關於審批工作流程

Acrobat DC 使用者 (僅限繁體中文、簡體中文、日文和韓文) 可將 PDF 以電子郵件附件的方式傳送給其他人批准。如果參與者在 Acrobat (所有語言) 中開啟批准請求,則他們可以透過新增電子印章來批准 PDF。然後,他們可以將 PDF 傳送個下一位審批者,或將 PDF 返回給召集者或其它適當的參與者。召集者可以選擇是否需要每一次審批該 PDF 時提示來記錄文件進度。當最後一位參與者新增最後批准後,工作流程隨即結束。如果 PDF 被拒批,審批工作流程必須重新啟動。

註解:

如果您使用 Acrobat Pro DC 來啟動工作流程,則可以透過在 PDF 中啟用注釋來邀請 Reader 9 或更新版本的使用者參與批准。


精靈設定准工作流程 (左);「印章」浮動視窗提供用於批准文件的印章 (右)。

 

傳送 PDF 進行審批

如果您透過電子郵件傳送 PDF 供審批 (僅繁體中文、簡體中文、日文和韓文),審批者收到的 PDF 是電子郵件的附件。收件者開啟 PDF 檔案附件後,他們可以從「印章」浮動視窗套用數位身分印章,然後在文件訊息列中選擇正確的選項。

若要傳送 PDF 供批准,請使用 Acrobat DC 中的精靈。精靈將提供說明,幫助您邀請審批者,自訂說明以及傳送 PDF。

Acrobat Pro DC 中,精靈會在 PDF 中啟用注釋,以便 Acrobat Reader DC 使用者可以參與批准工作流程。

啟動批准工作流程之前,請務必配置好您的電子郵件應用程式以搭配 Acrobat DC 使用。

  1. 若要啟動批准工作流程,請選擇「共用 > 透過電子郵件傳送供審批」

  2. 如有提示,請在「身分設定」對話方塊中輸入您的電子郵件位址。
  3. 指定 PDF,然後按「下一步」

  4. 請在「收件者」方塊中鍵入第一位審批者的電子郵件位址。
  5. (Acrobat Pro DC) 如果您要讓 Reader 使用者也參與批准,或是希望收到每一位參與者的批准狀態通知,請指定相關選項。

  6. (Acrobat Standard DC) 如果您希望收到每一位參與者的批准狀態通知,請指定相關選項。

  7. (可選) 請在電子郵件頂部中為第一位審批者鍵入其它指示。

    僅預設文字訊息和說明將傳送給後續審批者。

    註解:

    電子郵件邀請函包含幫助參與者完成審批程序的指示。請避免變更或移除此文字。

  8. 按一下「傳送邀請」

參與審批工作流程

如果您被邀請參與審批工作流程,您將收到關於審批郵件中附加的 PDF 的詳細說明電子郵件。您開啟 PDF 後,「印章」浮動視窗隨即開啟,文件訊息列亦顯示在 PDF 頂端。如果您的 Acrobat 版本早於 7.0,系統將提示您下載最新版本的 Reader。

您可以在「印章」浮動窗口中選擇數位身分印章來審批文件。電子印章包含您提供的身分資訊,如名稱、職務、組織和電子郵件地址。您可以使用身分印章取代簽名。如果您套用印章,它將成為文件頁面內容的組成部分。您可以在審批過程中刪除您自己的印章,但是,一旦審批流程結束,您的印章隨即被鎖定。您無法移動或刪除其它參與者的印章。

您還可以拒批不符合您標準的文件。

除開新增數位印章至 PDF,您可以新增其它類型的注釋,其中包括註解注釋、批改文字、自訂印章和檔案附件。

批准 PDF

  1. 請開啟審批邀請電子郵件中的 PDF 附件。

    註解:

    如果您尚未新增身分資訊至印章,您將被提示輸入身分資訊。

  2. 從「印章」浮動視窗 (「工具 > 印章印章浮動視窗」) 選擇印章。(要檢視所有印章,請捲動或拖曳角落來重新調整視窗大小)。

  3. 請按一下文件來套用您的審批印章。

    註解:

    要刪除您套用的數位身分印章,請選擇印章,然後按 Delete 鍵。如果您在審批過程中選擇「列印」、「儲存副本」或「傳送」,您將無法刪除您的印章。

  4. 執行下列任一項作業:
    • 若要將文件傳送給下一位批准者,請按一下文件訊息列上的「批准」按鈕。在「傳送至下一位審批者」對話方塊中,請在「收件者」方塊中鍵入下一位批准者的電子郵件地址,依照需要新增其他收件者的地址,然後按一下「傳送」

    • 若要完成批准程序,請按一下文件訊息列上的「最後審批」按鈕。在「完成最後審批」對話方塊中,請指定是否從「最後審批方法」功能表傳送審批通知。如果您傳送通知,請在「收件者」方塊中鍵入電子郵件地址,依照需要新增其他收件者的地址,然後按一下「傳送」。如果您不要傳送通知,請按一下「完成」

      如果已選擇「通過電子郵件通知召集者審批狀態」選項,便會顯示致召集者的單獨電子郵件通知。按一下「傳送」即可傳送此通知。

  5. 請儲存 PDF。

    註解:

    如果您使用工具列上的「電子郵件」按鈕  來傳送 PDF,PDF 便不再是工作流程的一部分,而且該電子郵件訊息的收件者將無法使用批准選項。

拒絕 PDF

如果您收到的請求批准的 PDF 不符合批准標準,請使用文件訊息列中的選項來拒批文件並退回給召集人。PDF 被拒批後,審批工作流程必須重新啟動。

  1. 請開啟審批邀請電子郵件中的 PDF 附件。
  2. 按一下文件訊息列中的「拒絕」按鈕。

  3. 「拒絕並傳送通知」對話方塊中,請在「收件者」方塊中鍵入召集者的電子郵件地址。如果已選擇「通過電子郵件通知召集者審批狀態」選項,便會傳送單獨電子郵件訊息給批准召集者。按一下「傳送」

  4. 按一下所顯示之電子郵件訊息中的「傳送」

新增或變更數位印章的身分資訊

  1. 選擇「工具 > 印章 > 印章浮動視窗」

  2. 在「印章」浮動視窗中,選擇「電子印章」,在您的印章上按一下滑鼠右鍵,然後選擇「編輯身分」

  3. 在「身分設定」對話方塊中鍵入或編輯您的姓名、職稱、公司名稱、部門和電子郵件地址,然後按一下「完成」

註解:

您也可以從「偏好設定」對話方塊變更身分資訊。請在「類別」下,選擇「身分」。

此産品由 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 授權  Creative Commons 條款未涵蓋 Twitter™ 與 Facebook 文章。

法律說明   |   線上隱私權政策