Acrobat Sign Salesforce: paketin määrittäminen

Yleiskatsaus

Tervetuloa Acrobat Sign for Salesforce -paketin määrittämisen kattavaan oppaaseen. Tässä asiakirjassa on vaiheittaiset ohjeet Adobe Acrobat Signin ja Salesforcen välisen integroinnin saumattomaan käyttöönottoon ja parantamiseen. Molempien alustojen tehokkaita ominaisuuksia käyttämällä voit virtaviivaistaa asiakirjojen allekirjoitusprosesseja ja parantaa tuottavuuttasi.

Adobe Acrobat Signissa on laaja valikoima valinnaisia määritysvaihtoehtoja, jotka parantavat sähköisen allekirjoittamisen käyttökokemusta. Perehdy seuraaviin aiheisiin ja ota selvää, miten voit suorittaa seuraavat toimenpiteet:

• Adobe Acrobat Signin käytön hallinta
• Salesforce-asetusten käyttöön otto
• Vaihto Acrobat Signin eristysympäristöön
• Lisää Sopimukset-objekti sivuasetteluihin
• Ota käyttöön delegoijan roolit vastaanottajille
• Sopimusten lisääminen muihin Salesforce-objekteihin
• Ota käyttöön henkilötietojen edistyneet todennusmenetelmät
  • Acrobat Signissa
  • Jokaiselle vastaanottajalle Acrobat Signissa
  • Salesforcessa
  • Sisäisille vastaanottajille Salesforcessa
• Käyttöoikeuksien myöntäminen lisäprofiileille
• Sähköpostin tai salasanan päivittäminen
• Analytiikkatietojen keruun ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä (vain commercial cloudille)

Lisätietoja valinnaisista ja arvokkaista määrityksistä on Edistyneen määrityksen oppaassa.

Adobe Acrobat Signin käytön hallinta

Mukautettujen objektien, jotka sisältyvät Adobe Acrobat Sign Salesforce -pakettiin, oletuskäyttöoikeustaso on ”Yksityinen” organisaation tasolla. Tämä oletusasetus on käytössä, jotta voidaan varmistaa Salesforcen suojausohjeiden noudattaminen ja ylläpitää asianmukaista suojaustasoa.

Järjestelmänvalvojana on tärkeää lukea ja ymmärtää perusteellisesti Salesforcen tietuetason jakaminen ja muut käyttöoikeusmallit. 

Jos liiketoimintavaatimuksesi edellyttävät vähemmän rajoittavaa ympäristöä, voit halutessasi tehdä muutoksia. Näin voit saavuttaa sen:

1. Siirry kohtaan Asetukset > Suojaus > Jakoasetukset.
2. Muokkaa objektien jakamisoikeutta vaatimustesi mukaan ja määritä tarvittaessa sen asetukseksi Julkinen luku/kirjoitus.
3. Napsauta Tallenna.

Kun objektien tilaksi muutetaan Julkinen, kaikki todennetut käyttäjät voivat tarkastella ja muokata tietueita. Sen sijaan, että muuttaisit koko organisaation oletusarvoa, suosittelemme kuitenkin halutun käyttöoikeuksien hallinnan saavuttamiseksi muiden mekanismien, kuten roolihierarkian, ryhmien, profiilien käyttöoikeuksien ja käyttöoikeusjoukkojen, käyttöä.

Näillä vaihtoehtoisilla menetelmillä voit hallita tietueiden käyttöoikeuksia entistä tarkemmin, mikä takaa hyvin jäsennellyn ja turvallisen ympäristön Salesforce-esiintymässäsi.

Salesforce-asetusten käyttöön otto

Alla olevat asetukset eivät koske ainoastaan Acrobat Sign Salesforce -sovellusta, vaan ne ovat resursseja, joita käyttävät:

• Sovellus on altis klikkauskaappauksille
• HttpOnly-määrettä ei ole asetettu arkaluonteisille evästeille
• HTTPS Strict Transport Security (HSTS) -käytäntöä ei valvota
  

On tärkeää huomata, että näihin asetuksiin tehdyt muutokset vaikuttavat koko organisaatioon, mukaan lukien muut organisaatioon asennetut sovellukset sekä mukautettu koodi. Tämän vuoksi Adobe Acrobat Sign ei halua ohittaa järjestelmänvalvojan määrittämiä asetuksia.

Suosittelemme kuitenkin, että otat nämä asetukset käyttöön seuraavista syistä:

Linkki Acrobat Signin eristysympäristöön 

Tämä Acrobat Sign for Salesforce -paketti on päivitetty sisältämään Acrobat Signin eristysympäristön tuen. Tämän parannuksen ansiosta järjestelmänvalvojat voivat testata pakettien kokoonpanoja ja työnkulkuja ennen niiden käyttöönottoa tuotannossa.

Ota yhteyttä asiakkuuspäällikköösi, jos organisaatiosi ei pysty käyttämään Acrobat Signin eristysympäristöä.

Linkitä Acrobat Signin eristysympäristöön seuraavasti:

Lisää Sopimukset-objekti sivuasetteluihin

Voit parantaa Adobe Acrobat Signin käytettävyyttä lisäämällä sopimusobjektin sivun asetteluihin. Käyttäjien on oltava vuorovaikutuksessa sopimusobjektin kanssa eniten lähettäessään asiakirjoja allekirjoitettaviksi.

Ota käyttöön delegoijan roolit vastaanottajille

Delegointiroolit ovat paikanpitäjärooleja sellaisia tilanteita varten, joissa tiedät että jonkun on allekirjoitettava tai annettava hyväksyntänsä, mutta et voi sopimuksen lähetyshetkellä selvittää, kuka se on.  Delegoijan ei odoteta suorittavan toimintoja sopimukselle, joten hänen vastaanottaessaan asiakirjan siinä ei ole saatavana kenttiä.  Kun sopimus on delegoitu, delegoija pääsee käyttämään kaikkia hänen käytettäväkseen määritettyjä kenttiä.

Delegointiroolit ovat käytettävissä kaikille viidelle vakioroolille (allekirjoittaja, hyväksyjä, tunnustaja, lomakkeen täyttäjä ja valtuutettu vastaanottaja).

Delegoija-roolien käyttöönotto:

Sopimusten lisääminen muihin Salesforce-objekteihin

Voit yhdistää Adobe Acrobat Sign -sopimukset haluamiisi Salesforce-objekteihin (vakio- tai mukautettuihin objekteihin). Tämän avulla voit luoda kyseisiin objekteihin linkitettyjä sopimuksia ja näyttää kaikki niihin liittyvät sopimukset objektin sivulla.

Ohjeet sopimuksen ja objektin liittämiseen:

Henkilötietojen edistyneiden todennusmenetelmien käyttöön ottaminen

Lain mukaan sähköpostiosoitteen kautta todentaminen (ja allekirjoitus-URL-osoitteen lähettäminen sähköpostitse) on riittävä sitovaan allekirjoitukseen. Useissa tapauksissa toivotaan kuitenkin kaksiosaista todennusta allekirjoittajan henkilöllisyydelle.

Adobe Acrobat Sign tarjoaa seuraavat neljä kaksivaiheista henkilöllisyyden todennustapaa (Yhdysvalloissa asuvilla asiakkailla on käytettävissään viisi menetelmää KBA-todennus mukaan lukien):

• Salasana(käytössä oletuksena) – Vastaanottajat syöttävät salasanan päästäkseen tarkastelemaan ja allekirjoittamaan sopimuksen. Salasana on ilmoitettava vastaanottajille erikseen. Oletuksena käytössä
• Puhelintodennus – Vastaanottajille lähetetään automaattinen tekstiviesti (SMS) tai he saavat puhelinsoiton vaadittuine koodeineen. Siihen liittyy tapahtumakohtainen maksu. Tämä asetus on oletuksena pois käytöstä.
• Henkilöllisyystodistukseen perustuva todennus – Vastaanottajat lähettävät kuvan passista, henkilöllisyystodistuksesta tai ajokortista. Siihen liittyy tapahtumakohtainen kustannus. Asetus on oletusarvoisesti poistettu käytöstä, ja asiakaspäällikkösi on otettava se käyttöön Acrobat Sign -järjestelmässä.
• Tietoon perustuva todennus – Vastaanottajat vastaavat julkisiin tietokantoihin perustuviin kysymyksiin todistaakseen henkilöllisyytensä. Siihen liittyy tapahtumakohtainen maksu. Asetus koskee vain yhdysvaltalaisia käyttäjiä, ja se on oletusarvoisesti poistettu käytöstä.

Voit pakottaa kaikki allekirjoittajat käyttämään samaa todennustapaa tai määrittää vastaanottajakohtaisen vahvistuksen.

Voit myös määrittää erilaisia todennustapoja sisäisille vastaanottajille (joiden sähköpostiosoite sisältyy Acrobat Sign -tiliisi) ja ulkoisille vastaanottajille (joiden sähköpostiosoite ei sisälly Acrobat Sign -tiliisi).

Huomautus: Koska puhelin- ja KBA-todennuksiin sekä henkilöllisyystodistukseen perustuviin todennuksiin liittyy tapahtumakohtainen maksu, ne pitäisi ottaa käyttöön vain, jos sopimus sallii niiden käytön.

Käyttöoikeuksien myöntäminen lisäprofiileille

Asennuksen aikana olet ehkä myöntänyt Adobe Acrobat Sign Salesforcen käyttöoikeudet ainoastaan järjestelmänvalvojille.

Jos haluat laajentaa käyttöoikeuksia muihin käyttäjäprofiileihin, katso Adobe Acrobat Sign Salesforce: Käyttöoikeuksien myöntäminen profiileille.

Sähköpostin tai salasanan päivittäminen

Järjestelmänvalvojan tilin salasanan vaihtaminen

Jos Salesforce-organisaatiosi Adobe Acrobat Signiin linkitetyn tilin Salesforce-salasana tai -käyttäjänimi on muuttunut, muista päivittää se niin, että tilapäivitykset toimivat edelleen oikein organisaatiosi sopimuksilla.

1. Siirry Adobe Acrobat Sign -järjestelmänvalvoja-sivulle ja napsauta linkkiä Ota automaattiset tilapäivitykset käyttöön.
2. Valitse Ota käyttöön.
3. Myönnä oikeudet Adobe Acrobat Signiin pyydettäessä.

Käyttäjien sähköpostiosoitteiden päivittäminen Adobe Acrobat Signissa

Jos joku Salesforce-organisaatiosi käyttäjistä vaihtaa sähköpostiosoitetta, käyttäjän sähköpostiosoite on vaihdettava myös Adobe Acrobat Signissa.

Acrobat Sign -käyttäjät voivat vaihtaa itse omat sähköpostiosoitteensa. Katso, miten voit vaihtaa sähköpostiosoitteen Acrobat Signissa.

Acrobat Sign -tilien järjestelmänvalvojat voivat myös muuttaa käyttäjien sähköpostiosoitteet käyttämällä joukkopäivitysominaisuutta. Katso, miten voit tehdä joukkopäivityksiä Acrobat Signissa.

Analytiikkatietojen keruun ottaminen käyttöön ja poistaminen käytöstä (vain commercial cloudille)

Valinnainen Analytiikka-asetus on toteutettu, jotta Adobe Acrobat Sign voi kerätä käyttötietoja tuotekehitystä varten. Tietoja käytetään vain tuotekehitykseen, ei markkinointitarkoituksiin.

Huomaa että:

• Analytiikka-asetus on oletusarvoisesti käytössä useimmille asiakkaille.
  
• Analytiikka-asetus on oletuksena poistettu käytöstä Kanadasta ja Euroopan unionista alunperin olevilta asiakkailta.
• Voit poistaa analytiikan asetuksen käytöstä tai ottaa sen käyttöön napsauttamalla Adobe Acrobat Signin järjestelmänvalvoja -välilehden Analytiikan asetukset-linkkiä.
• Vain Commercial Cloud -käyttäjät voivat poistaa käytöstä tai ottaa käyttöön analytiikka-asetuksen. Toiminto ei ole käytettävissä Government Cloudissa.