NetSuite 用 Adobe Sign - インストールおよびカスタマイズガイド(v4.0.5)

概要

NetSuite 用 Adobe Sign は、NetSuite と電子サインを完全に統合します。この統合により、NetSuite から直接受信者に契約書(電子署名を必要とする契約や見積書などの文書)を送信できるようになります。カスタマー、リード、見積などの NetSuite レコードから、Adobe Sign の契約書を作成して送信できます。Adobe Sign は契約書の現在のステータスで NetSuite をアップデートし、契約書が完全に締結されると、関連する NetSuite レコードに保存します。NetSuite から送信した契約書はすべて、NetSuite内で履歴を表示できます。

詳細については、NetSuite 用 Adobe Sign リリースノートを参照してください。

バンドルのインストールと OAuth の設定

バンドルをインストールまたはアップデートできるのは NetSuite 管理者だけです。OAuth を設定する NetSuite 管理者には、Adobe Sign へのアクセス権も必要です。本番アカウントにバンドルをインストールする前に、NetSuite のサンドボックスアカウントにバンドルをインストールしてテストすることをお勧めします。

テストに関する詳細については、「Adobe Sign 契約書の作成」を参照してください。

警告:

v3.5.9 から v4.0.5 にアップグレードするユーザーは、既存の API キーを削除しないでください。

API キーの仕組みに関する詳細については、「カスタム環境設定の指定」を参照してください。

初めてバンドルをインストールする場合

  1. Customization/SuiteBundler/Search & Install Bundles に移動します。

  2. Search & Install Bundles ページで、以下を実行します。

    • キーワードとして「Adobe Sign」を入力します。
    • Search」をクリックします。
  3. Adobe Sign」のバンドル名をクリックします。

    バンドルの検索

  4. Bundle Details ページで、「Install」をクリックします。

  5. Preview Bundle Install ページで、「Install Bundle」をクリックします(このページの値はデフォルトのまま、変更する必要はありません)。

    バンドルのインストール

  6. インストールダイアログが表示されたら、「OK」をクリックして進みます。

  7. インストールプロセスの実行中、バンドルのステータスには「Pending」と表示されます。最新のステータスを表示するには、「Refresh」をクリックします。

    バンドルのインストール

    バンドルのインストールが完了すると、Installed Bundles ページに Adobe Sign for NetSuite が表示されます。

    インストール済みバンドル

  8. 既に Adobe Sign ユーザーの場合は、「インストールまたはアップグレード後の OAuth の設定」に進んでください。

    Adobe Sign アカウントをお持ちでない場合は、エンタープライズ体験版アカウントに新規登録して、システムをテストすることができます。

    • オンラインの登録手順に従って、Adobe Sign アカウントを有効にしてください。


インストールまたはアップグレード後の OAuth の設定

Adobe Sign は、NetSuite 内で Adobe Sign アカウントを認証するために OAuth 2.0 を使用します。

このプロトコルで認証することにより、インストール済み NetSuite バンドルはユーザーにパスワードを要求せずに、Adobe Sign とやり取りできます。アプリケーション間で機密情報が直接共有されないので、アカウントが危険にさらされる可能性が低くなります。

この認証は現在の実装には影響しませんが、バンドルを本番アカウントまたはサンドボックスアカウントにインストールまたはアップグレードした後に、ワンタイムセットアップを行う必要があります。 

OAuth を設定する NetSuite 管理者には、Adobe Sign へのアカウントレベルの管理者アクセス権も必要となります。

  1. NetSuite で、Adobe Sign Config リストページに移動します。

    • ヘッダーの「NetSuite Global Search」フィールドで、「Adobe Sign Config」(カスタムレコードタイプ)を検索します。
    • Search Results ページで、「Adobe Sign Config」レコードの「View」をクリックします。
    Search for Adobe Sign

  2. Adobe Sign Config リストページで、「Using OAuth to Access Adobe Sign APIs」の左側にある「View」をクリックします。

    Adobe Sign の設定リスト

  3. Adobe Sign Config ページで、「Login In With Adobe Sign」をクリックします。

    ログイン

  4. Adobe Sign ログインページが表示されたら資格情報を入力します。

    Adobe Sign での認証

  5. アカウントにサインインすると、(OAuth の)Confirm Access ページが表示されます。

    Allow Access」をクリックします。

    アクセスを許可

  6. 認証が完了すると、以下のように NetSuite の Adobe Sign Config ページに戻ります。

    成功した OAuth

    注意:

    サンドボックスアカウントで OAuth の設定を行った場合は、認証の完了時に「Could not determine customer compid」というエラーが表示されます。

    先に進むには、URL(system.netsuite.com)のアカウントドメイン部分が NetSuite サンドボックスを指すように、ブラウザーで次のように変更する必要があります。

    変更:

    system.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

    警告表示:

    system.sandbox.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

バンドルのアップデート(既存ユーザー)

NetSuite バンドルのアップデートが Adobe Systems, Inc. によって定期的にリリースされます。NetSuite 用 Adobe Sign 統合の既存のユーザーは、最新のバンドルに簡単にアップデートできます。

警告:

新しいバージョンにアップグレードするユーザーは、既存の API キーを削除しないでください。

API キーの仕組みに関する詳細については、「カスタム環境設定の指定」を参照してください。

バンドルをアップデートする前に

v4.0.5 バンドルへのアップデートに要する時間は、現在のステータスが「署名用に送信」である契約書の数によって変わります。通常、契約書 100 件のアップデートに 7~10 分かかります。「署名用に送信」の契約書の数を調べるには、以下のようにします。

アップデート時間を見積もるレコード数をメモします。

  1. Customization/Lists, Records, & Files/Record Typesに移動し、「Adobe Sign Agreement」を見つけます(グローバル検索も可能です)。

  2. 右側にある「Search」リンクをクリックします。

    レコードタイプの検索

  3. Status」で

    • Out for Signature」を選択し、
    • Submit」をクリックします。
    「署名用に送信」を選択して送信

    アップデート時間を見積もるレコード数をメモします。

    数をメモ

バンドルのアップデート

  1. Customization/SuiteBundler/Search & Install/List に移動します。

    以下のように、現在のバンドルを見つけます。

    注意:

    新しいバージョンのバンドルがある場合は、現在のバンドルのバージョン番号の右側に感嘆符のアイコンが表示されます。

  2. Action ドロップダウンメニューから「Update」を選択します。

    アップデートのアクション

  3. Preview Bundle Update ページで、このページに表示されているデフォルト値は変更しないまま、「Update Bundle」をクリックします。

    バンドルアップデートのプレビュー

    注意:

    バンドルをアップデートする際に、以下の警告が表示されることがあります。NetSuite の電子サインレコードをカスタマイズしていない場合は、そのまま続行してかまいません。影響があるか分からない場合は、本番アカウントのバンドルをアップデートする前に、サンドボックスアカウントにバンドルをインストールしてテストすることをお勧めします。

    エラーメッセージ

    アップデートのインストールプロセスの実行中、バンドルのステータスには「Pending」と表示されます。

    最新のステータスを表示するには、「Refresh」をクリックします。

    アップグレードのインストール

    注意:

    署名用に送信」の契約書が多いためにアップデートに長い時間がかかっている場合は、Adobe Sign Bundle Installation スクリプトの「Execution Log」サブタブでアップデートの進行状況を確認できます(詳細については、「アップデートの進行状況の確認」を参照してください)。

    バンドルアップデートの完了後、Installed Bundles ページに「Adobe Sign for NetSuite 」が表示されます。

    インストール済みパッケージ

バンドルの設定

カスタム環境設定の指定

カスタム環境設定を使用して、NetSuite での契約書の作成方法や保存方法を指定できます。また、「Auto Provision User in Adobe Sign」環境設定では、NetSuite から契約書を送信する NetSuite ユーザーを Sign サービスに自動プロビジョニングするかどうかも指定できます。

  1. Setup/Company/General Preferences に移動します。

  2. ページを下にスクロールし、「Custom Preferences」サブタブをクリックして選択します。

    カスタム環境設定

  3. 必要に応じて Adobe Sign 環境設定を有効にし、設定します。

    • Enter EchoSign API Key for Your Account - このフィールドの値は追加も編集もしないでください。
    • Use Parent Record Contact as Signer - 有効にすると、契約書が作成されるときにデフォルトで親レコードの取引先担当者が最初の署名者に設定されます。送信者は、契約書を送信する前に、容易にデフォルト署名者を削除または編集したり、その他の署名者を追加したりできます。
    • Use Trans.Contact as Signer if present - この環境設定を有効にできるのは、「Use Parent Record Contact as Signer」環境設定も有効な場合のみです。有効にすると、トランザクションレコード(見積など)から契約書を生成するときに、デフォルトでトランザクションの主担当者が最初の署名者に設定されます(詳細については、「トランザクションレコード」を参照してください)。トランザクションの主担当者がいない場合、または NetSuite オブジェクトレコード(カスタマーレコード、パートナーレコードなど)から送信する場合、デフォルト受信者は顧客電子メールの主取引先担当者になります。送信者は、契約書を送信する前に、容易にデフォルト署名者を削除または編集したり、その他の署名者を追加したりできます。
    • Allow Marking Recipients as Approvers - 有効にすると、送信者が受信者を承認者としてマークできます。承認者としてマークされた受信者は契約書を確認して承認できますが、署名する必要はありません。承認者は、承認プロセス中にフィールドへのデータの入力を求められることがあります。
    • Preferred Agreement Folder Id - 最終的な署名済み契約書を保存するフォルダーを指定します。このフィールドに値を設定しない場合は、最終的な署名済み契約書はデフォルトで元の文書ファイルと同じフォルダーに保存されます。フォルダー ID は数値でなければなりません。
    • Auto Attach Transaction PDF - 有効にすると、トランザクションレコードから新しい契約書を作成するときにトランザクション PDF が自動的に契約書に添付されます。
    • Add Signed PDF as(「Attachment」または「Link」) - ドロップダウンから「Link」を選択した場合は、署名済み PDF が自動的にリンクとしてファイルに追加されます。ドロップダウンから「Attachment」を選択した場合は、署名済み PDF が契約レコードの添付ファイルとして NetSuite に保存されます。
    • Include Audit Trail PDF with Agreement - 有効にすると、契約書が署名された後に監査証跡 PDF が自動的に契約レコードに添付されます。
    • Identity Verification Method Applies to - ID 確認方法を有効にすると、指定した署名者にその ID 確認方法が適用されます。オプションには、「All Signers」、「External Signers Only」と「Internal Signers Only」があります。
     
    Identity Verification Methods

    契約書を作成するときに有効にする ID 確認方法を選択できます。ここで複数の ID 確認方法を有効にすると、Adobe Sign Agreement ページに「Verify Signer Identity」オプションが表示されます。

    ► Enable Password Required to Sign - 署名者に対し、指定されたワンタイムパスワードの入力を求めます。

    ► Enable Knowledge Based Authentication - 署名者に対し、名前と住所、オプションで SSN の末尾 4 桁を入力した後、提供された情報を確認する一連の質問に答えることを求めます。米国でのみ使用できます。

    ► Enable Web Identity Authentication - 署名者に対し、以下のいずれかのサイトにサインインすることで ID を確認することを要求します。使用できるサイトは、Facebook、Google、LinkedIn、Microsoft Live、Twitter、または Yahoo! です。

    • Auto Provision User in Adobe Sign - 有効にすると、NetSuite で契約書を送信するユーザーが自動的に Adobe Sign のユーザーアカウントで自動プロビジョニングされます。
  4. ページの上下にある「Save」をクリックして環境設定を保存します。

     

自動ステータス更新の設定

Adobe Sign 統合バンドルでは、NetSuite から送信された契約書のステータスについて、NetSuite で自動的に更新を受け取ることができます。この機能を有効にすると、NetSuite が常に契約書の現在のステータスを反映するようになります。自動ステータス更新を有効にするには、以下のことを実行します。

  1. Setup/Company/Enable Features に移動します。

  2. SuiteCloud」サブタブをクリックして選択します。

  3. 以下のオプションを有効にします。

    • SuiteBuilder」セクションで、「Custom Records」オプションを有効にします。
    • SuiteScript」セクションで、「Client SuiteScript」オプションと「Server SuiteScript」オプションを有効にし、両方の利用規約に同意します。
  4. 保存」をクリックします。

    必要なオプションを設定すると、以下の画像のようになります。

    SuiteCloud 機能の有効化

オブジェクトとレコードタイプ

Adobe Sign 統合バンドルは既に、Adobe Sign 契約オブジェクトを多数の標準 NetSuite オブジェクトに公開しています。このオブジェクトには、カスタマー、見積、リード、商談、およびパートナーのレコードが含まれます。カスタムレコードも含め、これ以外のレコードタイプでも Adobe Sign バンドルを使用できます。

「Agreement」タブには、2 種類の NetSuite レコードが表示されます。エンティティレコードとトランザクションレコードです。Adobe Sign では通常、トランザクションレコードは PDF 文書に変換できるレコード(見積など)、エンティティレコードは変換できないレコードと考えてかまいません。

トランザクションレコード

契約書をトランザクションレコードから作成する場合、契約レコードの最初の文書は生成に使用されたレコードの PDF バージョンになり、最初の受信者はレコードの電子メールアドレスになります。生成に使用されたレコードの PDF バージョンを最初の文書にしたくない場合は、Setup/Company/General Preferences の「Custom Preferences」サブタブにある「Auto Attach Transaction PDF」オプションを無効にします(詳細については、「カスタム環境設定の指定」を参照してください)。

「Custom Preferences」で「Use Trans.Contact as First Signer」環境設定を有効にして、トランザクションの主担当者を自動的に最初の署名者として追加することもできます。

トランザクションレコードに関連付けられている場合、「Agreements」タブと「Send for Signature

ボタンの両方が表示されます。

見積

エンティティレコード

契約書をエンティティレコードから作成する場合、最初の受信者はレコードの電子メールアドレスになります。エンティティレコードに関連付けられている場合は、「Agreements」タブだけが表示されます。

バンドルのカスタマイズ

バンドルのカスタマイズには、以下の作業が含まれます。

  • 適切なレコードタイプに、「Agreements」サブタブと「Send for Signature」ボタンのスクリプトを導入します。
  • Adobe Sign レコードタイプの役割権限を設定します。
  • 権限を変更して、「Agreements」サブタブと「Send for Signature」ボタンへのアクセスを許可します。
スクリプト

その他のレコードタイプに対する Adobe Sign 契約書の設定

適切なレコードタイプに「Agreements」サブタブと「Send for Signature」ボタンを導入するには、以下の手順に従います。

  1. Customization/Scripting/Scripts に移動します。

    Scripts リストページが表示されます

  2. Scripts リストページで導入するスクリプトを見つけ、「View」をクリックします。

    • Send for Signature」ボタンを追加するには、Adobe Sign Estimate Button スクリプトを選択します。
    • Agreements」タブを追加するには、Adobe Sign Agreement Loader スクリプトを選択します。
  3. Script ページで、「Deploy Script」ボタンをクリックします。

    スクリプトの導入

  4. Script Deployment ページで、以下のようにします。

    • Applies To リストからレコードのタイプを選択します。
    • オプションで、スクリプト導入 ID を入力することもできます(詳細については、NetSuite Help Center のトピック「Creating a Custom Script Deployment ID」を参照してください)。ID を入力しなかった場合は ID が生成されます。
    • Deployed」チェックボックスをオンにします。
    スクリプトの導入

    • Status」を「Released」に設定します。
      • Event Type」や「Log Level」は指定する必要はありません。
    • Execute As Role ドロップダウンから、「Execute as Admin」を選択します。
    • Audience」サブタブがアクティブな状態で(デフォルトでアクティブになっています)、アクセスを許可する役割またはユーザーを選択します。すべての役割およびユーザーにアクセスを許可する場合は、それぞれ「Select all」オプションを有効にします。
    • 保存」をクリックします。変更の確認メッセージが表示されたら、「Go Back」をクリックします。
  5. Script Deployment ページの上部にある「List」をクリックして、Scripts リストページに戻ります。

  6. 他のスクリプトに対しても上記の手順 2 と手順 3 を繰り返します。

Adobe Sign レコードタイプの役割権限の設定

NetSuite のほとんどの役割には、追加のカスタマイズを行わなくても Adobe Sign を使用するための権限があります。ただし、追加のカスタム役割を作成した場合は、権限を付与しなければならない可能性があります。

  1. Customization/Lists, Records, & Files/Records Types に移動します。

    SiteBuilder の「Custom Records」

    注意:

    Record Types」アイテムが表示されない場合は、Setup/Company/Enable Features/「Suite Cloud」タブに移動して「Custom Records」オプションを有効にします。

  2. Record Types ページで、「Adobe Sign Agreement」をクリックして選択します。

    契約レコードタイプ

  3. Custom Record Type ページで、Access Type ドロップダウンから「Use Permission List」を選択します。

    カスタムレコードタイプ

    注意:

    Use Permission List」アクセスタイプを必要とする Adobe Sign レコードタイプは、「Adobe Sign Agreement」レコードタイプだけです。

    その他の Adobe Sign レコードタイプのアクセスタイプを設定する手順については、手順 6 を参照してください。

  4. Permissions」サブタブをクリックして選択します。

    役割と権限のリストが表示されます。

    役割と権限

  5. 「Adobe Sign Agreement」レコードタイプに追加したカスタム役割に、以下のように権限を設定します。 

    注意:

    詳細については、NetSuite Help Center のトピック「Setting Up a Permissions List for a Custom Record Type 」を参照してください。

    1. Role」リストから役割を選択します。
    2. Level」を「Full」に設定します。
    3. Default Form」を「Custom Adobe Sign Agreement Form」に設定します。
    4. Restrict Form」チェックボックスをクリックしてオンにします。
    5. Add 」を クリック して 役割 行の 変更を 保存 します。
    権限の設定

    新しい行が以下のように表示されます。

    契約レコードタイプの権限の設定

    他のカスタム役割についても上記の手順 a から手順 e を繰り返します。

    • すべての役割の権限を設定し終えたら、Custom Record Type ページの「Save」をクリックします。

    Customer Record Type ページが再表示されます。

  6. 他のすべての Adobe Sign レコードタイプについても上記の手順 1 から手順 3 を繰り返して、「Access Type」を

    No Permission Required」に設定します。以下のレコードタイプが対象となります。

    • Adobe Sign Config
    • Adobe Sign Document
    • Adobe Sign Event
    • Adobe Sign Language
    • Adobe Sign Script Errors
    • Adobe Sign Signed Agreement
    • Adobe Sign Signer

「Agreement」タブと「Send For Signature」ボタンへのアクセスの許可

Adobe Sign 統合バンドルは既に、Adobe Sign 契約オブジェクトを多数の標準 NetSuite オブジェクト(カスタマー、見積、リードなど)に公開しています。「Agreement」サブタブは、以下のタイプのオブジェクトで自動的に有効になります:カスタマー、リード、商談、パートナー、見込み客、見積、ベンダー請求書。

Send for Signature」ボタンが自動的に有効になるのは、見積オブジェクトに対してのみです。

NetSuite 管理者は、機能を拡張して追加の CRM オブジェクトに契約書を作成できるようにできます。それには、CRM オブジェクトに「Agreement」サブタブ、「Send for Signature」ボタン、またはその両方を追加できるように権限を変更します。


権限を変更して「Send for Signature」ボタンへのアクセスを許可

  1. Customization/Scripting/Scripts に移動します。

    Scripts リストページが表示されます。

    • 必要に応じて、フィルターを使って Adobe Sign スクリプトを見つけます
  2. Scripts ページで Adobe Sign Estimate Button スクリプト(「Send for Signature」ボタンを制御します)を見つけ、「View」をクリックします。

    「View Adobe Sign Estimates」ボタン

  3. Script ページで、以下のようにします。

    • Deployments」サブタブをクリックします。
    • Applies to」で、変更したいエンティティのリンクをクリックします。
      • この例では見積です。
    「Deployments」サブタブをクリックします。

    • Script Deployment ページの「Edit」ボタンをクリックします。
    スクリプト導入を編集

    • Audience」サブタブがアクティブな状態で、アクセスを許可する役割またはユーザーを選択します。
      • すべての役割およびユーザーにアクセスを許可する場合は、それぞれ「Select all」オプションを有効にします。
    • 保存」をクリックします。
    特定の役割の選択


権限を変更して「Agreements」タブへのアクセスを許可

  1. Customization/Scripting/Scripts に移動します。

  2. Scripts ページで、Adobe Sign Agreement Loader スクリプト(「Agreements」タブを制御します)を見つけます。

    • View」をクリックします。
  3. Script ページで、以下のようにします。

    1. Deployments」サブタブをクリックします。
    2. Applies to」で、アクセスを変更したいエンティティのリンクをクリックします。
    3. Script Deployment ページで、「Edit」ボタンをクリックします。
    4. Audience」サブタブがアクティブな状態で(デフォルトでアクティブになっています)、アクセスを許可する役割またはユーザーを選択します。すべての役割およびユーザーにアクセスを許可する場合は、それぞれ「Select all」オプションを有効にします。
    5. 保存」をクリックします。

NetSuite 用 Adobe Sign の使用

NetSuite から契約書を送信してそれらの契約書の更新を受け取るには、ユーザーは NetSuite と Adobe Sign で同じログイン ID(電子メールアドレス)を持つ必要があります。


Adobe Sign 契約書の作成

サンドボックスまたは本番アカウントで新しいバンドルをインストールした後、新しい契約書を作成してバンドルをテストしてください。Adobe Sign 契約書は、エンティティレコードまたはトランザクションレコードから、あるいはスタンドアロンの契約書として作成できます。

注意:

契約書の作成プロセスは、どの方法で作成するかによって若干異なります。一般的なプロセスとしては、契約書のオプションを指定し、1つまたは複数の契約書文書を追加し、受信者を指定します。以下に説明するプロセスでは、カスタマーレコードから契約書を作成する場合を想定しています。

  1. 契約書を送信するカスタマーレコードを選択または作成するか、「Agreements」タブが有効になっている別の NetSuite レコードタイプを選択します。

  2. レコードで、「Agreements」サブタブをクリックします。

  3. New Agreement」をクリックします。

    新規契約書

  4. Adobe Sign Agreement ページで、「Edit」をクリックします。

    新規契約書の編集

  5. 契約書のオプションを次のように指定します。

    • Agreement Name - 契約書の名前を入力します。
    • Message - 受信者へのメッセージを入力します。
    • Signature Type - 文書で受け付ける署名タイプを選択します。オプションには、「e- Signature」と「Fax Signature」があります。
    • I Also Need to Sign This Agreement - 送信者も契約書に署名する必要がある場合は、このオプションを有効にします。
    • Signature Order - I Also Need to Sign This Agreement」オプションを有効にした場合は、送信者と受信者の署名順を選択します。オプションには、「I sign, then recipients sign」、「Recipients sign, then I sign」と「None」があります。
    • Preview Document or Position Signatures(またはフォームフィールド) - このオプションを有効にすると、送信者は契約書を受信者に送信する前に、契約書をプレビューしたり、フィールドを追加(署名、イニシャル、その他のフォームフィールドをドラッグ&ドロップ)したりできます。
    • Verify Signer Identity - このオプションを有効にしてから、以下のいずれかの ID 確認オプションを選択します。
      • このオプションは、以下に示す 3 つの ID 確認方法のうち 2 つ以上が「Custom Preferences」で有効にされている場合にのみ表示されます。(詳細については、「カスタム環境設定の指定」を参照してください)。有効になっている環境設定が 1 つしかない場合は、「Verify Signer Identity」オプションは表示されません。
    Identity Verification Methods

    ► Password Required to Sign:署名者に対し、指定されたワンタイムパスワードの入力を求めます。

    ► Knowledge Based Authentication:署名者に対し、名前と住所、オプションで SSN の末尾 4 桁を入力した後、提供された情報を確認する一連の質問に答えることを求めます。米国でのみ使用できます。

    ► Web Identity Authentication:署名者に対し、以下のいずれかのサイトにサインインすることで ID を確認することを求めます。使用できるサイトは、Facebook、Google、LinkedIn、Twitter、Yahoo!、または Microsoft Live です。

    • Password Required To View PDF - このオプションを有効にすると、受信者が契約書または署名済み契約書の PDF を開こうとするとパスワードの入力を求められます。全員に送信される PDF ファイルは暗号化され、ファイルを開くには、このパスワードが必要になります。パスワードは復元できないので、忘れないように注意してください。パスワードを忘れた場合は、トランザクションを削除してやり直す必要があります。
    • Password/Confirm Password - Password Required To View PDF」オプションを有効にした場合は、契約書の表示に使用するパスワードを入力します。
    • Remind Recipients to Sign - 受信者にリマインダーを送信するかどうかと頻度を指定します。オプションには、「Never」、「Daily」と「Weekly」があります。
    • Language - 受信者に表示する署名ページと電子メール通知の言語を指定します。
    • Host Signing for the First Signer - このオプションを有効にすると、送信者が最初の署名者に対して対面署名をホストできます。
    • Days Until Signing Deadline - 契約書の署名期限を示す整数(今日の日付 + 日数)を入力します。
    • Parent Record - オプションで、契約書にリンクする親レコードを選択します。
    契約書の設定

  6. Documents」タブをクリックします。

    「Documents」タブ

  7. Documents」サブタブで、Adobe Sign Document ドロップダウンを使用してファイルキャビネットの既存の文書を添付し、「Attach」をクリックします。

    または、「New Adobe Sign Document」ボタンをクリックして Adobe Sign Document ページ(下図参照)にアクセスし、NetSuite ファイルキャビネットで文書名を入力するか、トランザクションレコードからファイルを選択するか(該当する場合)、新規文書を添付します。

    1 つの契約書に複数の文書を追加できます。

  8. Recipients」サブタブをクリックし、取引先担当者のリストから選択するか電子メールアドレスを入力して、受信者を指定します。

    受信者の追加

    受信者はそれぞれ、署名者または CC としてマークできます。「Allow Marking Recipients as Approvers Signers」カスタム環境設定が有効な場合は、受信者を承認者としてマークすることもできます。(詳細については、「カスタム環境設定の指定」を参照してください)。

    • 署名者は、契約書に署名する必要があります。
    • 承認者は契約書を承認する必要がありますが、署名する必要はありません。また、オプションで、契約書へのデータの追加が必要になる場合があります。
    • CC 受信者には、契約書が更新されたときと、契約書が署名され完了したときに通知されます。
      • CC 受信者は、署名または承認プロセスの参加者ではありません。

    Use Parent Record Contact as Signer」カスタム環境設定が単独で、または「Use Trans.Contact as Signer」環境設定と共に有効にされている場合、最初の受信者はデフォルトで決定されますが、変更も可能です。

     

    各受信者の入力後に「Add」をクリックします。

  9. Save」をクリックして契約書を保存します。

署名用の契約書の送信

契約書を送信する準備が整ったら、「Send for Signature」ボタンをクリックします。

  • Preview document or position signatures」オプションが有効な場合は、「Send for Signature」ボタンをクリックするとポップアップウィンドウが開き、送信者は文書を送信する前にプレビューを確認したり、フォームフィールドをドラッグして追加したりできます。契約書を受信者に送信するには、そのウィンドウ内の「Send」ボタンをクリックします。
  • Host Signing for First Signer」オプションが有効な場合は、「Send for Signature」ボタンをクリックすると、送信者同席のもとで署名者が契約書に署名するためのポップアップウィンドウが開かれます。
    • Host Signing for First Signer」フィールドの隣に表示される「Host Signing for Current Signer」リンクは、文書に署名し終わるまで使用できます。このリンクを使用して、複数の署名者に契約書に署名してもらったり、ポップアップウィンドウを誤って閉じてしまった場合は開き直したりできます。

契約書が送信されると、受信者は、署名待ちの文書があることを知らせる電子メールを受信します。

受信者が文書に署名し終わると、送信者は、文書が署名されたことを知らせる電子メールを受信します。


見積からの送信

Adobe Sign は NetSuite の見積と直接統合されているため、見積の PDF が自動的に生成され、契約レコードに添付されます。

見積を表示するには、「Send for Signature」ボタンをクリックします。見積が生成され、自動的に契約書に添付されます。「Send for Signature」ボタンは、他のトランザクションレコードタイプにも追加できます(詳細については、「オブジェクトとレコードタイプ」を参照してください)。

見積の「Send for Signature」


ステータスのトラックとリマインダーの送信

契約書を送信した後:

  • 契約書の詳細セクションで、文書のステータスが「Out for Signature」に変化します。
  • Send for Signature」ボタンの代わりに、「Update Status」、「Cancel Agreement」および「Send Reminder」ボタンが表示されます。これらのボタンの機能は以下のとおりです。
    • Update Status - ステータス更新を設定していない場合は、このボタンをクリックしてステータスを手動で更新します(詳細については、「自動ステータス更新の設定」を参照してください)。
    • Send Reminder - 現在の署名者にリマインダーを送信するにはこのボタンをクリックします。
    • Cancel Agreement - 契約書をキャンセルするにはこのボタンをクリックします。契約書を署名用に送信した後でも、まだすべての受信者が署名していなければ、キャンセルできます。
署名用に送信

新しい「Events」サブタブが契約レコードに表示され、ここで契約書のステータスをトラックできます。

契約イベントの履歴が表示され、契約書が送信、表示および署名された日付などの情報を確認できます。

署名済み契約書のイベント

契約書が署名された後:

  • ステータスが「Signed」に変化します。
  • この契約書の親レコードにはリンクを使用して戻ることができます。
  • 「Signed Document」および「Audit Trail」の下の「download」リンクを使えば、これらの文書にアクセスできます。
  • 追加の「Signed Document」サブタブでは、署名済み文書のサムネールを表示できます。
署名済み契約

注意:

契約書が署名用に送信されると、レコードは編集できなくなります。これは、イベントの記録を保持するためです。

バンドルのアンインストール

バンドルをアンインストールするには、NetSuite ヘルプに記載の手順に従います(詳細については、NetSuite Help Center のトピック「Uninstalling a Bundle 」を参照してください)。

バンドルをアンインストールすると、署名されていない契約書は削除されることに注意してください。

署名済み契約書と、対応する監査 PDF ファイルは影響を受けません。

署名されていない契約書を保持する必要がある場合は、バンドルをアンインストールしないでください。

トラブルシューティング

アップデートの進行状況の確認

アップデートに長い時間がかかっている場合は、Adobe Sign Bundle Installation スクリプトの「Execution Log」サブタブでアップデートの進行状況を確認できます。それには以下を実行します。

  1. Customization/Scripting/Scripts に移動します。

  2. Scripts ページで Adobe Sign Bundle Installation スクリプトを見つけ、「Edit」をクリックします。

  3. Scripts ページで、「Execution Log」サブタブをクリックして選択します。

  4. Refresh」をクリックします。

    実行ログが現在のステータスを反映して更新されます。「Details」列に、契約書の更新状況が表示されます。

    進行状況の更新


アクセストークンの問題の解決

ユーザーが契約書を利用しているときに、「Access token provided is invalid or has expired」というメッセージが表示されることがあります。

これには以下の理由が考えられます。

  • OAuth を設定した NetSuite/Adobe Sign 管理者がアクセストークンを取り消した
  • 過去 60 日以内に NetSuite から送信された契約書がないため、アクセストークンが期限切れになった
  • NetSuite/Adobe Sign 管理者が OAuth の初回設定を正常に完了しなかった

これらの問題は、OAuth の設定プロセスを再実行すれば解決できます。詳細については、「インストールまたはアップグレード後の OAuth の設定」を参照してください。

無効なトークン


文書ステータスの問題の解決

自動ステータス更新が設定されているのに契約書を送信しても契約書ステータスが更新されない場合は、以下の操作を試してください。

  1. Adobe Sign External Update スクリプトの導入実行ログで、Adobe Sign からの呼び出しを受信できているか確認します。それには以下を実行します。

    1. Customization/Scripting/Script Deployments に移動します。
    2. Script Deployments ページで Adobe Sign External Update スクリプトを見つけ、「Edit」をクリックします。
    3. Script Deployment ページで、「Execution Log」サブタブをクリックして選択します。
      • 契約書 ID ごとに「Updated Agreement Record」エントリが表示されます。
  2. Adobe Sign Update Agreements スクリプトの導入実行ログを調べてエラーがないか確認します。それには以下のようにします。

    1. Customization/Scripting/Script Deployments に移動します。
    2. Script Deployments ページでステータスが「Scheduled」になっている Adobe Sign Update Agreements を見つけ、「Edit」をクリックします。
    3. Script Deployment ページで、「Execution Log」サブタブをクリックして選択します。
    4. Type」で「Error」を選択して結果をフィルタリングします。
  3. 最後に、上記の手順 2 の説明に従い、Adobe Sign Manager スクリプトの実行ログでエラーがないか確認します。


MIME タイプエラーの解決

契約書の送信時に MIME タイプエラーが発生する場合は、「File Name」フィールド内の名前がアップロードファイルのファイル名や拡張子と一致していないことが理由の可能性があります。「File Name」フィールドは、空白のままにしておけば自動的に正しいファイル名と拡張子が入力されます。


スクリプトログの表示

導入実行ログは、文書ステータスの問題に関連しないスクリプトに対しても表示することができます(詳細については、「文書ステータスの問題の解決」を参照してください)。

1.         Customization/Scripting/Scripts に移動します。Scripts リストページが表示されます。必要に応じて、フィルターを使って適切なスクリプトを見つけます。

2.        該当するスクリプトの「View」を選択します。

3.       ページの「Execution Log」サブタブをクリックして選択すると、スクリプトのログが表示されます。

サポート

FAQ、各種ドキュメントやナレッジベースの記事を参照したり、アドビサポートに問い合わせたりする場合は、アドビサポートポータルにアクセスしてください:https://helpx.adobe.com/sign/user-guide.html

その他の関連ヘルプ