Formulare mit Drag-&-Drop-Werkzeugen erstellen

Eines der wichtigsten Features von Adobe Acrobat Sign ist die Möglichkeit der Erstellung wiederverwendbarer Formulare und Formularüberlagerungen, die die vom Unterzeichner auszufüllenden Felder vorgeben.

Nehmen Sie sich ruhig ein wenig Zeit, den Signaturprozess zu überdenken, und gestalten Sie Ihre Formulare sorgfältig. Nicht nur Sie sparen sich dadurch im Endeffekt Zeit, sondern auch Ihre Unterzeichner, denn diese werden Ihre Formulare besser aufnehmen und die Signatur der Dokumente schneller abschließen.

Ein Formular wird im Wesentlichen in den vier nachfolgend beschriebenen Schritten erstellt:

Wiederverwendbare Dokumente oder Feldüberlagerungen

Wiederverwendbare Dokumente oder Feldüberlagerungen … Was eignet sich besser?

Diese Entscheidung hängt letztendlich von der Art Ihrer Formulare sowie davon ab, wie Sie Ihre Dokumentationen erstellen.

Wenn Sie ein Dokument aus Textbausteinen erstellen, deren Inhalt sich nicht ändert, sollten Sie ein wiederverwendbares Dokument erstellen.

Hierzu zählen beispielsweise Kreditkartenabrechnungen, Steuerformulare, Anträge und dergleichen mehr.

Diese Art von Dokumenten enthalten für den Unterzeichner keinen individuellen Inhalt mit Ausnahme der Informationen, die der Unterzeichner in die Felder eingibt.

Eine Formularfeldüberlagerung ist dagegen eine Schicht aus Feldern, die über ein hochgeladenes Formular bzw. eine Datei gelegt wird. Diese empfiehlt sich für Formulare mit variablen Inhalten. Ein Beispiel wäre hier ein Mietvertrag, in dem der Dokumentinhalt selbst benutzerdefinierte Informationen enthält, Inhalt und Position der Kundenfelder aber gleich bleiben.

In diesem Fall würden Sie ein neues Dokument erstellen, das Sie hochladen, und die Feldüberlagerung dann über das Dokument legen.

Rollen: Teilnehmer und deren korrekte Identifizierung

Rollen bestimmen die Interaktionsmöglichkeiten der Beteiligten (Unterzeichner, Absender usw.) mit dem Dokument bzw. der Transaktion. In Hinsicht auf Formulare (insbesondere Formulare für mehrere Unterzeichner) müssen Sie wissen, wie Rollen in einer Vereinbarung bestimmen, welche Felder welchen Unterzeichnern bereitgestellt werden. 

Jedem Feld ist eine Rolle zugewiesen.  Nur Unterzeichner mit der zugehören Rolle können auf die betreffenden Felder zugreifen. 

Das Konzept als solches ist nicht besonders kompliziert, jedoch steckt dahinter Computerlogik. Sie müssen sich z. B. von einigen Ihnen bekannten Begrifflichkeiten der menschlichen Sprache trennen, um das Konzept besser verstehen zu können. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu Rollen abzurufen.

Im Wesentlichen müssen Sie nur drei Rollen kennen:

Vorausfüllen (durch Absender): Diese Rolle definiert Felder, die der Absender vor dem ersten Unterzeichner ausfüllen muss.  Diese Felder sind zum Beispiel besonders praktisch, wenn Sie kurzerhand Preisangaben oder -nachlässe im Dokument einfügen möchten.

Vom Absender vorausgefüllte Felder können vom Absender nur beim Senden des Dokuments ausgefüllt werden. Sind diese Felder zudem obligatorisch, so kann das Dokument nicht abgesendet werden, solange die Felder nicht ausgefüllt sind.

Vorausgefüllte Felder können nach der Vorausfüllungsphase nicht mehr bearbeitet werden. Kein nachfolgender Unterzeichner hat die Möglichkeit, diese Felder zu ändern. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zum Vorausfüllen abzurufen.

Teilnehmer n (wobei „n“ eine aufsteigende Zahl ab 1 ist): Ab hier wird es ein wenig komplexer …

Teilnehmer 1 ist die erste Person (E-Mail-Adresse), an die Sie das Dokument zur Unterzeichnung oder Genehmigung senden. 

Teilnehmer 2 ist die zweite Person, die das Dokument genehmigen oder unterzeichnen soll.

Sie brauchen sich lediglich zu merken, dass die Rollen der Unterzeichner durch die Reihenfolge bestimmt wird, in der Sie die Unterzeichner im Feld „An:“ der Registerkarte „Senden“ eingeben.

Die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“ ist Teilnehmer 1. Die zweite ist Teilnehmer 2 und so weiter.

So einfach ist das!

Nachdem Sie sich mit dem Sendeprozess vertraut gemacht haben, werden Sie auch das optionale Kontrollkästchen auf der Registerkarte „Senden“ mit dem Inhalt Ich muss signieren bemerken. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Absender in den Signaturablauf eingeschlossen. 

In der Standardeinstellung ist der Absender der letzte Unterzeichner.

Bei zwei Kunden, die zuerst unterzeichnen müssen, sind dies also Teilnehmer 1 und 2, und der Absender ist Teilnehmer 3.

Ändern Sie diese Einstellung, so dass der Absender zuerst unterzeichnen muss. Dann wäre dieser Teilnehmer 1 und die beiden Kunden wären Teilnehmer 2 und 3.

Nun ein leicht abgewandeltes Szenario: Das Dokument soll von drei Unterzeichnern signiert werden, allerdings soll es dazu jeweils in einem parallelen Signaturworkflow gesendet werden.  Alle Beteiligten werden gleichzeitig benachrichtigt und es gibt keine Vorgabe zur Reihenfolge der Unterzeichnung.  Wer ist nun Teilnehmer 1?

Ganz einfach: Vermutlich die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“.

Genauer gesagt: Die erste E-Mail-Adresse im Feld „An:“, sofern nicht das Kontrollkästchen Ich muss signieren aktiviert ist und der Absender als erster Unterzeichner festgelegt wurde.

Jeder: Wenn einem Feld diese Rolle zugewiesen ist, kann jeder Unterzeichner auf das Feld zugreifen (auch die Person, die das Feld vorab ausfüllt).

Der Trick dabei ist, dass das Feld für jeden zugänglich ist, so lange es noch nicht ausgefüllt ist.  Sobald es aber ausgefüllt ist, wird sein Inhalt gesperrt, so dass es von keinem nachfolgenden Unterzeichner mehr bearbeitet werden kann.

Feldtypen

Es gibt verschiedene Feldtypen. Viele davon, wie das Signaturfeld, sind für spezielle Funktionen, einige, wie das Textfeld, aber auch für ganz allgemeine Aufgaben.

Diese Felder sind auf den folgenden fünf Registerkarten untergebracht:

Signaturfelder: Dies sind die Felder, in denen die Unterzeichnung, der Hauptzweck des eSigning, tatsächlich stattfindet!

Signaturfelder erfassen lediglich den Signaturwert des Unterzeichners. Enthält ein Dokument für einen Unterzeichner mehrere Signaturfelder, so muss er lediglich das erste ausfüllen und braucht die anderen Felder danach nur noch anzuklicken, damit der Wert auch dort übernommen wird.

Auch Initialenfelder müssen wie Signaturfelder nur einmal ausgefüllt werden. Die übrigen Felder müssen zum Ausfüllen dann nur noch angeklickt werden.

Signaturblöcke sind im eigentlichen Sinne Containerobjekte mit allen Feldern, die Ihr Konto für den Abschluss einer Signatur anfordert.  Standardmäßig enthält ein Signaturblock nur das Signaturfeld und ein Feld für die E-Mail-Adresse.  Optional kann der Kontoadministrator in den Signaturvorgaben auch die Angabe des Titels und der Firma vorgeben. In diesem Fall enthält auch der Signaturblock die entsprechenden Felder.

Informationsfelder für Unterzeichner: Diese Felder erfassen Informationen zum Unterzeichner bzw. der Signatur.

Diese Felder sollen dem Unterzeichner weitere Signaturen erleichtern.

Vermutlich haben Sie Ihre persönliche Voreinstellungsseite bereits gesehen, auf der Ihr Name, Ihr Titel und Ihre Firma angegeben sind.

In diesen Feldern werden diese Informationen aus Ihrem Unterzeichnerprofil eingetragen.

Hinweis: Das Feld „Firma“ ist kein generisches Eingabefeld zum Abrufen des Firmennamens.  Das Feld muss einer Rolle zugewiesen sein, und der in dieses Feld eingegebene Inhalt wird als Firmenangabe für die Teilnehmerrolle gespeichert, mit der das Feld verknüpft ist.

Wenn Sie ein Titel- und/oder ein Firmenfeld für einen Teilnehmer einfügen, speichert der Dienst dessen Inhalt als Titel- bzw. Firmeninformation für den Unterzeichner und füllt diese Felder bei der nächsten Aufforderung, mit diesen Feldern zu signieren, automatisch aus.

Im Feld „Unterzeichnername“ wird eine Schriftsatzversion des Inhalts angezeigt, den der Unterzeichner in sein Signaturfeld eingibt. Das Feld ist zunächst leer und wird erst ausgefüllt, wenn das Dokument unterzeichnet ist.

Es handelt sich hier im Prinzip um nichts anderes als die in vielen Formularen übliche Zeile, in der der Name unter der Unterschrift in Druckbuchstaben angegeben werden muss.

In das Feld für die E-Mail-Adresse wird automatisch die E-Mail-Adresse des Unterzeichners eingetragen. Die E-Mail-Adresse ist ein bekannter Wert, der hier problemlos eingefügt werden kann.

Hinweis: Wie schon beim Namens- und Firmenfeld sollten Sie dieses Feld nicht zur Informationserfassung, in diesem Fall der E-Mail-Adresse, verwenden.  Wenn Sie eine E-Mail-Adresse erfassen müssen, sollten Sie ein Textfeld verwenden (siehe unten).

Datum: Dieses Feld gibt das Datum an, an dem der Teilnehmer das Dokument unterzeichnet.  Es handelt sich hier um kein generisches Eingabefeld für das Datum.  Wenn Sie ein Eingabefeld benötigen, verwenden Sie ein Textfeld.

Datenfelder: In Datenfeldern können über die reine Identifizierung des Unterzeichners hinausgehende Informationen zum Dokument erfasst werden. In diesen Feldern, die bei Weitem der am häufigsten verwendete Feldtyp sind, erfassen Sie Daten zu Ihren Kunden.

Textfelder sind generische Eingabefelder für Inhalte, die Sie vom Unterzeichner benötigen, beispielsweise Kreditkartendaten, Adressen, Telefonnummern, Hinweise oder Beschreibungen - eben alles, was Sie zum Abschluss des Vertrags benötigen.

Dropdown-Felder eignen sich als Optionsauswahl für den Kunden.

Kontrollkästchen verwenden Sie, wenn der Kunde aus mehreren Optionen alle zutreffenden auswählen soll..

Aus einer Reihe von Optionsschaltern kann hingegen jeweils immer nur eine Option ausgewählt werden.

Mehr Felder: Diese Registerkarte enthält nicht wirklich Datenfelder, jedoch die Möglichkeit, dem Dokument Dateianhänge oder einen Hyperlinkbereich hinzuzufügen.

Stempel: Diese Feldtypen werden durch Acrobat Sign mit Transaktionsdaten ausgefüllt, die normalerweise nicht im Dokument enthalten sind..

Der Teilnahmestempel zeigt Name, Uhrzeit und E-Mail-Adresse des Teilnehmers (bzw. der Rolle), dem (der) das Feld zugewiesen ist.

Die Vorgangsnummer zeigt die Nummer der Transaktion (diese brauchen Sie evtl., wenn Sie den Support zur Nachverfolgung von Problemen benötigen).

Layout-/Ausrichtungswerkzeuge

Den letzten Schliff geben Sie Ihrem Formular nach der Platzierung der Felder, indem Sie diese korrekt ausrichten, damit das Formular ordentlich und professionell aussieht.

Ganz links im Menüband des Felds wird ein Symbol mit der Form eines Lineals angezeigt.  Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Popup-Menü mit den Ausrichtungswerkzeugen zu öffnen.

Wählen Sie ein Feld mit der Maus aus (das Feld, das als „Ausrichtungsbasis“ dienen soll), drücken und halten Sie die STRG-Taste (bzw. die Befehlstaste) und wählen Sie dann ein weiteres Feld aus.  Sobald die Symbole leuchten, können Sie auf jedes der Symbole klicken, um die Felder so auszurichten, wie die Linie im Symbol zeigt.  Beispielsweise befindet sich die Linie im ersten Symbol über den beiden Feldern. Die Felder werden also an der oberen Kante des zuerst ausgewählten Felds ausgerichtet.

Mit den Größenoptionen passen Sie die Größen mehrerer Felder einander an. Dazu wählen Sie die Felder und dann die gewünschte Option aus.

Das erste Symbol passt die Höhe, das zweite die Breite und das dritte beide Dimensionen der Felder an. Als Ausgangsbasis dient immer das zuerst ausgewählte Feld, d. h., die Felder werden der Größe des ersten Felds angepasst.