Erstellen Sie zunächst ein Formular, in dem alle Felder definiert sind.
Anleitung zu den Vorlagen von Adobe Sign für Salesforce und der Konfiguration der Daten-/Zusammenführungszuordnung
Adobe Sign bietet Ihnen die Möglichkeit, interaktive Formulare zu verwenden, um Daten von Unterzeichnern zu sammeln, Felder für Signatur und Initialen in Dokumenten zu platzieren, Zwei-Parteien-Informationen von Sender und Unterzeichner zu erfassen und mehr.
Sie können eigene Adobe Sign-Vorlagenbibliotheken erstellen, indem Sie Adobe Sign-Formulare und -Vorlagen auf der Registerkarte „Salesforce-Dokumente“ speichern.
Adobe Sign-Text-Tags bieten folgende Vorteile:
Sie können Adobe Sign-Formulare erstellen, indem Sie spezielle Text-Tags in ein beliebiges Dokument einfügen, das Sie über Adobe Sign versenden, wie z.B. Word-, PDF oder andere Textdokumente. Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation zu Text-Tags.
Es sind zwei optionale Einstellungen für die Daten- und Zusammenführungszuordnung verfügbar. Sie können beide an Ihre Anforderungen anpassen, indem Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen navigieren.
1. Möchten Sie eine E-Mail erhalten, wenn eine Daten- oder Zusammenführungszuordnung fehlschlägt?
2. Möchten Sie, dass beim Auswählen von Feldern in der Daten-/Zusammenführungszuordnung die API-Namen angezeigt werden?
Die Daten-/Zusammenführungszuordnung von Feldnamen zu SFDC-Objektfeldern kann durch das „Hochladen“ der Feldnamen in Salesforce vereinfacht werden. So können Sie Feldnamen aus einer Werteliste auswählen, anstatt sie manuell in ein Textfeld eingeben zu müssen.
Und so funktioniert es:
Erstellen Sie zunächst ein Formular, in dem alle Felder definiert sind.
Senden Sie das Formular zur Unterzeichnung über Salesforce mit einem eindeutigen Vereinbarungsnamen, wie z. B. W4-Feld-Vorlage.
Geben Sie in den Feldern, die Sie zuordnen möchten, (beliebige) Inhalte ein und unterzeichnen Sie die Vereinbarung, damit sie in Salesforce als abgeschlossen registriert wird.
Die Vorlage kann jetzt ausgewählt werden, wenn Sie die Funktion Importieren der Daten-/Zusammenführungszuordnung verwenden.
Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorkonfigurierte Formulare mit definierten Feldnamen verfügen, damit Sie das SFDC-Objektfeld logisch mit dem Formularfeld in Adobe Sign verknüpfen können.
Unten sehen Sie ein Beispiel für ein einfaches Formular. Die Felder werden durch die geschweiften Klammern auf beiden Seiten (diese legen die Feldbreite fest) sowie den Feldnamen (die Zeichenfolge in den geschweiften Klammern) definiert.
In Text-Tags können neben dem Namenswert zusätzliche Argumente eingefügt werden, darunter Überprüfungen, Berechnungen und reguläre Ausdrücke. Eine ausführliche Erläuterung der Formelerstellung finden Sie hier. Mithilfe dieser Formeln kann die Qualität der während des Signaturvorgangs aufgezeichneten Daten dramatisch verbessert werden.
Die Funktion zum Kürzen von Text-Tags kann bei der Formularerstellung und Datenzuordnung äußerst hilfreich sein, wenn Normen für Feldnamen erstellt werden sollen, die in jedem Dokument erneut verwendet werden (zudem sparen Sie sich dadurch Zeit, da das formelle Tag nicht erneut erstellt werden muss). Somit verbessert sich die Datenzuordnung über mehrere Formulare hinweg spürbar und es entsteht eine Grundlage für künftige Dokumente.
Mit Adobe Sign-Zusammenführungszuordnungen können Sie Felddaten aus Salesforce in Dokumente einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung versenden.
Sie können beispielsweise automatisch die Adresse und Telefonnummer eines Leads aus einem Salesforce-Datensatz in die Vereinbarung einfügen, bevor Sie sie zur Unterzeichnung an den Lead senden. Sie können auch den Status einer Opportunity ändern, wenn die Vereinbarung vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde. Zusammengeführte Datenfelder können optional von den Unterzeichnern aktualisiert werden, falls Sie die Änderungen des Unterzeichners mit Salesforce synchronisieren möchten.
Sie können Zusammenführungszuordnungen auch verwenden, um automatisch das Produkt hinzuzufügen, das mit einer Opportunity zusammenhängt. Sie können festlegen, welche Produkteigenschaften (wie Menge und Preis) in die Vereinbarung aufgenommen werden sollen, und angeben, wie enthaltene Produkte sortiert und gefiltert werden sollen.
Bei der Datenquelle für eine Zusammenführungszuordnung kann es sich um eine bestimmte Konstante oder um einen Wert aus einem Salesforce-Objektfeld handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann. Das Ziel jeder Zusammenführungszuordnung ist ein bestimmtes Feld in einer Adobe Sign-Vereinbarung.
Die unten aufgeführte Zuordnung fügt beispielsweise in die Adobe Sign-Dokumentfelder „FirstName“ und „LastName“ die Daten des Salesforce-Felds „Empfänger (Kontakt)“ ein. Darüber hinaus wird im Unternehmensfeld des Dokuments der Name des Kontos eingefügt.
Wenn Sie ein Objekt für die Zuordnung auswählen, legen Sie zunächst das Vereinbarungsobjekt fest und anschließend das übergeordnete bzw. das Nachschlageobjekt. Die Zuordnung zwischen den Objekten muss zur Laufzeit bereits festgelegt sein.
So erstellen Sie eine Zusammenführungszuordnung:
Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenführungszuordnungen.
Klicken Sie auf der Startseite der Zusammenführungszuordnungen auf Neu
Die Seite „Neue Zusammenführungszuordnung“ wird angezeigt.
Geben Sie im Abschnitt „Zuordnungsinformationen“ einen Namen für die Zuordnung ein und geben Sie an, ob Sie sie als Standardzuordnung festlegen möchten. Wenn Sie die Option „Standardm. Zusammenführungszuordnung“ aktivieren, wird die Zuordnung automatisch ausgeführt, wenn Sie eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versenden.
Um Formularfeldnamen aus einem vorhandenen Dokument zu importieren und zuzuordnen, können Sie eine Vereinbarung auswählen, die zur Unterzeichnung versendet und unterzeichnet wurde. Sie können Felder aus zusätzlichen Vereinbarungen importieren, um weitere Felder hinzuzufügen. Felder mit doppelten Namen werden nicht erneut importiert. So importieren Sie Formularfelder:
Die Anzahl der zu importierenden Felder wird angezeigt:
Im Bereich Salesforce-Objektfelder Dokumentfeldern zuordnen können Sie Zuordnungen aus Feldern erstellen, die aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsobjekt abgerufen werden können (einschließlich benutzerdefinierter Felder). Sie können auch Zuordnungsregeln hinzufügen, um Daten in Adobe Sign-Dokumenten zusammenzuführen.
Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.
Definieren Sie die Zuordnungen und Zuordnungsregeln in folgenden Bereichen:
Wenn es sich bei dem Quellwert um eine Konstante handelt, müssen Sie im Quellwertfeld einen Wert eingeben.
Wiederholen Sie die Schritte 1 und 2, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.
Im Bereich Salesforce-Produktpositionsfelder zu Adobe-Dokument-Feldern zuordnen können Sie Produktlisten hinzufügen, die mit einer Opportunity verknüpft sind.
Klicken Sie auf Feldzuordnung hinzufügen, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Ausgewähltes Objekt, um das Dialogfeld Objektauswahl anzuzeigen.
Wählen Sie im Dialogfeld Objektauswahl Salesforce-Quellfelder, eine Opportunity und ein Opportunity-Produkt aus, fügen Sie in Ihren Vereinbarungen enthaltene Produkteigenschaften, wie z. B. Stückzahl, Preis und Kurzbeschreibung, hinzu. Sie können auch die Reihenfolge und Sortierung der Felder festlegen.
Klicken Sie auf Fertig.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, um weitere Zuordnungszeilen hinzuzufügen.
Wenn Sie die Vorlage für die Zusammenführungszuordnung fertiggestellt haben, klicken Sie auf Speichern.
Sie können beliebig viele Zusammenführungszuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn eine Vereinbarung zur Unterzeichnung versendet wird. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.
Sie können auch festlegen, welche Zusammenführungszuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie sie im Feld „Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) der Vereinbarung eingeben. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Vorlage zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.
Es empfiehlt sich, für erste Tests umfangreicher oder komplexer Bereitstellungen nur die Standardzuordnung zu verwenden. Die Best Practice lautet, alle Vorlagen explizit zu verknüpfen.
Es gibt Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen, die definieren, wie mit Dateianlagen verfahren wird. Standardmäßig wird der ursprüngliche Anhang (z. B. eine Vorlage für eine Geheimhaltungserklärung) entfernt und es wird stattdessen beim Versenden der Vereinbarung das zusammengeführte Dokument an den Vereinbarungsdatensatz angehängt.
Diese Einstellungen sind global gültig und wirken sich somit auf alle Zuordnungsvorlagen aus.
So ändern Sie die Einstellungen:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen für Zusammenführungszuordnungen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Bearbeiten Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Speichern.
Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Salesforce-E-Mail-Feld einem Adobe Sign-Textfeld zuordnen, schlägt die Zuordnung möglicherweise fehl, wenn es sich bei dem Inhalt des Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.
Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Zusammenführungszuordnung“ (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Zusammenführungszuordnung gesendet.
Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.
Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Klicken Sie auf die Bezeichnung Adobe Sign-Einstellungen
.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungsdefinition.
Klicken Sie auf der Seite Benutzerdefinierte Einstellungen auf Neu oder Bearbeiten.
Passen Sie die Option Zuordnungsfehlerbenachr. aktivieren nach Bedarf an.
Mit Adobe Sign-Felddatenzuordnungen können Sie definieren, wie Adobe Sign Salesforce.com-Objekte mit Daten aktualisiert, die von den Unterzeichnern erfasst werden. Sie können beispielsweise in den Kontaktdatensatz eines Unterzeichners in Salesforce.com die Adresse und Telefonnummer einfügen, die er beim Abschließen und Unterzeichnen Ihres Dokuments angegeben hat. Darüber hinaus können Sie auch die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung, den Audit-Verlauf sowie sämtliche hochgeladenen unterstützenden Dokumente von Empfängern an Salesforce-Objekte zurückübertragen, indem Sie Dateizuordnungen einrichten.
Adobe Sign-Datenzuordnungen aktualisieren Salesforce-Objekte, wenn eine Adobe Sign-Vereinbarung unterzeichnet wird oder sich in einer bestimmten Phase des Vereinbarungsarbeitsablaufs befindet. Jede Datenzuordnung wird im Voraus eingerichtet und beinhaltet Regeln für die Datenzuordnung. Jede Datenzuordnungsregel definiert die Datenquelle und das Salesforce-Zielfeld, das aktualisiert werden soll.
Bei der Datenquelle für eine Zuordnung kann es sich um ein Adobe Sign-Formularfeld, einen bestimmten konstanten Wert oder einen Wert aus dem Adobe Sign-Vereinbarungsfeld handeln. Beim Ziel einer Datenzuordnung kann es sich um ein beliebiges Feld eines beliebigen Salesforce-Objekts handeln, das aus der Adobe Sign-Vereinbarung abgerufen werden kann.
Die unten stehende Zuordnung fügt beispielsweise den Vor- und Nachnamen, den der Unterzeichner eingegeben hat, im Kontaktfeld ein. Sie aktualisiert darüber hinaus die Opportunity-Phase und fügt die unterzeichnete Vereinbarung sowie den Audit-Verlauf zur Opportunity hinzu, wenn die Vereinbarung unterzeichnet wird.
Weitere Beispiele für die Verwendung von Datenzuordnungen zum Aktualisieren von Salesforce:
So erstellen Sie eine Adobe Sign-Datenzuordnung:
Wählen Sie Adobe Sign im App Launcher oben links auf dem Bildschirm.
Klicken Sie auf die Registerkarte Datenzuordnungen.
Klicken Sie auf der Startseite der Datenzuordnungen auf die Schaltfläche Neu.
Geben Sie Ihrer Datenzuordnung einen Namen.
Geben Sie auf der Seite Neue Datenzuordnung einen eindeutigen Namen für die Zuordnung ein und legen Sie sie ggf. als Standardzuordnung fest.
Wenn Sie die Option „Standarddatenzuordnung?“ aktivieren, wird die Zuordnung standardmäßig ausgeführt, nachdem Ihre Vereinbarungen unterzeichnet wurden.
Sie können die Zuordnung jetzt ohne definierte Felder speichern oder mit dem Definieren von Feld-zu-Feld-Zuordnungen fortfahren.
Wenn das Dokument, aus dem Sie Daten importieren möchten, keine Adobe Sign-Felder enthält, können Sie nicht die standardmäßigen Adobe Sign-Felder importieren, die in jedem unterzeichneten Dokument enthalten sind (z. B. Unterzeichnung, Datum, E-Mail, Vorname, Nachname, Titel und Unternehmen).
Im Abschnitt Feldzuordnung können Sie die Feld-zu-Feld-Beziehungen zwischen den Feldern in der Salesforce-Umgebung und den Formularfeldern der Vereinbarung definieren.
Die Zuordnung von Feldern umfasst die folgenden Schritte:
Im Allgemeinen wird empfohlen, dass Administratoren ihre Formularfelder in Salesforce hochladen, damit sie die Feldnamen aus der unterzeichneten Vereinbarung importieren und Feldnamen aus einer Auswahlliste auswählen können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe):
Oben im Abschnitt Feldzuordnung befindet sich die Option Felder aus einer unterzeichneten Vereinbarung importieren.
Mit dieser Option können Sie eine beliebige Vereinbarung auswählen, die erfolgreich signiert wurde, und die Feldnamen in das Formular importieren, damit sie dort verfügbar sind.
So importieren Sie Felder aus einer Vereinbarung:
Klicken Sie auf das Suchsymbol neben der Schaltfläche Formularfelder importieren.
Wählen Sie die Vereinbarung mit den Feldnamen aus, die Sie importieren möchten (klicken Sie darauf).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularfelder importieren. Die Anzahl der importierten Felder wird angezeigt.
Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen, um einen Datensatz hinzuzufügen.
Geben Sie das Ziel, die Quelle und den Auslöser an:
1a. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? – Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, in dem die Daten aktualisiert werden sollen.
1b. Welches Salesforce-Feld soll aktualisiert werden? – Wählen Sie das Salesforce-Zielfeld aus, in dem die Daten aktualisiert werden sollen.
2a.Woher stammen die Daten? – Typ auswählen – Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
2b. Welchen Wert weisen die Daten auf? Abhängig von Ihrer Auswahl bei der Option Woher stammen die Daten? müssen Sie Folgendes angeben:
3. Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 2, bis alle Feldbeziehungen definiert sind.
Speichern Sie Ihren Fortschritt.
Auf der Datensatzebene können Sie die Übertragung von Content-Update-Inhalten steuern. Klicken Sie unter „Aktionen“ auf das Einstellungssymbol (Zahnrad).
Im Dialogfeld Einstellungen für Feldzuordnungswert können Sie Folgendes angeben:
Mit der Option Deaktivieren können Sie eine Zuordnungszeile deaktivieren, damit sie nicht ausgeführt wird.
Sie können die unterzeichnete Adobe Sign-Vereinbarung bzw. das Audit-Protokoll wie folgt zum ausgewählten Salesforce-Objekt hinzufügen:
Im Abschnitt Dateizuordnung:
Klicken Sie auf Zuordnung hinzufügen
.
Definieren Sie die Dateien, die Sie hinzufügen möchten, das Zielobjekt, dem Sie sie hinzufügen möchten, und die Art, wie sie hinzugefügt werden sollen:
1. Welches Salesforce-Objekt soll aktualisiert werden? – Wählen Sie das Salesforce-Zielobjekt aus, das mit den Daten aktualisiert werden soll.
2a. Wie möchten Sie die Datei hinzufügen? – Geben Sie an, wie die Datei im Zielobjekt dargestellt werden soll:
2b. Als Anhang speichern – Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Dokument als Anhang-Objekttyp gespeichert. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird der Inhalt als ein Datei-Objekt gespeichert.
2c. Welches Feld soll der Datei-URL hinzugefügt werden? Nur erforderlich, wenn Sie Referenz-Link zur Datei hinzufügen auswählen. Sie müssen das Zielfeld auswählen, in das die URL kopiert werden soll
3. Welche Datei soll hinzugefügt werden? – Hier haben Sie folgende Optionen:
Wann soll die Zuordnung ausgeführt werden? – Vereinbarungsstatus auswählen Die Datenzuordnung wird ausgeführt, wenn der Vereinbarungsstatus zum angegebenen Status wechselt.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Klicken Sie nach Abschluss Ihrer Datenzuordnung auf die Schaltfläche Speichern.
Kunden, die eine benutzerdefinierte Unterdomäne in ihrer Adobe Sign-URL haben (z. B. https://caseyjones.na1.adobesign.com), müssen ihre URL zur Remotesite-Liste von Salesforce hinzufügen.
Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie die unterzeichnete Vereinbarung zuordnen:
Sie können beliebig viele Datenzuordnungen erstellen und eine von ihnen als Standardzuordnung festlegen, die jedes Mal ausgeführt wird, wenn sich der Status einer Vereinbarung ändert. Sie können nur eine Zuordnung als Standardzuordnung festlegen.
Sie können auch festlegen, welche Zuordnung Sie für eine bestimmte Vereinbarung verwenden möchten, indem Sie im Feld „Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Process_Template__c) der Vereinbarung darauf verweisen. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf nutzen oder eine beliebige Geschäftslogik ausführen, um die zu verwendende Datenzuordnung zu bestimmen. Beachten Sie, dass Sie dieses Feld nicht so konfigurieren müssen, dass es auf die Standardzuordnung verweist: Die Standardzuordnung wird ausgeführt, wenn Sie das Feld frei lassen.
Sie können auch eine Zuordnung ausführen, bevor oder nachdem sich der Vereinbarungsstatus zu „Signiert“ ändert (z. B. nachdem der erste Unterzeichner die Vereinbarung signiert hat), indem Sie das Kontrollkästchen „Datenzuordnung auslösen“ (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) aktivieren. Sie können einen Salesforce-Arbeitsablauf oder -Trigger verwenden, um beliebige benutzerdefinierte Geschäftslogiken auszuführen bzw. um zu bestimmen, wann eine Datenzuordnung ausgeführt werden soll.
Darüber hinaus können Sie eine Datenzuordnung einer Vereinbarungsvorlage zuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Vereinbarungsvorlagen.
Salesforce-Felder verfügen über Validierungsregeln, durch die Zuordnungen fehlschlagen können. Wenn Sie beispielsweise ein Adobe Sign-Textfeld einem Salesforce-E-Mail-Feld zuordnen, kann die Validierung fehlschlagen, wenn es sich beim Inhalt des ersten Feldes nicht um eine gültige E-Mail-Adresse handelt.
Achten Sie deshalb darauf, wo immer möglich Adobe Sign-Feldvalidierungsregeln zu verwenden, um zu gewährleisten, dass die von den Unterzeichnern eingegebenen Daten in Salesforce übertragen werden können. Neben den standardmäßigen Adobe Sign-Validierungsregeln für Formularfelder aus PDF-Dokumenten können Sie mit Adobe Sign-Text-Tags auch eigene Validierungsregeln erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Text-Tag-Dokumentation.
Wenn eine Zuordnung fehlschlägt, wird die entsprechende Fehlermeldung im Feld „Fehler bei der Datenzuordnung“ (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) des Adobe Sign-Vereinbarungsobjekts vermerkt und es wird eine E-Mail mit einem Fehlerhinweis an den Besitzer der Datenzuordnung gesendet.
Sie können auch einen Bericht oder eine Listenansicht erstellen, um fehlgeschlagene Zuordnungsfelder zu ermitteln.
Die E-Mail-Benachrichtigung ist standardmäßig aktiviert, kann jedoch durch folgende Einstellung deaktiviert werden:
Adobe Sign-Vereinbarungsvorlagen stellen eine einfache Möglichkeit dar, schon im Voraus viele Standardwerte und -einstellungen Ihrer Vereinbarungen einzurichten. Sie können auch eine Vereinbarungsvorlage mit der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ verknüpfen.
Vereinbarungsvorlagen bestehen aus vordefinierten Vereinbarungsfeldern, einschließlich Name, Nachricht, Sprache, Ablaufdaten und Sicherheitsoptionen. Sie können auch eine bestimmte Datenzuordnung, Zusammenführungszuordnung und ein Objekt (z. B. eine Opportunity, ein Konto, einen Kontakt, einen Lead oder einen Opportunity-Vertrag) zu einer Vereinbarungsvorlage hinzufügen. Darüber hinaus können Sie die Empfängerdefinitionen vorab festlegen, Felder zu Vereinbarungsfeldern zuordnen und die Dateianlagen vordefinieren.
Sie können auch eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ einrichten, die im zugehörigen Objektdatensatz (z. B. eine Opportunity) angezeigt wird, um eine Vereinbarungsvorlage standardmäßig zu verknüpfen. So erstellen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche eine Vereinbarung basierend auf der Vereinbarungsvorlage.
So erstellen Sie eine neue Vereinbarungsvorlage:
In einem Overlay werden Sie aufgefordert, den Namen der neuen Vorlage einzugeben:
4. Geben Sie den Namen der Vorlage ein und klicken Sie auf Speichern.
►Wenn Arbeitsabläufe aktiviert wurden, wird die Option zum Auswählen eines Arbeitsablaufs für die Vorlage angegeben, aber sie ist nicht erforderlich.
Die Seite Neue Vereinbarungsvorlage wird mit dem Namen oben angezeigt.
Rechts neben dem Namen befindet sich das Dropdownsymbol „Mehr anzeigen“, über das Sie ein Menü mit folgenden Optionen öffnen können:
Unmittelbar unter der Schaltfläche Speichern befinden sich die ID für die Vorlage und die Metadaten dazu, wer die Vorlage erstellt hat, besitzt und zuletzt geändert hat.
Über den Schalter „Aktiv/ Deaktiviert“ wird die Vorlage verfügbar bzw. nicht verfügbar gemacht. Neue Vorlagen werden im Zustand Aktiv erstellt.
Die Vorlagendetails enthalten die wichtigsten Details, die die mit der Vorlage erstellten Vereinbarungen mit dem referenzierenden Salesforce-Objekt in Zusammenhang bringen.
Textfelder, wie beispielsweise der Vereinbarungsname, können Salesforce-Variablen als Teil der Definition verwenden, um dynamisch sinnvolle Feldwerte zu generieren.
So können Sie zum Beispiel den Vereinbarungsnamen so anpassen, dass er bei der Generierung der Vereinbarung einen Empfängernamen enthält. Beispiel: Acme Corp-Vereinbarung – {!Name}
Sie können beispielsweise Empfänger, Feldzuordnungen oder Anhänge für die Vereinbarung definieren, um Felder abzufragen und das Masterobjekt bzw. Daten aus Nachschlageobjekten zuzuordnen.
Wenn Sie in der Vereinbarungsvorlage ein Masterobjekt definiert haben, sollten Sie die Vereinbarung über eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ im Masterobjekt initiieren. (Weitere Informationen zur Aktivierung einer Standardschaltfläche oder zur Erstellung einer neuen Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ finden Sie unter Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“.)
Damit die Funktion Automatisch senden funktioniert, müssen Sie mindestens einen Empfänger und einen Anhang in der Vereinbarungsvorlage definieren.
So ordnen Sie Daten Vereinbarungsfeldern in der Vereinbarungsvorlage zu:
Klicken Sie auf den Link Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen.
So ordnen Sie Daten Vereinbarungsfeldern in der Vereinbarungsvorlage zu:
Klicken Sie auf den Link Daten zu Vereinbarungsfeldern zuordnen und wählen Sie eine Zuordnungsmethode aus:
Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es sich bei dem Masterobjekt um eine Opportunity handelt. Wählen Sie auf dem nächsten Bildschirm das Quellfeld aus dem Masterobjekt (z. B. eine Opportunity) sowie das Zielvereinbarungsfeld aus, dem die Daten zugeordnet werden sollen.
Alle zugeordneten Felder werden in der Vorlage aufgelistet, wo sie einzeln bearbeitet oder gelöscht werden können.
Hängen Sie die Dokumente an, die mit der Vorlage voraussichtlich bereitgestellt werden sollen.
Wenn keine Dokumente an die Vorlage angehängt sind, muss der Absender das Dokument bei der Konfiguration der Vereinbarung auswählen.
Wenn für die Vorlage Automatisch senden aktiviert ist, sollte mindestens ein Dokument an die Vorlage angehängt werden.
Jede Datei, die per Drag & Drop oder über Dateien hochladen hochgeladen wird, wird dem Inhalt unter Salesforce CRM & Dateien hinzugefügt (als Datei gespeichert), der dem Uploader gehört.
Dokument aus Objekt oder Laufzeitvariable hinzufügen – Mit dieser Option können Sie ein Dokument oder Objekt aus einem Salesforce-Objekt oder einer Laufzeitvariablen auswählen.
Einige Salesforce-Masterobjekte bieten zusätzliche Optionen für die Quelle des Dokuments. (Beispiel: Wenn das auf der Registerkarte Vorlagendetails definierte Salesforce-Objekt Opportunity lautet, haben Sie die zusätzliche Quelloption Aus Opportunity-Angebot hinzufügen.)
Diese Seite enthält drei Optionen:
○ Aus Salesforce-Objekt hinzufügen
►Quelltyp – Wählen Sie zwischen Datei oder Anhang als Objekttyp für das Dokument.
►Dokumentenauswahl – Wählen Sie das anzuhängende Dokument anhand eines dieser Kriterien aus:
○ Neuestes Dokument – Jüngstes Erstellungsdatum
○ Ältestes Dokument – Ältestes Erstellungsdatum
○ Alle Dokumente – Alle gefundenen Dokumente
○ Aus Opportunity-Preisangebot hinzufügen
►Preisangebotstyp:
○ Neuestes Preisangebot
○ Ältestes Preisangebot
►Preisangebotstyp festgelegt durch:
○ Letztes Änderungsdatum
○ Erstellungsdatum
►Preisangebots-Dokumenttyp
○ Neuestes Dokument
○ Ältestes Dokument
○ Alle Dokumente
○ Laufzeitvariable
Anhang von einem Objekt aus dynamisch hinzufügen
Hinzufügen eines ► Laufzeitvariablenname hinzufügen – Geben Sie die Variable und den ID-Typ aus Ihrem Salesforce-Objekt an.
Über die Registerkarte Empfänger wird der Stapel der Empfänger für die Vereinbarung gesteuert.
Um diese Option zu verwenden, muss die Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren aktiviert sein. Je nach Ihren Anforderungen kann diese Option mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.
Mit dem Empfängerstapel werden vier kritische Elemente der Vereinbarung festgelegt:
Typische Signiervorgänge sind sequenziell, aber ein paralleler Prozess ist durch manuelles Anpassen der Indexnummern auf den gleichen Wert möglich. Dies kann für den gesamten Empfängerstapel erfolgen, sodass ein vollständig paralleler Vorgang stattfindet, oder in nur einem Abschnitt des Stapels, sodass ein hybrider Signaturfluss stattfindet.
Empfänger können hinzugefügt werden mit:
Im Abschnitt „Nachricht“ wird der Vereinbarungsname aus der Registerkarte Vorlagendetails importiert.
Hinweis: Wenn Sie die Funktion „Senden im Namen von“ verwenden, müssen Sie sie zunächst mithilfe dieser Anleitung aktivieren.
Auf der Registerkarte Datenzuordnung können Sie optional angeben, welche Daten- oder Zusammenführungszuordnung (oder beides) automatisch ausgeführt werden soll, wenn Vereinbarungen mithilfe dieser Vereinbarungsvorlage gesendet werden.
• Zusammenführungszuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, um Salesforce-Felder in einer Vereinbarung zusammenzuführen, bevor Sie sie versenden.
• Datenzuordnung: Wählen Sie eine Datenzuordnung aus, die für die Zuordnung von Eingaben aus einer signierten Vereinbarung in Salesforce verwendet werden soll.
Zusätzliche Regeln sind die Optionen zur Automatisierung allgemeiner Vereinbarungsaufgaben:
Hinweis: Für Unternehmen, die eine Paketversion vor 21.x verwenden, wird Tage bis zum Ablauf als Zahlenfeld angezeigt.
Für Organisationen mit der Paketinstallationsversion 21.x oder höher wird dieses Feld als Textfeld angezeigt. Dadurch kann es auf andere Felder im Masterobjekt verweisen (z. B. {!Expiry Date}.
Kunden, die ein Upgrade von einer Version vor v21 durchgeführt haben, verfügen über beide Felder.
Salesforce kann mühelos konfiguriert werden, um Arbeitsabläufe aus Adobe Sign zu importieren. Dies gibt Agenten die nötige Flexibilität, um aus beiden Umgebungen mit derselben Empfängerstruktur, denselben Authentifizierungsverfahren und derselben Postverteilung usw. zu senden.
Die Verwendung von Arbeitsabläufen als Quelle für Salesforce-Vorlagen ermöglicht außerdem die Verwendung von Mehrzweck-Dokumentvorlagen, die Empfänger je nach Bedarf großzügig einschließen oder überspringen können.
Das Definieren der Salesforce-Vorlage ändert sich leicht, wenn ein Arbeitsablauf zugeordnet wird, da der Arbeitsablauf die Registerkarte Empfänger so verändert, dass sie dem Arbeitsablauf entspricht, und einige konfigurierte Elemente einfügt, die normalerweise in der SFDC-Vorlage definiert werden würden.
In der folgenden Liste werden die Unterschiede bei der Einrichtung aufgeführt:
Es gibt drei Voraussetzungen, um Zugriff auf Arbeitsabläufe in Salesforce zu erhalten:
Arbeitsabläufe können jetzt in Ihrer Salesforce-Organisation verwendet werden!
Auf der Registerkarte Vorlagendetails wird automatisch der vom Arbeitsablauf definierte Vereinbarungsname eingetragen.
Alle anderen Felder können als Standardvorlage konfiguriert werden.
Die Registerkarte Anhang wird so verkleinert, dass nur die Dokumente angezeigt werden, die für den Adobe Sign-Arbeitsablauf verfügbar sind.
Die Registerkarte Empfänger importiert die Empfängerliste und die Reihenfolge aus dem Adobe Sign-Arbeitsablauf.
Die Vereinbarungsnachricht und die auf CC gesetzten Parteien werden ebenfalls in die Registerkarte Empfänger importiert (aus dem Abschnitt Vereinbarungsinformationen des Adobe Sign-Arbeitsablaufs).
Wenn Ihr Adobe Sign-Arbeitsablauf Authentifizierungsmethoden für Ihre Empfänger enthält, werden diese ebenfalls importiert, obwohl sie nicht in der Vorlage angezeigt werden.
Die Datenzuordnung kann nicht aus dem Adobe Sign-Arbeitsablauf importiert werden, kann aber dennoch manuell für die Vorlage konfiguriert werden.
Die Registerkarte Regeln importiert den Wert Tage bis Ablauf aus dem Arbeitsablauf:
Änderungen an einer Salesforce-Vorlage werden nicht automatisch gespeichert.
Klicken Sie auf jeden Fall in der oberen rechten Ecke auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
Die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ ist mit der standardmäßigen Vereinbarungsvorlage oder mit einer bestimmten, von Ihnen konfigurierten -vorlage verknüpft. Standardmäßig beinhaltet die Integration von Adobe Sign für Salesforce eine Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“, die Sie dem Seitenlayout Ihrer Opportunity, Ihres Kontos, Kontakts, Leads oder Vertrags hinzufügen können. Sie können auch mehrere benutzerdefinierte Schaltflächen erstellen, die zu anderen Objekten hinzugefügt und mit unterschiedlichen Vereinbarungsvorlagen verknüpft werden können.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Aktivierung der Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.
Klicken Sie auf die Option „Seitenlayouts“ in der Leiste auf der linken Seite.
Wählen Sie das Seitenlayout, das Sie bearbeiten möchten.
Wenn das Seitenlayout geöffnet wird, wählen Sie „Schaltflächen“ in der Liste auf der linken Seite.
Ziehen Sie die Schaltfläche Zum Unterschreiben senden aus dem oberen Bereich in den Bereich „Benutzerdefinierte Schaltflächen“ im Abschnitt Opportunity-Details.
Sie können benutzerdefinierte Schaltflächen „Zum Unterschreiben senden“ für andere Objekte erstellen. Sie können die Beschriftung der Schaltflächen gemäß Ihren Wünschen anpassen.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Erstellung einer benutzerdefinierten Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ in einem Opportunity-Objekt:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Objekte und Felder > Objekt-Manager.
Wählen Sie das Objekt, das Sie bearbeiten möchten (in diesem Beispiel „Opportunity“), aus der Liste der Objekte auf der linken Seite.
Wenn die Objektseite geladen wird, wählen Sie die Option Schaltflächen, Links und Aktionen in der Leiste auf der linken Seite
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Schaltfläche/neuer Link in der rechten oberen Ecke.
Sie können die Werte aus der standardmäßigen Opportunity-Schaltfläche kopieren (siehe Screenshot unten). Hierbei müssen Sie jedoch die Objekt-ID am Ende des Pfads durch die Objekt-ID ersetzen, die Sie hinzufügen möchten:
{! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }
Wenn Sie eine bestimmte Vereinbarungsvorlage für Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ festlegen möchten, muss der Schaltflächenpfad wie folgt lauten:
{!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}
Hierbei muss templateId auf die ID der entsprechenden Vereinbarungsvorlage festgelegt sein. Ist dieser Wert nicht festgelegt, wird die standardmäßige Vereinbarungsvorlage verwendet. Sie können die „templateId“ aus der URL der Vereinbarungsvorlagenseite kopieren.
Beispiel: Sie können die Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass der Benutzer, wenn er sie anklickt, statt auf die Vereinbarungsseite auf eine von Ihnen festgelegte URL oder zurück zum Datensatz umgeleitet wird. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schaltfläche entsprechend zu definieren:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}
Beispiel: Sie können Ihre Schaltfläche „Zum Unterschreiben senden“ so definieren, dass sie den Benutzer zur Vereinbarungsseite zurückführt und die Vereinbarung nach Laden der Seite automatisch versendet, ohne dass hierfür eine weitere Aktion des Benutzers erforderlich ist. Nutzen Sie das folgende Beispiel, um Ihre Schaltfläche entsprechend zu definieren:
/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send
Weitere Informationen zu onLoadActions finden Sie unter onLoadActions. Alternativ können Sie den „Send“-Wert dem Feld „Bei Ladeaktion (Auswahlliste)“ im Vereinbarungsdatensatz zuordnen. Informationen zur Definition dieser Zuordnung finden Sie unter Daten Vereinbarungsfeldern zuordnen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Nachdem Sie die benutzerdefinierte Schaltfläche erstellt haben, navigieren Sie zum Seitenlayout für das entsprechende Objekt und fügen Sie es ähnlich wie bei den oben aufgeführten Schritten für das Opportunity-Beispiel zur Seite hinzu.
Aktivieren Sie diese Option, um Unterzeichner zu einer Startseite Ihrer Wahl umzuleiten. Hierdurch werden die Optionen „Umleitungs-URL nach Signatur“ und „Umleitungsverzögerung nach Signatur“ auf der Seite zum Versenden der Vereinbarung verfügbar. Unterzeichner der Vereinbarung werden nach dem Unterschreiben an die angegebene URL umgeleitet. Sie können sie beispielsweise zu Ihrer Unternehmenswebsite oder einer Umfrage führen. Diese Option lässt sich auch schreibgeschützt verwenden: mit der Einstellung Schreibgeschützte Optionen nach Signatur.
So aktivieren Sie die Optionen nach Signatur:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
Klicken Sie auf Verwalten.
Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
Suchen Sie nach der Einstellung Optionen nach Signatur aktivieren.
Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.
Die Aktivierung der Funktion „Senden im Namen von“ ist in Fällen sinnvoll, in denen eine Person in Ihrer Salesforce-Organisation Vereinbarungen im Namen einer anderen Person versenden muss. Diese Funktion ist für jede Vereinbarungsversendung verfügbar, einschließlich des Sendens im Hintergrund, das durch das Vereinbarungsfeld „Hintergrundaktionen“ oder die Option „Automatisch senden“ in den Vereinbarungsvorlagen ausgelöst wird. Sie können in einer Vereinbarungsvorlage mit „Senden im Namen von“ auch festlegen, dass der Benutzer nachgeschlagen wird, wenn die Vereinbarung generiert wird, und dass der entsprechende Name automatisch eingefügt wird.
So aktivieren Sie die Funktion „Senden im Namen von“:
Aktivieren Sie die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ wie folgt:
Fügen Sie das Feld „DC – Senden als andere Ben. zul.“ wie folgt zum Benutzerdatensatz-Layout hinzu:
Für den Benutzer, in dessen Namen Sie die Vereinbarung versenden möchten, müssen Sie die Option Adobe Sign – Senden als andere Ben. zul. wie folgt aktivieren:
Fügen Sie das Feld „Senden im Namen von“ wie folgt zum Seitenlayout der Vereinbarung hinzu:
a. Navigieren Sie zu Setup > Einrichten > Erstellen > Objekte
b. Klicken Sie auf den Link Vereinbarung
c. Klicken Sie auf Feldsätze oben auf der Seite, um zu diesem Bereich zu navigieren
d. Klicken Sie auf die Aktion Bearbeiten.
e. Suchen Sie nach ausgewählter Vereinbarung das Feld Senden im Namen von, klicken Sie darauf und ziehen Sie es in den Bereich Im Feldsatz.
f. Wenn Sie die Vereinbarung zum Senden vorbereiten, müssen Sie hierbei in das Feld „Senden im Namen von“ den Benutzer eintragen, der die Vereinbarung im Namen anderer Benutzer versenden darf.
Aktivieren Sie diese Einstellung, um beim Versenden der Vereinbarung die Option „Nur Absender signiert“ im Bereich „Empfänger“ zu aktivieren. Wenn die Option „Nur Absender signiert“ verwendet wird, wird die Vereinbarung oder das Dokument dem Absender zum Unterzeichnen vorgelegt. Diese Funktion ähnelt der Funktion „Ausfüllen und unterschreiben“ in Adobe-Services. Diese Option kann mithilfe der Einstellung Nur schreibgeschützte Absender-Signatur auch schreibgeschützt verwendet werden.
So aktivieren Sie die Option „Nur Absender signiert“:
Navigieren Sie zu Setup > Plattform-Tools > Benutzerdefinierter Code > Benutzerdefinierte Einstellungen.
Klicken Sie auf die Beschriftung Adobe Sign-Einstellungen.
Klicken Sie auf Verwalten.
Klicken Sie auf Neu (oder Bearbeiten).
Suchen Sie nach der Einstellung „Nur Absender signiert“ aktivieren.
Bearbeiten Sie die Einstellung wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.
Salesforce kann mithilfe des URL-Parameters „onLoadAction“ (Aktion beim Laden) automatisch Aktionen auslösen. Diese Funktion wird von Adobe Sign für folgende Aktionen unterstützt: Senden, Erinnern, Löschen, Abbrechen, Aktualisieren und Anzeigen. Der URL-Parameter berücksichtigt die Symbolleisteneinstellungen (siehe Erweitertes Anpassungshandbuch), die vom Administrator festgelegt wurden. Es stehen also nur aktivierte Elemente zur Verfügung.
Beispiele für URLs mit onLoadAction:
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update
https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Vereinbarungs-ID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view
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