Stanze per sottogruppi di lavoro nelle riunioni di Adobe Connect

Le stanze per sottogruppi di lavoro sono sottostanze che è possibile creare all’interno di una riunione o sessione di formazione. Sono utili per suddividere un gruppo di grandi dimensioni in gruppi più piccoli che possono parlare o collaborare. Le stanze per sottogruppi di lavoro possono essere utilizzate nelle riunioni e nelle sessioni di formazione con un massimo di 200 persone nella stanza riunioni. Gli ospitanti possono creare fino a 20 stanze sottogruppo di lavoro per un’unica riunione o sessione di formazione.

Ad esempio, se sono presenti 20 persone in una sessione, puoi creare quattro stanze per sottogruppi di lavoro e spostare cinque partecipanti in ciascuna stanza. A seconda della configurazione audio, nelle stanze per sottogruppi di lavoro i partecipanti possono parlare tra di loro. Inoltre, possono parlare tra di loro, usare il contenitore Chat, collaborare con una lavagna e condividere i loro schermi. L’ospitante può visitare tutte le stanze per sottogruppi di lavoro e ascoltare e rispondere alle domande.

• È possibile creare fino a 20 stanze per sottogruppi di lavoro
• Massimo 200 partecipanti in tutte le stanze per sottogruppi di lavoro
• Il numero massimo di utenti consentito in una singola stanza per sottogruppi di lavoro varia a seconda del fornitore di audioconferenze utilizzato. Il numero massimo di utenti consentito in una singola stanza per sottogruppi di lavoro per le sessioni VoIP è 200.

Quando il lavoro nelle stanze per sottogruppi di lavoro è stato completato, l’ospitante può terminare la sessione per sottogruppi di lavoro e riportare i partecipanti nella stanza principale. Gli ospitanti possono condividere con tutti ciò che è accaduto nelle stanze per sottogruppi di lavoro. Se necessario, l’ospitante può riportare i partecipanti nelle stesse stanze per sottogruppi di lavoro. Se la stanza viene utilizzata di nuovo, è possibile riutilizzare il contenuto e il layout della stanza per sottogruppi di lavoro. Tuttavia, l’assegnazione dei partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro non viene mantenuta.

Consigli di Adobe

Quando è in corso un’audioconferenza, il numero di stanze sottogruppo di lavoro non può superare il numero supportato dal fornitore audio. Se in una delle stanze sottogruppo di lavoro il numero di utenti supera il numero massimo supportato dal fornitore audio, la stanza sottogruppo di lavoro non può essere avviata.

Stanze riservate ai servizi di telefonia

Se un fornitore di telefonia integrata supporta le stanze per sottogruppi di lavoro di Adobe Connect, ogni sottogruppo di lavoro diviene un’audioconferenza separata. Quando le stanze per sottogruppi di lavoro sono chiuse, tutti i partecipanti tornano automaticamente alla linea principale di audioconferenza.

Quando si usa un fornitore di telefonia non integrata che supporta i sottogruppi di lavoro audio, configurare manualmente i sottogruppi di lavoro di telefonia (mediante ponti audio privati) in modo che corrispondano alle stanze sottogruppo di lavoro online.

Stanze solo VoIP

Viene creato un canale audio VoIP separato per ciascuna stanza sottogruppo di lavoro, consentendo a ognuna di disporre di conversazioni separate. Ai partecipanti viene automaticamente assegnato il ruolo di relatore in una stanza sottogruppo di lavoro, con diritti VoIP completi. Quando un ospitante chiude una sessione per sottogruppi di lavoro, tutti tornano alla stanza riunioni principale e utilizzano il canale audio VoIP.

Stanze con audio mixato o Universal Voice

La funzionalità Universal Voice/Audio mixato è un modo per creare un ponte tra la telefonia e la comunicazione VoIP in modo che gli utenti connessi a VoIP possano comunicare con quelli connessi mediante telefonia e viceversa.

La creazione di sotto-conferenze Universal Voice per le stanze per sottogruppi di lavoro può richiedere circa un minuto. Quando si configura una sotto-conferenza per una stanza per sottogruppi di lavoro è possibile visualizzarla caricandola nel contenitore Partecipanti sul nome della stanza.

Una volta configurata la stanza per sottogruppi di lavoro, il contenitore Partecipanti si aggiorna per mostrare un’icona verde: i partecipanti nella stanza per sottogruppi di lavoro possono ora comunicare tra loro.

Video in stanze per sottogruppi di lavoro

Nelle stanze per sottogruppi di lavoro, il contenitore Video si comporta nel modo seguente:

• L’opzione Forza visualizzazione relatore non è disponibile in una stanza per sottogruppi di lavoro.

• L’impostazione Forza visualizzazione relatore viene salvata sia previamente che successivamente all’utilizzo di una stanza per sottogruppi di lavoro.

• Quando un stanza per sottogruppi di lavoro viene avviata o terminata, tutti gli utenti escono dalla modalità Schermo intero.

Informazioni sui layout delle stanze per sottogruppi di lavoro

Gli ospitanti possono usare il layout di stanza per sottogruppi di lavoro predefinito oppure creare un nuovo layout da usare specificamente con le stanze per sottogruppi di lavoro. Create un layout di stanza per sottogruppi di lavoro se desiderate svolgere lavoro preparatorio prima di inviare contenuto e persone alle stanze per sottogruppi di lavoro. La creazione di layout personalizzati consente di velocizzare e organizzare meglio le riunioni.

In alcuni casi, potresti desiderare di disporre di layout diversi per le diverse stanze per sottogruppi di lavoro. Ad esempio, diverse stanze per sottogruppi di lavoro possono contenere contenuto diverso o esercizi per i partecipanti. In questo caso, create layout distinti per le stanze per sottogruppi di lavoro e assicuratevi che il layout desiderato sia attivo quando fate clic su Avvia sottogruppi di lavoro.

Nella modalità Preparazione, mentre è in corso una riunione, potete creare una stanza per sottogruppi di lavoro senza arrecare alcun disturbo al layout dei partecipanti. Una volta avviata una sessione del sottogruppo di lavoro, viene utilizzato il layout creato nella modalità Preparazione.

Se desiderate semplicemente un contenuto diverso in ciascuna stanza per sottogruppi di lavoro, ma non avete bisogno di layout diversi, preparate le stanze prima che i partecipanti si uniscano alla riunione o alla sessione di formazione. Configurate innanzitutto il numero di stanze per sottogruppi di lavoro necessarie. Quindi, fate clic su Avvia sottogruppi di lavoro e spostatevi da una stanza all’altra caricando il contenuto necessario in ciascun contenitore Condivisione. Quindi, terminate i sottogruppi di lavoro. Quando i partecipanti si uniscono a voi fate nuovamente clic su Avvia sottogruppi di lavoro, il contenuto è pronto. (Se necessario, potete anche modificare il layout e il contenuto delle stanze per sottogruppi di lavoro durante una riunione.)

Se l’Area ospitanti e relatori viene aperta durante una sessione di Adobe Connect, non si chiude quando si avvia una sessione per sottogruppi di lavoro. In tal modo gli ospitanti possono conservare i contenitori disponibili nell’area solo relatori. Ad esempio, gli ospitanti possono continuare a gestire i partecipanti e i relativi diritti nelle stanze per sottogruppi di lavoro del contenitore Partecipanti.

Creazione e gestione di stanze per sottogruppi di lavoro

Definizione di stanze per sottogruppi di lavoro e assegnazione di membri

In una riunione o in una sessione di formazione, gli ospitanti possono creare stanze per sottogruppi di lavoro e inviare i partecipanti nelle stanze.

Ruotare le stanze per sottogruppi di lavoro

Quando i partecipanti vengono assegnati alle stanze per sottogruppi di lavoro, potete usare il pulsante Ruota per ruotare i partecipanti tra le stanze per sottogruppi di lavoro con un solo clic. Adobe Connect assegna ogni partecipante alla stanza per sottogruppi di lavoro successiva nell’elenco.

Gestisci i diritti e le autorizzazioni dei partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro

Nella stanza per sottogruppi di lavoro, i partecipanti devono disporre delle autorizzazioni a utilizzare i contenitori per svolgere il proprio lavoro e interagire tra loro mediante il contenitore. Tali autorizzazioni, denominate diritti avanzati in Adobe Connect, sono disponibili per impostazione predefinita nel contenitore Condivisione, nel contenitore Note, nella lavagna, nel contenitore Condivisione file e per la condivisione di audio e video all’avvio di una sessione per sottogruppi di lavoro. Le autorizzazioni sono riportate allo stato precedente al termine di una stanza per sottogruppi di lavoro e quando tutti partecipano alla stanza riunioni principale.

Un ospitante può modificare questi diritti avanzati prima o durante una sessione per sottogruppi di lavoro. In quest’ultimo caso, per fornire i diritti avanzati, sposta il partecipante alla riunione principale, concedi i diritti e sposta il partecipante nella sua stanza per sottogruppi di lavoro. L’area Area ospitanti e relatori viene mantenuta dopo l’avvio di una stanza per sottogruppi di lavoro. Gli ospitanti possono continuare a utilizzare i contenitori che hanno spostato nell’area Area ospitanti e relatori.

Per concedere diritti avanzati ai partecipanti in una sessione per sottogruppi di lavoro, effettua questi passaggi.

Avviare una sessione per sottogruppi di lavoro

Nelle stanze per sottogruppi di lavoro, i partecipanti vengono assegnati automaticamente al ruolo di relatore. I partecipanti possono condividere la voce, il contenuto nel contenitore Condivisione, modificare le lavagne e aggiungere testo al contenitore Note. Quando i partecipanti vengono rimandati alla stanza principale, viene ripristinato il loro stato precedente.

Rinominare una stanza per sottogruppi di lavoro

Visita delle stanze per sottogruppi di lavoro

Quando le stanze per sottogruppi di lavoro sono in uso, gli ospitanti possono visitare le varie stanze, tra cui la stanza principale.

Invio di un messaggio a tutti i partecipanti nelle stanze per sottogruppi di lavoro

Gli ospitanti possono inviare messaggi a tutte le stanze per sottogruppi di lavoro. Questo può risultare utile se i partecipanti di una o più stanze hanno la stessa domanda. È inoltre buona norma inviare ai partecipanti un messaggio di avviso qualche minuto prima della fine delle sessioni per sottogruppi di lavoro, prima di rimandarli alla stanza principale. In questo modo, i partecipanti possono finire di parlare, caricare i file e lavorare alla lavagna prima del termine della sessione per i sottogruppi di lavoro.

Comunicazione dello stato di un partecipante nelle stanze per sottogruppi di lavoro

Sia presente o meno l’ospitante, utilizzate le opzioni in Visualizzazione stato del contenitore Partecipanti. Ad esempio, fate una domanda e chiedete ai partecipanti di rispondere usando le opzioni di stato D’accordo o Non d’accordo.

Per ulteriori informazioni, consultata Comunicare con i partecipanti alle sessioni di formazione o alle riunioni.

Gli ospitanti possono visualizzare i cambiamenti di stato degli utenti di una stanza per sottogruppi di lavoro dalla stanza riunioni principale.

Eseguire un sondaggio nelle stanze per sottogruppi di lavoro

Gli ospitanti possono effettuare sondaggi separati in ciascuna stanza per sottogruppi di lavoro accedendo alle stanze e aprendo i contenitori Sondaggi.

Per informazioni generali sui sondaggi, consulta Sondaggio dei partecipanti.

Formulazione di domande e risposte in stanze per sottogruppi di lavoro

I partecipanti nelle stanze per sottogruppi di lavoro possono porre una domanda in qualsiasi momento, a prescindere dal fatto che l’ospitante si trovi o meno nella loro stanza per sottogruppi di lavoro.

• Per porre verbalmente una domanda a un ospitante presente nella stessa stanza per sottogruppi di lavoro, utilizza l’audio fornito (VoIP o telefonia).
• Per digitare una domanda da porre agli ospitanti presenti nella stessa stanza per sottogruppi di lavoro, utilizza il menu del contenitore Chat e invia un messaggio all’ospitante. Una volta inviato, l’ospitante può rispondere mediante il contenitore Chat al singolo partecipante o a tutti quelli presenti.
• Per porre un domanda a tutti gli ospitanti presenti nella riunione, digita il testo all’interno della casella Invia messaggio agli ospitanti, quindi fai clic sul pulsante Invia . La domanda appare a tutti gli ospitanti della riunione in una piccola casella di messaggio con il nome del partecipante. Gli ospitanti possono rispondere entrando nella stanza per sottogruppi di lavoro del partecipante e utilizzando il contenitore Chat.

Chat in stanze per sottogruppi di lavoro

Se il contenitore Chat è disponibile nella stanza per sottogruppi di lavoro, usa la chat per comunicare con gli altri partecipanti che si trovano solo nella vostra stanza. Non puoi chattare con i partecipanti che si trovano in stanze per sottogruppi di lavoro diverse.

Per informazioni generali sull’uso del contenitore Chat, consulta Chat nelle riunioni.

Chiusura di una sessione per sottogruppi di lavoro

Solo gli ospitanti possono concludere una sessione per sottogruppi di lavoro. Quando le stanze per sottogruppi di lavoro sono chiuse, tutti i partecipanti tornano alla stanza per sottogruppi di lavoro principale.

Condivisione del contenuto di stanze per sottogruppi di lavoro nella stanza principale

Una volta terminata una sessione di sottogruppo di lavoro, gli ospitanti possono condividere il contenuto di un’unica stanza sottogruppo di lavoro con chiunque sia presente nella stanza principale.

Aprire nuovamente stanze per sottogruppi di lavoro chiuse

Dopo aver terminato una sessione per sottogruppi di lavoro, puoi di nuovo riportare i partecipanti nella stanza per sottogruppi di lavoro. La configurazione delle stanze e gli utenti assegnati restano invariati per l’intera riunione.

Rimuovere stanze per sottogruppi di lavoro

• Per rimuovere tutte le stanze, scegliete Rimuovi tutte le stanze dal menu delle opzioni nell’angolo in alto a destra. Per memorizzare il contenuto di un contenitore, selezionate Salva le informazioni del contenitore per riferimento futuro, quindi inserite un nome per la sessione. (Potete accedere ai contenitori salvati dai Contenitori sottogruppo di lavoro).
• Per rimuovere una singola stanza sottogruppo di lavoro, inclusi tutti i contenitori e il contenuto al loro interno, fate clic sul pulsante X a destra del nome della stanza. La numerazione di tutte le stanze successive viene regolata per garantire la continuità.