Publier dans la base de connaissances Salesforce

Découvrez comment publier votre contenu directement dans la base de connaissances Salesforce.

Introduction

La Base de connaissances Salesforce est un système de gestion des connaissances que vous pouvez utiliser pour résoudre les requêtes des clients et les requêtes des employés externes et internes. La Base de connaissances Salesforce est un référentiel en ligne libre-service d’articles sur un produit, un service ou une rubrique.

Dans une base de connaissances, divers auteurs et contributeurs experts sur le sujet, ajoutent du contenu pertinent dans le référentiel. Le contenu peut être très varié et couvrir une variété de rubriques. En règle générale, dans une base de connaissances, vous trouverez des questions fréquentes, des manuels, des guides de dépannage ou des documents de flux de travail de processus.

Grâce à l’intégration de Salesforce, Adobe RoboHelp a étendu ses capacités de publication à la publication en tant que base de connaissances, directement à la base de connaissances Salesforce en tant qu’articles.

Conditions préalables

Pour créer une connexion avec la base de connaissances Salesforce, vous devez configurer votre compte avec Lightning Knowledge activé. Pour plus d’informations, voir Configurer des comptes avec Salesforce.

Configurer le flux de travail

Voici les étapes de configuration de la base de connaissances Salesforce avant la publication de votre sortie.

Créer un paramètre prédéfini de sortie

Pour créer un paramètre prédéfini de sortie dans RoboHelp, procédez comme suit :

  1. Dans un projet actif, procédez comme suit :

    • Cliquez sur l’onglet Sortie à gauche de la barre d’outils Standard.
    • Cliquez sur Génération rapide en haut à droite de la barre d’outils Standard et cliquez sur l’icône Modifier les paramètres.

    La vue Sortie s’ouvre.

  2. Dans la barre d’outils Sortie, cliquez sur Paramètres prédéfinis de sortie. Le panneau Paramètres prédéfinis de sortie s’ouvre.

  3. Dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie, cliquez sur .

  4. Dans la boîte de dialogue Nouveau paramètre prédéfini , spécifiez les options suivantes :

    Type Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le paramètre prédéfini Contenu uniquement

    Nom Spécifiez un nom pour le paramètre prédéfini de sortie.

    Cible À partir de la liste déroulante cible, choisissez Base de connaissances Salesforce.

  5. Cliquez sur Terminé.

    Vous pouvez accéder au paramètre prédéfini de sortie dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie de la barre d’outils Sortie. Sinon, vous pouvez accéder au paramètre prédéfini de sortie dans la boîte de dialogue Génération rapide de la fenêtre de création.

Configurer un paramètre de préréglage de sortie de la base de connaissances Salesforce

Vous pouvez utiliser les paramètres suivants pour configurer le paramètre prédéfini de sortie Contenu uniquement :

Généralités

Utilisez les options suivantes pour spécifier les paramètres de sortie de base comme le titre, la cible, le chemin de sortie, le codage, etc. :

Titre : Indiquez le titre de la sortie générée.

Vous pouvez utiliser des variables dans le titre. Pour ce faire, saisissez Ctrl + 1 et sélectionnez une variable dans la liste déroulante, puis appuyez sur Entrée. Notez que si vous avez fourni un jeu de variables dans l’onglet Contenu > champ Jeu de variables, lors de la génération de sortie, la valeur de la variable sélectionnée est choisie dans le jeu des variables.

Chemin de sortie : Indiquer un emplacement pour la sortie. Pour sélectionner un emplacement, cliquez sur 

Assurez-vous que le chemin d’accès de sortie ne se trouve PAS dans le dossier du projet. Si le chemin d’accès de sortie se trouve dans le dossier du projet, la génération de sortie échouera. De plus, le contenu nécessaire ne doit PAS se trouver dans le dossier sélectionné. RoboHelp supprime le contenu du dossier avant de générer la sortie.

Enregistrer le chemin de sortie comme relatif au projet : si cette option est activée et que vous naviguez vers le chemin de sortie, le chemin vers la sortie sera désormais relatif et non plus absolu.

Langue : Utilisez la liste déroulante afin de sélectionner la langue pour la sortie.

Exécution d’un script généré : Pour exécuter votre script personnalisé une fois la génération de la sortie terminée, sélectionnez le fichier script.js dans la liste déroulante.

Contenu

Utilisez les options suivantes pour spécifier les paramètres de sortie relatifs au contenu, comme les paramètres de la table des matières, de l’expression de condition et du jeu de variables.

Table des matières : Utilisez la liste déroulante pour sélectionner une Table des matières à inclure dans la sortie. Cette liste déroulante affiche les tables des matières disponibles dans votre projet. La première table des matières de cette liste déroulante est sélectionnée par défaut.

L’ensemble de fichiers et leurs références présents dans la table des matières sélectionnée apparaissent dans la sortie générée.

Expression de condition : Utilisez la liste déroulante pour indiquer l’expression de condition de votre sortie. Ce paramètre vous permet d’inclure ou d’exclure facilement du contenu en fonction du type de sortie ou de base d’utilisateurs souhaité. Cliquez sur  pour modifier l’expression de condition sélectionnée. Vous pouvez également choisir Aucun dans la liste déroulante pour ne pas spécifier une expression de condition.

Jeu de variables : Utilisez la liste déroulante pour spécifier le jeu de variables à utiliser dans cette sortie. Dans la liste déroulante, vous pouvez sélectionner <Jeu de variables par défaut> pour utiliser le jeu de variables par défaut du projet. Les jeux de variables vous permettent de mettre en œuvre une utilisation spécifique à la sortie des variables. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs jeux de variables pour générer une sortie pour des clients et des utilisateurs internes.

Inclure le texte à développer : Sélectionnez cette option pour inclure le texte à développer dans votre sortie Contenu uniquement. Sinon, seul le titre à développer est inclus dans la sortie. Cependant, le texte à développer s’affichera sous la forme développée dans la sortie.

Inclure le contenu du texte déroulant : Sélectionnez cette option pour inclure le texte déroulant dans votre sortie Contenu uniquement. Sinon, seul le titre déroulant est inclus dans la sortie. Toutefois, le texte déroulant s’affichera dans la sortie.

Remarque :

Il est important de noter que Salesforce ne permet pas l’ajout de feuilles de style JavaScript ou en cascade (CSS) dans les articles, de sorte que votre publication ne doit pas utiliser de texte déroulant, de texte en expansion ou d’images miniatures. Toutefois, en cas d’utilisation, le texte concerné est conservé sous forme de texte brut.

Mise en page

Utilisez l’option suivante pour configurer l’aspect de votre sortie.

Page principale : Utilisez la liste déroulante afin de sélectionner la page principale pour la sortie. Si la page principale est sélectionnée, le fichier CSS de la page principale détermine les définitions de style.

Si cette option est définie sur Aucun, les styles CSS sont extraits des fichiers CSS utilisés dans les rubriques.

Salesforce

Profil de publication : Utilisez la liste déroulante pour effectuer une sélection dans votre profil de connexion Salesforce. Pour savoir comment créer un profil de publication, voir Configurer un profil de publication.

RecordType : Utilisez la liste déroulante pour sélectionner parmi les mises en page qui ont été configurées dans Salesforce selon les paramètres de visibilité, en fonction du profil utilisateur. RecordTypes définit comment votre publication est organisée et quels champs, par exemple, titre, réponse, équation, etc. doivent être affichés. Les rubriques configurées pour ce paramètre prédéfini seront publiées dans le type d’enregistrement sélectionné.

Catégories : Utilisez la liste déroulante pour effectuer une sélection parmi les mises en page qui ont été configurées dans Salesforce. Les catégories sont comme des arbres hiérarchiques, utilisés pour trouver et classer les articles salesforce knowledge. Ces catégories sont également basées sur les paramètres de visibilité, en fonction du profil utilisateur.

Convertir tous les styles en styles en ligne : Sélectionnez cette option pour vous assurer que votre style utilisé dans RoboHelp est conservé lorsque vous publiez votre sortie dans la base de connaissances Salesforce.

Charger comme brouillon : Si vous activez cette option, tous les articles publiés sur Salesforce s’afficheront à l’état de brouillon.

Charger les images : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que des images dans les rubriques soient incluses dans la sortie publiée.

Charger les documents liés : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les documents (par exemple, PPT, PPTX, DOC, DOCX et PDF) liés dans les rubriques soient inclus dans la sortie publiée. 

Articles

Choisissez les rubriques que vous souhaitez publier dans la base de connaissances Salesforce. Développez un nœud de table des matières et choisissez les rubriques que vous souhaitez publier.

Configurer un profil de publication

Vous devez créer et configurer un profil de publication avant de publier votre sortie dans la base de connaissances Salesforce. Pour créer et configurer un profil :

  1. Dans la barre d’outils, cliquez sur Modifier > Publier les profils.

  2. Dans la boîte de dialogue Publier les profils, pour créer un profil, cliquez sur  .

  3. Dans le champ de liste déroulante Type de serveur, sélectionnez Base de connaissances Salesforce.

  4. Renseignez les champs suivants :

    • Nom : Ce champ affiche le nom de profil par défaut. Modifiez le nom en conséquence.
    • Se connecter au Sandbox : Un Sandbox est une copie de votre site de production, à laquelle des restrictions de sécurité peuvent être appliquées. Un Sandbox vous permet de publier et de tester votre contenu en tant qu’environnement de test, avant de passer à la production. Activez l’option si vous souhaitez d’abord vous connecter au Sandbox.
    • Désactiver la vérification SSL : Activez l’option permettant de désactiver la vérification SSL. Après cela, lorsque vous vous connectez au Sandbox, il n’y a aucune vérification SSL du site.
    • URL du site : URL spécifique à l’entreprise à l’aide de laquelle vous pouvez vous connecter à Salesforce. Le début de l’URL inclut le domaine de votre organisation.  Par exemple : https://yourco.salesforce.com. Après avoir entré l’URL, connectez-vous à Salesforce.

    Cela vous permet de publier et de tester votre contenu en tant qu’environnement de test, avant de passer à la production.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

    RoboHelp enregistre le profil et affiche le nom du profil dans la colonne Profils.

    Modifier un profil

    Pour modifier un profil, cliquez sur son nom et modifiez ses champs.

    Supprimer un profil

    Pour supprimer un profil, cliquez sur  à proximité du profil.

Publier dans la Base de connaissances Salesforce

Vous pouvez configurer la sortie paramètre prédéfini Contenu uniquement pour le lier à Salesforce, puis publier votre contenu dans la base de connaissances Salesforce. 

  1. Dans la barre d’outils, cliquez sur l’onglet Sortie. Vous verrez une liste de paramètres de sortie prédéfinis.

  2. Dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie, pour modifier un paramètre prédéfini, double-cliquez sur un paramètre prédéfini de sortie. 

  3. Après avoir configuré le paramètre prédéfini, vous pouvez publier sur Salesforce. Cliquez sur l’icône de points de suspension (...) près du paramètre prédéfini, puis cliquez sur Publier.

    Vous pouvez également modifier les informations du serveur après avoir cliqué sur Édition.

  4. Sélectionnez les paramètres prédéfinis sur lesquels vous souhaitez publier le contenu.

  5. Cliquez sur l’icône Générer un paramètre prédéfini  dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie. 

    Vous pouvez ensuite afficher une barre de progression à côté du paramètre prédéfini de sortie sélectionné dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie. Une fois la génération de sortie terminée, une boîte de dialogue Succès est visible dans le coin inférieur droit de l’écran. 

    À la fin de la génération de la sortie, cliquez sur  dans le panneau Paramètres prédéfinis de sortie pour l’afficher.

  6. Pour publier dans les profils sélectionnés (serveurs), cliquez sur le paramètre prédéfini de sortie, puis cliquez sur dans la barre d’outils standard. Ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur le paramètre prédéfini de sortie et cliquez sur Publier.

  7. RoboHelp envoie le contenu à Salesforce. Une fois la publication terminée, Robohelp affiche un rapport du contenu publié.

  8. Pour afficher la sortie publiée, cliquez sur l’icône en forme d’œil pour vous amener à la page de destination de la Base de connaissances Salesforce, où vous pouvez accéder à votre article.

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