SharePoint 用 Adobe Sign - テンプレートマッピングガイド

概要

Adobe Sign は、SharePoint リストと契約書フォームフィールドとの間でデータを関連付けるというアイデアをサポートしています。

ワークフローを使用してリストフィールドをフォームフィールドにマッピングすることで、文書を送信する前に自動的にデータを入力して、送信者や署名者がフォームを完成させるのにかかる時間を短縮し、データを誤って入力する可能性を軽減することができます。

反対に、署名された契約書からフォームフィールドデータを抽出して SharePoint リストに入力するマッピングを作成することもできます。


フィールドのある Web フォームを作成するための要点

マッピングを適切におこなうには、リストフィールドと Adobe Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義された Web フォームをあらかじめ作成しておく必要があります。

フォームを作成し、その後、Adobe Sign にアップロードする方法は数通りあります。

  • Adobe Sign のオーサリング環境ではフィールド検出が自動化されているため、非常に短時間でフォームを作成できます。
    • 自動的に配置されたフォームフィールドには汎用名(カスタムフィールド 1)が付けられるため、フィールドの使用目的を示すような名前に変更する必要があります。
  • PDF フォームは Acrobat を使用して 作成することもできます。  Acrobat フォームはフィールドを配置する必要がある場所も自動で検出することができます。
    • また、Acrobat は、文書の一連のテキストから導出したフィールド名を使用して、自動的にフィールドを配置します。これらの名前は、通常、不明瞭または漠然としているので、フィールドの仕様目的に応じた直観的な値に編集する必要があります。
  • 文書生成で、編集可能なテキスト文書を生成する場合は、テキストタグを使用することができます。

フィールドマッピングは、フォーム上のフィールド名と SharePoint の列名の論理的な関連付けに依存しています。

どの方法を使用するかに関係なく、フィールドがリスト形式で表示されたときに(マッピングプロセス中)、フィールドを容易に特定できるように、フィールドには適切に名前を付けてください。

注意:

SharePoint の列のタイプでは、1 行のテキスト、数値、選択肢(「ラジオボタン」)、複数行のテキスト、はい/いいえ(チェックボックス)がサポートされています。

SharePoint の列のタイプ Adobe Sign のフィールドのタイプ
1 行テキスト 文字列
数値 文字列
複数行テキスト 複数行テキスト
はい/いいえ(チェックボックス) チェックボックス


テンプレートマッピングワークフローの詳細な手順

次の例では、SharePoint 管理者がリストに記載されている顧客に契約書を送信しようとしています。

各受信者の詳細の一部(「名」と「姓」)が記載された SharePoint リストが既に存在していますが、追加情報(「年齢」と「職業」)が収集されます。

テキストタグを使用してフォームが作成され、SharePoint リストから名前の値を読み込んで、要求する新しい値が収集されます。

契約書が完成すると、フォームのマッピングされたフィールド値が SharePoint リストにプッシュバックされます。

注意:

この例では、わかりやすくするためにフィールドのみを含むフォームを示しています。

実際のフォームにはさらに多くのコンテンツが含まれる場合がありますが、フィールドは同様に機能します。

  1.  SharePoint リストを作成する

    SharePoint の Web サイトにログインして、署名者(署名のために契約書を送信するユーザー)のリストを作成します。

    • このワークフローでは、例として John Smith 氏を使用します。
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  2. 契約テンプレートを作成する(Word、PDF などを使用)

    この例 {{first_name}} と同様な、適切なテキストタグを忘れずに使用することが大切です。

    この例では、以下の 4 つのテキストタグを含む mapping_test.docx という名前の文書を使用します。

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
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  3. テンプレートマッピングを作成する

    テンプレートマッピングには、次の 2 種類があります。

    • SharePoint から契約書へのマッピング」は、SharePoint のリスト(手順 1)から Adobe Sign 契約書 に詳細を事前入力するために使用します。
    1. SharePoint から契約書へのマッピング」ラジオボタンを選択します。
    2. ドロップダウンメニューから正しいリストを選択します。
      • 正しいリスト(手順 1 で作成したリストなど)に対してテンプレートマッピングを設定する必要があります。そうしないとテンプレートマッピングが正しく機能しません。
      • 個別の SharePoint リストに対して、一意のテンプレートマッピングを定義できます。
    3. SharePoint フィールドと契約書フィールド間に適切なマッピングを設定します。
      • SharePoint フィールドは、SharePoint リスト(手順 1)に記載されている列の名前です。
      • 契約書フィールドは、契約テンプレート(手順 2)で使用される「テキストタグ」の名前です。
      • この例では、SharePoint から契約書へのマッピングに「FirstName」と「LastName」を使用しているため、対応する「first_name」と「last_name」は SharePoint リストの値を使用して、契約テンプレートに事前入力されます。
    SharePoint から契約書へのマッピング

    • 契約書から SharePoint へのマッピング」は、契約書の完成後に、SharePoint リストを契約書フィールドの値で更新するために使用します。
    1. 契約書から SharePoint へのマッピング」ラジオボタンを選択します。
    2. ドロップダウンメニューから正しいリストを選択します。 
    3. SharePoint フィールドと契約書フィールド間に適切なマッピングを設定します。 
      • この例では、契約書から SharePoint へのマッピングに「職業」と「年齢」を使用しており、「職業」と「年齢」フィールドのテキストタグに一致します。
    契約書から SharePoint へのマッピング

  4. 署名用に送信」を開始する

    リストと契約テンプレート間のフィールドが正しく関連付けられている場合は、次の手順に従って契約書を送信できます。

    • 手順 1 で作成した SharePoint リストに移動します。
    • リストから署名者を選択します。この例では、John Smith 氏です。
    • Adobe Sign リボンメニューに移動して、「署名用に送信」オプションを選択します。
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  5. 契約テンプレートを選択する

    この手順では、手順 2 で作成した正しい契約テンプレートを選択することが重要です。

    • 契約テンプレート(この例では mapping_test)を選択します。
    • 添付」をクリックします。
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  6. 送信ページを入力する

    • 受信者の電子メールアドレスを入力します。
      • 例に従って、アクセス権を持つ電子メールアドレスを入力します。
        • この電子メールアドレスは、契約書の送信元の電子メールアドレスとは異なっている必要があります。
    • 必要に応じて、メッセージを変更します。
    • 正しい契約テンプレートが「ファイル」セクションに添付されていることを確認します。
    • 署名フィールドをプレビューおよび追加」チェックボックスをオンにします。
    • 次へ」をクリックします。
    契約書の設定

  7. SharePoint から契約書テンプレートへのマッピングを確認する

    この時点で、SharePoint から契約テンプレートへのマッピングが正しく機能していることを確認できるようになります。

    この例のように、「first_name」と「last_name」が、SharePoint のリスト情報に基づいて、正しい情報で自動入力されていることがわかります。

    • マッピングされた各フィールドで正しい値が読み込まれていることを確認します。
    • マップされていないフィールドが空であることを確認します。これらは、受信者が入力するフィールドです。
    • 必要に応じて、フィールドを追加します。
      • 少なくとも署名フィールドは追加してください。
    • 送信」をクリックします。
    フィールドから追加

  8. 署名者のワークフローを完了する

    受信者は、契約書に必要事項を入力します。

    • 受信者は、電子メールに記載されているリンクから、契約書にアクセスします。
      • 例のように、契約書を送信した電子メールボックスにログインします。
    • 受信者は、契約書フォームを入力します。
      • 職業フィールドと年齢フィールドに値を入力します。
    • 文書への署名
    • クリックして署名」をクリックし、署名プロセスを完了します。
    クリックして署名

  9. 契約書から SharePoint へのマッピングを確認する

    契約書が正常に完成した後に、次の手順を実行します。

    • SharePoint アカウントにログインし直します。
    • SharePoint リスト(手順 1)に移動します。
    • リストを確認し、契約テンプレートの新しい値が SharePoint にプッシュされていることを確認して、契約書から SharePoint へのマッピングが機能していることを確認します。
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