的简单视图以及用于更新其状态的选项,而“管理协议”将提供协议的更深入视图以及其他用于修改协议属性的选项。

功能区中的“管理协议”图标

“管理”页面结构

“管理”页面有很多嵌入式功能可供探索。简而言之,它可分为三个功能区域:

A. 内容和过滤器

B. 协议列表

C. 协议工具

“管理”页面 - 分解

内容过滤器

“管理”页面有四个内容/过滤器选项:

“您的协议”是“管理”页面上内容的默认数据集:

  • 选择“您的协议”后,页面内容仅包含您明确参与的协议(作为发件人、签名者、抄送方或通过明确协议共享)
  • 在用户之间配置内容共享的帐户会在“您的协议”旁边看到一个下拉箭头,它会打开一个菜单,显示已经共享给该用户帐户的所有用户和组。
    • 选择任意一个用户或组后,“管理”页面中都会填充该用户或组明确参与的数据集

在任何给定时间,只能将一个用户/组数据集加载到“管理”页面。

内容选择

在左边栏中,您可以找到协议状态列表以及三种模板类型。 

您帐户中的所有内容都可以归类到以下类别之一:

  • 进行中 - 您所连接的仍在签名周期中的协议
  • 等待您处理 - 等待您开始处理的协议
  • 已完成 - 成功完成签名周期的协议
  • 已取消 - 已放弃的协议。放弃的协议有四个来源:
    • 发件人取消协议
    • 收件人拒绝操作
    • 收件人身份验证失败
    • 系统由于某种原因无法处理协议
  • 已到期 - 到期计时器终止时未完成的协议
  • 草稿 - 部分配置的协议 - 尚未发送

模板类型包括:

  • 模板 - 这些是文档库中的模板
  • Web 表单 - Web 表单是可以作为 URL 链接发送或嵌入网页的在线表单。当签名者访问表单时,会产生子协议,以仅在自己的唯一协议上捕获其签名。(例如:网页上的注册表单)
  • Mega Sign - Mega Sign 模板允许发件人将文档与收件人列表配对。每个收件人都会获得各自唯一的协议副本供他们(仅限他们)签名。(例如:年费培训)

注意:

执行搜索时,“状态”列的顶部会显示一个新选项:全部

选择“全部”将会在一个表中显示所有内容,而不考虑协议“状态”

状态过滤器

使用文本和/或时间范围来缩小管理页面上的数据集。 

使用文本搜索会过滤掉与您在大多数元数据字段中搜索的字符串不匹配的协议。搜索参数中包含的字段包括:

  • 参与人姓名
  • 电子邮件地址
  • 参与人职务
  • 参与人公司
  • 协议名称
  • 协议注释
  • 协议消息
  • 收件人个人消息

过滤器图标可打开通过选择日期范围来过滤数据集的选项:

  • 所有日期
  • 最近 24 小时
  • 最近 7 天
  • 最近 30 天
  • 最近 12 个月
  • 自定义日期范围

注意:

选择过滤器后,该过滤器图标旁边会显示一个标记。在数据集返回后,可以单击任何一个过滤器将其删除。

文本搜索过滤器

通过单击过滤器图标,还可使用另外一个搜索隐藏内容的选项。

  • 选择“搜索隐藏内容”后,返回的数据集中只包含隐藏内容
搜索隐藏内容


协议列表

协议列表显示与您选择的内容相符并根据您现有的过滤器缩小范围的单独协议。

每个协议都显示:

收件人 - 当前收件人(如果协议正在处理中)或第一个收件人(当协议完成、取消或到期时)。

  • 收件人“姓名”已知时会显示出来。当“姓名”未知时,会显示收件人的电子邮件

发件人 - 协议的发件人。

标题 - 协议的名称。

状态 - 协议与签名周期相关的当前状态。(下面的示例使用“全部”选项,因此显示多个状态)

修改时间 - 协议的上次修改日期。

协议列表

内容默认是按照协议的上次修改日期来排序的。

但是,可以单击任何列标题以按该值对数据集进行排序。


协议列表

单击任一协议或模板即可显示协议工具:

协议工具

右边栏会打开,显示用于访问或操作协议(或库文档/Web 表单/Mega Sign)的工具:

查看和签名 - 仅适用于“等待您处理”的协议

打开协议/模板/Web 表单/Mega Sign - 打开对象以完整查看文档。

  • 协议会显示协议的当前状态,即协议在签名周期中所处的位置。
  • 模板会显示用于构建模板的基本文档

使用模板 - 仅限模板(库文档)。此选项使用已附加的模板启动新协议

获取代码 - 仅限 Web 表单。此选项将打开一个页面,用户可以在该页面中复制 Web 表单的 HTML 或脚本代码

编辑模板/Web 表单 - 允许用户编辑模板

提醒 - 允许用户为当前收件人设置提醒

取消 - 取消协议

下载 PDF - 下载协议在当前状态下的 PDF 副本。

  • 父模板将下载用于创建模板的原始文档的 PDF 副本

下载审核报告 - 下载协议的审核报告

下载表单字段数据 - 下载已完成协议的字段内容的 csv 文件

  • 父模板对象会下载一个包含所有已完成子协议的字段级内容的 csv

修改协议 - 允许用户编辑协议中的文档和/或文档上放置的字段。

  • 此选项仅在第一个收件人执行操作之前可用。

删除 - 仅限模板(库文档)。从系统中删除模板。这是不可撤销的操作

隐藏协议/Web 表单/Mega Sign - 在用户视图中隐藏对象。此操作仅从视图中删除对象,而不执行任何其他操作

共享 - 允许用户与其他用户显式共享对象。此操作无法撤销

注释 - 允许用户将个人注释应用于对象

下载单个文件 - 如果使用了多个文件来构建协议/模板,则允许用户下载各个文件

查看活动报告 - 仅限 Mega Sign。此选项会生成 Mega Sign 进度的摘要,将收件人列表划分为与协议签名状态匹配的类别

替换当前收件人 - 只能用于用户已发送的协议。允许用户替换协议的当前收件人

活动 - 已发生的与协议有关的持续事件列表。从创建事件开始,记录每个收件人的活动,并以完成/取消/到期状态结束事件


常见任务的快速链接

以下是您可能需要使用的最常见任务的快速参考,之后是对“管理”页面本身和重要功能的高级调查。

库(文档)模板

Adobe Sign 功能区中的“库模板”图标允许您将 SharePoint 文档发送到 Adobe Sign 编辑环境中,在该环境中,您可以放置表单字段,然后将启用字段的表单保存到 Adobe Sign 库中。

注意:

SharePoint 中的原始文档不会发生更改。新的文档模板只存在于 Adobe Sign 站点上,并且必须使用协议“文件”部分中的文档库选项来附加。

要创建文档模板,请执行以下操作:

  1. 单击要构建成模板的文档
  2. 单击功能区中的库模板图标(或右键单击并从弹出的菜单中选择)
    • 此时将打开 Adobe Sign 编辑环境,向您显示完整的文档
  3. 在文档中放置所需的字段
    • 如果要创建需要两位人员输入/签名的模板,请放置适用于第一个收件人的所有字段。接下来,将“收件人”字段更改为参与者 2,然后放置适用于第二个签名者/审批人的字段。

注意:

通过编辑环境创建模板时,您只能构建最多有两个收件人的文档。如果您需要更多收件人,则必须通过 Acrobat 或使用文本标记构建文档

收件人列表示例

4. 模板完成后,单击右下角的保存按钮。

• 此时会将模板保存到 Adobe Sign 库中。  

 


可下载的 PDF 副本

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