Aggiornamento e gestione delle riunioni Adobe Connect esistenti e del loro contenuto. Invio di inviti e ottenimento di informazioni sulle riunioni.

Dopo aver creato una riunione potete aggiornare le informazioni ad essa relative, cambiare l’elenco dei partecipanti e gestire il contenuto associato alla riunione.

Ottenere informazioni su una riunione

In qualsiasi momento potete ottenere informazioni su una singola riunione alla volta.

  1. Nella scheda Pagina iniziale di Adobe Connect Central, fate clic su Riunioni personali.
  2. In Riunioni personali, fate clic sul nome della riunione.

    Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione, con le seguenti indicazioni:

    Nome

    Il titolo della riunione.

    URL

    L’indirizzo Web in cui deve avere luogo la riunione (l’ubicazione virtuale della stanza riunioni).

    Riepilogo

    Una breve descrizione della riunione.

    Ora di inizio

    La data e l’ora di inizio della riunione.

    Durata

    La durata prevista della riunione.

    Lingua

    La lingua in cui viene condotta la riunione.

    Informazioni telefoniche

    Il numero di telefono che dovranno chiamare i partecipanti alla riunione e il codice che dovranno immettere (necessario solo a riunione in corso).

  3. A questo punto, fate clic sul pulsante Opzione accanto al nome della riunione sulla sinistra per entrare nella riunione.

Visualizzare e modificare un elenco di partecipanti

Se disponete delle autorizzazioni di gestione per una riunione, potete visualizzare un elenco di tutti i partecipanti invitati per ciascuna stanza riunioni. Tuttavia, se la riunione è presentata come un evento, visualizzerete e gestirete i partecipanti nella scheda Gestione evento. Per ulteriori informazioni, vedete Adobe Connect Events.

Se siete amministratori oppure disponete delle autorizzazioni di gestione per questa cartella di riunione, potete aggiungere o rimuovere i partecipanti. Inoltre, potete modificare la configurazione delle autorizzazioni dei partecipanti (ospitante, relatore o partecipante).

I partecipanti che sono stati rimossi non ricevono alcuna notifica e non possono entrare nella riunione, a meno che l’impostazione di accesso alla riunione sia stata modificata per consentire l’ingresso a chiunque sia in possesso dell’URL della riunione.

Visualizzazione di un elenco dei partecipanti alla riunione

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Modifica partecipanti nella barra di navigazione.

Aggiunta di partecipanti alla riunione

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
  5. Nell’elenco Utenti e gruppi disponibili, effettuate una delle seguenti operazioni per selezionare gli utenti o i gruppi:
    • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.

    • Per espandere un gruppo e selezionare singoli membri, fate doppio clic sul nome del gruppo. Dopo aver selezionato i nomi, fate doppio clic su Su di un livello nell’elenco per ripristinare l’elenco originale.

    • Per trovare un nome dell'elenco, fate clic su Cerca nella parte inferiore della finestra. Immettete il nome per visualizzarlo nell'elenco e selezionatelo.

  6. Fate clic su Aggiungi.
  7. Per ciascun nuovo utente partecipante o gruppo aggiunto, selezionate il tipo di autorizzazione appropriato (Partecipante, Relatore, Ospitante o Rifiutato). Per selezionare il tipo di autorizzazione, utilizzate il menu Imposta ruolo utente nella parte inferiore dell’elenco Partecipanti correnti.

Rimozione di partecipanti dalla riunione

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
  5. Nell’elenco Partecipanti correnti, effettuate una delle seguenti operazioni per selezionare gli utenti o i gruppi:
    • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.

    • Per individuare un nome nell'elenco, fate clic su Cerca nella parte inferiore della finestra e immettete il nome per visualizzarlo nell'elenco, quindi selezionatelo.

  6. Fate clic su Rimuovi.

Modifica dell’autorizzazione per la riunione di un partecipante

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
  5. Nell’elenco Partecipanti correnti, effettuate una delle seguenti operazioni per selezionare gli utenti o i gruppi di cui desiderate modificare le autorizzazioni per la riunione:
    • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.

    • Per individuare un nome nell'elenco, fate clic su Cerca nella parte inferiore della finestra. Immettete il nome per visualizzarlo nell'elenco e selezionatelo.

  6. Per ciascun nome, selezionate il nuovo ruolo utente (Partecipante, Relatore, Ospitante o Rifiutata) nel menu Imposta ruolo utente. Il menu si trova nella parte inferiore dell'elenco Partecipanti correnti.

Visualizzazione e gestione dei contenuti delle riunioni

Potete visualizzare il contenuto caricato, spostarlo nella libreria Contenuto o eliminarlo in qualsiasi momento.

Visualizzazione di un elenco di contenuti caricati

Se disponete delle autorizzazioni di gestione per una cartella di riunione, potete visualizzare i contenuti caricati nel server da una stanza riunioni all’interno della cartella.

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Carica contenuto nella barra di navigazione.
  5. Viene visualizzato un elenco di tutti i contenuti caricati. A questo punto, effettuate una delle seguenti operazioni:
    • Per visualizzare le informazioni su un elemento specifico nell’elenco, fate clic sul nome dell’elemento.

    • Spostate i contenuti caricati nella libreria Contenuto.

    • Eliminate i contenuti caricati.

    • Per stabilire se un contenuto è ancora utilizzato nella stanza riunioni, visualizzate la colonna Riferimento. L’indicazione Sì segnala che il contenuto è ancora utilizzato. Una colonna vuota indica che non è utilizzato.

Spostamento dei contenuti caricati nella libreria Contenuto

Per spostare nella libreria Contenuto un contenuto caricato, è necessario disporre dei diritti o delle autorizzazioni di amministratore necessari per gestire la cartella specifica della libreria Riunioni, contenente la riunione.

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Contenuto caricato nella barra di navigazione.
  5. Fate clic sulla casella di controllo a sinistra di ciascun file da spostare.
  6. Fate clic sul pulsante Sposta in cartella nella barra di navigazione.
  7. Fate clic sui titoli della cartella o sul pulsante Su di un livello per andare alla cartella in cui desiderate spostare il file del contenuto.
  8. Fate clic su Sposta.
  9. Fate clic su OK.

Eliminazione dei contenuti caricati

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Carica contenuto nella barra di navigazione.
  5. Fate clic sulla casella di controllo a sinistra di ciascun file da eliminare.
  6. Fate clic su Elimina.
  7. Fare clic sul pulsante Elimina nella pagina di conferma per eliminare definitivamente il contenuto selezionato.

Modificare le informazioni sulla riunione

Se siete un amministratore o un utente con le autorizzazioni di gestione per questa cartella di riunione potete modificare le proprietà della riunione nella pagina Informazioni sulla riunione.

Nota:

Per modificare le informazioni mentre siete nella stanza riunione, scegliete Riunioni > Gestisci informazioni sulla riunione.

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Modifica informazioni nella barra di navigazione.
  5. Modificate le informazioni della riunione, ad esempio ora di inizio o durata.
  6. Fate clic su Salva.

Opzioni della pagina Modifica informazioni

Nome

Campo obbligatorio; il nome verrà visualizzato nell’elenco delle riunioni, nella pagina di login alla riunione e nei rapporti.

Riepilogo

Descrizione della riunione, che viene visualizzata nella pagina Informazioni sulla riunione e, per impostazione predefinita, inclusa negli inviti alla riunione. Il riepilogo può contenere un massimo di 4000 caratteri.

Ora di inizio

Mese, giorno, anno e ora di inizio della riunione.

Nota: alcuni modelli di tariffazione di Adobe Connect ignorano le date di inizio delle riunioni e consentono ai partecipanti di entrarvi prima della data iniziale designata. A seconda del modello di tariffazione della riunione, se cambiate la data di inizio della riunione impostando una data futura, gli utenti potrebbero essere in grado di entrare nella riunione dopo che l'avete creata. Una volta effettuato il login in una stanza riunioni, potete impedire ai partecipanti di entrare nella stanza tra una riunione e l’altra.

Durata

Durata della riunione, espressa in ore e minuti.

Lingua

Lingua principale usata nella stanza riunioni.

Nota: se modificate la lingua della riunione nella pagina Modifica informazioni, i nomi dei contenitori presenti nella stanza riunioni rimangono nella lingua originale. È consigliabile impostare la lingua al momento della creazione della riunione e non modificarla successivamente.

Accesso

Utilizzate le opzioni seguenti:

Solo gli utenti registrati possono entrare nella stanza (accesso degli ospiti non consentito)

Questa opzione consente agli utenti registrati e ai partecipanti di entrare nella stanza con il loro nome utente e password. L’accesso degli ospiti è negato.

Solo gli utenti registrati e gli ospiti accettati possono entrare nella stanza

Grazie a questa opzione, la stanza riunioni è accessibile solo alle persone che sono state invitate come utenti registrati e ospiti.

Gli utenti registrati devono immettere il proprio nome utente e la password per entrare nella stanza riunioni. Gli ospiti accettati vengono ammessi nella stanza dall’ospitante. Adobe Connect può generare un rapporto di partecipazione individuale per ciascun utente registrato presente alla riunione. Gli utenti accettati vengono aggiunti al numero totale di partecipanti alla riunione nei rapporti delle riunioni, ma non è disponibile alcun rapporto di partecipazione individuale.

Gli utenti devono immettere una passcode della stanza

Se desiderate aumentare il livello di protezione di una riunione, per parteciparvi specificate un codice alfanumerico da utilizzare come password.

Chiunque disponga dell’URL della riunione può entrare nella stanza

Chiunque riceva l’URL della riunione. Fate clic su Invia inviti per e-mail per creare un invito e-mail mediante l’applicazione e-mail. Il nuovo messaggio contiene un oggetto predefinito (invito di Adobe Connect) e un testo predefinito (contenente la data, l’ora, la durata e il riepilogo della riunione), modificabili dall’utente.

Attenzione:

Quando selezioni l’opzione Chiunque disponga dell'URL, la stanza è disponibile pubblicamente. Qualsiasi contenuto caricato nella stanza sarà sempre disponibile pubblicamente. Qualsiasi utente che disponga dell’URL può accedere al contenuto caricato senza che tu ne sia notificato.

Centro costi

Determina l’allocazione dei costi dei minuti della stanza riunione. Selezionate un’opzione dal menu e addebitate i costi a singoli utenti, al proprio centro costi o a un centro costi specifico.

Impostazioni audioconferenza

Potete decidere di non includere l'audio nella riunione o selezionare una delle seguenti opzioni di audioconferenza:

Nota: se non avete aggiunto le impostazioni dell'audioconferenza al momento della creazione della riunione, potete aggiungerle durante la riunione. Chiedete a tutti gli utenti di disconnettersi dalla riunione mentre aggiungete le impostazioni della conferenza e di ricollegarsi alla riunione successivamente.

Includi l'audioconferenza con questa riunione

Profili audio con impostazioni audioconferenza preconfigurate. Selezionate un profilo per associarlo alla riunione. Adobe Connect utilizza il profilo per connettersi alla stanza riunioni e avviare l'audioconferenza. Se avete creato un profilo audio, quando viene creata una nuova riunione questa è l'opzione predefinita selezionata. Se avete creato più profili audio, associatene uno specifico alla nuova riunione.

Includi un'altra audioconferenza con la riunione

Numeri di telefono e altre impostazioni di chiamata per l'audioconferenza quando il fornitore audio non è stato configurato con una sequenza di composizione. Le impostazioni sono solo a scopo di visualizzazione, ad esempio, nell'invito alla riunione e nella stanza riunioni. È necessario disporre di un account presso il fornitore.

Aggiorna informazioni per tutti gli elementi collegati

Selezionate questa casella di controllo per aggiornare gli elementi collegati alla riunione con le informazioni sulla riunione riviste.

Invio di inviti alla riunione per una riunione esistente

Se siete lʼospitante, un amministratore o disponete delle autorizzazioni necessarie per gestire la cartella di questa riunione, potete inviare gli inviti per la riunione.

Un invito alla riunione è un invito inviato mediante e-mail, in cui i partecipanti vengono fornite informazioni rispetto alla data, l'ora, la durata, il riepilogo, l'URL e l'audioconferenza. Potete inoltre decidere di allegare al messaggio e-mail un evento per il calendario di Microsoft Outlook. Questa funzione consente ai partecipanti di aggiungere la riunione al proprio calendario Outlook.

Nota:

Adobe Connect non può inviare l'invito per una riunione in cui il numero totale di caratteri relativo al contenuto da inviare al client di posta elettronica è superiore ai 1000 caratteri. Il problema è correlato al mailto del tag HTML, in quanto i browser non possono avviare un client e-mail quando il contenuto supera 1000 caratteri.

Le modalità di invio degli inviti dipendono dal tipo di riunione:

Ospiti registrati

Se la riunione è destinata solo agli utenti registrati, create un messaggio e-mail personalizzato dall’interno di Adobe Connect Central. Inviate gli inviti e-mail a tutti gli ospitanti, i partecipanti e i relatori, ai soli relatori o ai soli partecipanti. L’oggetto e il corpo del messaggio possono essere modificati.

Chiunque

Se la riunione è aperta a chiunque riceva l’URL della riunione, fate clic su Invia inviti per e-mail nell'applicazione e-mail. Il nuovo messaggio contiene un oggetto (il nome della riunione) e un messaggio (contenente la data, l’ora, la durata l’URL e il riepilogo della riunione), modificabili dall’utente.

Invio di inviti solo agli ospiti registrati

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Inviti nella barra di navigazione.
  5. Nel menu A, selezionate il gruppo da invitare: Tutti gli ospitanti, i relatori e i partecipanti, Solo ospitanti, Solo relatori o Solo partecipanti.
  6. Modificate l’oggetto e il corpo del messaggio, a seconda delle necessità.
  7. Per allegare all’e-mail un evento per il calendario di Outlook, selezionate la casella di controllo accanto a Allega evento del calendario di Microsoft Outlook (iCal) al messaggio e-mail. In caso contrario, deselezionate la casella di controllo.
  8. Fate clic su Invia.

Invio di inviti per una riunione senza restrizioni

  1. Fate clic sulla scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
  2. Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
  3. Fate clic sul nome della riunione nell’elenco.
  4. Nella pagina Informazioni sulla riunione, fate clic sul collegamento Inviti nella barra di navigazione.
  5. Scegliete la procedura appropriata tra quelle seguenti:
    • Fate clic su Invia inviti per e-mail per visualizzare automaticamente un nuovo messaggio vuoto nell’applicazione e-mail.

    • Create manualmente un nuovo messaggio e-mail, quindi copiate e incollate l’URL della riunione (visualizzato nei dettagli sulla riunione) nel messaggio.

  6. Digitate gli indirizzi e-mail degli invitati oppure aggiungeteli dalla rubrica.
  7. Modificate o digitate, a seconda delle necessità, l’oggetto dell’e-mail e il messaggio.
  8. Inviate l'invito e-mail.

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