Sopimusprosessien automatisointi

Sopimusprosessiesi automatisointi

Liikesopimusprosessi on toisiinsa liittyvien vaiheiden järjestelmä, jossa on eri vaiheita sopimuksen aloittamisesta kaupan päättämiseen. Sopimuksen eri vaiheiden aikana suoritettavat tehtävät ovat tärkeitä sopimuksen hallinnan kannalta, mutta tehtävien manuaalisen seurannan sijaan voit automatisoida ne määrittämällä Työnkulut Adobe Acrobat Sign Salesforcessa.

Prosessit perustuvat loogisiin kulkuihin ja sisältävät yhden käynnistystapahtuman, vähintään yhden ehdon ja vähintään yhden toiminnon, joka voidaan suorittaa reaaliajassa ja/tai ajoitettuna tapahtumana.

Adobe Acrobat Sign Salesforce tukee kahta toimintotyyppiä: Päivitä tietueet ja Apex-toiminto.

Katso kuinka:

• Määrität työnkulut, joiden toimintotyyppinä on ”Päivitä tietueet”.
• Määrität työnkulut, joiden toimintotyyppinä on "Apex-toiminto".

Määrität työnkulut tietueiden päivityksen avulla

Voit käyttää Päivitä tietueet -toimintatyypiä Saleforce-työnkuluissa määrittämään Taustatoimi-valintaluettelokentän sopimustietueeseen toiminnon käynnistämiseksi.

Adobe Acrobat Signilla voit luoda uuden prosessin, joka käynnistyy tietueen muutostapahtumien perusteella, ja käynnistää sitten siihen liittyvän Adobe Acrobat Sign -sopimuksen toiminnon. Käyttäjät voivat valvoa, milloin toiminto pitää suorittaa (eli minkä päätietueen kenttäpäivityksen jälkeen) ja mikä liittyvä sopimus (tai sopimukset) valitaan toimintoa varten.

Päivitä tietueet -toimintotyyppi tukee seuraavia toimintoja: Lähetä, Peruuta, Poista, Muistuta ja Päivitä.

Voit luoda Päivitä tietueet -toimintakulkuja Adobe Acrobat Sign -sopimuksille kuten alla näkyy.

"Päivitä tietueet" -työnkulun Aloitus-elementti määrittää, milloin automaattinen työnkulku käynnistyy. Varmista Määritä aloitus -valintaikkunassa, että määrität sen Salesforce-objektin, jonka tietueiden tulisi käynnistää työnkulku, ja sen, milloin työnkulku on käynnistettävä, sekä määrität yhden tai useamman kentän merkintäehdot.

Päivittää tietueet -taustatoiminto määrittää taustatoiminnon, joka päivittää ne valitut tietueet, jotka täyttävät ehdot. Jos haluat muokata Päivittää tietueet -taustatoimintoa, valitse ensin Päivitä tietueet -toiminto ja sitten Muokkaa elementtiä.

Muokkaa päivitystietueita -valintaikkunassa:

1. Valitset, miten haluat työnkulun etsivän tietueet. Jos haluat päivittää esimerkiksi kaikki mahdollisuustietueeseen liittyvät tietueet, valitse Päivitä työnkulun käynnistäneeseen mahdollisuustietueeseen liittyvät tietueet, ja anna sitten tietuetunnus Valitse liittyvät tietueet -kohdassa.
   
   Huom.: Tietuetunnuksessa on oltava "echosign_dev1"-nimitila. Echosign_dev1 -objekti liittyy yleisimpiin Salesforce-objekteihin, kuten Tiliin tai Mahdollisuuteen. Jos sopimukset liittyvät mukautettuun objektiin, tämä nimi on organisaatiolle yksilöllinen.
2. Määritä suodatinehdot tarpeen mukaan.
3. Määritä taustatoiminto antamalla arvon ”echosign_dev1_Background_Action_c" -kentälle.
4. Valitse Valmis.

Työnkulkujen määrittäminen Apex-toiminnolla

Voit käyttää Salesforce-työnkulkujen Apex-toimintotyyppiä käynnistääksesi hallituun pakettiin kuuluvan Käynnistettävissä olevan metodin sitä vastaavan toiminnon suorittamiseksi.

Voit luoda uuden prosessin, joka käynnistyy tietueen muutostapahtumien perusteella ja käynnistää sitten toiminnon siihen liittyvässä Adobe Acrobat Sign -sopimuksesssa.

Apex-toiminto tukee seuraavia toimintoja: Lähetä, Peruuta, Poista, Muistuta, Päivitä ja Lataa (malli).

Adobe Acrobat Signissa on seuraavat käynnistettävissä olevat toiminnot, jotka on määritetty Apex-toimintotyönkulkuja varten:

• Peruuta sopimus [AgreementCancelInvocableAction]
• Poista sopimus [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Lataa sopimusmalli [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Lähetä sopimus [AgreementSendInvocableAction]
• Lähetä sopimusmuistutus [AgreementRemindInvocableAction]
• Päivitä sopimus [AgreementUpdateInvocableAction]

Voit luoda Apex-toimintotyönkulut Adobe Acrobat Sign -sopimuksille kuten alla olevasta kuvasta näkyy.

Aloita-elementti on määritetty Salesforce-objektille, jonka tietueiden pitäisi käynnistää työnkulku, kun sopimuksia luodaan, päivitetään tai poistetaan. Voit määrittää kulun käynnistimen ja määrittää merkinnän ehdot. Esimerkiksi alla oleva Apex-toimintokulku on määritetty käynnistymään, kun tietue päivitetään sillä ehdolla, että sopimusvaiheena on Neuvottelu/Tarkistus.

Tehtävä-elementti määrittää sopimusmallin käytönaikaiset muuttujat. Sinun on luotava uusi Muuttuja-resurssi, johon tallennetaan työnkulun aikana käytettävät arvot. Tehtävä-elementin avulla voit valita muuttujan ja määrittää sen arvot sopivan operaattorin avulla.

Voit määrittää muuttujalle useita arvoja. Määritä muuttuja esimerkiksi valitsemaan vastaanottajan tunnuksen ja liitteen tunnuksen arvot Lisää-operaattorin avulla: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Jotta muuttuja hyväksyy useita arvoja, varmista, että otat Salli useita arvoja (kokoelma) -asetuksen käyttöön muuttujaresurssin asetuksissa. Muuttujan asetusten tarkistaminen tai muuttaminen:

1. Valitse  työkalupaneelin avaamiseksi.
2. Valitse Kokoelmamuuttujat-kohdasta muuttuja, jonka haluat tarkistaa tai jota haluat muokata.
3. Tarkista asetukset Muokkaa muuttujaa -valintaikkunassa.
4. Jos haluat muuttaa muuttujan asetuksia, valitse 
5. Muuta asetuksia tarpeen mukaan Muokkaa muuttujaa -valintaikkunassa ja valitse Valmis.

Tämä Apex-toiminto -elementti määrittää sopimustyönkulun syöttöarvot alla esitetyllä tavalla.

• Sopimusmallin tunnus -kenttään on annettava sen sopimusmallin tunnus, jolle haluat määrittää työnkulun. 
• Kohteessa Sopimusmallin käytönaikaiset muuttujat sinun on annettava määrittämäsi muuttuja käyttäen yllä olevaa Tehtävä -elementtiä.

Huomautus: Sopimusmallin käytönaikaiset muuttujat -kenttään ei voi laittaa useita arvoja. Jos yrität syöttää useita arvoja pilkuilla erotetussa muodossa, työnkulku saattaa epäonnistua.  

• Asynkroninen käsittely -kentässä voit määrittää arvoksi tosi tai epätosi.
• Päätietueen tunnus -kenttään on kirjoitettava päätietueen tunnus.

Apex-toimintotyönkuluissa on seuraavat toiminnot:

• Se tukee ajoitettuja toimintoja.
• Se tukee sopimusmallien automaattista lähettämistä, eli sopimuksia voidaan luoda ja lähettää automaattisesti.
• Kaikki toiminnot voivat hyväksyä useita pyyntöjä yhdessä kutsussa.
• Poikkeukset siepataan ja tallennetaan tulostietueeseen ja kirjataan virheenä Apexin virheenkorjauslokiin estoprosessin suorittamisen estämiseksi.
• Mallin lataus -toiminnon parametri (Asynkroninen käsittely) määrää, suoritetaanko mallin käsittely synkronisessa vai asynkronisessa tilassa. Kutsujan on määritettävä, suoritetaanko mallin lataus synkronisessa vai asynkronisessa tilassa. 
  • Oletusprosessi suoritetaan asynkronisessa tilassa. Suurin osa prosesseista suoritetaan synkronisesti..
  • Jos automaattinen lähetys on käytössä, prosessin on oltava synkronisessa tilassa.
  • Huomattava asynkroninen prosessi voi olla Adobe Acrobat Sign -kirjastodokumentin lataaminen.

Apex-toimintotyönkuluilla on seuraavat rajoitukset:

• Automaattisesti lähetettävien mallien ja Adobe Sign -kirjastodokumenttien yhdistelmää ei tueta, sillä Salesforcessa on rajoitus, jossa yksi säie ei voi käynnistää toista säiettä.
  
• Käynnistettävissä olevalle toiminnolle annetuilla parametreillä voi viitata vain pääkenttiin. Päätietueen alaisille alisopimuksille ei voi suorittaa toimintoja.
• Se ei tue arvon palauttavia toimintoja, kuten dokumentin tietojen hakemista tai allekirjoitus-URL:n hakemista.