Crear un formulario web


Crear un formulario web

  1. Desde la página Inicio, haga clic en Publicar un formulario web

    Creación de formularios web

  2. Nota:

    Si se encuentra en una cuenta que tiene activado Usuarios en varios grupos (UMG), seleccione el grupo con el que desea relacionar el formulario web antes de configurarlo.

    • Al definir el valor de Grupo, se cargan las propiedades y plantillas relacionadas con el grupo entre las que elegir.
    • Al cambiar el grupo, verá que la página se actualiza. Cualquier contenido introducido se eliminará en esta actualización.

    Si no ve el menú desplegable Enviar desde en la parte superior de la página, su cuenta no está habilitada para UMG.

    Seleccionar el grupo

    Introduzca el Nombre del formulario web

    • Si ha añadido un archivo sin establecer primero el nombre del formulario web, este recibirá el nombre del archivo.
    • Solo puede editar el nombre del formulario web cuando está en estado Borrador. Una vez creado el formulario web, el valor de nombre se bloquea.
  3. Configure la experiencia del primer participante:

    (El primer participante es la persona que interactúa inicialmente con el formulario web. En el caso de que se permitan varios participantes, el primer participante proporcionará las direcciones de correo electrónico de todos los participantes posteriores).

    • Función de participante:
      • Firmante: los firmantes deben aplicar una firma, además de cualquier otro campo que sea necesario
      • Aprobador: los aprobadores pueden rellenar campos, pero no se requieren para aplicar una firma
      • Aceptador: los aceptadores, como los aprobadores, pueden rellenar el contenido del campo, pero no están obligados a proporcionar una firma.
      • Rellenador del formulario: los rellenadores de formularios solo pueden rellenar campos y puede que no dispongan de un campo de firma aplicado a ellos.
    • Autenticación:
      • Ninguno: esta opción solo utiliza la verificación por correo electrónico después de enviar el formulario web (si la configuración lo permite).
      • Contraseña: la opción contraseña requiere que el destinatario introduzca una contraseña para poder ver el documento.
      • Autenticación basada en conocimientos (KBA): la KBA puede habilitarse como método de autenticación si su cuenta está configurada para permitir transacciones de KBA ilimitadas. Tenga en cuenta que la KBA solo es válida en Estados Unidos
    Nota:

    La Autenticación de Acrobat Sign y la identificación oficial no son compatibles con la autenticación de formularios web.

    Funciones y autenticaciones

  4. (Opcional si se activa) Añadir participante

    Al hacer clic en el vínculo Añadir participante, se añade un participante adicional al formulario web.

    • Los participantes adicionales los define el primer participante, que debe proporcionar todas las direcciones de correo electrónico para los participantes posteriores.
      • Se pueden ofrecer instrucciones para guiar al primer participante en cómo/cuándo añadir participantes adicionales.
    • Los participantes adicionales pueden ser opcionales u obligatorios.
    Añadir participantes adicionales

     

    • Añadir participante: el vínculo Añadir participante permite añadir uno o más participantes posteriores (Participante 2, Participante 3, etc.), que deberán ser definidos por el primer participante.
      • Al hacer clic en el vínculo, se añade una línea de participante a la página (hasta 25).
      • Los participantes adicionales pueden ser opcionales u obligatorios:
        • Si es opcional, se solicita al Participante 1 que asigne el siguiente participante. Si no se identifica ningún participante nuevo, el flujo de firma pasa a los contrafirmantes (si los hay).
        • Si es necesario, el Participante 1 debe proporcionar un nombre y una dirección de correo electrónico para que el Participante 2 pueda avanzar en el acuerdo. De lo contrario, el acuerdo se bloquea en este punto.
      • Los participantes adicionales solo se pueden configurar para utilizar los métodos de autenticación Correo electrónico y KBA.
      • El Participante 2 está configurado igual que el Participante 1.
        • El Participante 2 tiene dos funciones adicionales que se pueden asignar: Destinatario certificado y Delegador.

    Cuando el Participante 1 haya completado las acciones requeridas y haga clic en Enviar, se le pedirá Asignar el siguiente participante:

    • Se solicita al Participante 1 que proporcione el nombre y la dirección de correo electrónico del Participante 2.
      • Si se añade el Participante 2, se permite la opción de añadir el Participante 3, y así sucesivamente.
    • Si se incluye el Participante 2, el Participante 1 debe verificar su dirección de correo electrónico antes de que el sistema lo notifique al Participante 2.
    Solicitud de identificación del Participante 2

  5. Añada contrafirmantes y partes en CC.

    Si quiere que su formulario web se contrafirme:

    • Introduzca las direcciones de correo electrónico de las partes que quiere que contrafirmen o aprueben el acuerdo en la sección “Contrafirmantes”:
      • Puede incluirse usted mismo (el creador del formulario web) haciendo clic en el vínculo Añadirme que está a la derecha.
      • Configure la función adecuada para cada destinatario. Estarán disponibles todas las funciones que haya activado el administrador.
      • Defina el método de autenticación adecuado para cada contrafirmante.
      • Todos los contrafirmantes definidos necesitarán terminar su firma/aprobación en el orden que las enumere para que el contrato se complete.
      • Los correos electrónicos de contrafirmantes se pueden editar una vez enviado el acuerdo en la página Administrar.
        • Solo puede editar la dirección de correo electrónico del contrafirmante. No se puede añadir ni reducir el número de contrafirmantes.

    Añada partes en CC haciendo clic en el vínculo Mostrar CC.

    • Introduzca las direcciones de correo electrónico que desea incluir automáticamente en los correos electrónicos de finalización del acuerdo.
      • Los correos electrónicos con CC se pueden editar una vez enviado el acuerdo en la página Administrar.
        • Solo puede editar la dirección de correo electrónico de las partes en CC. No se puede añadir ni reducir el número de CC.
    Adición de contrafirmantes

    Nota:

    Tenga en cuenta que los contrafirmantes siempre serán los firmantes finales. El proceso siempre comienza con la persona que visita el formulario web.

  6. Arrastre y suelte los archivos que quiera usar como base para su formulario web en la sección Archivos o haga clic en Agregar archivos y diríjase al documento en cualquier unidad de red o almacenamiento de archivos integrado.

    Nota:

    Las plantillas de biblioteca existentes también se pueden importar (con los campos creados intactos).

  7. Configurar las opciones 

    • Proteger con contraseña: si desea aplicar una contraseña para abrir el PDF final producido por el formulario web que firma, marque esta casilla.  Se le solicitará la contraseña.
    • Idioma de los destinatarios (solo para los niveles de servicio Business y Enterprise): esta configuración dictará el idioma que se utiliza para las instrucciones en pantalla, así como en las notificaciones por correo electrónico relacionadas con el formulario web.
  8. Seleccione la opción Campos Vista previa y Agregar firma y, a continuación, haga clic en Siguiente.

    Crear una página de formulario web: A fondo

  9. La página se actualizará y se mostrarán los archivos autorizados en el entorno de creación.

    Arrastre los campos necesarios desde la parte derecha de la página al documento.

    No olvide colocar como mínimo un campo de firma para cada firmante, incluidos los participantes iniciales y todos los contrafirmantes.

    Los campos de correo electrónico son opcionales, pero si no hay ningún campo en el propio formulario, Adobe Acrobat Sign solicitará al participante que proporcione un correo electrónico.  En todos los casos, debe proporcionarse una dirección de correo electrónico para cada participante.

  10. Una vez que se colocan todos los campos, haga clic el botón Guardar situado en la esquina superior derecha. Al guardar el documento en este momento, se iniciará el formulario web como una URL pública activa.

    Nota:

    Si deja la ventana de creación sin guardar, el formulario web se guarda como Borrador en la página Administrar

    Colocar campos

  11. Llegará a la página de poscreación del formulario web. Aquí puede obtener la URL que dirige a este y el código de iframe o JavaScript que puede usar para insertarlo.

    También puede realizar pruebas de firma de su formulario web.

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