Aktionsassistent (Acrobat Pro)

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Aktionen

Wenn du einen oder mehrere Befehlssätze für deine Dateien verwendest, kannst du Zeit und Tasteneingaben sparen, indem du eine Aktion verwendest. Hierbei handelt es sich um eine festgelegte Befehlsreihe mit speziellen Einstellungen in einer bestimmten Reihenfolge, die du in einem Schritt anwendest. Du kannst eine Aktion auf ein einzelnes oder mehrere Dokumente bzw. auf eine gesamte Dokumentsammlung anwenden. Du kannst auch vor dem Ausführen einer Aktion Dokumente scannen und mehrere Dokumente in einem PDF-Dokument zusammenführen.

Acrobat stellt bereits einige vordefinierte Aktionen bereit. Du kannst auch eigene Aktionen erstellen. Über „Werkzeuge“ > „Aktionsassistent“ kannst du auf Aktionen zugreifen und diese verwalten.

In Adobe Acrobat kannst du ferner Aktionen und Befehle ex- und importieren sowie für andere Personen freigeben.

Hinweis:

Benutzeroberfläche und Architektur der Aktionen ersetzen die in früheren Versionen von Acrobat enthaltene Stapelverarbeitung von Skripten. Die meisten Stapelskripten aus Acrobat XI können als Aktion importiert werden. Bei einigen Skripten sind geringfügige Änderungen erforderlich.

Aktionen ausführen

In Acrobat stehen einige einfache, vordefinierte Aktionen zur Optimierung deiner Arbeit zur Verfügung. Diese Aktionen enthalten allgemeine Vorgänge, die du normalerweise beim Vorbereiten von Dateien für eine Verteilung durchführen musst. Du musst vor dem Starten dieser Aktionen keine der PDF-Dateien öffnen.

Hinweis:

Du kannst die Eingabe eines Kennworts vermeiden, wenn du eine Sequenz von PDF-Dateien ausführst, die Kennwörter erfordern. Automatisiere die Kennworteingabe oder lege Sicherheitsrichtlinien für diese Dateien im Dialogfeld „Voreinstellungen“ unter „Aktionsassistent“ fest. Wenn du „Kennwort nicht abfragen“ wählst, werden die PDF-Dateien, die ein Kennwort erfordern, nicht verarbeitet.

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent aus. Auf der rechten Seite des Fensters wird unter der Aktionsliste eine Liste der verfügbaren Aktionen angezeigt.

  2. Wähle die gewünschte Aktion aus der Liste aus. Nun werden auf der rechten Fensterseite die in der Aktion enthaltene Aufgabe und alle vom Autor der Aktion bereitgestellten Anweisungen angezeigt.

  3. Klicke unter „Zu verarbeitende Dateien“ auf Dateien hinzufügen, um die Dateien auszuwählen, auf die die Aktion angewendet werden soll. Du kannst die Aktion an der derzeit geöffneten Datei ausführen oder dieser weitere Dateien, Ordner oder E-Mail-Anlagen hinzufügen.

  4. Wenn alle Dateien, die du verarbeiten möchtest, aufgeführt sind, klicke auf Start.

  5. Wird in Acrobat eine entsprechende Aufforderung angezeigt, gib weitere Informationen wie Ausgabespeicherort und Einstellungen an.

Eine Fortschrittsanzeige zeigt den Status des aktuell laufenden Prozesses oder der Aufgabe an. Ein Häkchen kennzeichnet abgeschlossene Aktionen oder Aufgaben. Bei erfolgreichem Abschluss aller Aufgaben wird in diesem Bereich der Status „Abgeschlossen“ angezeigt.

Hinweis:

Klicke zum Stoppen der Aktionsverarbeitung im Statusdialogfeld auf Stopp. In Acrobat werden alle bereits verarbeiteten Dateien so wie in der Aktion definiert gespeichert. Zum Wiederaufnehmen der Aktion kannst du auf Fortsetzen klicken. Soll die Aktion nicht weiter fortgeführt werden, klicke dagegen auf das Kreuzsymbol vor dem Namen der Aktion. 

Benutzerdefinierte Aktionen erstellen

Damit du die Aktion einfacher verfolgen kannst, kannst du einzelne Schritte in Fenstern gruppieren sowie Trennlinien und Anweisungen hinzufügen. Du kannst die Aktion auf bestimmte Dateien beschränken oder an allen Dateien eines Ordners ausführen bzw. es dem Benutzer selbst überlassen, eine Datei aus verschiedenen Quellen, z. B. einem Scanner, einer Webseite oder der Zwischenablage, auszuwählen.

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Werkzeuggruppe für den Aktionsassistenten angezeigt.

    Hinweis:

    Auf der rechten Seite des Fensters wird unter der Aktionsliste eine Liste der verfügbaren Aktionen angezeigt.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Neue Aktion.

    Das Dialogfeld „Neue Aktion erstellen“ wird angezeigt.

  3. Um die Aktion auf eine bestimmte Datei oder auf alle Dateien innerhalb eines Ordners anzuwenden, klicke auf die Datei  oder den Ordner  unter Zu verarbeitende Dateien (rechts). Wechsle zur gewünschten Datei oder zum gewünschten Ordner und klicke auf „Öffnen“.

  4. Erweitere im Auswahlwerkzeug zum Hinzufügen eines Fenster die Felder und doppelklicke auf die Aufgabe, um sie hinzuzufügen. Du kannst mehrere Aufgaben hinzufügen. Die Aufgaben werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie in der Liste Anzuzeigende Handlungsschritte auf der rechten Seite angezeigt werden.

  5. Wenn du die Optionen für eine Aufgabe vorab definieren möchtest, klicke auf  Einstellungen angeben.

  6. Wenn der Benutzer durch die Aktion zur Auswahl von Optionen aufgefordert werden soll, aktiviere das Kontrollkästchen Benutzer auffordern.

  7. Füge gegebenenfalls andere Aufgaben hinzu.

  8. Passe die Aktion mithilfe der Schaltflächen auf der rechten Seite an. Füge eine neue Bedienfeldgruppierung, Anleitungen oder eine Trennlinie hinzu oder verschiebe bzw. lösche Elemente in der Liste.

    Erstellt eine neue Bedienfeldgruppierung am unteren Rand des aktuellen Aufgabensatzes. Wenn du dazu aufgefordert wirst, gib den Namen des Bedienfeldes ein und klicke auf Speichern.

    Fügt die Anweisungen unter der aktuell ausgewählten Aufgabe hinzu. Wenn du dazu aufgefordert wirst, gib die Anweisungen ein und klicke auf Speichern.

    Fügt eine Trennlinie unter der aktuell ausgewählten Aufgabe hinzu.

    Verschiebt das derzeit ausgewählte Element in der Liste nach oben. Du kannst eine Aufgabe, Anweisungen, eine Trennlinie oder eine ganze Bedienfeldgruppierung verschieben.

    Verschiebt das derzeit ausgewählte Element in der Liste nach unten. Du kannst eine Aufgabe, Anweisungen, eine Trennlinie oder eine ganze Bedienfeldgruppierung verschieben.

    Löscht das derzeit ausgewählte Element. Achte darauf, was du auswählst. Du kannst eine ganze Bedienfeldgruppierung löschen.

  9. Klicke auf Speichern.

  10. Gib im Dialogfeld Aktion speichern einen Namen und eine Beschreibung der Aktion ein und klicke auf Speichern.

Benutzerdefinierte Aktionen verwalten

Im Dialogfeld Aktionen verwalten kannst du Aktionen bearbeiten, umbenennen, kopieren, löschen, importieren und exportieren.

Aktionen bearbeiten

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

    In der sekundären Werkzeugleiste wird die Werkzeuggruppe für den Aktionsassistenten angezeigt.

    Hinweis:

    Auf der rechten Seite des Fensters wird unter der Aktionsliste eine Liste der verfügbaren Aktionen angezeigt.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

    Das Dialogfeld „Aktionen verwalten“ wird angezeigt.

  3. Wähle im Dialogfeld Aktionen verwalten eine Aktion aus und klicke zum Ändern der zugehörigen Aufgaben oder Einstellungen auf Bearbeiten. Du kannst das Dialogfeld „Aktionen bearbeiten“ auch zum Überprüfen einer Aktion verwenden und es ohne Speichern der Änderungen wieder schließen.

    Hinweis:

    Die vordefinierten Aktionen können nicht bearbeitet werden.

  4. Wenn du Aufgaben hinzufügen möchtest, erweitere die Bedienfelder unter dem Bereich Hinzuzufügende Werkzeuge auswählen und klicke auf eine Aufgabe.

  5. Klicke auf Speichern.

  6. Ändere im Dialogfeld Aktion speichern gegebenenfalls die Beschreibung und klicke auf Speichern.

Aktionen umbenennen

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent aus.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

  3. Wähle im Dialogfeld Aktionen verwalten eine Aktion aus und klicke auf Umbenennen.

    Hinweis:

    Die vordefinierten Aktionen können nicht umbenannt werden.

  4. Gib im Dialogfeld Aktion speichern einen neuen Namen und bei Bedarf auch eine Beschreibung ein und klicke auf Speichern.  

Aktionen kopieren

Du kannst die Kopie einer Aktion erstellen und vor dem Speichern der Kopie die enthaltenen Aufgaben anpassen.

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent aus.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

  3. Wähle im Dialogfeld „Aktionen verwalten“ eine Aktion aus und klicke auf Kopieren.

  4. Gib im Dialogfeld „Aktion speichern“ den Namen und die Beschreibung der Aktion ein und klicke auf Speichern.

    Eine neue Kopie der ausgewählten Aktion wird erstellt und der Liste „Aktion auswählen“ hinzugefügt.

Aktionen löschen

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

  3. Wähle im Dialogfeld Aktionen verwalten eine Aktion aus und klicke auf Entfernen.

    Hinweis:

    Die vordefinierten Aktionen können nicht gelöscht werden.

  4. Klicke im Bestätigungsdialogfeld auf Ja.

Aktionen exportieren

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

  3. Wähle im Dialogfeld Aktionen verwalten eine Aktion aus und klicke auf Exportieren.

  4. Gib im Dialogfeld Aktion speichern den Namen und den Speicherort der Datei zum Speichern der Aktion an. Aktionsdateien haben die Erweiterung .sequ.

  5. Klicke auf Speichern.

Aktionen importieren

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent aus.

  2. Klicke in der sekundären Werkzeugleiste auf Aktionen verwalten.

  3. Wähle im Dialogfeld Aktionen verwalten eine Aktion aus und klicke auf Importieren.

    Hinweis:

    Zum Importieren einer Aktion kannst du auch auf eine .sequ-Datei doppelklicken.

  4. Wähle im Dialogfeld „Öffnen“ die zu importierende Aktionsdatei aus und klicke auf Öffnen. Aktionsdateien haben die Erweiterung .sequ.

  5. Klicke im Bestätigungsdialogfeld auf OK.

    Hinweis:

    Wenn eine Aktion JavaScript enthält, wird eine Warnmeldung angezeigt, die darauf hinweist, dass die ausgewählte Aktion JavaScript enthält. Klicke in diesem Fall auf „Importieren“, um den Importvorgang fortzusetzen, oder auf „Abbrechen“, um ihn abzubrechen.

Automatische Kennworteingabe bei Aktionen

Vor dem Ausführen von Aktionen bei verschlüsselten oder kennwortgeschützten PDF-Dokumenten kannst du deine digitale ID so festlegen, dass das entsprechende Kennwort automatisch eingegeben wird.

Hinweis:

 Die Sicherheitsmethode für diese Dateien wird in den Voreinstellungen unter Aktionsassistent festgelegt. Wenn du Kennwort nicht abfragen wählst, werden die PDF-Dateien, die ein Kennwort erfordern, nicht verarbeitet.

  1. Öffne das Dialogfeld Voreinstellungen.

  2. Wähle Signaturen in den Kategorien auf der linken Seite aus.

  3. Klicke bei „Identitäten & vertrauenswürdige Zertifikate“ auf Mehr.

  4. Öffne auf der linken Seite Digitale IDs und wähle Digitale ID-Dateien aus.

  5. Wähle aus der Liste rechts eine ID und anschließend die folgenden Befehle aus der oberen Leiste aus:

    Anmeldename

    Anmeldung erfolgt mit der angegebenen digitalen ID. Gib dein Kennwort ein und klicke auf OK.

    Abmelden

    Die angegebene digitale ID wird nach dem Ausführen einer Aktion abgemeldet.

Benutzerdefinierte Befehle erstellen und verwalten

Mit benutzerdefinierten Befehlen kannst du beispielsweise Befehle wie „Wasserzeichen“ oder „Kopf- und Fußzeile“ vorkonfigurieren, sodass diese Befehle rascher definiert werden können. Dadurch sparst du bei wiederkehrenden Aufgaben Zeit.

Benutzerdefinierte Befehle umfassen jeweils einen einzelnen Schritt und gelten nur für das aktuelle Dokument. Aktionen können dagegen aus mehreren Schritten bestehen und auf mehrere Dateien angewendet werden.

Einen benutzerdefinierten Befehl erstellen

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent > Neuer eigener Befehl.

  2. Im Dialogfeld „Neuer eigener Befehl“ wird eine Liste der anpassbaren Befehle im linken Bereich angezeigt. Wähle den anzupassenden Befehl aus.

  3. Ändere auf Wunsch die Beschriftung und die QuickInfo für den Befehl. Gib außerdem an, ob die befehlsspezifischen Optionen angezeigt werden sollen, wenn der Befehl ausgeführt wird.

  4. Klicke auf Befehlsoptionen. Wähle im Dialogfeld die gewünschten Werte und Optionen aus oder gib die entsprechenden Angaben ein und klicke auf OK.

  5. Klicke auf OK. Der neue benutzerdefinierte Befehl wird gespeichert.

    Der Befehl wird im rechten Bereich unter „Eigene Befehle“ angezeigt.

Einen benutzerdefinierten Befehl ausführen

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

  2. Klicke im rechten Bereich unter „Eigene Befehle“ auf den Namen des Befehls.

Benutzerdefinierte Befehle verwalten

Im Dialogfeld „Eigene Befehle verwalten“ kannst du Befehle bearbeiten, kopieren, umbenennen, entfernen, neu anordnen, importieren und exportieren.

  1. Wähle Werkzeuge > Aktionsassistent.

  2. Wähle den Befehl im Dialogfeld „Eigene Befehle verwalten“ in der Liste aus und klicke auf die entsprechende Schaltfläche. Folge den Anweisungen oder Eingabeaufforderungen auf dem Bildschirm.

  3. Klicke abschließend auf Schließen.

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