Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word/PowerPoint -apuohjelma: Käyttöopas

Asenna apuohjelma Microsoft Storesta napsauttamalla tätä.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word and PowerPoint -apuohjelma sallii käyttäjän käyttää mitä tahansa Word- tai PowerPoint-tiedostoa (5 Mt tai vähemmän) uuden sopimuksen perustana.

Adobe Acrobat Sign for Microsoft Word and PowerPoint -apuohjelma: Käyttöopas kertoo, kuinka tehdään:

• Laajennuksen asentaminen ja käyttöönotto Office-tilillä – Kerran suoritettava prosessi, jossa 365-kaupasta hankittu apuohjelma otetaan käyttöön. Kaikkien käyttäjien pitäisi pystyä tekemään tämä ilman korotettuja järjestelmän käyttöoikeuksia.
• Todennetun yhteyden muodostaminen Officen ja Adobe Acrobat Signin välille – Kun apuohjelma on lisätty, Microsoftin ja Adobe Acrobat Signin välille on muodostettava luottamussuhde. Tämä tehdään todentamalla molemmissa ympäristöissä, ja riittää, että luottamussuhde muodostetaan vain kerran.
• Apuohjelman käyttäminen – Tässä osiossa tutustutaan apuohjelman ominaisuuksiin ja siihen, miten voit käyttää sen avulla Adobe Acrobat Signia suoraan Word- tai PowerPoint-asiakasohjelmasta.

365:n järjestelmänvalvojat voivat asentaa apuohjelman vuokraajan tasolla keskitetysti ja halutessaan hallita käyttöä käyttäjän tasolla. Tämä myöntää vuokraajan kaikille käyttäjille oikeudet Wordin ja PowerPointin käyttöön.

Laajennuksen itsenäisesti asentavien yksittäisten käyttäjien on asennettava Word ja/tai PowerPoint erikseen.

Huomautus: Todennuksen ja apuohjelman käytön aikana Office 365 tuo valtuutuspaneelin näyttöön uutta ikkunaa avattaessa. Valitse tällöin Salli.

Edellytykset

Sinun on varmistettava, että järjestelmäsi täyttää seuraavat vaatimukset:

• Windows-käyttöjärjestelmä: 
  • Jos käytössä on Windows 10:n versiota 1903 vanhempi versio, Microsoft Webview on asennettava
  • Windows 10:n versio 1903+
  • Windows 11
• Microsoft Officen tuetut versiot:
  • Windows: 
    • Office 2016 (koontiversio 16.0.4390.1000+)
    • Office 2019 (koontiversio 16.0.12527.20720+) 
    • Office 2021 (koontiversio 16.0.14326.204454+) 
    • Office for Windows, tilaus (versio 1602, koontiversio 6741.0000+)
  • Mac: 
    • Office for Mac (v15.34+) 
  • Verkossa: 
    • Office Online (365) käyttäen Chromen, Firefoxin, Safarin tai Edgen nykyversioita
    • Office Online Server (versio 1608, koontiversio 7601.6800+)
• Microsoft Officen käytön perusvaatimukset

Edge-selaimet

Jotta apuohjelma toimii Edge-selaimissa saumattomasti, selaimen suojausmäärityksissä seuraavat sivustot on määritettävä luotetuiksi:

• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com/
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (Live-tiliä käytettäessä)
• https://*.sharepoint.com
• Jos käytät kolmannen osapuolen tunnistetietojen hallintajärjestelmää, myös sen URL-osoite on lisättävä.

Mac High Sierra -käyttöjärjestelmä

High Sierran käyttäjät voivat kohdata ongelman, kun he yrittävät käyttää apuohjelmaa Word- tai PowerPoint-tietokonesovelluksesta (versiosta 16.11 ylöspäin): Adobe Acrobat Sign antaa geneerisen virheilmoituksen, jonka mukaan evästeitä ei ole otettu käyttöön. 

Toimi tällöin seuraavasti:

• Avaa apuohjelma valitsemalla Asetukset ja Kirjaudu ulos.
• Suorita todennus palvelua varten uudelleen valitsemalla Aloittaminen.

Jos uudelleentodennus ongelman korjaamiseksi epäonnistuu, ota yhteyttä asiakastukeen.

Asenna apuohjelma

1. Kirjaudu 365-tilillesi ja valitse Word- tai PowerPoint-vaihtoehto.

2. Avaa Word- tai PowerPoint-tiedosto.

3. Siirry valintanauhan Lisää-välilehteen ja valitse sitten valintanauhan Laajennukset-osasta Officen apuohjelmat.

4. Office-apuohjelmat-sivu avautuu. Valitse Store-vaihtoehto..

5. Kirjoita hakukenttään Adobe ja napsauta hakukuvaketta.

6. Kun löydät Adobe Acrobat Sign for Word/PowerPoint -apuohjelman, napsauta sen oikealla puolella olevaa Lisää-painiketta.

7. Kun apuohjelma on asennettu, Adobe Acrobat Signin kuvakkeet lisätään Aloitus-välilehden valintanauhaan. Valittavissa on kolme vaihtoehtoa:

• Täytä ja allekirjoita – Dokumenteille, jotka sinun on vain täytettävä ja allekirjoitettava.
• Lähetä allekirjoitettavaksi – Dokumenteille, jotka sinun lisäksesi ainakin yhden muun henkilön on allekirjoitettava.
• Sopimuksen tila – Kymmenen viimeksi päivitetyn dokumentin luettelo.

Todennetun suhteen muodostaminen

Kun apuohjelma on otettu käyttöön, sinun on luotava suhde Microsoft- ja Adobe Acrobat Sign -tilisi välille. Tällä varmistetaan, että sinä, ja vain sinä, lähetät sopimuksia Adobe Acrobat Sign -käyttäjän kautta.

Määritysprosessi voidaan suorittaa nopeasti ja se edellyttää vain sitä, että tiedät, miten molemmat järjestelmät todennetaan.

• Jos sinulla ei ole Adobe Acrobat Sign -tiliä, saatavilla on maksuton kokeiluversio. (Katso vaihe 3 alla)
  • Acrobat Sign for Government -ympäristön tileillä ilmaiset kokeilut eivät ole mahdollisia.

Kun olet muodostanut suhteen, sinun ei enää tarvitse todentaa Adobe Acrobat Signia. Todennettu suhde on pysyvä, paitsi jos poistat sen eksplisiittisesti kirjautumalla apuohjelmasta ulos.

Huomautus: Office kehottaa käyttäjää suorittamaan todennuksen uudelleen tunnin toimimattomuuden tai 24 tunnin kuluttua.

Luottamussuhteen muodostaminen:

1. Avaa mikä tahansa tiedosto Wordissa tai PowerPointissa (kummassa apuohjelma on otettu käyttöön).

2. Etsi Adobe Acrobat Sign -kuvakkeet valintanauhasta ja napsauta Lähetä allekirjoitettavaksi.

• Tämä avaa apuohjelmapaneelin ikkunan oikealla puolella.

3. Napsauta apuohjelmapaneelin Aloittaminen-painiketta.

• Hanki maksuton kokeiluversio -linkki avaa uuden ikkunan Adobe Acrobat Signin 30 päivän maksuttoman kokeiluversion rekisteröinti -sivulle. Jos sinulla ei vielä ole Adobe Acrobat Sign -tiliä, rekisteröi maksuton kokeiluversio ennen jatkamista.
  
  • Acrobat Sign for Government -ympäristön tileillä ilmaiset kokeilut eivät ole mahdollisia.
    

4. Jos sinua pyydetään tunnistautumaan Microsoft 365 -ympäristöön, valitse käyttäjä, jota aiot käyttää. Luettelon alussa näkyy käyttäjä, jona olet jo todentanut.

5. Kun sinua pyydetään myöntämään käyttöoikeudet apuohjelmalle, valitse Hyväksy.

Näyttöön avautuu uusi ikkuna todennustietojen tallentamiseksi Adobe Acrobat Signiin.

6. Todenna käyttämällä Adobe Acrobat Signin tunnistetietoja. 

7. Kun olet suorittanut todennuksen Adobe Acrobat Signiin, sinua pyydetään vahvistamaan käyttöoikeudet.  Valitse Myönnä käyttöoikeudet.

Kun Adobe Acrobat Sign -todennus on onnistunut, oikealla oleva apuohjelmapaneeli muuttuu apuohjelman käynnistyskuvaksi.  Avaa määrityspaneeli valitsemalla Selvä.

Apuohjelman käyttö

Kun apuohjelma on otettu käyttöön, voit avata minkä tahansa Word- tai PowerPoint-tiedoston ja aloittaa allekirjoitusprosessin samalla tavalla, kuin kirjautuisit Adobe Acrobat Signiin ja lataisit tiedoston palvelimelle.

Kahden allekirjoitustoiminnon tapauksessa Wordissa tai PowerPointissa auki oleva dokumentti liitetään automaattisesti, ja käytettävissä on myös toiminto, jolla voi lisätä tiedostoja vielä lisää.

Sopimuksen tila -toiminto esittää viimeisimmät sopimukset ja tarjoaa niiden nykyisen tilan perusteella hyödyllisiä vinkkejä niiden käsittelyä varten.

Kaksi asiaa, jotka kannattaa muistaa:

• Tietokonesovellusta (toisin kuin verkkosovellusta) käytettäessä tiedosto on tallennettava vähintään kerran, ennen kuin sen voi allekirjoittaa tai lähettää.
• Käyttäjää pyydetään suorittamaan todennus uudelleen, jos hän ei ole tehnyt mitään yhteen tuntiin, tai 24 tunnin jatkuvan käytön jälkeen.

Täytä ja allekirjoita

Täytä ja allekirjoita -toiminnon avulla voit täyttää asiakirjan ja käyttää allekirjoitusta. Kukaan muu vastaanottaja ei voi osallistua tapahtumaan.

Kun olet lisännyt allekirjoituksen, asiakirja tallennetaan Adobe Acrobat Sign -tilillesi ja sitä voidaan tarkastella, tallentaa PDF-tiedostoksi tai jakaa.

Asiakirjan täyttäminen ja allekirjoittaminen:

1. Valitse aloitusvälilehden Adobe Acrobat Sign -paneelista Täytä ja allekirjoita.
2. Avautuvassa Täytä ja allekirjoita -paneelissa voit poistaa liitetyn asiakirjan tai lisätä tiedostoja valitsemalla + Lisää tiedosto.
3. Kun olet varma valituista tiedostoista, valitse Jatka.
4. Valitse avautuvasta allekirjoituskäyttöliittymästä Ab täyttääksesi tekstikentät tarpeen mukaan. Voit muuttaa tekstin kokoa avautuvan työkalurivin avulla.
5. Täytä valintakentät valitsemalla yläreunan valikosta sopiva luettelomerkki.
6. Lisää allekirjoitus ja nimikirjaimet tarpeen mukaan ja valitse sitten Valmis.
   Sinun on lisättävä vähintään yksi allekirjoitus.

Lisätietoja on kohdassa Asiakirjan täyttäminen ja allekirjoittaminen.

Kun olet täyttänyt ja allekirjoittanut asiakirjan, Wordin tai PowerPointin käyttöliittymän Adobe Acrobat Sign -paneeli muuttuu ja ilmaisee, että allekirjoitusprosessin suorittaminen onnistui.

Onnistumispaneelissa on seuraavat kolme vaihtoehtoa:

• Näytä allekirjoitettu PDF-tiedosto – Avaa allekirjoitetun dokumentin uuteen välilehteen.
• Tallenna kopio – Avaa allekirjoitetun PDF-tiedoston paikallisessa järjestelmässä, jonne voit tallentaa sen.
• Adobe Acrobat Sign -valikko – Päivittää apuohjelmapaneelin näyttämään kolme toimintoa 

Lähetä allekirjoitettavaksi

Lähetä allekirjoitettavaksi -toiminto antaa ymmärtää (ja edellyttää), että sopimus lähetetään vähintään yhdelle vastaanottajalle, joka on muu kuin lähettäjä.

Kun tiedosto on auki, napsauta valintanauhassa olevaa Lähetä allekirjoitettavaksi -kuvaketta, niin ikkunan oikealla puolella oleva apuohjelmapaneeli avautuu.

Sopimuksen määrittäminen

Kun aloitat sopimuksen teon auki olevasta tiedostosta, huomaa, että paneelin yläosassa on luettelo ”liitetyistä” Dokumentti-tiedostoista.

1. Oletusarvoisesti tiedosto, joka on auki Lähetä allekirjoitettavaksi -painiketta napsautettaessa, liitetään automaattisesti. Oletustiedoston voi huoletta poistaa.

Dokumentit-otsikon oikealla puolella on + Lisää tiedostot -linkki, jota napsauttamalla voit lisätä tiedostoja sopimukseen. Sopimusten lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin verkkosovelluksessa. Dokumentit esitetään vastaanottajille apuohjelmapaneelissa annetussa järjestyksessä.

2. Dokumentit-osan alla on lueteltu vastaanottajat.

Napsauta Vastaanottajat-otsikon alla olevaa valkoista kenttää ja ryhdy kirjoittamaan nimeä tai sähköpostiosoitetta. Laajennus näyttää 365-yhteystietoluettelossasi olevat yhteystiedot, jotka vastaavat kirjoittamaasi merkkijonoa, ja auttaa löytämään oikean vastaanottajan.

Järjestys, jossa vastaanottajat annetaan, määrää sopimuksen allekirjoitusjärjestyksen (peräkkäisessä allekirjoitusprosessissa).

Huomautus: Jos olet tottunut määrittämään vastaanottajien roolit, huomaa, että kaikki vastaanottajat katsotaan allekirjoittajiksi apuohjelmaa määritettäessä. Jos tarvitset muita rooleja, napsauta Lähetä/Jatka-painikkeen alla olevaa Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.

Kaikki tarkistukset suoritetaan ainoastaan sähköpostin välityksellä. Jos tarvitset toisen tekijän vahvistusta, valitse Lisää vaihtoehtoja.

3. Viesti-osan Vastaanottajat-luettelossa on kaksi kenttää.

Ylempi kenttä on sopimuksen nimi. Oletusarvoisesti tässä kentässä käytetään avattuna olevan dokumentin tiedostonimen arvoa. Se voidaan muuttaa manuaalisesti miksi arvoksi tahansa.

Toinen kenttä on Viestin teksti, joka ilmestyy sähköpostiviestin tekstiosaan, kun vastaanottajaa pyydetään allekirjoittamaan sopimus. Siihen lisätään yleinen arvo, jota voidaan muokata vapaasti.

Viesti-kentällä on 1 000 merkin rajoitus.

Viesti-osan oikeassa yläkulmassa on Poista viesti -linkki, joka poistaa Viesti-ikkunasta kaikki sisällöt.

Voit lisätä viestimalleja tai yksityisiä viestejä napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja -linkkiä.

4. Viesti-kentän alla on valinnainen Esikatsele ja lähetä -valintaruutu. Jos valitset tämän ruudun, näyttöön avautuu sisällönluontisivun ikkunallinen versio, joka sisältää kaikki lomakkeiden luontiin tarvittavat vakiokentät ja -työkalut.

Sisällönluontisivu ei avaudu, ennen kuin napsautat Jatka-painiketta.

5. Lähetä/Jatka-painike lähettää sopimuksen sillä hetkellä määritetyssä muodossa.  Jos Esikatsele ja lähetä -valintaruutu on valittuna, sisällönluontisivu avautuu näyttöön, ja dokumenttiin voidaan lisätä kenttiä.  Kun kaikki kentät on lisätty, napsauta sisällönluontisivun oikeassa alakulmassa olevaa Lähetä-painiketta.

6. Lähetä/Jatka-painikkeen alla on Lisää vaihtoehtoja -linkki. Tätä linkkiä napsautettaessa verkkosovellukseen avautuu Lähetä-sivun ikkunallinen versio, jossa näet kaikki sovelluksessa normaalisti käytettävissä olevat toiminnot. Laajennuspaneelissa tehdyt määritykset lisätään Lähetä-ikkunaan, jossa ne ovat täysin muokattavissa.

Kaikki kentät ja toiminnot ovat käytettävissä aivan kuin verkkosovelluksen Lähetä-sivulla, ja vastaanottaja- tai tiedostoluetteloon tehdyt muutokset sisällytetään sopimukseen.

Voit siirtyä sisällönluontiin vierittämällä ikkunan alalaitaan ja valitsemalla Seuraava tai poistamalla Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -valintaruudun valinnan ja valitsemalla Lähetä.

Sopimus lähetetään, ja apuohjelmapaneeliin ilmestyy onnistumisilmoitus.

Lähetyksen jälkeisessä paneelissa on kaksi vaihtoehtoa:

• Näytä sopimus – Avaa juuri lähetetyn sopimuksen ikkunallisen näkymän.
• Adobe Acrobat Sign -valikko – Tämä toiminto muuttaa paneelin näyttämään apuohjelman toiminnot (Lähetä allekirjoitettavaksi).

Sopimuksen tila

Sopimuksen tila -toiminto näyttää viimeiset kymmenen sopimusta (edellisen päivityspäivämäärän mukaan), jotka ovat edelleen auki ja edellyttävät toimenpiteitä. Näihin kuuluvat muun muassa luonnokset, jotka odottavat sisällönluontia, sopimukset, jotka odottavat allekirjoitustasi, ja sopimukset, jotka odottavat jotakin muuta vastaanottajaa.

Jokainen luettelossa oleva sopimus voidaan laajentaa, jolloin kyseisen sopimuksen viimeisin tapahtuma tulee näkyviin ja osoittaa, missä allekirjoitusprosessin vaiheessa sopimus on.

• Sopimuksen kolme viimeisintä tapahtumaa (esim. Luotu, Katsottu tai Allekirjoitettu) luetellaan, ja niistä viimeisin on ylimpänä.
• Sopimustietojen Näytä sopimus -linkkiä napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti näkyy sen nykyisessä tilassa.
• Allekirjoitustasi odottavien dokumenttien kohdalla näkyy Allekirjoita sopimus -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu uusi ikkuna, jossa dokumentti on valmiina allekirjoitettavaksi.

Tapahtumaluettelon alalaidassa on Seuraa kaikkia sopimuksia -linkki, jota napsautettaessa näyttöön avautuu sopimuksen Hallinta-sivun ikkunallinen esiintymä. Hallinta-sivulla on käytettävissä tilin koko historia.

Laajennuksen asetukset

Laajennuspaneelin alalaidassa, Adobe Document Cloudin oikealla puolella on hammasrattaan kuvake, joka avaa laajennuksen asetukset:

Päivitä – Vain kokeilutilit

Tämä linkki avaa Adobe Acrobat Signin päivitysprosessille uuden ikkunan, josta voit hankkia käyttöoikeuden Adobe Acrobat Signiin kuukausitilauksella.

Kirjaudu ulos – Todennetun suhteen katkaiseminen

Apuohjelma ”muistaa” Outlookin ja Adobe Acrobat Signin käyttäjätilien välisen suhteen, minkä vuoksi todennusta ei vaadita joka kerta, kun apuohjelmaa käytetään.

Ei kuitenkaan ole epätavallista, että osa käyttäjistä lähettää sopimuksia useilta Adobe Acrobat Sign -tileiltä.  Tällöin käyttäjän on katkaistava nykyinen luottamussuhde Kirjaudu ulos -toiminnolla ja luotava uusi suhde uudella Adobe Acrobat Sign -käyttäjätilillä.

Voit katkaista suhteen napsauttamalla apuohjelmapaneelin oikeassa alakulmassa olevaa hammasrattaan kuvaketta. Näyttöön tulee ponnahdusvalikko, ja Kirjaudu ulos -toiminto on kyseisen valikon ylälaidassa.

Apu

Linkki tähän oppaaseen ja apuohjelmaa koskeviin muihin sisäänrakennettuihin sisältöihin.

Tietoja

Tämä tuo näkyviin pienen ponnahdusikkunan, jossa on tietoja käyttämästäsi laajennuksesta.

Tietosuoja Käytäntö

Tämä on Adoben tietosuojakäytännön linkki.

Järjestelmänvalvoja – Myönnä käyttäjille oikeudet sovellusten käyttöön

Office 365:n järjestelmänvalvojan on myönnettävä oikeudet sovellusten käyttöön.

Toimi näin:

    1. Kirjaudu sisään Office 365:n järjestelmänvalvojana.

    2. Valitse Hallintaportaali.

    3. Valitse Hallintakeskukset > Azure AD.

        ○ Tämä avaa Azure Active Directoryn hallintakeskuksen.

    4. Valitse Käyttäjät ja ryhmät > Käyttäjän asetukset.

    5. Varmista, että Käyttäjät voivat suostua siihen, että sovellukset käyttävät yrityksen tietoja heidän puolestaan -asetuksena on Kyllä.

Järjestelmänvalvoja – Asentaminen vuokraajan tasolla

Kun apuohjelma asennetaan vuokraajan tasolla, järjestelmänvalvoja voi tuoda apuohjelman oletusarvoisesti näkyviin. Tällöin käyttäjät säästyvät asennukselta, ja järjestelmänvalvoja voi varmistaa, että kaikki käyttäjät voivat käyttää apuohjelmaa ilman ongelmia.

Käyttöönotto käy nopeasti ja helposti, se vie vain noin 5 minuuttia:

1. Kirjaudu sisään vuokraajan järjestelmänvalvojana ja siirry Hallinta-paneeliin.

2. Valitse vasemmanpuoleisesta valikosta Palvelut ja apuohjelmat.

3. Valitse + Lataa apuohjelma.

• Tämä avaa Uusi apuohjelma -paneelin.

4. Valitse Seuraava

• Uusi apuohjelma -paneeli päivitetään, ja voit valita apuohjelmatiedoston lataustavan.

5. Valitse Haluan lisätä apuohjelman Office Storesta.

6. Hae Adobe Acrobat Signia ja valitse se

7. Valitse Adobe Acrobat Sign -apuohjelmapaneelissa Seuraava

8. Adobe Acrobat Sign -paneeli päivittyy, ja näyttää apuohjelman käyttöönottovaihtoehdot:

• Kaikki – Apuohjelma on organisaation kaikkien jäsenten käytettävissä.
• Tietyt käyttäjät/ryhmät – Voit valita organisaatiosi ryhmät, joille haluat myöntää oikeudet apuohjelman käyttöön.
• Vain minä – Tämä ottaa apuohjelman käyttöön vain omaa käyttäjääsi varten.

9. Napsauta käyttöönottovaihtoehdon valitsemisen jälkeen Tallenna-painiketta.

10. Valitse viimeisellä saapumissivulla Sulje.

Yleisiä kysymyksiä