Información general

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas.

Esta documentación se ha desarrollado para la instancia de Microsoft Online de SharePoint (denominada generalmente “SharePoint” en esta guía) y se ha concebido como una guía para el uso del complemento desde la perspectiva del usuario final. Puede encontrar la guía de instalación aquí.

Esta solución se ha desarrollado como una aplicación complemento para SharePoint y proporciona lo siguiente:

  • Envío de acuerdos para su firma desde cualquier biblioteca de documentos o lista de SharePoint.
  • Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
  • Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
  • Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario del acuerdo firmado a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
  • Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
  • Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.


Navegadores compatibles

Son compatibles los navegadores Chrome, Firefox y Safari.


Internet Explorer 11 y versiones posteriores (incluido Edge)

Para que los complementos de SharePoint funcionen, es preciso realizar en Internet Explorer/Edge alguna configuración en cuanto a los Sitios de confianza.Internet Explorer 10 y versiones anteriores no son compatibles.

Además, los usuarios de IE 11/Edge deben editar de forma explícita su configuración de Sitios de confianza para incluir las siguientes direcciones URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar sus Sitios de confianza:

1. Abra IE 11.

► Los usuarios de Edge presionan Windows + S.

2. Haga clic en el icono Herramientas (engranaje) y seleccione Opciones de Internet en el menú desplegable.

► Los usuarios de Edge escriben Opciones de Internet y presionan Entrar.

IE11 Options

3. Se abre el menú Opciones de Internet. Seleccione la ficha Seguridad.

4. Haga clic en el icono Sitios de confianza.

5. Haga clic en el botón Sitios.

6. Introduzca una de las direcciones URL anteriores y haga clic en Agregar.

7. Repita este proceso para cada dirección URL.

8. Cierre el menú Opciones de Internet al terminar.

Trusted Sites


Acceso a las funciones de Adobe Sign

Adobe Sign es una aplicación complemento que instala el administrador de SharePoint. Como usuario, puede ver la ficha Adobe Sign en la parte superior del sitio de SharePoint.

Al hacer clic en la ficha Adobe Sign se muestra la cinta con todas las funciones de Adobe Sign disponibles.

No es posible acceder a los iconos de la cinta hasta que hace clic dentro de un elemento web Documento o Lista, o hasta que selecciona un documento. Una vez que hace clic dentro del elemento web, los iconos de la cinta se activan.

ribbon

Nota:

En la interfaz de usuario moderna, la cinta se sustituye por una barra de menús. En dicha barra están disponibles las mismas funciones:

MEnu

La cinta/menú consta de cinco iconos:

  • Enviar para firmar
  • Estado del acuerdo
  • Plantilla de biblioteca
  • Gestionar acuerdos
  • Configuración

Los cuatro primeros son las acciones que se utilizan de forma habitual para crear y enviar acuerdos.

El último icono, Configuración, le permite definir su plantilla de acuerdo personal. Una vez definida, no es probable que vuelva a esta página salvo que quiera ajustar la plantilla. Por tanto, comencemos ahí.


Defina sus ajustes personales

Los ajustes personales le permiten definir un nombre de acuerdo y un mensaje predeterminados para todos los acuerdos que envíe desde SharePoint utilizando la aplicación Adobe Sign.

Personal Settings

El campo Nombre del acuerdo (255 caracteres como máximo) le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. Con esta cadena se rellena la línea Asunto del correo electrónico del destinatario (resaltado abajo en amarillo) y es también el valor de nombre en la página Gestionar. Proporcionar un nombre de acuerdo exclusivo y significativo ayuda a los destinatarios a identificar su mensaje y puede facilitar la búsqueda del acuerdo en caso de necesidad.

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario (resaltado abajo en verde). El mensaje aparece en el correo electrónico Firme que se envía a todos los destinatarios y no debería utilizarse como las notas personales que puede adjuntar para cada destinatario.

email pair-rebranded


Plantillas de documentos de listas personalizadas

Justo debajo de los campos con el nombre de acuerdo y el mensaje predeterminados hay dos ajustes que determinan cómo se adjuntan documentos al enviar un acuerdo desde una lista.

El comportamiento predeterminado es permitir al remitente seleccionar un documento dentro de SharePoint.

Existen dos opciones que permiten al usuario alterar este comportamiento predeterminado:

► Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint: cuando esta opción está activada, el remitente ignora la opción de adjuntar un documento de SharePoint. Se le presentan las opciones de adjuntar archivos tal y como están configuradas dentro del sistema Adobe Sign.Esto puede incluir una o varias de las siguientes opciones:

o Adjuntar desde el sistema local

Adjuntar desde la biblioteca de plantillas de Adobe Sign

Attach Files in AS

► Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada: cuando se activa esta opción, SharePoint recuerda qué archivo se adjunta y, automáticamente, lo adjunta de nuevo al siguiente acuerdo que se cree desde una lista, ignorando el paso de selección de archivo.Una opción estupenda cuando utiliza el mismo documento varias veces.


Enviar un acuerdo

Iniciar el acuerdo

El propósito de Adobe Sign es enviar documentos y recabar firmas, y en el entorno de SharePoint existen cuatro métodos para comenzar este proceso:

  • Enviar desde la cinta o el menú
  • Enviar haciendo clic con el botón secundario
  • Enviar desde listas mediante la cinta o el menú
  • Enviar desde listas haciendo clic con el botón secundario

Estas cuatro opciones abren la página de configuración, que permite definir los destinatarios y el orden de firma, en caso de necesitarse más de una firma.

Nota:

Los documentos enviados desde SharePoint no pueden exceder los 5 MB. 

Si necesita enviar un documento que supere los 5 MB, puede cargarlo en la biblioteca de Adobe Sign (fuera de la integración con SharePoint) y adjuntarlo desde ahí.

Enviar desde la cinta o el menú

Enviar desde la cinta es el método a utilizar si necesita adjuntar varios documentos de SharePoint:

1. Seleccione los documentos que va a enviar haciendo clic en las casillas a la izquierda de los nombres.

2. Haga clic en la ficha de la cinta, en la parte superior de la página.

3. Haga clic en el icono Enviar para firmar.

○ Todos los documentos seleccionados se adjuntan automáticamente.

New List - MEnu
Interfaz moderna

SEnd from Ribbon
Interfaz clásica

Enviar haciendo clic con el botón secundario

Enviar haciendo clic con el botón secundario le permite enviar rápidamente cualquier documento de una lista, pero al acuerdo se adjunta únicamente ese documento:

1. Haga clic con el botón secundario en el documento que desea enviar para firmar.

2. En el menú desplegable, seleccione Avanzado.

3. En el submenú, seleccione Enviar para firmar.

New Library - Right Click
Interfaz moderna

 

La estructura de menús clásica es ligeramente diferente:

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Avanzado en el menú y, en el submenú, Enviar para firmar.

Send via rightClick
Interfaz clásica

Enviar desde listas

Se puede enviar desde una lista empleando tanto la cinta como el menú contextual del botón secundario.


Enviar desde listas mediante la cinta o el menú

1. Haga clic en el registro que desee de la lista.

2. Haga clic en Adobe Sign en la cinta o el menú.

3. Seleccione Enviar para firmar en el menú desplegable.

Send From list using Ribbon
Interfaz moderna

Classic List - Ribbon
Interfaz clásica

Enviar desde listas mediante el menú contextual del botón secundario

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Enviar para firmar en el menú.

List select
Interfaz moderna

 

La estructura de menús clásica es ligeramente diferente:

1. Haga clic con el botón secundario en el registro que desee de la lista.

2. Seleccione Avanzado en el menú y, en el submenú, Enviar para firmar.

Classic List - Right Click
Interfaz clásica

 

La página se actualiza y muestra la vista de selección de archivos:

Select File Within Sharepoint-rebranded

 

3. Seleccione un archivo.

4. Haga clic en Adjuntar.

 

Si tiene activado Para listas personalizadas, utilizar una plantilla de documento del exterior de SharePoint, se ignora la ventana de archivos adjuntos y se pasa directamente a la página del acuerdo para su configuración. En este caso, deberá utilizar la sección Archivo para agregar los documentos que va a firmar.

 

Hay dos funciones importantes que conviene recordar:

► Si tiene activado Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada, se adjunta automáticamente el último archivo utilizado para esta lista.

o Si necesita adjuntar un archivo distinto, debe desactivar Para listas personalizadas, utilizar siempre la plantilla de documento designada.

► El PDF con la copia firmada devuelta (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se adjunta al elemento de la lista, en vez de entregarse en una nueva carpeta.

o Si el administrador de SharePoint ha definido una carpeta de Almacenamiento de documentos, el PDF se entrega en dicha carpeta.


Configurar el acuerdo

Una vez que se abre un nuevo acuerdo se ve la página de configuración, que se divide en cuatro secciones diferenciadas:

A. Destinatarios: las personas que interactúan con el acuerdo.

B. Mensaje: el nombre y el mensaje global del acuerdo.

C. Opciones: funciones opcionales relacionadas con el acuerdo.

D. Archivos: los documentos/archivos en sí que necesita firmar/aprobar.

o Fíjese en que el documento empleado para iniciar el proceso de envío se adjunta automáticamente al acuerdo.

send page


Sección Destinatarios

Cada destinatario se crea a partir de cinco elementos:

Recipients

A. Índice de firma: este número indica la posición relativa del destinatario en el ciclo de firma cuando se selecciona un flujo de trabajo secuencial.

B. Rol: define el modo en el que el destinatario puede interactuar con el documento. Los roles los activa el administrador de la cuenta, por lo que puede no ver todas las opciones enumeradas:

○ Firmantes (predeterminado): destinatarios que deben aplicar al menos una firma.

○ Aprobadores: destinatarios que revisan y aprueban el documento, pero que legalmente no necesitan firmar.

○ Aceptantes: funcionan como los aprobadores, con la diferencia principal de que, en los informes de auditoría, se indica que aceptan el acuerdo, no que aprueban el documento.

○ Destinatarios certificados: los destinatarios certificados no pueden tener asignado ningún campo de formulario. Durante su proceso de “firma” se les solicita que deleguen o rechacen el acuerdo, o bien que acusen recibo del mismo.

○ Rellenadores de formulario: rol diseñado específicamente para clientes que necesitan rellenar contenido del formulario durante el proceso de firma, pero carecen de los sistemas para crear documentos personalizados mediante programación o para insertar el contenido de un campo del formulario desde una base de datos.

○ Delegadores: el rol de delegador se diseñó para flujos de trabajo en los que se requiere que una persona tome la decisión final acerca de quién debe firmar o aprobar el documento a continuación. Existe una versión del delegador para cada uno de los otros roles.

C. Dirección de correo electrónico: ¿quién es el destinatario? Debe ser una dirección de correo electrónico personal.

○ Agregarme: el remitente puede insertarse en el ciclo de firma haciendo clic en el vínculo Agregarme de la parte superior derecha de la sección Destinatarios.

○ Agregar grupo de destinatarios: en ocasiones, un destinatario del ciclo de firma puede ser una persona entre varias. Por ejemplo, si necesita que firme alguien del equipo legal, pero puede hacerlo cualquiera de sus cinco integrantes. Los grupos de destinatarios permiten al remitente señalar los cinco posibles firmantes, pero basta con la firma de solo uno de ellos. (Véase el destinatario 3 en la imagen anterior).

D. Proceso de verificación: ¿cómo se debe comprobar la identidad de los destinatarios?

○ Correo electrónico (predeterminado): la autenticación se basa en el acceso al buzón de correo electrónico.

○ Contraseña: una contraseña alfanumérica generada por el remitente y que debe comunicarse al destinatario.

○ Social: autenticación mediante una red social de terceros, como Facebook o LinkedIn.

○ KBA (solo EE. UU.): la autenticación basada en conocimientos (KBA, por sus siglas en inglés) requiere que el destinatario introduzca su número de la Seguridad social y, a continuación, genere varias preguntas no triviales basadas en bases de datos públicas.

○ Teléfono: requiere que el remitente proporcione el número de teléfono del destinatario, de forma que se le pueda enviar un código mediante SMS cuando se necesite su firma.

E. Mensaje privado (opcional): el remitente puede proporcionar a cada destinatario instrucciones individuales que aparecen cuando el destinatario mira el acuerdo. Esta opción debe activarla el administrador de cuenta en la IU de Adobe Sign.

 

El vínculo Mostrar Cc justo debajo de la lista de destinatarios abre un campo donde puede poner en copia (Cc) cualquier dirección de correo electrónico que usted desee que vea el acuerdo, pero sin otorgarle acceso interactivo.

Nota:

Para cambiar el orden de los destinatarios, puede hacer clic en ellos y arrastrarlos hasta su posición adecuada en la lista. Los números de índice se ajustan de forma apropiada.

Justo encima de la lista de destinatarios hay un interruptor con el que puede seleccionar el flujo de trabajo básico de ordenación de la firma:

○ Cuando Completar en orden está activado (como es el caso de arriba), los destinatarios se ordenan según un índice y se observa un proceso secuencial en el que una firma sigue a otra.

○ Cuando Completar en cualquier orden está activado, no se numera a los destinatarios y se pueden producir firmas en paralelo.

Complete in any order


Sección Mensaje

La sección Mensaje contiene dos campos con los que puede mejorar significativamente los resultados. Si ya ha configurado la plantilla personal, estos campos se rellenan automáticamente con los valores definidos.

El campo Nombre del acuerdo le permite introducir cualquier cadena que identifique el acuerdo. 

El Mensaje del acuerdo es un campo de texto sin formato donde puede introducir cualquier instrucción o comentario necesario.

Nota:

Es posible editar estos valores hasta el envío del acuerdo.


Sección Opciones

La sección Opciones le permite controlar mejor el documento una vez enviado:

► Proteger con contraseña: establezca que los destinatarios deban introducir una contraseña para poder abrir y visualizar el archivo PDF firmado. Esta contraseña la define el remitente y se debe comunicar al destinatario. Adobe Sign no guarda esta contraseña, de modo que ¡no la olvide!

PDF password

► Fecha límite de finalización: haga clic en el campo Fecha de finalización para abrir una interfaz de calendario emergente. Seleccione la fecha en la que el acuerdo caduca y ya no puede completarse. Para que esta funcionalidad esté disponible, el administrador de la cuenta debe activar Caducidad de documento.

NEw Complete date- Marked

► Establecer recordatorio: establece la frecuencia (diaria o semanal) de los recordatorios que se van a enviar hasta que se complete el acuerdo. Solo se notifica a los destinatarios actuales.

Set Reminder

► Tipos de firma: esta opción define el proceso de firma esperado:

Electrónica: esta opción intenta recabar una firma electrónica de todos los firmantes del acuerdo.

Escrita: cuando se necesita obtener una firma física, esta opción indica a los firmantes que impriman el documento, lo firmen físicamente y, a continuación, lo carguen de nuevo en el sistema Adobe Sign. (El firmante recibe las instrucciones al abrir el acuerdo). Para poder utilizar el flujo de trabajo de firma escrita, el administrador de la cuenta debe haberlo activado.

Sig Type

► Idioma del destinatario: seleccione el idioma que desee usar en los correos electrónicos que se envíen a los destinatarios y durante la experiencia de firma.

o Este ajuste también define las plantillas de mensaje visibles si su cuenta está configurada para utilizarlas.

Recip Language


Sección Archivos

Si su cuenta de SharePoint está configurada para permitir documentos externos, la sección Archivo es donde adjunta estos documentos a la transacción. Si inició el proceso con un documento de SharePoint, dicho archivo ya debería estar adjunto.

Para el proceso de firma, Adobe Sign combina todos los documentos en un solo PDF creado en función del orden en el que se listan los documentos. Los documentos se pueden reordenar haciendo clic en ellos y arrastrándolos a una nueva ubicación de la lista.

Los archivos se pueden adjuntar desde la biblioteca de Adobe Sign o cargarse desde el sistema local, ya sea empleando la búsqueda de archivos o mediante una operación de arrastrar y soltar.

Los tipos de archivo permitidos son: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Attach Files in AS - Copy


Campos Vista previa y Agregar firma

Justo debajo de la lista de archivos verá la casilla de verificación Campos Vista previa y Agregar firma. Esta opción le permite abrir los documentos que ha cargado y colocar en el documento los campos de formulario necesarios. 

Si no está usando plantillas diseñadas, debe colocar al menos los campos de firma. Si lo desea, puede emplear muchos otros campos para crear formas complejas.

Nota:

Si no se coloca ningún campo de firma, Adobe Sign agrega automáticamente una página al acuerdo y coloca en ella un bloque de firma para todos los firmantes.


Seguimiento de acuerdos

Nota:

  • Si el acuerdo se ha rellenado (se ha firmado o aprobado), su nombre se convierte en un vínculo que muestra el documento rellenado al hacer clic en él.
  • Si el acuerdo se encuentra en un estado terminal (firmado, cancelado/rechazado, caducado), queda desactivada la acción de actualización.
  • Si el acuerdo no se encuentra en un estado terminal, el icono Eliminar está desactivado.


Estado del acuerdo

Una vez que se envía un acuerdo, el mejor modo de realizar el seguimiento de su progreso es la página Estado del acuerdo, a la que puede acceder mediante el icono Estado del acuerdo en la cinta de Adobe Sign..

Ribbon - Agreement Status

 

Puede buscar fácilmente todos los acuerdos enviados mediante un documento o lista de SharePoint del siguiente modo:

1. Busque y seleccione el documento/elemento de lista en el que quiere buscar.

○ Es posible seleccionar varios documentos.

2. Haga clic en la opción Estado del acuerdo (en la cinta o el menú contextual del botón secundario).

Agreement Status List-rebranded

Si no selecciona documentos o elementos de lista específicos donde buscar, SharePoint devuelve todos los acuerdos de todos los documentos/elementos iniciados por el usuario dentro de la biblioteca o lista.

Si el usuario hace clic en el icono Estado del acuerdo en la cinta de la página de Inicio, SharePoint devuelve todos los documentos iniciados por ese usuario dentro de la colección de sitios completa.

Nota:

La página Estado del acuerdo tiene un límite de 5000 registros que se pueden devolver. Si los resultados de la búsqueda superan los 5000 registros, use la opción Gestionar acuerdos.


Filtrado

Para filtrar los acuerdos en su visualización, puede usar el campo de búsqueda en la esquina superior derecha de la página. Este campo busca cualquier cadena en cualquiera de los campos y devuelve todas las coincidencias:

Status one line


Actualizar el estado del acuerdo

La columna más a la derecha en la tabla Estado del acuerdo ofrece la acción “Actualizar”, que solicita activamente a Adobe Sign que actualice el estado del acuerdo.

Nota:

SharePoint actualiza automáticamente todos los acuerdos de forma regular. La acción Actualizar permite poner al día un acuerdo concreto fuera de este ciclo.


Eliminar el registro del acuerdo

El último icono a la derecha de la página Estado del acuerdo es Eliminar.  Esta acción borra el registro del acuerdo en SharePoint, pero no cancela ni elimina el acuerdo en Adobe Sign. Esta acción debe utilizarse con precaución, ya que no se puede deshacer.


Documentos firmados

Dependiendo del modo en que el administrador de SharePoint haya configurado el almacenamiento de acuerdos firmados, los documentos firmados (y posiblemente el seguimiento de auditoría) se devuelven en:

► Una carpeta Global: todos los documentos completados están en esta carpeta si se configura de este modo.

► Una nueva carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de código: si no se ha identificado ninguna carpeta Global, se crea la carpeta “Acuerdos firmados” en la biblioteca de documentos desde la que se creó/envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca reciben de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.

► Adjuntos al elemento de la lista: si envió un acuerdo desde un elemento de lista, los adjuntos quedan contenidos dentro de la lista.


Administración de acuerdos

El icono Gestionar acuerdos abre una visualización distinta y más completa de los acuerdos relativos a su usuario. Mientras que la página Estado del acuerdo muestra una vista sencilla de todos los acuerdos, con la opción de actualizar su estado, Gestionar acuerdos ofrece una imagen más profunda y opciones adicionales para modificar las propiedades de los acuerdos.

Ribbon - Manage Agreements


Estructura de la página de gestión

La página Gestionar dispone de muchas funciones integradas a explorar. Lo más sencillo es dividirla en cuatro áreas funcionales:

A. Filtros de acuerdos

B. Lista de acuerdos

C. Metadatos de los acuerdos

D. Herramientas de acuerdos

Manage page Whole

Filtros de acuerdos

En la parte superior de la página tenemos cuatro herramientas que ayudan a encontrar acuerdos concretos filtrando las listas de abajo. Las listas desplegables se rellenan de forma dinámica con los acuerdos cargados en las listas. Son:

► Filtrar por nombre o empresa: es una lista de todos los nombres y nombres de empresa introducidos en el campo Firmante de sus acuerdos. Al elegir cualquier elemento de la lista de selección, se dejan fuera todos los demás acuerdos.

► Filtrar por estado de documento: esta lista contrae todas las secciones de lista excepto aquella que seleccione.

► Filtrar por propietario: esta opción, útil si ve los acuerdos de otros usuarios de Adobe Sign, limita las listas para que solo muestren los acuerdos del propietario (remitente) que seleccione.

El campo de texto de la derecha le permite buscar cualquier cadena que sea un nombre de destinatario, nombre de empresa, correo electrónico de destinatario o nombre de documento.

 

Listas de acuerdos

El cuerpo de texto de la página contiene las listas de acuerdos a los que está conectado. Todo acuerdo en el que usted participe (que incluya la dirección de correo electrónico con la que inicia sesión en Adobe Sign) queda reflejado en alguna parte de la lista. Esto incluye no solo los acuerdos que usted ha enviado, sino también los que ha recibido para su firma/aprobación y aquellos que recibe por estar en copia Cc.

La lista se divide en secciones que se contraen y que indican el estado del acuerdo. Desde la parte superior:

► Esperando a que apruebe/firme: estos acuerdos están en lo alto de la lista porque están a la espera de una acción suya.

► Borrador: estos acuerdos se crearon hasta el punto en que se enviaron al Entorno de creación, pero no se han enviado para su firma.

o Haga clic en el vínculo editar para abrir el documento en el Entorno de creación y complete el proceso de envío.

► Enviados para firmar: estos acuerdos están en proceso de firma y a la espera de que otras personas los firmen/aprueben.

► Firmados: acuerdos totalmente ejecutados/completados.

► Cancelados/Rechazados: cualquier acuerdo cancelado por usted o rechazado por un destinatario por cualquier motivo.

► Archivados: archivos que se han cargado al sistema Adobe Sign para su almacenamiento. Estos documentos no son parte de un proceso de firma legal administrado mediante Adobe Sign.

► Plantillas de biblioteca: cualquier plantilla creada por usted o compartida con usted por otra persona en su grupo/cuenta.

o La capacidad de editar la plantilla está reservada al propietario (creador) de la plantilla.

o Al hacer clic en el vínculo enviar, se inicia un nuevo acuerdo con la plantilla ya adjunta.

► Widget: una lista de todos los widgets que ha creado.

o Utilice el vínculo obtener código para mostrar la dirección URL o el código HTML o JavaScript.

Los encabezados en la parte superior de las listas ordenan el contenido de cada sección haciendo clic en ellos. Vuelva a hacer clic en un mismo elemento para invertir el orden.

Cada registro individual contiene la siguiente información:

Manage page record

Nombre: este valor refleja el nombre o la dirección de correo electrónico del primer destinatario que no es el remitente.

o Se utiliza una dirección de correo electrónico si el destinatario nunca ha firmado un documento mediante el sistema Adobe Sign.

o Una vez introducido un valor de nombre durante el proceso de firma, el correo electrónico se sustituye por el nombre.

Empresa: si el primer destinatario ha introducido un nombre de empresa, ya sea mediante un campo de firma o iniciando sesión y actualizando su perfil, aquí se refleja ese valor de nombre.

o Si no incluye campos Nombre de empresa en sus acuerdos, esta columna permanece prácticamente vacía.

Título de documento: este es el nombre del acuerdo.

Indicadores de icono: cuatro iconos señalan la existencia de controles adicionales.

Nota: Un icono en forma de globo de texto indica que el acuerdo tiene notas adjuntas que pueden verse haciendo clic en la ficha Notas de la sección de herramientas.

Recordatorios: el icono de campana indica que el acuerdo tiene establecido, al menos, un recordatorio que puede revisarse haciendo clic en la ficha Recordatorios de la sección de herramientas.

Protección con contraseña: un icono de candado cerrado indica que el documento está protegido contra visualización mediante contraseña.

Contenido de campos: este icono, que solo se encuentra en acuerdos firmados, abre un archivo CSV que muestra todos los datos de campo recabados del documento.

Fecha: muestra la fecha de la última modificación, es decir, la última vez que el documento se actualizó, por ejemplo, mediante un evento de envío o de firma/aprobación.

 

Metadatos del acuerdo

Cuando se selecciona cualquier acuerdo de las listas, sus metadatos se muestran en este pequeño panel. Los datos incluidos son:

Manage MEtadata

► Nombre del acuerdo: el nombre que se dio al acuerdo al crearlo.

Modificar acuerdo: si el acuerdo puede modificarse, Modificar acuerdo aparece junto a su nombre.

► De: el remitente del acuerdo (y el nombre de su empresa, si se conoce).

► Para: el primer firmante del acuerdo (y el nombre de su empresa, si se conoce).

► Fecha: la marca de Fecha/Hora de la última modificación del acuerdo.

► Estado: el estado funcional actual del acuerdo.

Vínculo Reemplazar firmante: si el acuerdo permite al remitente reemplazar al firmante actual, bajo el Estado aparece un vínculo para ello. Resulta útil si envía el acuerdo a una dirección de correo electrónico equivocada, o si el firmante actual no está disponible.

Cargar una copia firmada: si la configuración de la cuenta lo permite, bajo el Estado aparece un vínculo para cargar el documento firmado.  Resulta útil en los casos excepcionales en los que alguien imprime el documento, lo firma y luego se lo devuelve por correo.

► Mensaje: el mensaje original introducido en el campo Mensaje.

► Fecha de caducidad: este campo muestra la fecha en que el acuerdo se autocancela.

Agregar/Editar: si su cuenta está configurada para permitir fechas de caducidad, se muestra un vínculo para agregar o editar esta fecha.

 

Herramientas del acuerdo

El panel Herramientas del acuerdo le da acceso a algunos controles que le permiten gestionar o comprender mejor el acuerdo.

Manage Tools Panel

► Ver: se muestra una miniatura del acuerdo en su estado actual.

► Compartir: al compartir un documento mediante esta función, se le pide que introduzca una dirección de correo electrónico y un mensaje. A continuación, se envía a dicha dirección una copia del acuerdo en su estado actual y se añade el documento a la ficha Gestionar de la dirección de correo electrónico designada.

► Proteger: esta ficha, que solo está disponible si el documento no está aún completado, le permite proteger el documento contra visualización una vez enviado el acuerdo.

► Recordar: mediante este panel se pueden crear o eliminar recordatorios una vez enviado el acuerdo. Además, puede enviar un recordatorio en el momento o en una fecha específica.

► Historial: esta ficha es una lista inclusiva de todos los eventos registrados del acuerdo, comenzando con el evento de envío y terminando con el último evento de firma.

o Informe de auditoría: este vínculo genera un informe PDF extendido del historial del acuerdo que incluye parámetros más profundos, como la dirección IP de cada evento.

► Notas: puede agregar una nota personal a cualquier acuerdo. Esta nota es solo para usted y no se comparte con ningún otro usuario ni con el firmante.


Vínculos rápidos a tareas comunes

A continuación se ofrece una referencia rápida para las tareas más comunes que puede realizar, seguida por un repaso de alto nivel de la propia página Gestionar y sus principales elementos.


Plantillas de biblioteca (documento)

El icono Plantillas de biblioteca de la cinta de Adobe Sign le permite enviar un documento de SharePoint al Entorno de creación de Adobe Sign, donde puede colocar campos de formulario y, a continuación, guardar este formulario mejorado en su biblioteca de Adobe Sign.

Nota:

El documento original en SharePoint no se modifica. La nueva plantilla de documento solo existe en el lado de Adobe Sign y debe adjuntarse mediante la opción Biblioteca de documentos de la sección Archivos del acuerdo.

Para crear una plantilla de documento:

1. Haga clic en el documento que desea convertir en plantilla.

2. Haga clic en el icono Plantilla de biblioteca de la cinta (o haga clic con el botón secundario y seleccione una opción del menú).

○ Se abre el Entorno de creación de Adobe Sign, que muestra el documento completo.

3. Coloque los campos necesarios en el documento.

○ Si está creando una plantilla que precisa la aportación/firma de dos personas, coloque todos los campos para el primer destinatario.  A continuación, cambie el campo Destinatarios a Participante 2 y, después, coloque los campos para el segundo firmante/aprobador.

Nota: al crear una plantilla mediante el Entorno de creación, puede generar un documento para hasta 99 destinatarios. Para insertar el Participante 3 o posterior, haga clic en la opción Agregar nuevo participante en la parte superior de la lista de participantes.

Select Recipient

4. Una vez que haya completado la plantilla, haga clic en el botón Guardar, en la esquina inferior derecha.

○ De este modo se guarda la plantilla en la biblioteca de Adobe Sign.

Funciones adicionales que debe conocer

El complemento Adobe Sign incluye dos funciones de automatización que el administrador de SharePoint puede configurar. Si las funciones siguientes son valiosas para sus procesos, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para tratar el mejor modo de utilizarlas.


Almacenamiento de documentos de acuerdos firmados en todo el sitio

Los administradores pueden configurar una carpeta centralizada donde almacenar todos los acuerdos firmados (y, opcionalmente, los seguimientos de auditoría correspondientes). Esto incluye los documentos de bibliotecas, así como los de listas.

Si no se define una carpeta centralizada para documentos firmados, cada acuerdo firmado se devolverá a la biblioteca de documentos desde la que se envió. 

Se creará en la biblioteca una nueva carpeta llamada “Acuerdos firmados”.

Para los acuerdos enviados desde listas, los archivos PDF de los acuerdos firmados (y los seguimientos de auditoría, si procede) se adjuntarán al elemento de la lista.


Combinación de plantillas de campo

Adobe Sign permite crear documentos con campos que es posible rellenar mediante listas de SharePoint. 

Además, se pueden crear plantillas que actualicen el contenido de listas a partir del contenido de los campos de un acuerdo firmado.

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