Crea una stanza riunioni virtuale

Puoi creare riunioni in Adobe Connect Central. Ogni riunione ha un URL statico (sala riunioni) che persiste anche dopo averla chiusa. Puoi utilizzare questo URL per avviare nuovamente la riunione. Gli ospitanti delle riunioni possono personalizzare l’URL al momento della creazione di una riunione.

Per incorporare la registrazione nell’ambito della propria riunione, è necessaria la scheda Gestione evento. Vedi l’applicazione Adobe Connect Events. L’amministratore di account può richiedere di utilizzare una licenza separata per realizzare un seminario Web di grandi dimensioni con 1500 partecipanti. Qualora gli amministratori di Adobe Connect approvino la richiesta, riceverete un URL della sala riunioni. Utilizza questo URL per creare un sistema di registrazione evento.

Puoi utilizzare la sala riunioni in qualsiasi momento per eseguire riunioni di prova con 25 partecipanti. Primi di avviare la riunione, configurate la sala riunioni con il contenuto/layout. Tuttavia, i partecipanti possono effettuare il login alla riunione 15 minuti prima dell’orario stabilito. Se è stata creata una sala riunioni, quelle di dimensioni più ridotte possono essere svolte in qualsiasi momento anche se non sono state pianificate.

In questo articolo sono trattati i seguenti argomenti:

Creazione di un profilo audio (per le audioconferenze)

La finestra Profili audio personali (Profilo personale > Profili audio personali) consente di configurare un profilo audio da utilizzare con un'audioconferenza. I profili audio utilizzano le impostazioni della conferenza associate al fornitore audio selezionato per avviare l'audioconferenza. Visualizza Crea e usa profili audio per maggiori informazioni.

Avvio della procedura guidata Riunione

Per avviare l'assistente virtuale della riunione, esegui una delle seguenti operazioni:

• Crea una riunione nella tua cartella personale Riunioni personali:
  • Vai alla pagina iniziale di Adobe Connect Central .
  • Seleziona + Crea.
  • Seleziona Riunione dal menu a discesa.

• Crea una riunione in un'altra cartella in cui disponi delle autorizzazioni di gestione:
  • Naviga fino alla cartella desiderata all'interno della libreria Riunioni.
  • Seleziona Nuova riunione.

Immissione delle informazioni sulla riunione

Immetti i dettagli sulla riunione nella prima pagina della procedura guidata Riunione. Tali dettagli comprendono nome, URL personalizzato, riepilogo, data, durata, modello, lingua, limitazioni sull’accesso e impostazioni dell’audioconferenza (sono obbligatori solo il nome e la lingua). Puoi selezionare un profilo audio dal menu a comparsa anziché immettere manualmente le impostazioni dell’audioconferenza.

• Nome: Inserisci il nome della stanza delle riunioni.
• URL personalizzato: Puoi creare un URL personalizzato per le tue riunioni per una maggiore precisione. Aggiungi solo caratteri alfanumerici ASCII o trattini nel campo personalizzato.  
  
• Riepilogo: Aggiungi un riepilogo della riunione da condividere con i partecipanti.
• Ora di inizio: Seleziona la data e l’ora di inizio della riunione.
• Durata: Scegli la durata della riunione.
• Selezione modello: Seleziona il modello per la stanza riunioni. Visualizza Modelli di stanza per maggiori informazioni.
• Lingua: Seleziona la lingua della stanza riunioni.
• Accesso:Le esperienze dei partecipanti alla riunione variano a seconda dei loro diritti di accesso. Gli utenti registrati, i membri dell’account e gli ospiti possono accedere alla stanza riunioni. Di seguito sono riportati i diritti che l’host può fornire ai partecipanti alla riunione:
  • Gli utenti registrati possono entrare nella stanza
  • I membri dell’account possono entrare nella stanza
  • I membri dell’account possono entrare nella stanza quando l’ospitante non è presente
  • Gli ospiti accettati possono entrare nella stanza
  • Chiunque disponga dell’URL della riunione può entrare nella stanza 
  • Gli utenti devono immettere una passcode. Ulteriori informazioni sui diritti di accesso sono disponibili in Diritti di accesso dei partecipanti alla riunione.

• Esperienza audio/video avanzata: A seconda delle impostazioni dell’applicazione e dell’interfaccia del browser dell’account, le impostazioni predefinite corrispondenti a livello di stanza saranno diverse.
  • A livello di account, l’impostazione predefinita è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”. Tuttavia, un amministratore può scegliere “Forza l’esperienza audio/video avanzata” o “Forza visualizzazione standard”.
  • A livello di stanza, le impostazioni dell’applicazione e dell’interfaccia del browser sono abilitate solo quando l’impostazione corrispondente a livello di account è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”. Se l’amministratore dell’account ha “Forzato” una delle impostazioni, gli ospitanti non possono modificarle a livello di stanza.
  • A livello di stanza, quando l’impostazione a livello di account è “Permetti agli ospitanti di decidere per la propria stanza”, tutte le stanze avranno come impostazione predefinita l’Esperienza audio/video avanzata. Gli ospitanti possono scegliere di passare alla visualizzazione standard.
  • In tutte le stanze appena create, le impostazioni dell’audioconferenza saranno configurate per impostazione predefinita con il VoIP. Gli ospitanti possono scegliere di includere altre audioconferenze nella stanza. Per ulteriori informazioni sui profili audio, consulta Creazione e utilizzo dei profili audio.
• Rendi anonime le registrazioni: se abiliti l’opzione  Esperienza audio/video avanzata, puoi scegliere di rendere i nomi dei partecipanti anonimi nelle registrazioni. Sono disponibili due opzioni:
  
  • Rendi anonime tutte le registrazioni: se attivi questa opzione, i nomi di tutti i partecipanti nella stanza riunioni vengono sostituiti con Utente 1, Utente 2 e così via. I nomi dei partecipanti non sono visibili nei contenitori Partecipanti, Chat e Domande e risposte.
  • Offri agli ospitanti l’opzione di rendere anonime le registrazioni: se abiliti questa opzione, puoi rendere anonime le registrazioni ogni volta che gli ospitanti avviano una registrazione. I nomi dei partecipanti vengono sostituiti automaticamente.

• Nascondi schermata di ingresso: se questa opzione è selezionata, i partecipanti non potranno impostare il microfono, l’altoparlante o la videocamera prima di entrare nella riunione.

• Abilita accesso browser: se abiliti quest’opzione e non hai l’applicazione Adobe Connect installata sul computer, la stanza si aprirà nel browser predefinito. Se l’opzione è disattivata, è necessario installare l’applicazione ed entrare nella stanza.
• Abilita accesso da dispositivi mobili: se attivi questa opzione, potrai entrare nella riunione usando le nuove applicazioni per dispositivi mobili iOS e Android.
  

• Abilita il rifiuto per offrire ai partecipanti la possibilità di non fornire informazioni non inviate in modo esplicito agli organizzatori. Quando i partecipanti scelgono l’opzione di rifiuto, Adobe Connect esclude l’indice di coinvolgimento e il conteggio dei messaggi in chat privati dai rapporti della riunione.
  

Selezione dei partecipanti alla riunione

Usa l’elenco Utenti e gruppi disponibili per aggiungere partecipanti. Trova i partecipanti in base al nome ed espandete i gruppi per selezionare gli individui presenti nel gruppo. Se lo desideri, puoi assegnare i ruoli selezionando i nomi dei partecipanti e facendo clic su Autorizzazioni in fondo all’elenco corrente dei partecipanti. Dopodiché, passa alla fase finale dell’invio degli inviti o esci dalla procedura guidata per inviare gli inviti in un secondo momento.

Gestire i partecipanti alla riunione

Se disponi di autorizzazioni Gestisci per una riunione, puoi vedere l’elenco di tutti i partecipanti invitati per ogni stanza riunione.

• Per le riunioni presentate come eventi: Utilizza la scheda Gestione eventi per visualizzare e gestire i partecipanti. Per ulteriori informazioni, vedi Adobe Connect Events.
• Per le riunioni standard: Gli amministratori o gli utenti con autorizzazioni Gestisci per la cartella delle riunioni possono:
  • Aggiungere o rimuovere i partecipanti
  • Modificare le autorizzazioni dei partecipanti (host, presentatore o partecipante)

Visualizzazione di un elenco dei partecipanti alla riunione

Segui questi passaggi per visualizzare l'elenco dei partecipanti alla riunione:

• Seleziona la scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
• Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
• Seleziona il nome della riunione nell’elenco.
• Nella pagina Informazioni sulla riunione, seleziona il link Modifica partecipanti dalla barra di navigazione.

Aggiunta di partecipanti alla riunione

Segui questi passaggi per aggiungere i partecipanti alla riunione:

• Seleziona la scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
• Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
• Seleziona il nome della riunione nell’elenco.
• Nella pagina Informazioni sulla riunione, seleziona il link Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
• Nell'elenco Utenti e gruppi disponibili, esegui una delle operazioni seguenti per selezionare gli utenti o i gruppi:
  • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.
  • Per espandere un gruppo e selezionare singoli membri, fai doppio clic sul nome del gruppo. Una volta terminata la selezione dei nomi, fai doppio clic su Livello superiore nell'elenco per ripristinare l'elenco originale.
  • Per trovare un nome nell'elenco, seleziona Cerca nella parte inferiore della finestra. Immettete il nome per visualizzarlo nell'elenco e selezionatelo.
• Seleziona Aggiungi.
• Per ciascun nuovo utente partecipante o gruppo aggiunto, selezionate il tipo di autorizzazione appropriato (Partecipante, Relatore, Ospitante o Rifiutato). Per selezionare il tipo di autorizzazione, usa il menu Imposta ruolo utente nella parte inferiore dell'elenco Partecipanti attuali.

Rimozione di partecipanti dalla riunione

Esegui i seguenti passaggi per rimuovere i partecipanti alla riunione:

• Seleziona la scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
• Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
• Seleziona il nome della riunione nell’elenco.
• Nella pagina Informazioni sulla riunione, seleziona il link Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
• Nell'elenco Partecipanti attuali , esegui una delle seguenti operazioni per selezionare utenti o gruppi:
  • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.
  • Per individuare un nome nell'elenco, seleziona Cerca nella parte inferiore della finestra e inserisci il nome per visualizzarlo nell'elenco. Quindi selezionatelo.
• Seleziona Rimuovi.

Modifica dell’autorizzazione per la riunione di un partecipante

Esegui i seguenti passaggi per modificare l'autorizzazione di un partecipante alla riunione:

• Seleziona la scheda Riunioni nella parte superiore della home page di Adobe Connect Central.
• Se necessario, spostatevi sulla cartella in cui è presente la riunione.
• Seleziona il nome della riunione nell’elenco.
• Nella pagina Informazioni sulla riunione, seleziona il link Modifica partecipanti nella barra di navigazione.
• Nell’elenco Partecipanti attuali, effettua una delle seguenti operazioni per selezionare gli utenti o i gruppi di cui desideri modificare le autorizzazioni per la riunione:
  • Tenete premuto Ctrl (Windows) o Comando (Macintosh) oppure Maiusc e fate clic per selezionare più utenti o gruppi.
  • Per individuare un nome nell'elenco, fai clic su Cerca nella parte inferiore della finestra. Immettete il nome per visualizzarlo nell'elenco e selezionatelo.
• Per ciascun nome, seleziona il nuovo ruolo utente (Partecipante, Relatore, Ospitante o Rifiutata) nel menu Imposta ruolo utente. Il menu si trova nella parte inferiore dell'elenco Partecipanti attuali.

Invio degli inviti

La procedura guida l’utente in due processi separati, a seconda che la riunione sia aperta solo agli utenti registrati o a tutti.

Se la riunione è aperta solo agli utenti registrati, scegli Invia inviti e seleziona un gruppo da invitare (ad esempio, solo ospitanti). Puoi modificare il testo che appare nel messaggio e-mail. Puoi includere un appuntamento per la funzione calendario di Microsoft Outlook.

Se la riunione è aperta a chiunque disponga dell'URL della riunione, seleziona Invia inviti tramite e-mail per aprire l'applicazione di posta elettronica e aggiungere gli invitati alla lista di distribuzione del messaggio e-mail.

Determina la capacità della stanza

Le stanze di Adobe Connect hanno capacità diverse in base alle licenze acquistate e al luogo in cui viene creata la stanza. Verifica con l’amministratore del tuo account i dettagli dell’acquisto delle licenze Adobe Connect. 

Determina la capacità della stanza dai seguenti dettagli: 

Seminario

1. Se il seminario è programmato, la capacità della stanza è uguale alla capacità della licenza.
2. Se il seminario non è programmato, la stanza si aprirà in modalità stand-by. Nella modalità stand-by, la stanza ha una capacità di cinque per una licenza per eventi condivisi e di 10 per una licenza per seminari. 

Aula virtuale

1. Se la stanza viene creata nella cartella Formazione personale di un utente designato, la stanza assume una capacità pari a quella nominativa o aggiornata del proprietario dell’aula virtuale.
2. Se la stanza viene creata nella cartella Corsi di formazione condivisi, la stanza assume la capacità di una licenza nominativa (100 o 300). 

Riunione

1. Se non è presente la licenza concorrente, sono disponibili le seguenti possibilità:
   1. La stanza viene creata nella cartella Riunioni personali di un utente designato e quindi assume una capacità pari a quella nominativa o aggiornata del proprietario della cartella.
   2. La riunione viene creata nella cartella Riunioni condivise e la stanza assume la capacità della licenza nominativa (100 o 300).
2. Se è presente la licenza concorrente, sono possibili gli scenari seguenti:
   1. La stanza viene creata nella cartella Riunioni personali e l’utente non ha ruoli nominativi o aggiornati, quindi la stanza utilizza la capacità della licenza utente concorrente. Per accedere alla cartella Riunioni personali, l’host deve disporre di un ruolo host concorrente.
   2. La stanza viene creata nella cartella Riunioni personali e l’utente ha ruoli nominativi o aggiornati, quindi la capacità della stanza è uguale a quella della licenza nominativa o aggiornata dell’utente designato.
   3. La stanza viene creata nella cartella Riunioni condivise, quindi la stanza utilizza la capacità della licenza utente concorrente.  

Avvia una riunione

Gli ospitanti delle riunioni possono selezionare o deselezionare l’opzione di visualizzazione del browser, quindi scegliere se aprire la Riunione nel client HTML nel browser. In base alle preferenze scelte dall’ospitante, agli utenti viene richiesto di accedere alla riunione con la loro nuova applicazione CEF o di continuare nel browser. 

Avvia una riunione.

Se sei l'host, inizia effettuando l'accesso alla tua stanza riunioni. Puoi invitare i partecipanti direttamente tramite e-mail o messaggio immediato. Le riunioni possono essere programmate in anticipo o avviate spontaneamente.

Una volta nella sala riunioni, puoi preparare l'ambiente per i partecipanti. È possibile:

• Aggiungi o modifica i dettagli della conferenza
• Approva o rifiuta le richieste di partecipazione
• Riorganizza i contenitori e i layout
• Condividi note con i partecipanti
• Controlla le impostazioni e i pod nell'area Host e Presenter per garantire una sessione fluida

Accesso a una stanza riunioni

Puoi accedere a una sala riunioni in diversi modi:

Vedi la pagina iniziale di Adobe Connect Central per maggiori informazioni.