Crear un formulario web

Un formulario web que se puede firmar se puede crear e incrustar en su sitio web (o enviarlo como un enlace), para que varias personas puedan acceder al documento y firmarlo. Resulta especialmente útil si necesita publicar un formulario en su propio sitio web para que lo firmen.

Cada firmante rellena el formulario por separado y cada transacción individual se registra en la pestaña "Gestionar" como un acuerdo diferente.

Puede configurar un formulario web para que tenga varios segundos firmantes permanentes. Estas personas siempre firman después de que la persona que haya visitado el formulario lo complete y lo firme.

  1. Desde la página Inicio, haga clic en Publique un formulario web

    Crear formularios web
  2. En la siguiente página, indique el Nombre del formulario web.

    • No puede editar el nombre de un formulario web, compruebe que lo escribe correctamente
    • Si ha añadido un archivo sin establecer el nombre del formulario web, este recibirá el nombre del archivo
  3. Configure la información de destinatarios del formulario web:

    • Función del destinatario del formulario web:
      • Firmante: los firmantes deben aplicar una firma, además de cualquier otro campo que sea necesario
      • Aprobador: los aprobadores pueden rellenar campos, pero no se requieren para aplicar una firma
      • Aceptador: los aceptadores, como los aprobadores, pueden rellenar el contenido del campo, pero no están obligados a proporcionar una firma
      • Rellenador del formulario: los rellenadores de formularios solo pueden rellenar campos y puede que no dispongan de un campo de firma aplicado a ellos.
    • Autenticación del formulario web:
      • Ninguna: esta opción utiliza únicamente la verificación de correo electrónico una vez que se envíe el formulario web.
      • Contraseña: la opción contraseña requiere que el destinatario introduzca una contraseña para poder ver el documento. 
      • Social: los destinatarios tendrán que autenticarse en uno de los diferentes sitios sociales para poder ver el documento.
      • Autenticación basada en conocimientos (KBA): la KBA puede habilitarse como método de autenticación si su cuenta está configurada para permitir transacciones de KBA ilimitadas. Tenga en cuenta que la KBA solo es válida en Estados Unidos.

    Nota:

    La autenticación de Adobe Sign y el ID de la administración pública no son compatibles actualmente con la autenticación de formularios web.

    Funciones y autenticaciones
  4. Si quiere que su formulario web se contrafirme:

    • Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
      • Puede incluirse usted mismo (el creador del formulario web) haciendo clic en el enlace Agregarme que está a la derecha.
      • Configure la función adecuada para cada firmante. Estarán disponibles todas las funciones que haya activado el administrador.
      • Defina el método de autenticación adecuado para cada contrafirmante.
      • Todos los contrafirmantes definidos necesitarán terminar su firma/aprobación en el orden que las enumere para que el contrato se complete.

    Nota:

    Tenga en cuenta que los contrafirmantes siempre serán los firmantes finales. El proceso siempre comienza con la persona que visita el formulario web.

  5. Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y diríjase al documento en cualquier unidad de red o almacenamiento de archivos integrado.

  6. Configurar las opciones 

    • Proteger con contraseña: si desea aplicar una contraseña para abrir el PDF final producido por el formulario web que firma, marque esta casilla.  Se le solicitará la contraseña.
    • Idioma del los destinatarios (solo para los niveles de servicio Business y Enterprise): esta configuración dictará el idioma que se utiliza para las instrucciones en pantalla, así como en las notificaciones por correo electrónico relacionadas con el formulario web.
  7. Seleccione la opción Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    configure_the_webform
  8. La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.

    Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página al documento.

    No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluido el firmante inicial y todos los segundos firmantes o contrafirmantes.

  9. Una vez que se colocan todos los campos, haga clic el botón Guardar situado en la esquina superior derecha.

    place_fields
  10. Llegará a la página de poscreación del formulario web. Aquí puede obtener la URL que dirige a este y el código de iframe o JavaScript que puede usar para insertarlo.

    También puede realizar pruebas de firma de su formulario web.

    post_creation_page

Para insertar valores en un campo de un formulario web, hay dos cosas que debe saber:

  • Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL
  • Creación de los parámetros de URL que se insertarán

 

Cómo marcar un campo como disponible para los parámetros de URL

Para hacer que un campo esté disponible para parámetros de URL:

  1. Cree o edite un formulario web para obtener acceso a los campos

  2. Agregue un campo de texto que desee rellenar a través de la URL

    •  Los campos de solo texto pueden aceptar valores
  3. Abra las propiedades del campo haciendo doble clic en ellas

  4. Edite el nombre del campo para que tenga significado. El nombre del campo es la primera parte del parámetro que utilizará, por lo que cuanto más corto mejor

  5. Marque la casilla que indique que Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.

    • Opcionalmente, marque la casilla Solo lectura si no desea que se pueda editar el valor
  6. Haga clic en OK para guardar los parámetros

  7. Repita el procedimiento para todos los campos que necesiten aceptar un parámetro de la URL

  8. Haga clic en Guardar para guardar el formulario web

URL

En este ejemplo vamos a crear dos campos que debe rellenar la URL:

  • Branch_Office: un campo que acepta la cadena de sucursal (mostrada arriba)
  • Emp_ID: un campo que acepta el ID de empleado

 

Creación de los parámetros de URL que se insertarán

Una forma sencilla de generar la URL es:

  1. Copie la URL desde el formulario web. La forma más sencilla de hacerlo es:

    • Edite el formulario web desde la página Administrar
    • Haga clic en el enlace Copiar URL del formulario web
    URL

    Las URL de formularios web resultan bastante largas, por lo que aquí se utiliza una abreviada como ejemplo (la suya será diferente):

    Ejemplo de URL:

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*

  2. Pegue la URL del formulario web en un editor de texto (como el Bloc de notas)

  3. Agregar sus parámetros  

    • El inicio de los parámetros se identifica mediante la adición de un símbolo de almohadilla (#) al final de la URL del formulario web.
    • Agregue los parámetros en formato {nombre_de_campo}= {valor}

    URL de ejemplo con un parámetro

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621

    • Se agregan varios valores insertando un símbolo et (&) entre los valores de campo.

    URL de ejemplo con dos parámetros

    https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch_Office=San Jose #621&Emp_ID=429939

  4. Una vez que todos los pares de campo=valor se agreguen a la URL, copie la cadena completa y péguela en su navegador.

    El formulario web se representará con los campos rellenados:

    URL

Propiedades y limitaciones

  • La almohadilla solo se utiliza una vez para definir el principio de los parámetros
    • Utilizar una almohadilla posterior en un valor no afecta negativamente el resultado
  • Usar espacios en valores es aceptable
  • Usar espacios en el nombre del campo solo es aceptable si inserta explícitamente %20 como carácter de espacio en la URL
    • Esto funcionará: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch%20Office=San Jose #621
    • Esto no funcionará: https://secure.na1.echosign.com/public/esignWidget?wid=CBF2s*#Branch Office=San Jose #621
    • Se recomienda utilizar un guion bajo en los nombres de campo en lugar de espacios. Le permite ahorrar tiempo en última instancia
  • No se permiten espacios entre el nombre del campo, los signos de igual y el principio del valor (Nombre del campo=Valor)
  • No hay espacios a cada lado del símbolo et (&) si tiene varios valores
  • No hay límite (con excepción, tal vez, de límites de longitud URL) al número de campos que pueden obtener su valor de parámetros de URL
  • Los campos de texto calculados no se pueden anular y no tienen la casilla que se muestra en sus propiedades de campo.
  • Los parámetros de URL no funcionan con los formularios web autenticados. Debido al uso de fragmentos hash de URL, si un formulario web está protegido mediante una contraseña u otro tipo de autenticación, los parámetros de URL no se enviarán al cliente después de que la autenticación se complete (el servidor nunca ve esa parte de la URL). 

 

Gestión de errores

  • Se omiten todos los parámetros de URL que no coinciden exactamente con un nombre de campo de formulario
  • Se ignora cualquier parámetro de URL que intente asignar un valor a un campo que no sea de texto o un campo de texto que no tenga activado Es posible que el valor predeterminado proceda de una dirección URL.

Establecer las dimensiones de un formulario web requiere saber un poco cómo usar el lenguaje HTML, pero el proceso es sencillo. Siguiéndolo, podrá personalizar el ajuste del formulario web en la página.

Nota:

Este procedimiento solo se aplica al código JavaScript de un formulario web.

  • No se puede cambiar el tamaño de los formularios web de URL.

De forma predeterminada, el alto y el ancho de un formulario web se adaptan al tamaño del navegador. Esta propiedad dinámica hace que el formulario web pueda verse en la mayoría de las resoluciones de pantalla.

Tamaño predeterminado de ventana de formulario web

Para ajustar las dimensiones del formulario web, añada un estilo <div> al código que rodea el formulario web. Este paso se realiza con HTML, lo que hace que el marco del widget sea totalmente personalizable.

El código del formulario web aparece a continuación, como se indica al hacer clic en el vínculo correspondiente obtener código en la página Administrar:

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'></script> 

 

Para ajustar el tamaño, añada el siguiente código antes del código del formulario web. Este código establece el ancho en 500 píxeles y el alto en 600 píxeles.

El borde del marco del formulario web también se puede ajustar cambiando las propiedades del borde.

<div style="height:500px; width:600px; border:1px solid black;">

 

El código que se debe incluir en el sitio web que aloja el formulario web es el siguiente:

<html>

 

<div style="height:500px; widget:600px; border: 1px solid black;">

 

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=2AAABLblqZhCb3ZNyEbi1ywHYaBw893IPRafJOjVvgE44n4Kb36XRArp5QgTpBhUWhLa7x81ek18*'>

</script></div></html>

Formulario web con el tamaño modificado

Como puede ver, el formulario web resultante se muestra con las dimensiones indicadas.

Obviamente, estas dimensiones no son ideales, pero muestra cómo la configuración de los valores del alto y el ancho afecta al formulario web publicado.


Pantalla completa 1

<body style="margin: 0; padding: 0;">

<script type='text/javascript' language='JavaScript' src='https://secure.echosign.com/public/embeddedWidget?wid=[aquí se incluye el ID del widget]'>

</script>

</body>


Pantalla completa 2

<div style="height:100%; width:100%; border:0px solid black;">

<script> </script>

</div>


Desactivar un formulario web

Si desactiva un formulario web, los firmantes ya no podrán acceder a él, pero se seguirá mostrando en su cuenta. Puede volver a activar el formulario web en cualquier momento.

Para desactivar un formulario web:

  1. Haga clic en la pestaña Administrar

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga clic en el formulario web que desee desactivar

  4. Haga clic en Desactivar

    • Aparece una ventana de opciones
    Desactivar
  5. Seleccione la experiencia que desea proporcionar a los usuarios que intenten acceder a la URL del formulario web

    • Redirija a los firmantes a otra página web: puede redirigir a los firmantes a otra página web, como en la que se encuentre la versión actual del formulario web
    • Utilizar un mensaje personalizado para los firmantes: se puede crear un mensaje que se mostrará en lugar del formulario web
      • Es posible añadir hipervínculos al mensaje rodeándolos de corchetes “[]”
      • Puede añadir etiquetas utilizando el símbolo | (barra vertical) después de la URL

    Por ejemplo: [https://www.sign.adobe.com/ | Adobe Sign] se muestra como Adobe Sign.

  6. Haga clic en Desactivar

    • Se muestra un mensaje de confirmación de la acción
    • El estado cambia 
    • El método de redirección se inserta bajo el estado
    • Se elimina la posibilidad de editar el formulario web


Activar un formulario web

Los formularios web desactivados se pueden volver a activar en cualquier momento y volverán a tener la misma función.

 

Para activar un formulario web desactivado:

  1. Haga clic en la pestaña Administrar 

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga un solo clic en el formulario web que desea activar

  4. Haga clic en el botón Activar

    Activar
  5. Haga clic en Activar cuando se le pida 


Ocultar un formulario web

Si desea eliminar un formulario web de la vista de página Administrar, puede ocultarlo.

Ocultar un formulario web lo oculta solo en la vista, cualquier usuario que tenga acceso (si se ha compartido el formulario) podrán seguir viéndolo.

  1. Haga clic en la pestaña Administrar, vaya hacia abajo hasta la sección Formulario web

  2. Seleccione el filtro de formularios web

  3. Haga clic en el formulario web que desea ocultar

  4. Haga clic en el vínculo Ocultar ubicado en las opciones del panel derecho.

    • Si el formulario web sigue activado, aparecerá una ventana con un aviso para indicarle que el formulario sigue activado y que los firmantes podrán firmarlo.
    Ocultar

    Precaución:

    Si no desactiva el formulario web antes de ocultarlo, los usuarios podrán seguir accediendo a él para firmarlo.


Eliminar un formulario web

Al eliminar un formulario web, se eliminará completamente de su cuenta.

Para eliminar un formulario web, haga clic en la pestaña Administrar, vaya a la sección Formularios web y seleccione el formulario web con un solo clic. (Nota: No haga clic en el vínculo Obtener código). A continuación, haga clic en el botón Eliminar situado en la ventana pequeña de información en la esquina superior derecha.

Si el formulario web ya está desactivado, se le pedirá que confirme su eliminación haciendo clic en el botón Eliminar.
Si el formulario web sigue activado, aparecerá una ventana con un aviso para indicarle que el formulario sigue activado y que los firmantes podrán firmarlo.


Activación y desactivación del acceso de usuarios a formularios web

Los niveles de servicio Business y Enterprise tienen la opción de configurar el acceso a formularios web y las opciones del firmante.

El acceso a los formularios web y las opciones del firmante se pueden activar o desactivar en el nivel de cuenta o de grupo; para ello, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Formularios web

enable_web_forms

Opciones de configuración

Los formularios web tienen cuatro opciones de configuración:

  • Permitir añadir CC en formularios web:
    • Cuando se activa, las direcciones de correo electrónico se pueden añadir como CC al formulario web. De lo contrario, la opción para añadir un destinatario en CC desaparecerá del proceso de creación.
  • Permitir previsualizar en PDF los formularios web:
    • Cuando está activada, aparece un vínculo a un PDF en el formulario web para que el destinatario pueda ver el formulario en formato PDF
      • Tenga en cuenta que el PDF es un documento que el destinatario puede guardar en su sistema local
  • Se necesita una dirección de correo electrónico en el espacio para la firma del formulario web:
    • Cuando está activado, el campo Dirección de correo electrónico es necesario para cada firmante dentro de los límites del documento.
      • Adobe Sign colocará automáticamente un cuadro de firma para cada destinatario que no tenga un campo de correo electrónico en el documento
    • Si no está activado, el destinatario recibirá un aviso en el que se le pide que indique una dirección de correo electrónico en una página intersticial
  • Exigir a los firmantes que verifiquen su dirección de correo electrónico:
    • Cuando está activado, se pide al destinatario que verifique su firma antes de completar el acuerdo (firmar)
    • Si está desactivado, el destinatario no tendrá que verificar su firma y el acuerdo pasará al siguiente destinatario o se completará.
      • Las firmas no verificadas están sujetas a renegación

Precaución:

Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a una persona única (p. ej.: Social, KBA, contraseña).


Preguntas frecuentes y problemas conocidos

No. 

Después de crear un formulario web, el nombre del formulario web no se puede modificar.

El creador del formulario web siempre recibe el acuerdo completado (a menos que se habilite una opción para eliminar las notificaciones).

Si se requiere que otra parte reciba una notificación cuando se firme el acuerdo de formulario web, el campo CC se puede utilizar para garantizar que dicha parte se incluya automáticamente.

Campo CC

No. 

Después de crear un formulario web, las partes de CC no se pueden modificar.

No.

Las plantillas de la biblioteca de Adobe Sign no se pueden usar como base para un formulario web.

Sí.

Las instrucciones para deshabilitar el proceso de verificación por correo electrónico se encuentran en la sección Configuración.

Precaución:

Si desactiva la autenticación por correo electrónico de la firma y necesita una firma legalmente vinculante, asegúrese de que está utilizando alguna forma de autenticación que identifique a una persona única (p. ej.: Social, KBA, contraseña).

Autenticación de segundo factor para un formulario web

Sí. 

La URL de un formulario web es simplemente una URL como cualquier otra.

La adición de la URL a un formulario web como hipervínculo no vincula de forma lógica ningún acuerdo generado por el formulario web al acuerdo de origen.