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Generieren der Word-Dokumentausgabe

  1. Benutzerhandbuch zu RoboHelp
  2. Einführung
    1. Neue Funktionen in Adobe RoboHelp
    2. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 8
    3. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 7
    4. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 6
    5. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 5
    6. Neue Funktionen bei RoboHelp (2020 Release) Update 4
    7. Systemanforderungen für RoboHelp
    8. Häufig gestellte Fragen zu RoboHelp
    9. Herunterladen und Installieren Ihrer Adobe-App
    10. Herunterladen und Installieren von RoboHelp für macOS
    11. Erste Schritte im RoboHelp-Arbeitsbereich
    12. Behobene Probleme in RoboHelp
  3. Projekte
    1. Planen Ihres RoboHelp-Projekts
    2. Erstellen eines Projekts
    3. Arbeiten mit Themen und Ordnern
    4. Generieren von Berichten
    5. Arbeiten mit kontextsensitiver Hilfe
    6. Verwalten von Verweisen
    7. Festlegen von Einstellungen in RoboHelp
  4. Zusammenarbeit mit Autoren
    1. Zusammenarbeit mithilfe von Git
    2. Zusammenarbeit mithilfe von SharePoint Online
    3. Zusammenarbeit mithilfe von Azure DevOps (Team Foundation Server)
  5. Bearbeiten und Formatieren
    1. Formatieren Ihres Inhalts
    2. Erstellen und Verwalten von Querverweisen
    3. Erstellen und Verwalten von Verknüpfungen
    4. Snippets als Einzelquellenelemente
    5. Arbeiten mit Bildern und Multimedia
    6. Erstellen und Verwenden von Variablen für einfache Updates
    7. Arbeiten mit Variablensätzen
    8. Verwenden des Tools „Suchen und Ersetzen“
    9. Automatisches Speichern Ihrer Inhalte
    10. Bearbeitung nebeneinander in der geteilten Ansicht
    11. Verwenden der Rechtschreibprüfungsfunktion
    12. Erstellen und Bearbeiten von Lesezeichen
    13. Einfügen und Aktualisieren von Feldern
    14. Wechseln zwischen mehreren Ansichten
    15. Automatische Nummerierung in CSS
  6. Importieren und Verknüpfen
    1. Importieren von Markdown-Dateien in ein Projekt
    2. Importieren von Word-Dokumenten in ein Projekt
    3. Importieren von FrameMaker-Dokumenten in ein Projekt
  7. Inhaltsverzeichnisse, Indizes und Glossare
    1. Erstellen und Verwalten von Inhaltsverzeichnissen
    2. Erstellen und Verwalten von Indizes
    3. Erstellen und Verwalten eines Glossars
    4. Abfolgen erstellen und verwalten
    5. Arbeiten mit „Siehe auch“ und verwandten Themen
  8. Bedingter Inhalt
    1. Was ist bedingter Inhalt?
    2. Bedingungs-Tags erstellen und anwenden
    3. Konfigurieren von Ausgabevorgaben für bedingten Inhalt
    4. Bedingten Inhalt optimieren und verwalten
  9. Microcontent
    1. Microcontent
  10. Überprüfung und Zusammenarbeit
    1. Überprüfung und Zusammenarbeit
  11. Übersetzung
    1. Übersetzen von Inhalten in mehrere Sprachen
    2. Konfigurieren eines Übersetzungsframeworks für einen Dienstleister
  12. Skins und Masterseiten
    1. Arbeiten mit Skins
    2. Arbeiten mit Masterseiten
    3. Arbeiten mit Beschriftungen
    4. Anpassen von PDFs
    5. Einführung in den Frame-losen Skin-Editor
  13. Generieren der Ausgabe
    1. Generieren der Ausgabe
    2. Generieren einer Frame-los-Ausgabe
    3. Generieren der Wissensdatenbankausgabe
    4. Generieren von PDF-Ausgabe
    5. Generieren einer interaktiven HTML5-Ausgabe
    6. Generieren einer Worddokument-Ausgabe
    7. Generieren einer „Nur Inhalt“-Ausgabe
    8. Generieren einer E-Book-Ausgabe
    9. Generieren einer Microsoft HTML Help-Ausgabe in RoboHelp
    10. Generieren einer App-Ausgabe
  14. Ausgabe veröffentlichen
    1. Veröffentlichen auf einem RoboHelp-Server
    2. Veröffentlichen auf einem FTP-Server, einem sicheren FTP-Server oder einem Dateisystem
    3. Veröffentlichen in SharePoint Online
    4. Veröffentlichen im Zendesk-Hilfe-Center
    5. Veröffentlichen in der Salesforce-Wissensdatenbank
    6. Veröffentlichen in der ServiceNow-Wissensdatenbank
    7. Veröffentlichen in der Zoho-Wissensdatenbank
    8. Veröffentlichen in Adobe Experience Manager
  15. Anhang
    1. Adobe RoboHelp Scripting-Referenz
    2. RoboHelp-Tastaturbefehle

Erfahren Sie, wie Sie eine Word-Dokumentausgabe in RoboHelp generieren.

Was ist die Word-Dokumentausgabe?

Die Word-Dokumentausgabe beschreibt Besonderheiten des Exports eines generierten RoboHelp-Projekts in das DOCX-Format.

Hinweis:

Adobe RoboHelp erfordert nicht, dass Microsoft Word auf Ihrem Computer installiert ist, um die Word-Dokumentausgabe zu generieren.

Konfigurieren einer Word-Dokumentvorgabe

Der erste Schritt beim Generieren der Word-Dokumentausgabe eines RoboHelp-Projekts besteht darin, eine Ausgabevorgabe zu erstellen und dann die verschiedenen Einstellungen dafür zu konfigurieren. Sie können die folgenden Parameter verwenden, um eine Word-Dokumentvorgabe zu konfigurieren:

Allgemein

Verwenden Sie die folgenden Optionen, um grundlegende Ausgabeeinstellungen anzugeben, z. B. Titel, Ausgabepfad, Sprache der Strings in der Benutzeroberfläche und mehr.

Ausgabepfad Geben Sie einen Speicherort für die Ausgabe an. Um einen Speicherort auszuwählen, klicken Sie auf .

Stellen Sie sicher, dass sich der Ausgabepfad NICHT im Projektordner befindet.Wenn sich der Ausgabepfad im Projektordner befindet, schlägt die Ausgabegenerierung fehl. Außerdem sollte der von Ihnen ausgewählte Ordner KEINE Inhalte enthalten, die Sie benötigen. RoboHelp löscht den Inhalt des Ordners, bevor die Ausgabe generiert wird.

Ausgabepfad relativ zum Projekt speichern: Wenn diese Option aktiviert ist und Sie zum Ausgabepfad navigieren, ist der Pfad zur Ausgabe nun ein relativer statt ein absoluter Wert.

Word-Datei Geben Sie den Namen der zu erzeugenden Ausgabedatei an.

Sprache Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um eine Sprache für die Titel von Index, Glossar und Inhaltsverzeichnis in Ihrer Ausgabe festzulegen. Geben Sie diese Einstellung an, wenn Sie die in den Projekteinstellungen angegebene Sprache ändern möchten.

Skript nach der Generierung Um Ihr benutzerdefiniertes Skript nach der Ausgabegenerierung auszuführen, wählen Sie die .js-Skriptdatei in der Dropdownliste aus. Die in der Liste angezeigten JS-Dateien stammen aus dem Skriptordner Ihrer RoboHelp-App-Daten.

Inhalt

Geben Sie mit den folgenden Optionen inhaltsbezogene Ausgabeeinstellungen an, z. B. Einstellungen für Inhaltsverzeichnis, referenzierte Themen, Bedingungsausdruck, Variablensatz und Einschließen von Erweiterungs- und Dropdowntext.

Inhaltsverzeichnis Wählen Sie in der Dropdownliste das Inhaltsverzeichnis aus, das in der Ausgabe enthalten sein soll. Diese Dropdownliste zeigt die in Ihrem Projekt verfügbaren Inhaltsverzeichnisse an. Das erste Inhaltsverzeichnis in dieser Dropdownliste ist standardmäßig ausgewählt.

Der Satz von Dateien und ihre Referenzen, die im ausgewählten Inhaltsverzeichnis enthalten sind, werden in der generierten Ausgabe angezeigt.

Alle referenzierten Themen einschließen Schließt alle Themen ein, die nicht Teil des Inhaltsverzeichnisses sind, aber von Themen des Inhaltsverzeichnisses referenziert werden. Deaktivieren Sie diese Option, um die referenzierten Themen von der Word-Dokumentausgabe auszuschließen.

Bedingungsausdruck Geben Sie mithilfe der Dropdownliste den Bedingungsausdruck für Ihre Ausgabe an. Mit dieser Einstellung können Sie Inhalte abhängig vom gewünschten Ausgabetyp oder von der Benutzerbasis einfach ein- oder ausschließen. Klicken Sie auf , um den ausgewählten Bedingungsausdruck zu bearbeiten. Sie können in der Dropdown-Liste auch „Keine“ auswählen, um keinen Bedingungsausdruck anzugeben.

Variablensatz Geben Sie mithilfe der Dropdownliste den Variablensatz für Ihre Ausgabe an. In der Dropdownliste können Sie <Standardvariablensatz> auswählen, um den Standardvariablensatz des Projekts zu verwenden.Mit Variablensätzen können Sie die ausgabenspezifische Verwendung von Variablen implementieren. Sie können beispielsweise verschiedene Variablensätze zum Generieren von Ausgaben für Kunden und interne Benutzer verwenden.

Erweiternde Textinhalte einschließen Wählen Sie diese Option, um erweiternden Text in Ihre Word-Dokumentausgabe aufzunehmen. Andernfalls wird nur der erweiternde Titel in die Ausgabe aufgenommen. Der erweiternde Text wird jedoch in der erweiterten Form in der generierten PDF-Datei angezeigt.

Dropdown-Textinhalt einschließen Wählen Sie diese Option, um Dropdown-Text in Ihre Word-Dokumentausgabe aufzunehmen. Andernfalls wird nur der Dropdown-Titel in die Ausgabe aufgenommen. Der Dropdown-Text wird jedoch in der generierten PDF-Datei angezeigt.

Metadaten

Die Metadatenoptionen wie Titel, Autor, Betreff und Schlüsselwörter, die während der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses ausgewählt wurden, werden in die endgültige Word-Ausgabe eingebettet.

Titel Geben Sie den Titel für die generierte Ausgabe an.

Sie können Variablen im Titel verwenden. Geben Sie dazu STRG+1 ein, und wählen Sie eine Variable in der Dropdownliste aus. Drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie während der Ausgabegenerierung einen Variablensatz auf der Registerkarte „Inhalt > Variablensatz“ angegeben haben, wird der Wert der ausgewählten Variablen aus dem Variablensatz ausgewählt.

Autor Geben Sie den Namen des Autors des Themas an.

Betreff Geben Sie die Beschreibung des Themas an.

Schlüsselwörter Geben Sie eine Liste von Schlüsselwörtern an, die für Ihr Thema relevant sind. Dies ist nützlich, um Suchvorgänge einzugrenzen.

Layout

Verwenden Sie folgende Optionen zum Konfigurieren des Erscheinungsbilds Ihrer Ausgabe.

Masterseite Wählen Sie in der Dropdownliste die Masterseite für die Ausgabe aus, die Sie generieren. Wenn die Masterseite ausgewählt ist, werden die Formatvorlagendefinitionen durch die CSS (Cascading Style Sheets) der Masterseite bestimmt und in der Formatvorlagenzuordnung widergespiegelt. Wenn auf „Keine“ festgelegt, werden die CSS-Formatvorlagen aus CSS-Dateien entnommen, die in den Inhaltsverzeichnisthemen verwendet werden.

Jedes Thema auf einer neuen Seite beginnen Wählen Sie diese Option aus, um jedes Thema auf einer neuen Seite in einem Word-Dokument zu beginnen. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, erfolgt der Seitenumbruch nach den im Inhaltsverzeichnis angegebenen Kapiteln.

Word

Mit der Formatvorlagenzuordnungsfunktion, die in der Word-Dokumentausgabe enthalten ist, können Benutzer das Format zuordnen, das im ausgewählten Word-Dokument oder in der ausgewählten Vorlage verfügbar ist.

Word-Vorlage Geben Sie das bestimmte Word-Dokument oder die Vorlage an, um eine RoboHelp-Formatvorlage der Word-Formatvorlage zuzuordnen. Klicken Sie dazu auf das Symbol , und wählen Sie Ihr Word-Dokument oder Ihre Vorlage aus.

Formatvorlagenzuordnung Standardmäßig verwendet RoboHelp die in der ausgewählten Wordvorlage angegebenen Formatvorlagen. In diesem Abschnitt werden die integrierten Formatvorlagen für Zeichen, Absätze und Tabellen aus den CSS-Dateien (in den Inhaltsverzeichnisthemen oder der ausgewählten Masterseite verwendet) auf der linken Seite und die Zuordnungsformatvorlagen aus der Word-Vorlage auf der rechten Seite aufgeführt. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  1. Verwenden Sie RoboHelp-Formatvorlagen im Word-Ausgabedokument.
  2. Verwerfen Sie RoboHelp-Formatvorlagen, und verwenden Sie standardmäßige Word-Formatvorlagen, oder
  3. nehmen Sie eine Zuordnung zu einer beliebigen Word-Formatvorlagen aus der Vorlage, die für die Zuordnung ausgewählt wurde, vor.

Wenn Sie keine Word-Vorlage auswählen, werden unter „Word-Ausgabe“ nur zwei Optionen angezeigt – „RoboHelp-Formatvorlage verwenden“ und „Format verwerfen“.

Hinweis:

Wenn Sie ein Word-Dokument oder eine Word-Vorlage auswählen, werden die Kopf- und Fußzeileneinstellungen aus der ausgewählten Vorlage in der Ausgabe angewendet. 

Vorschau Der Vorschauabschnitt zeigt die Vorschau der beiden Formatvorlagen an, sodass der Inhalt in der Vorschau angezeigt werden kann.

Tabellenformatzuordnung

Beim Generieren einer Microsoft Word-Ausgabe ist es wichtig, dass die verschiedenen Absatz-, Zeichen- und Tabellenformatvorlagen korrekt zugeordnet werden.

Sie können RoboHelp-Tabellenformate zuordnen, wenn Sie eine Ausgabe in Microsoft Word generieren.

Sie können die Tabellenformatvorlagen beim Generieren der Word-Ausgabe steuern. Auf der Registerkarte „Tabelle“ des Formatvorlagenzuordnungs-Dialogs können Sie die Liste der RoboHelp-Tabellen und die Liste der Tabellen aus den Word-Vorlagen anzeigen, die für Zuordnungen verfügbar sind. Für jede Tabellenformatvorlage in RoboHelp können Sie RoboHelp-Formatvorlagen beibehalten, die Standard-Tabellenformatvorlage von Word verwenden oder eine beliebige Word-Tabellenformatvorlage zuordnen.

Sie können auch eine Vorschau der RoboHelp-Tabelle anzeigen.

Veröffentlichen

Sie können Ihre Ausgabe auf FTP, SFTP oder dem Dateisystem veröffentlichen. Um Ihre Ausgabe veröffentlichen zu können, konfigurieren Sie zunächst ein Veröffentlichungsprofil für den entsprechenden Servertyp. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Veröffentlichungsprofils für FTP, SFTP oder Dateisystem.

Nachdem Sie das Veröffentlichungsprofil gespeichert haben, zeigt RoboHelp das Profil auf der Registerkarte Veröffentlichen an. Um Ihre Ausgabe zu veröffentlichen, wählen Sie die entsprechenden Veröffentlichungsprofile aus, und klicken Sie auf .

Standardmäßig werden seit der letzten Veröffentlichung nur geänderte Dateien mit den ausgewählten Veröffentlichungsprofilen veröffentlicht.

Um alle Dateien zu veröffentlichen, wählen Sie Alle erneut veröffentlichen aus, und klicken Sie auf . Um das Ausgabeprotokoll im Bereich Ausgabevorgaben gemäß der entsprechenden Ausgabevorgabe anzuzeigen, wählen Sie  > Protokoll anzeigen aus.

Generieren der Word-Ausgabe

  1. Klicken Sie im Authoring-Fenster Ihres Projekts auf das Symbol Schnell erstellen  in der rechten oberen Ecke der Standardsymbolleiste.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Schnell erstellen eine Word-Ausgabevorgabe aus.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um die Einstellungen zu konfigurieren:

    • Klicken Sie im Dialogfeld Schnell erstellen auf das Symbol für Einstellungen bearbeiten.
    • Klicken Sie auf die Registerkarte Ausgabe auf der linken Seite der Standardsymbolleiste.

    Die Ansicht „Ausgabe“ wird geöffnet.

  4. Klicken Sie in der Symbolleiste „Ausgabe“ auf Ausgabevorgaben. Führen Sie im Bereich Ausgabevorgaben eine der folgenden Aktionen aus:

    • Doppelklicken Sie auf die gewünschte Word-Ausgabevorgabe.
    • Klicken Sie auf das Symbol  neben der gewünschten Ausgabevorgabe und wählen Sie Bearbeiten.
  5. Weitere Informationen zum Konfigurieren der Ausgabevorgaben finden Sie unter Konfigurieren einer Word-Ausgabevorgabe.

  6. Um Ihre Einstellungen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol Speichern  in der oberen linken Ecke der Standardsymbolleiste in der Ansicht „Ausgabe“.

  7. Klicken Sie im Bereich Ausgabevorgaben auf das Symbol im Bereich Vorgabe generieren

    Sie können dann einen Fortschrittsbalken neben der ausgewählten Ausgabevorgabe im Bereich Ausgabevorgaben anzeigen. Sobald die Ausgabegenerierung abgeschlossen ist, wird in der unteren rechten Ecke des Bildschirms die Meldung Erfolg angezeigt.

    Klicken Sie nach Abschluss der Ausgabegenerierung im Bereich Ausgabevorgaben auf , um die Ausgabe anzuzeigen.

    Hinweis:

    Alternativ können Sie die Ausgabe im Authoring-Fenster generieren. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Schnell erstellen , wählen Sie die gewünschte Ausgabeeinstellung aus und klicken Sie auf Generieren.

    Sie können dann einen Fortschrittsbalken im Dialogfeld Schnell erstellen anzeigen. Klicken Sie nach Abschluss der Ausgabegenerierung neben der Ausgabevorgabe auf , um die Ausgabe anzuzeigen. Falls die Generierung fehlgeschlagen ist, klicken Sie auf  neben der ausgewählten Ausgabevorgabe, um das Fehlerprotokoll anzuzeigen.

Kopf- und Fußzeilen in der Word-Ausgabevorgabe

Eine Kopf- und Fußzeile enthält prominente Informationen, die am oberen und unteren Rand jeder Seite in einem Dokument angezeigt werden. Mit der Word-Voreinstellung in RoboHelp können Sie ein Word-Dokument generieren, das mit jedem Programm angezeigt werden kann, das DOCX-Dateien lesen kann.

Darüber hinaus können Sie jetzt die Word-Ausgabe optimieren, indem Sie die Kopf- und Fußzeileneinstellungen verwenden, die als Teil von RoboHelp 2020 verfügbar sind.

Im Abschnitt „Vorgabeseiten“, der Teil der Einstellungen für eine Word-Ausgabevorgabe ist, können Sie Kopf- und Fußzeilen hinzufügen, um beschreibende Informationen auf verschiedene Abschnitte des Dokuments anzuwenden.

Sie können einem Word-Dokument separate Kopf- und Fußzeilen hinzufügen. Wie bei PDF-Ausgaben können Sie die geraden und ungeraden Seiten in der Word-Ausgabe angeben.

Mit dieser Änderung werden die CSS-Dateien aus den Masterseiten auf die Word-Ausgabe angewendet.

Hinzufügen von Kopf- und Fußzeile in Word
Hinzufügen von Kopf- und Fußzeile in Word

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