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審批工作流程

  1. Acrobat 使用手冊
  2. Acrobat 簡介
    1. 從桌面、行動裝置和網頁存取 Acrobat
    2. Acrobat 新功能
    3. 鍵盤快速鍵
    4. 系統需求
  3. 工作區
    1. 工作區基本介紹
    2. 開啟和檢視 PDF
      1. 開啟 PDF
      2. 導覽 PDF 頁面
      3. 檢視 PDF 偏好設定
      4. 調整 PDF 檢視
      5. 啟用 PDF 縮圖預覽
      6. 在瀏覽器中顯示 PDF
    3. 處理線上儲存帳戶
      1. 存取 Box 檔案
      2. 存取 Dropbox 檔案
      3. 存取 OneDrive 檔案
      4. 存取 SharePoint 檔案
      5. 存取 Google Drive 檔案
    4. Acrobat 和 macOS
    5. Acrobat 通知
    6. PDF 中的格線、參考線和度量
    7. PDF 中的亞洲、斯拉夫和從右至左文字
  4. 建立 PDF
    1. 建立 PDF 概覽
    2. 使用 Acrobat 建立 PDF
    3. 使用 PDFMaker 建立 PDF
    4. 使用 Adobe PDF 印表機
    5. 將網頁轉換為 PDF
    6. 使用 Acrobat Distiller 建立 PDF
    7. Adobe PDF 轉換設定
    8. PDF 字型
  5. 編輯 PDF
    1. 在 PDF 中編輯文字
    2. 在 PDF 中編輯影像或物件
    3. 旋轉、移動、刪除及重新編號 PDF 頁面
    4. 編輯掃描的 PDF
    5. 增強使用手機相機拍攝的文件相片
    6. 最佳化 PDF
    7. PDF 屬性和中繼資料
    8. PDF 中的連結和附件
    9. PDF 圖層
    10. PDF 中的頁面縮圖和書籤
    11. 動作精靈 (Acrobat Pro)
    12. 將 PDF 轉換為網頁
    13. 設定 PDF 作為簡報
    14. PDF 文章
    15. 地理空間 PDF
    16. 將動作和程式碼套用至 PDF
    17. 變更新增文字的預設字型
    18. 從 PDF 刪除頁面
  6. 掃描和 OCR
    1. 將文件掃描為 PDF
    2. 增強文件相片
    3. 疑難排解以 Acrobat 掃描時的掃描器問題
  7. 表單
    1. PDF 表單基本功能
    2. 在 Acrobat 中從頭建立表單
    3. 建立和分發 PDF 表單
    4. 填寫 PDF 表單
    5. PDF 表單欄位屬性
    6. 填寫和簽署 PDF 表單
    7. 設定 PDF 表單中的動作按鈕
    8. 發佈互動式 PDF 網路表單
    9. PDF 表單欄位基本功能
    10. PDF 條碼表單欄位
    11. 收集和管理 PDF 表單資料
    12. 關於表單記錄
    13. PDF 表單說明
    14. 使用電子郵件或內部伺服器傳送 PDF 表單給收件者
  8. 合併檔案
    1. 將檔案合併至單一 PDF
    2. 旋轉、移動、刪除及重新編號 PDF 頁面
    3. 新增頁首、頁尾、Bates 編號至 PDF
    4. 裁切 PDF 頁面
    5. 新增浮水印至 PDF
    6. 新增背景至 PDF
    7. 使用 PDF 文件夾中的元件檔案
    8. 發佈和共用 PDF 文件夾
    9. PDF 文件夾概覽
    10. 建立及自訂 PDF 文件夾
  9. 共用、檢閱和註解
    1. 線上共用與追蹤 PDF
    2. 標註批改文字
    3. 準備 PDF 檢閱
    4. 啟動 PDF 檢閱
    5. 在 SharePoint 或 Office 365 網站上代管共用檢閱
    6. 參與 PDF 檢閱
    7. 在 PDF 中新增註解
    8. 新增印章至 PDF
    9. 核准工作流程
    10. 管理註解 | 檢視、回覆、列印
    11. 匯入和匯出註解
    12. 追蹤和管理 PDF 檢閱
  10. 儲存和匯出 PDF
    1. 儲存 PDF
    2. 將 PDF 轉換為 Word
    3. 將 PDF 轉換為 JPG
    4. 轉換或匯出 PDF 為其他檔案格式
    5. PDF 匯出的檔案格式選項
    6. 重複使用 PDF 內容
  11. 安全性
    1. 增強的 PDF 安全性設定
    2. 使用密碼保護 PDF
    3. 管理數位 ID
    4. 使用認證保護 PDF
    5. 開啟受保護的 PDF
    6. 移除 PDF 中的敏感內容
    7. 設定 PDF 的安全性原則
    8. 為 PDF 選擇安全性方法
    9. 開啟 PDF 時的安全性警告
    10. 使用 Adobe Experience Manager 保護 PDF
    11. PDF「受保護的檢視」功能
    12. Acrobat 和 PDF 的安全性概觀
    13. 在 PDF 中將 JavaScript 視為安全性風險
    14. 將附件視為安全性風險
    15. 允許或封鎖 PDF 中的連結
  12. 電子簽名
    1. 簽署 PDF 文件
    2. 在行動裝置上擷取您的簽名,並隨時隨地使用
    3. 傳送文件以取得電子簽名
    4. 關於認證簽名
    5. 認證型簽名
    6. 驗證數位簽名
    7. Adobe 認可信任清單
    8. 管理信任的身分
  13. 列印
    1. 基本 PDF 列印作業
    2. 列印小冊子和 PDF 文件夾
    3. 進階 PDF 列印設定
    4. 列印為 PDF
    5. 列印彩色 PDF (Acrobat Pro)
    6. 以自訂大小列印 PDF
  14. 協助工具、標籤和重排
    1. 建立及驗證 PDF 協助工具
    2. PDF 中的協助工具功能
    3. PDF 的閱讀順序工具
    4. 使用重排和協助工具功能閱讀 PDF
    5. 使用「內容」和「標籤」面板編輯文件結構
    6. 建立具備協助工具的 PDF
  15. 搜尋和構建索引
    1. 建立 PDF 索引
    2. 搜尋 PDF
  16. 多媒體和 3D 模型
    1. 將音訊、視訊與互動物件新增至 PDF
    2. 新增 3D 模型至 PDF (Acrobat Pro)
    3. 在 PDF 中顯示 3D 模型
    4. 與 3D 模型互動
    5. 在 PDF 中度量 3D 物件
    6. 在 PDF 中設定 3D 視圖
    7. 在 PDF 中啟用 3D 內容
    8. 新增多媒體至 PDF
    9. 在 PDF 中的 3D 設計上加註
    10. 在 PDF 中播放視訊、音訊和多媒體格式
    11. 新增註解至視訊
  17. 列印作品工具 (Acrobat Pro)
    1. 列印作品工具概觀
    2. 印表機標記與極細線
    3. 預覽輸出
    4. 透明度平面化
    5. 顏色轉換和油墨管理
    6. 色彩補漏白
  18. 預檢 (Acrobat Pro)
    1. 符合 PDF/X、PDF/A 及 PDF/E 標準的檔案
    2. 預檢設定檔
    3. 進階預檢查驗
    4. 預檢報告
    5. 檢視預檢結果、物件和資源
    6. PDF 中的輸出色彩比對方式
    7. 使用「預檢」工具更正問題區域
    8. 使用快捷處理或預檢動作自動分析文件
    9. 使用「預檢」工具分析文件
    10. 「預檢」工具的附加檢查
    11. 預檢資料庫
    12. 預檢變數
  19. 色彩管理
    1. 保持色彩一致
    2. 色彩設定
    3. 文件色彩管理
    4. 處理色彩設定檔
    5. 瞭解色彩管理

關於審批工作流程

Acrobat 使用者 (僅限繁體中文、簡體中文、日文和韓文) 可以將 PDF 作為電子郵件附件傳送給其他人士審批。如果參與者在 Acrobat (所有語言) 中開啟批准請求,則他們可以透過新增電子印章來批准 PDF。然後,他們可以將 PDF 傳送個下一位審批者,或將 PDF 返回給召集者或其它適當的參與者。召集者可以選擇是否需要每一次審批該 PDF 時提示來記錄文件進度。當最後一位參與者新增最後批准後,工作流程隨即結束。如果 PDF 被拒批,審批工作流程必須重新啟動。

註解:

如果您使用 Acrobat Pro 來啟動工作流程,您可以透過在 PDF 中啟用注釋使用權限來邀請 Reader 9 或更高版本的使用者參與審批。


精靈設定准工作流程 (左);「印章」浮動視窗提供用於批准文件的印章 (右)。

 

傳送 PDF 進行審批

如果您透過電子郵件傳送 PDF 供審批 (僅繁體中文、簡體中文、日文和韓文),審批者收到的 PDF 是電子郵件的附件。收件者開啟 PDF 檔案附件後,他們可以從「印章」浮動視窗套用數位身分印章,然後在文件訊息列中選擇正確的選項。

要傳送 PDF 供審批,請使用 Acrobat 中的精靈。精靈將提供說明,幫助您邀請審批者,自訂說明以及傳送 PDF。

Acrobat Pro 中,精靈會在 PDF 中啟用注釋,以便 Acrobat Reader 使用者可以參與批准工作流程。

啟動審批工作流程之前,請務必配置好您的電子郵件應用程式來協同 Acrobat 工作。

  1. 若要啟動批准工作流程,請選擇「共用 > 透過電子郵件傳送供審批」

  2. 如有提示,請在「身分設定」對話方塊中輸入您的電子郵件位址。
  3. 指定 PDF,然後按「下一步」

  4. 請在「收件者」方塊中鍵入第一位審批者的電子郵件位址。
  5. (Acrobat Pro) 如果您要讓 Reader 使用者也參與審批,或是希望收到每一位參與者的審批狀態通知,請指定相關選項。

  6. (Acrobat Standard) 如果您希望收到每一位參與者的審批狀態通知,請指定相關選項。

  7. (可選) 請在電子郵件頂部中為第一位審批者鍵入其它指示。

    僅預設文字訊息和說明將傳送給後續審批者。

    註解:

    電子郵件邀請函包含幫助參與者完成審批程序的指示。請避免變更或移除此文字。

  8. 按一下「傳送邀請」

參與審批工作流程

如果您被邀請參與審批工作流程,您將收到關於審批郵件中附加的 PDF 的詳細說明電子郵件。您開啟 PDF 後,「印章」浮動視窗隨即開啟,文件訊息列亦顯示在 PDF 頂端。如果您的 Acrobat 版本早於 7.0,系統將提示您下載最新版本的 Reader。

您可以在「印章」浮動窗口中選擇數位身分印章來審批文件。電子印章包含您提供的身分資訊,如名稱、職務、組織和電子郵件地址。您可以使用身分印章取代簽名。如果您套用印章,它將成為文件頁面內容的組成部分。您可以在審批過程中刪除您自己的印章,但是,一旦審批流程結束,您的印章隨即被鎖定。您無法移動或刪除其它參與者的印章。

您還可以拒批不符合您標準的文件。

除開新增數位印章至 PDF,您可以新增其它類型的注釋,其中包括註解注釋、批改文字、自訂印章和檔案附件。

批准 PDF

  1. 請開啟審批邀請電子郵件中的 PDF 附件。
    註解:

    如果您尚未新增身分資訊至印章,您將被提示輸入身分資訊。

  2. 從「印章」浮動視窗 (「工具 > 印章印章浮動視窗」) 選擇印章。(要檢視所有印章,請捲動或拖曳角落來重新調整視窗大小)。

  3. 請按一下文件來套用您的審批印章。
    註解:

    要刪除您套用的數位身分印章,請選擇印章,然後按 Delete 鍵。如果您在審批過程中選擇「列印」、「儲存副本」或「傳送」,您將無法刪除您的印章。

  4. 執行下列任一項作業:
    • 若要將文件傳送給下一位批准者,請按一下文件訊息列上的「批准」按鈕。在「傳送至下一位審批者」對話方塊中,請在「收件者」方塊中鍵入下一位批准者的電子郵件地址,依照需要新增其他收件者的地址,然後按一下「傳送」

    • 若要完成批准程序,請按一下文件訊息列上的「最後審批」按鈕。在「完成最後審批」對話方塊中,請指定是否從「最後審批方法」功能表傳送審批通知。如果您傳送通知,請在「收件者」方塊中鍵入電子郵件地址,依照需要新增其他收件者的地址,然後按一下「傳送」。如果您不要傳送通知,請按一下「完成」

      如果已選擇「通過電子郵件通知召集者審批狀態」選項,便會顯示致召集者的單獨電子郵件通知。按一下「傳送」即可傳送此通知。

  5. 請儲存 PDF。
    註解:

    如果您使用工具列上的「電子郵件」按鈕  來傳送 PDF,PDF 便不再是工作流程的一部分,而且該電子郵件訊息的收件者將無法使用批准選項。

拒絕 PDF

如果您收到的請求批准的 PDF 不符合批准標準,請使用文件訊息列中的選項來拒批文件並退回給召集人。PDF 被拒批後,審批工作流程必須重新啟動。

  1. 請開啟審批邀請電子郵件中的 PDF 附件。
  2. 按一下文件訊息列中的「拒絕」按鈕。

  3. 「拒絕並傳送通知」對話方塊中,請在「收件者」方塊中鍵入召集者的電子郵件地址。如果已選擇「通過電子郵件通知召集者審批狀態」選項,便會傳送單獨電子郵件訊息給批准召集者。按一下「傳送」

  4. 按一下所顯示之電子郵件訊息中的「傳送」

新增或變更數位印章的身分資訊

  1. 選擇「工具 > 印章 > 印章浮動視窗」

  2. 在「印章」浮動視窗中,選擇「電子印章」,在您的印章上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「編輯身分」

  3. 在「身分設定」對話方塊中鍵入或編輯您的姓名、職稱、公司名稱、部門和電子郵件地址,然後按一下「完成」

註解:

您也可以從「偏好設定」對話方塊變更身分資訊。請在「類別」下,選擇「身分」。

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