Las etiquetas de texto de Adobe Acrobat Sign se pueden utilizar con los campos de formulario de Acrobat para definir las propiedades específicas de un campo. Mientras que las etiquetas de texto se añaden directamente en el contenido de un documento, las etiquetas de PDF se utilizan para poner nombre a los campos, definir las reglas y validar la ubicación de los campos en el documento. Los campos de formulario de Acrobat combinan la facilidad de uso de un entorno de creación que permite arrastrar y colocar con la versatilidad de las etiquetas de texto.

Cuando un documento se carga en la biblioteca de documentos de Acrobat Sign o se envía para firmar, el sistema procesa los campos de formulario de Acrobat y los convierte en campos de formulario de Acrobat Sign. El sistema se fija concretamente en el nombre que se le da al campo y comprueba si se ha definido una etiqueta de Acrobat Sign. A continuación, crea un campo de formulario de Acrobat Sign con las propiedades que ha definido.

Las etiquetas permiten establecer propiedades determinadas en los campos. Combinando esto con las herramientas de colocación de campos de formulario de Acrobat, podemos conseguir un documento totalmente funcional y con un aspecto muy profesional.

Versión de las etiquetas de texto

Este documento describe la sintaxis 2.0 actual de las etiquetas de texto de Acrobat Sign. Esta sintaxis se debe utilizar en todos los documentos nuevos y en las revisiones de los documentos existentes. Si no está familiarizado con el uso de las etiquetas de texto en Acrobat Sign, consulte la Documentación sobre las etiquetas de texto.

Creación de formularios para Acrobat Sign

Acrobat permite colocar, de forma física, los campos de formulario directamente en las páginas de un documento. En esta sección se explica cómo añadir campos de formulario y detalla las opciones para lograr un aspecto más uniforme en los campos del documento.

Preparación del formulario

Con Acrobat, abra el PDF que desea convertir en un formulario de Acrobat Sign.
Seleccione Herramientas > Preparar formulario.
Haga clic en Inicio. Acrobat crea el formulario y lo abre en el Modo de Edición de formulario. El panel derecho muestra las opciones para editar el formulario. La barra de herramientas contiene herramientas de campos de formulario para añadir más campos.

En el documento, Acrobat busca el texto que se puede convertir en campos de formulario (se identifica por espacios subrayados o cuadros vacíos) e intenta colocar un campo adecuado en esa ubicación.

Nota:

Si el documento no tiene espacios o cuadros que se puedan convertir, aparece un cuadro de diálogo que le informa de que no se han detectado campos de formulario. Haga clic en Aceptar para continuar.
En el panel derecho, haga clic en Más y seleccione Convertir a formulario de Acrobat Sign.
Cuando se le avise de que Acrobat elimina los campos de formulario que no son compatibles con Acrobat Sign, haga clic en Siguiente.
Si aparece otra alerta, haga clic en Aceptar.

Distribución correcta a la hora de colocar los campos automáticamente

Al crear campos, Acrobat busca señales como líneas de subrayado, cuadros y círculos que puedan identificar campos, casillas de verificación y botones de opción. Además, el texto circundante se evalúa para poner a los campos generados un nombre representativo. Sin embargo, es muy probable que algunos campos reciban un nombre incorrecto o se coloquen en un lugar equivocado, por lo que hay que hacer ajustes manuales.

Revise el formulario, elimine los campos extra y mueva los que estén mal colocados.

Nota:

Todos los campos que se colocan automáticamente tienen nombres únicos, aunque algunos pueden ser poco transparentes (como “fill_3”).

Conviene ponerles nombres representativos a los campos si va a generar informes a partir del documento y necesita evaluar los datos de los campos.

Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en él (o haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades en el menú). El nombre del campo está en la parte superior de la ventana de propiedades.

Colocación manual de los campos de formulario

Si la colocación automática de campos no los encuentra todos, hay que añadirlos manualmente. Se trata de un sencillo proceso de clics que se realiza desde la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana de Acrobat.

Si desea añadir un campo al formulario, haga clic para seleccionar el icono correspondiente al campo en cuestión en la barra de herramientas.
De izquierda a derecha, los campos son los siguientes:
- Seleccionar objeto: libera el cursor para seleccionar cualquier objeto en la página..
- Campo de texto: el campo de texto genérico para introducir datos. Es el campo más utilizado en la mayoría de los formularios..
- Casilla de verificación: se utiliza para presentar un conjunto de elementos de línea cuando el usuario puede seleccionar varias opciones.
- Botones de opción: se utilizan para presentar un conjunto de elementos de línea de los que el usuario solo puede elegir uno.
- Cuadro desplegable: una lista de elementos de los que el usuario puede elegir uno.
- Campo de firma: una firma de un solo campo.
- Bloque de firma: una firma de varios campos que contiene, por lo menos, los campos Firma y Correo electrónico; opcionalmente, puede incluir el cargo o la compañía de los firmantes, dependiendo de los ajustes de la cuenta de Acrobat Sign empleada para enviar el documento.
- Iniciales: un campo único de iniciales que puede contener un máximo de cuatro caracteres.
- Cargo: un campo obligatorio que solicita el cargo del destinatario.
- Compañía: un campo obligatorio que solicita el nombre de la compañía del destinatario.
- Nombre completo: un campo de solo lectura que recoge una versión digital del texto introducido en el campo Firma.
- Correo electrónico: un campo de solo lectura que recoge la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Fecha: un campo de solo lectura que indica la fecha y hora actuales cuando el destinatario abre el acuerdo.
- Mantener la herramienta seleccionada: haga clic en este icono para activar o desactivar la posibilidad de colocar varios campos. Si esta opción está desactivada, el cursor volverá a la flecha del selector después de colocar un campo. Cuando está activada, el cursor se mantiene en el espacio del campo, lo que permite colocar varios campos sin tener que volver a seleccionar el icono primero..
Nota:

Los campos obligatorios y de solo lectura son específicos del receptor, lo cual significa que están diseñados para recopilar solamente información sobre el destinatario al que están asignados. Si necesita solicitar al destinatario datos que no sean personales, utilice un campo de texto. Por ejemplo, si necesita recopilar una fecha que no sea la de firma, utilice un campo de texto y valídelo para que tenga formato de fecha.
El cursor cambia para mostrar el espacio del campo que seleccionó. Haga clic para colocar el campo en el lugar deseado.
La primera vez que se coloca el campo en la página, aparece una pequeña ventana donde se puede cambiar su nombre y definir la función del participante. Establecer un nombre representativo es útil, pero la función de los participantes solo se debe definir si se conocen muy bien el proceso de firma del documento y las funciones de participación apropiadas que hay que aplicar.
Para cambiar el tamaño del campo, haga clic en uno de los cuadrados azules (o controles) que hay en el marco del campo y arrástrelo.

Alineación de los campos y ajuste del tamaño

Una vez que se han colocado en el documento en su ubicación aproximada, podemos conseguir un tamaño y una alineación uniformes de los campos con las herramientas de Acrobat. De este modo, tendremos un formulario elegante y profesional.

Nota:

Para seleccionar varios campos, puede mantener pulsado el botón Ctrl/Cmd y hacer clic en los campos de uno en uno, o hacer clic en el PDF y arrastrar el cursor para trazar un cuadro. Se seleccionan todos los campos que están contenidos parcialmente en el cuadro trazado. Haga clic en cualquier lugar del PDF para anular la selección de los campos.

El primer paso para alinear los campos es colocar uno de ellos correctamente. En el siguiente ejemplo, el tamaño del campo “Address” (dirección) se ha adaptado correctamente mediante el proceso manual de hacer clic y arrastrar.

Visualmente, se ve que el campo “Contact” que está la derecha tiene la misma altura y que los campos “Phone”, “Fax” y “Order Number” (teléfono, fax y número de pedido) tienen la misma anchura.
Seleccione los campos “Address” y “Contact”. Verá que los bordes cambian de color para indicar que están seleccionados.
Nota:
En el campo de “plantilla”, aparecen los cuadrados de control azules. Al utilizar las herramientas de alineación o ajuste de tamaño, todos los campos se alinean o adaptan al campo de plantilla.

Puede cambiar el campo de plantilla cuando estén seleccionados todos los campos haciendo clic con el botón derecho en el campo que desee convertir en plantilla.

Para anular la selección de todos los campos, haga clic fuera de los campos seleccionados.
Las herramientas de alineación están arriba a la derecha en la ventana de Acrobat. Haga clic en el icono Hacer coincidir alto y ancho.

El campo “Contact” adopta el tamaño del campo “Address”:
Con ambos campos seleccionados, haga clic en el icono Alinear arriba para que el campo “Contact” se alinee correctamente por la parte superior de los campos.
Haga clic en el campo “Contacto” para seleccionar solo este campo y, a continuación, ajuste los controles que tiene a la izquierda y a la derecha para adaptarlo a su sitio.
A continuación, seleccione todos los campos de una columna. Asegúrese de que el campo de plantilla sea correcto.
Haga clic en el icono Misma anchura para darles a todos los campos la misma anchura.
Con todos los campos seleccionados, haga clic en el icono Alinear a la izquierda.
Ajuste los campos a la altura correcta. Se puede hacer de forma manual con cada campo (si es necesario) o se puede adaptar manualmente uno de ellos y luego seleccionar los otros para ajustarlos a la misma altura.
Los campos se pueden ajustar con más precisión usando las teclas de flechas del teclado. Seleccione uno o más campos y, a continuación, utilice las flechas para moverlos en incrementos muy pequeños.

Nota:

Recuerde que puede acercar el PDF para ver los objetos de campo a mayor tamaño y ajustarlos con más precisión.
Siga el mismo método para ajustar los demás campos a las plantillas adecuadas:

En este ejemplo, habría que hacer lo siguiente:
- Seleccionar los campos “Contact”, “Email” y “Website” (contacto, correo electrónico y sitio web), y aplicarles la misma anchura.
- Alinear los campos a la izquierda.
- Seleccionar los campos de la fila (“Phone” e “Email”, teléfono y correo electrónico) y aplicarles la misma altura.
- Usar la herramienta “Alinear arriba” para que queden a la misma altura.
- Hacer lo mismo para la fila de los campos “Fax” y “Website” (fax y sitio web).
Cuando todos los campos se encuentran en su sitio, el documento está mínimamente listo para enviarlo a través de Acrobat Sign.

Todos los campos tienen un nombre identificativo, pero no se asigna ninguno de forma explícita a un destinatario y ninguno tiene validación de contenido.

Si desea incluir propiedades de campo, como la identificación de destinatario, la validación de contenido, un aspecto condicional o cálculos, tiene que añadir el nombre del campo con argumentos, al igual que se hace con las etiquetas de texto.

Uso de etiquetas en los campos de formulario colocados

Al añadir campos al formulario, aparece una lista con los nombres de los campos en el panel derecho de la página de Acrobat. Esta lista se puede utilizar para buscar o acceder a cualquier campo de formulario del documento de forma rápida y sin estar en la página, y permite ver de un vistazo si un nombre de campo existe en más de un lugar en el formulario mediante la adición de “#1” después del nombre.

Nota:

Los nombres de campo únicos pueden incluir contenido único. Los campos con el mismo nombre tendrán el mismo contenido. Al rellenar un campo, su contenido se copia automáticamente en todos los campos que tengan el mismo nombre. Esto es útil en formularios que solicitan la misma información en varios lugares.

Si está utilizando los campos que Acrobat coloca automáticamente, los nombres de estos son cadenas descriptivas simples. (Si no son representativos, se aconseja cambiarlos).

Los campos que se colocan desde la barra de herramientas pueden tener un nombre más largo que incluya argumentos iguales al formato de etiqueta de texto.

Nombres de campos con argumentos añadidos

Asignación de nombre a los campos de formulario

Cambiar el nombre del campo de formulario por una etiqueta de Acrobat Sign permite aplicar todas las propiedades de campo que reconoce Acrobat Sign sin sacrificar espacio en el documento, como sería el caso con una etiqueta de texto.

Para acceder al menú de propiedades del campo de formulario, haga doble clic en el campo o haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades en el menú.

En la ventana “Propiedades”, la pestaña “General” muestra el Nombre, la Información, el Tipo de campo, el Rol de participante y

las Propiedades comunes del campo.

Nombre: donde se añade la etiqueta del campo de formulario..
Consejo de herramientas: información que aparece cuando se sitúa el puntero del ratón sobre el campo.
Tipo de campo: indica si se trata de un campo de texto, de firma, de fecha, etc.
Función de participante: determina qué parte firmante (remitente, firmante, prerrellenado, etc.) debe interactuar con el campo.
De sólo lectura: evita que el campo sea accesible y editable, y se utiliza, por lo general, si el campo se rellena mediante una integración o con un archivo CSV.
Obligatorio: marca el campo como obligatorio, de modo que el proceso de firma no se puede completar hasta haber escrito datos en él..

Aunque el entorno de creación de Acrobat Sign que permite arrastrar y colocar no admite campos de varias líneas (ni tiene la opción correspondiente), se puede configurar un campo de este tipo en Acrobat y hacer que funcione a través de Acrobat Sign. Esta opción se denomina Campo de varias líneas y está en la pestaña Opciones.

Puede encontrar información acerca de las etiquetas que debe usar en los campos de formulario de su documento en la documentación sobre etiquetas de texto.

Nota:

La documentación sobre etiquetas de texto muestra todas las etiquetas que están entre llaves (“{{}}”), ya que es necesario analizarlas. Estas llaves no son necesarias al crear campos en Acrobat, por lo que se deben omitir.

Colocación de otros objetos

Aparte de los campos de texto estándar, Acrobat tiene casillas de verificación, botones de opción y menús desplegables que se pueden usar en Acrobat Sign. Las opciones de estos objetos se pueden aplicar poniendo argumentos en la etiqueta o a través de las propiedades de los objetos en Acrobat.

Si decide utilizar las propiedades de los objetos en Acrobat, introduzca una etiqueta básica para el nombre del objeto. Por ejemplo, si hay una casilla de verificación y todos los ajustes se establecieron en la ventana Propiedades, póngale el nombre CB1_es_:signer1, por ejemplo. Esto garantiza que el objeto tenga un nombre y que esté asignado al destinatario previsto.

Casillas de verificación

Al seleccionar “Casilla de verificación” en la barra de herramientas “Seleccionar objeto”, el cursor cambia y permite colocar la casilla de verificación. Consulte Colocación manual de los campos de formulario para obtener más información.

Para acceder al menú de propiedades de la casilla de verificación, haga doble clic en el campo o haga clic con el botón derecho y elija Propiedades en el menú.

En Opciones, los ajustes disponibles son Estilo de la casilla de verificación, Valor de exportación y La casilla de verificación está marcada de forma predeterminada. Cambiar el Estilo de la casilla de verificación no afecta al diseño de la casilla de verificación en Acrobat Sign, pero el documento PDF resultante sí tendrá el estilo seleccionado.

Propiedades del campo de casilla de verificación

Botones de opción

Al seleccionar “Botón de opción” en la barra de herramientas “Seleccionar objeto”, el cursor cambia y permite colocar el botón de opción. Consulte Colocación manual de los campos de formulario para obtener más información.

Al colocar el botón de opción, el cuadro de diálogo de propiedades básicas muestra una advertencia para avisar de que, como mínimo, debe haber dos botones de opción en el grupo, ya que estos sirven para elegir una u otra opción.

Se puede añadir otro botón de opción haciendo clic en el vínculo “Añadir otro botón” o eligiendo “Botón de opción” en la barra de herramientas “Seleccionar objeto”, colocando el objeto y poniéndole el mismo nombre de grupo.

Para acceder al menú de propiedades del botón de opción, haga doble clic en el campo o haga clic con el botón derecho y elija “Propiedades” en el menú.

Propiedades del campo de botón de opción

En “Opciones”, los ajustes disponibles son Estilo del botón, Elección del botón de opción y estas dos opciones: El botón está marcado de forma predeterminada y Los botones con el mismo nombre y la misma opción se seleccionan a la vez, que vincula aquellos botones que tienen el mismo nombre. El nombre del botón de opción determina en qué grupo está. Así, si está creando un conjunto de opciones de botones de opción, todas tienen que tener el mismo nombre para que formen parte del mismo grupo.

Menús desplegables

Al seleccionar “Desplegable” en la barra de herramientas “Seleccionar objeto”, el cursor cambia y permite colocar el menú desplegable. Consulte Colocación manual de los campos de formulario para obtener más información.

Para acceder al menú de propiedades del menú desplegable, haga doble clic en el campo o haga clic con el botón derecho y elija “Propiedades” en el menú.

Propiedades del campo de cuadro desplegable

En “Opciones”, los ajustes disponibles son Elemento, Valor de exportación, Lista de elementos, Ordenar elementos, Permitir al usuario introducir texto personalizado, Revisar ortografía y Aplicar inmediatamente el valor seleccionado.

Escriba el nombre de la opción en el campo “Elemento”. También se recomienda indicar un valor de exportación. Por ejemplo, si el elemento es “Red” (rojo), el valor de exportación podría ser “R”. Luego, este valor se puede exportar durante el proceso de firma.

Una vez configurada la opción desplegable, haga clic en el botón Añadir. Esto traslada las opciones a la lista de elementos, donde se pueden ordenar y gestionar.