Adobe Sign for Microsoft Dynamics On-Premises: Käyttöopas

Adobe Signin Dynamics-integraatiossa on valmiina ratkaisu allekirjoitusten hankintaan mille tahansa lomakkeelle tai sopimusasiakirjalle. Integraatio tehostaa organisaatiosi prosesseja monin tavoin:

• Adobe Signin ominaisuudet ovat käytettävissä useissa CRM-tietueissa, kuten yhteystiedoissa, tileissä, liideissä, mahdollisuuksissa, tilauksissa, laskuissa, tarjouksissa, sopimuksissa sekä kaikissa järjestelmänvalvojan määrittämissä mukautetuissa CRM-entiteeteissä.
• Nopeuttaa prosessia tarjouksesta maksun vastaanottamiseen lähettämällä sopimukset – esimerkiksi tilaussopimukset ja myyntiasiakirjat – Dynamicsista yhdellä napsautuksella.
• Järjestelmänvalvojan määritettävissä oleva tietojen vastaavuus siirtää automaattisesti Dynamics-entiteetit – kuten asiakkaat ja yhteyshenkilöt – sopimuksiin ja allekirjoitusprosessissa kerätyt tiedot takaisin Dynamicsiin.
• Otettu mobiililaitteissa käyttöön asiakastukikeskuksen kautta (saatavana Dynamics 365 9.x:ään ja uudempiin versioihin)
• Asiakirjojen vastaanottajat voivat allekirjoittaa helposti missä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa laitteella.
• Allekirjoitettaviksi lähetettyjä asiakirjoja voi seurata suoraan Dynamicsista.
• Poistaa manuaalisen työn tarvetta kaikissa prosessin osavaiheissa.

Tämä opas on nimenomaisesti Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises -versiolle ja sitä uudemmille versioille.
                                                           

Adobe Signin käyttöoikeudet

Dynamics-järjestelmänvalvoja asentaa Adobe Signin, ja käyttöoikeudet myönnetään määrittämällä käyttöoikeusroolit. Jos tarvitset käyttöoikeuden, mutta et näe Adobe Sign -painiketta aloitussivulla, pyydä käyttöoikeutta Dynamics-järjestelmänvalvojaltasi.

Pyydä allekirjoituksia

Uusia sopimuksia voidaan luoda asiakaspalvelukeskuksessa.

Uuden sopimuksen luominen asiakaspalvelukeskuksessa voidaan tehdä seuraavasti:

• Napsauttamalla Uudet tietueet -painiketta (harmaa plus-merkki) ja valitsemalla kohta Sopimus
• Siirry Sopimukset-valikkokohtaan ja napsauta Uusi sopimus -painiketta toimintojen ylävalintanauhasta:

Pyydä allekirjoituksia -vaihtoehto on käytettävissä Lisää... -valikosta.

Pyydä allekirjoituksia -toiminnon avulla voit lähettää sopimuksia allekirjoitettaviksi Dynamics-entiteetistä tai Sopimukset-sivulta.

Voit lähettää sopimuksen entiteetistä seuraavasti:

• Siirry CRM:ssä entiteetin tietueeseen (esim. Mahdollisuus tai Tili) ja avaa se napsauttamalla.
• Valitse Lisää komentoja (…) -valikko.
• Valitse Pyydä allekirjoituksia valikosta
  • Valikko korvataan käytettävissä olevien mallien luettelolla.
  • Malliluettelon lopussa on vaihtoehto Uusi sopimus sopimuksille, jotka eivät sisälly malleihin.

Uusi Sopimus-sivu avautuu, ja kaikki sopimusmallissasi määritettyjen kenttien  arvot  täytetään automaattisesti.

Tarvitset sopimuksen määrittämiseen ja lähettämiseen vain muutaman asian:

• Vastaanottaja – Henkilö tai luettelo henkilöistä, joiden haluat allekirjoittavan tai hyväksyvän sopimuksen.
• Sopimuksen nimi – Tämä määrittää, miten sopimuksen nimi korostetaan allekirjoittajan sähköposteissa tai sisäisessä raportoinnissa.
• Allekirjoitettavat asiakirjat – Yksi tai useampi lomake, sopimus tai mikä tahansa muu asiakirja, joka edellyttää virallista allekirjoitusta.

Vastaanottajat-osio

Vastaanottaja-osiossa pitää määrittää yksi tai useampi allekirjoittaja. Syötä allekirjoittajat siinä järjestyksessä, jossa haluat heidän allekirjoittavan asiakirjan. Jos teet virheen, voit muokata vastaanottajaluettelon vasemmalla puolella olevaa Allekirjoitusjärjestys-kenttää.

Voit määrittää vastaanottajan seuraavasti:

• Napsauta Lisää vastaanottaja, joka on Vastaanottajat-paneelin oikeassa yläkulmassa:

Tämä näyttää valikon, josta voit valita allekirjoittajan/hyväksyjän tyypin:

1. Valitse oikea arvo Vastaanottajan tyyppi -valintaluettelosta:

• Uusi – Kun vastaanottajaa ei ole aiemmin määritetty Dynamicsissa.
• Yhteyshenkilö – Vastaanottajille, jotka ovat Dynamicsin Yhteyshenkilö-entiteettejä.
• Liidi – Vastaanottajille, jotka on määritetty liideiksi Dynamicsissa.
• Käyttäjä – Tämä viittaa Dynamics-ympäristösi sisäisiin käyttäjiin.

2(a). Jos valitset Uusi, näyttöön tulee ruutu, johon voit täyttää allekirjoittajan koko nimen ja sähköpostiosoitteen.

Tämä toiminto ei tallenna uutta yhteyshenkilöä/liidiä Dynamicsiin, se käyttää nimeä ja sähköpostiosoitetta vain allekirjoitusprosessin yhteydessä.

2(b). Jos valitset tyypiksi Yhteyshenkilö, Liidi tai Käyttäjä, näyttöön tulee kyseisen entiteetin näkymä. Kirjoita entiteetin nimi (tai osa siitä) ja napsauta hakukuvaketta valitaksesi haluamasi vastaanottajan.

Koska Dynamics ymmärtää näitä entiteettityyppejä, sähköpostiosoite tuodaan tietokannasta.

3. Kullekin vastaanottajalle on määriteltävä Vastaanottajan rooli. Rooleja ovat:

• Allekirjoittaja (oletus) – Allekirjoittajilta edellytetään vähintään yhtä allekirjoitusta sopimukseen.
• Hyväksyjä – Hyväksyjiltä ei vaadita sopimuksen allekirjoittamista (vaikka se on mahdollista, jos heille on määritetty kentät sopimukseen), mutta heidän on erikseen hyväksyttävä sopimus. Hyväksyntä kirjataan sopimuksen seurantaketjuun.
• Kopio – Kopion saavat osapuolet sisältyvät sopimuksen ilmoitusprosessiin, mutta he eivät osallistu sopimus- tai allekirjoitusjaksoon.

4. Kullekin vastaanottajalle on määriteltävä Henkilöllisyyden varmennus. Järjestelmänvalvojan käyttöön ottamat todennukset määräävät käytettävissä olevat asetukset.

• Sähköposti on oletusarvo, ja se edellyttää vain, että vastaanottaja avaa sopimuksen sähköpostilinkkinsä kautta.
• Adobe Sign -varmennuksessa vastaanottajaa pyydetään suorittamaan todennus Adoben henkilöllisyysjärjestelmässä.
  
  • Kaikkien sopimusten, jotka vain lähettäjä on allekirjoittanut, Henkilöllisyyden varmennus -asetuksen on oltava Adobe Sign
  • Emme suosittele, että Adobe Signia käytetään ulkoisten vastaanottajien varmennuskeinona, ellet ole varma, että heillä on jo Adobe-tili todennusta varten.
• Puhelinvarmennus lähettää vastaanottajalle viestin, jonka koodi hänen on annettava.
  • Lähettäjän on annettava vastaanottajan puhelinnumero vastaanottajan määrittämisen yhteydessä.
    
• Salasanavarmennus edellyttää, että lähettäjä ilmoittaa vastaanottajalle (järjestelmän ulkopuolelle) salasanan, jotta tämä voi varmentaa henkilöllisyytensä.
  
• Tietokantavarmennus käyttää vastaanottajan julkisia tietoja (ja valinnaisesti hänen yhdysvaltalaista sosiaaliturvatunnustaan) eri kysymysten esittämiseen. 
  
  • Tietokantavarmennuksesta on hyötyä vain yhdysvaltalaisille vastaanottajille
    

5. Kun olet määrittänyt vastaanottajan, valitse Tallenna.

6. Toista kohdat 1–5 kaikille allekirjoittajille/hyväksyjille.

Allekirjoitusjärjestys

Allekirjoitusjärjestyksessä on kaksi työnkulkua: Peräkkäinen ja Rinnakkainen. Tätä vaihtoehtoa säätelee Allekirjoita järjestyksessä -valintaruutu, joka on Vastaanottajat -paneelin alareunassa.

Kun Allekirjoita järjestyksessä on valittu, vastaanottajat saavat sopimuksen siinä järjestyksessä, jossa vastaanottajat on lueteltu Vastaanottajat-osiossa. Sopimuksesta ilmoitetaan ensimmäiselle vastaanottajalle, eikä muille osapuolille ilmoiteta, ennen kuin ensimmäinen vastaanottaja on suorittanut toimintonsa loppuun.  Sitten toinen vastaanottaja saa ilmoituksen ja niin edelleen, kunnes sopimus on valmis.

Kun Allekirjoita järjestyksessä on valitsematta, sopimus lähetetään rinnakkaista allekirjoitusta varten, jolloin kaikille vastaanottajille ilmoitetaan välittömästi ja sopimus viimeistellään, kun kaikki ovat suorittaneet toimintonsa.

Vastaanottajien järjestyksen muuttaminen

Napsauta vastaanottajan nimen vieressä olevaa numeroa kerran. Numeron arvo muuttuu muokattavaan muotoon. Muuta se sijaksi, jolla haluat vastaanottajan olevan allekirjoitusprosessissa. Muita vastaanottajia säädetään vastaavasti.

Vastaanottajien arvojen muokkaaminen

Voit muokata mitä tahansa lukitsematonta vastaanottajan arvoa (osoitettu lukon kuvakkeella) napsauttamalla kenttää kerran.

Tällöin näyttöön avautuu kenttä, jossa voit muokata arvoa tai valita uuden arvon valintaluettelosta.

Kun muutos on tehty, napsauta vastaanottajapaneelin Tallenna-kuvaketta.

Tiedostot-osio

Voit lisätä sopimukseesi asiakirjan napsauttamalla Lisää tiedostoja -painiketta Tiedostot-osion oikeasta yläkulmasta.

Napsautettuasi Lisää tiedosto -painiketta voit valita ponnahdusikkunasta, kummasta lähteestä tiedostot lähetetään:

• Oma tietokone – Mahdollistaa tiedostojen etsimisen ja lähettämisen paikallisjärjestelmästä tai verkkoasemasta (esim. SharePoint).
  
• Mallit – Mallit -toiminnolla voit käyttää Adobe Sign -tilillesi lähetettyjä malleja.
  • Liitä tiedosto Adobe Sign -kirjastosta -vaihtoehto on käytettävissä vain silloin, kun luot uutta sopimusasiakirjaa, eikä se ole käytettävissä, kun luot mallia.
    
  • Vain järjestelmänvalvoja voi lisätä asiakirjoja kirjastoon.

Viesti-osio

Viesti-osio sisältää sopimuksen aiheen (jota käytetään myös sopimuksen nimenä) ja yleisen viestin vastaanottajille.

• Aihe – Aihe on ilmoitusprosessissa erittäin tärkeä. Se näkyy sähköpostien Aihe-kentässä, lihavoidulla kirjasimella sähköpostin tekstikentässä ja pienemmällä kirjasimella mallikuvauksessa (korostettu alla keltaisella).
• Viesti – Viesti-kenttä on avoin tekstikenttä, johon voit lisätä minkä tahansa viestin tai ohjeen allekirjoittajalle (korostettu alla vihreällä).

Vaihtoehdot-osio

Vaihtoehdot -osio sisältää useita konfigurointivaihtoehtoja, jotka koskevat vain tätä tapahtumaa:

• Esikatsele asiakirjat aina ennen lähettämistä – Jos tämä valitaan, sopimus avaa automaattisesti sisällönluontiympäristön, jolloin lähettäjä voi sijoittaa lomakekenttiä
• Sopimuksen määräaika – Jos tämä valitaan, sopimukseen määritetään päättymispäivämäärä
• Päiviä vanhenemiseen – Tämä määrittää niiden päivien määrän, jolloin sopimus on allekirjoitettavissa, kun Sopimus vanhenee -asetus on käytössä
• Vaadi henkilökohtaista allekirjoitusta – Jos haluat allekirjoittajan allekirjoittavan lähettäjän paikallisessa järjestelmässä tai tabletilla ilman sähköpostiliikennettä, lähettäjät voivat isännöidä allekirjoituksen tämän asetuksen avulla.
• Lisää allekirj. jälk. määrityssivu – Jos tämä valitaan, voidaan määrittää, mihin URL-osoitteeseen vastaanottaja reititetään, kun vuorovaikutus sopimuksen kanssa on valmis.
• Allekirj. jälk. määrityssivu – Tässä kentässä on URL-osoite sivulle, jolle haluat ohjata vastaanottajat, kun Lisää allekirj. jälk. määrityssivu on käytössä.
• Uudelleenohjauksen viive sekunteina – Vaaditaan, jos Allekirj. jälk. laskeutumissivu on määritetty. Tällä asetuksella määritetään viive allekirjoituksen käyttämisen jälkeen ja ennen kuin vastaanottaja ohjataan uudelleen määritetylle laskeutumissivulle
• Vastaanottajien muistutus – Määrittelee tapahtuman muistutusjaksot. Muistutukset voidaan lähettää nykyiselle vastaanottajalle päivä- tai viikkojaksoissa.
  
• Allekirjoituksen tyyppi – Sanelee allekirjoitustyypin, jota sopimukseen odotetaan:
  
  • Sähköinen – Pyytää vastaanottajia käyttämään sähköistä allekirjoitusta.
    
    • Tällä toiminnolla vastaanottaja voi muuttaa työnkulun käsin kirjoitetuksi allekirjoitukseksi, jos järjestelmänvalvoja on ottanut sen käyttöön.
      
  • Kirjoitettu – Edellyttää, että vastaanottaja lataa asiakirjan, allekirjoittaa sen käsin ja lähettää sitten skannatun kuvan allekirjoitetusta asiakirjasta.
    
    • Käsin kirjoitettuja allekirjoituksia ei voi muuntaa sähköisiksi allekirjoituksiksi.
      
• Vastaanottajan kieli – Tämä vaihtoehto sanelee vastaanottajan sähköposti- ja verkkokäyttöliittymässä käytettävän kielen.
  
• Suojaa salasanalla – Ota tämä käyttöön, jos haluat määrittää lopulliseen asiakirjaan salasanan estääksesi valtuuttamattoman käytön.

Kun vastaanottajat on määritelty, tiedostot liitetty ja tarvittavat kenttien muokkaukset tehty, valitse yläreunan valikosta Lähetä sopimus:

Pyydä allekirjoituksia mistä tahansa entiteetistä käyttämällä mallia

Dynamics-hallinnoijat voivat luoda mille tahansa Dynamics-entiteetille (Yhteyshenkilö, Mahdollisuus, Tili) yhden tai useamman mallin, jolla sopimus voidaan määrittää ennakkoon. Tämä vähentää lähettäjältä edellytetyn manuaalisen määrityksen määrää.

Mallit voidaan avata napsauttamalla valintanauhassa olevaa Lisää komentoja (…) -kuvaketta.

Sopimuksien luominen nopeasti Uusi (+) -valikosta

Jos tiedät entiteettityypin, johon malli perustuu, voit luoda uuden sopimuksen Uusi-valikosta:

• Napsauta näytön ylälaidassa olevassa valintanauhassa Uusi (+).
• Valitse Tietueet-osion vaihtoehdoista Sopimus.
  • Luo nopeasti: sopimus -paneeli avautuu.

• Valitse käytettävään malliin liittyvä entiteetti.
  • Kun tämä asetus on valittu, näyttöön tulee kaksi hakua, joista voit valita haluamasi sopimukseen liittyvän objektin ja käytettävän mallin:

• Kun napsautat Valitse {Entity} -kenttää, näyttöön tulee entiteettityyppiä vastaavien objektien luettelo. Valitse objekti.
  • Kun annat entiteetin nimestä vain osan, valikossa näytetään vain kirjoittamaasi merkkijonoa vastaavat objektit.
• Kun napsautat Valitse malli -kenttää, näyttöön tulee pieni valikko, joka sisältää valitsemaasi entiteettiin liittyvät mallit. Valitse malli.
• Valitse Tallenna.

Tallenna-painikkeen napsauttamisen jälkeen sopimus luodaan mallin arvojen perusteella:

• Jos mallissa ei ole Vastaanottaja- tai Tiedosto-kenttää, sopimus luodaan Luonnos-tilassa.
• Jos mallissa on Vastaanottaja- ja Tiedosto-kenttä, mutta mallissa ei ole otettu Lähetys yhdellä napsautuksella -toimintoa käyttöön, sopimus luodaan Luonnos-tilassa.
• Jos mallissa on Vastaanottaja- ja Tiedosto-kentät ja Lähetys yhdellä napsautuksella -toiminto on otettu mallissa käyttöön, sopimus lähetetään automaattisesti allekirjoitettavaksi.

Sopimuksen tilan tarkistaminen

Sopimuksen tila ilmaisee sopimuksen tämänhetkisen virallisen aseman ja se päivitetään Dynamicsiin säännöllisin väliajoin. Tilan arvot:

• Luonnos – Sopimus, joka on luotu, mutta ei vielä lähetetty.
• Lähetetty allekirjoitettavaksi – Allekirjoitusprosessi on aktiivinen.
• Allekirjoitettu/hyväksytty – Kokonaan kaikkien osapuolten suorittama.
• Peruutettu – Allekirjoitusprosessi peruutettiin ennen kaikkien allekirjoitusten hankkimista.
• Vanhentunut – Sopimus, jota ei ole viimeistelty ennen määritettyä vanhentumispäivää
  

Paras tapa sopimuksen löytämiseen on tarkistaa entiteetit, jotka liittyvät ensisijaiseen entiteettiin, jota käytettiin sopimuksen luomiseen.

Jos olet esimerkiksi luonut sopimuksen käyttämällä yhteyshenkilöä, voit tarkistaa liittyvät entiteetit siirtymällä yhteystietoon, napsauttamalla Liittyvät-välilehteä ja valitsemalla valikosta Sopimukset:

Suhde-ikkunan avaaminen näyttää Sopimus-objektin, ja sitä napsauttamalla näet entiteettiin liittyvien sopimusten täydellisen luettelon.

Voit tarkistaa sopimuksen tilan myös sopimusluettelon kautta:

• Siirry kohtaan Adobe Sign > Sopimukset.

Sopimukset-sivulla näet luettelossa kaikki sopimukset riippumatta niiden suhteista entiteetteihin.

• Allekirjoitetuissa sopimuksissa näytetään sopimusten nimi, sopimuksen tila sekä päivämäärät
• Hylätyt, allekirjoitettavana olevat ja luonnostilassa olevat sopimukset eivät sisällä Allekirjoitettu-päivämäärää, koska niitä ei ole suoritettu loppuun
  • Allekirjoitettu-arvo ilmaisee, että sopimus on valmis ja laillisesti allekirjoitettu. Allekirjoitusprosessin aikana lisättyjä allekirjoituksia ei ilmaista
    

Tilan päivittäminen, muistutusten lähettäminen ja sopimusten peruuttaminen

Sopimuksiin, joita ei ole allekirjoitettu, voidaan käyttää kolmea toimintoa:

• Päivitys – Noutaa sopimuksen nykytilan Adobe Sign -palvelimelta
• Lähetä muistutus – Lähettää heti sähköpostimuistutuksen sopimuksen tämänhetkiselle allekirjoittajalle.
• Peruuta sopimus – Lopettaa sopimuksen järjestelmässä ja lähettää peruutusilmoituksen allekirjoittajalle.

Nämä toiminnot voidaan käynnistää sopimuksesta käyttäen ylläreunan painikkeita.

Adobe Sign Customer Service Hubissa

Jos yhtiösi on ottanut käyttöön Adobe Sign for Dynamics version 9.2 tai sitä uudemman, pääset käyttämään Adobe Sign -toimintoa myös Dynamicsin asiakaspalvelukeskuksessa.

Asiakaspalvelukeskus tarjoaa samat toiminnallisuudet paremmilla muokkausominaisuuksilla. Se sallii myös suoran yhteyden puhelimiin, tabletteihin, ja kaikkiin muihin mobiililaitteisiin.