Erstellen eines Webformulars

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Zuletzt aktualisiert am 17. Dezember 2023 | Gilt auch für Adobe Acrobat

Web-Formulare sind eine praktische Self-Service-Methode, die Sie Ihren Kunden zum Signieren eines Vertrags anbieten können. Sie können ein einfaches Registrierungsformular erstellen, das lediglich unterzeichnet werden muss, oder auch ein komplexes Dokument mit mehreren Feldern, das Benutzerdaten erfasst und interne Gegensignaturen erfordert.

Erstellen Sie zunächst Ihr Formular im PDF-Format und generieren Sie dann mit dem Webformular-Tool in Acrobat eine Onlineversion, die jeder signieren kann.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um auf das Tool Webformular erstellen zuzugreifen:

Gehen Sie in der Acrobat-Desktop-App zum Tools-Center, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt E-Sign und wählen Sie dann Webformular erstellen aus.
Melden Sie sich bei Acrobat Online an, wählen Sie in der oberen Navigationsleiste das Menü E-Sign und dann Webformular erstellen aus.

Schritte zum Erstellen eines Webformulars

Wählen Sie wie zuvor erläutert das Tool Webformular erstellen aus. Die Webformular erstellen-Dateiselektor-Seite wird angezeigt.
Datei hinzufügen:

Laden Sie die primäre Datei, die Sie zum Erstellen Ihrer Webformularvereinbarung verwenden, (per Suchen oder Drag-and-Drop) hoch.

Mit dem Selektor rechts neben der Schaltfläche „Datei auswählen“ können Sie die Quelle auswählen, in der sich die Datei befindet. Die Standardeinstellung ist Ihr lokales System.

Sobald eine Datei ausgewählt ist, wird die Konfigurationsseite geladen.
Benennen Sie das Webformular (idealerweise intuitiv). Der Webformularname ist der Standardname aller resultierenden Vereinbarungen, die aus dem Webformular generiert werden.
(Optional) Fügen Sie bei Bedarf weitere Dateien hinzu.

Die zum Starten des Webformulars ausgewählte Anfangsdatei ist bereits angehängt.

Laden Sie alle zusätzlichen Dateien hoch, die Sie zum Erstellen Ihres Online-Formulars benötigen.
- Es können mehrere Dateien gleichzeitig hochgeladen werden.
- Alle hochgeladenen Dateien werden in einer Vereinbarung miteinander verknüpft.
- Die Reihenfolge, in der die Dateien aufgelistet werden, bestimmt, wie die endgültige Vereinbarung aussehen wird.
  
  Sie können auf die Dateien klicken und sie ziehen, um sie zu sortieren.
Teilnehmer hinzufügen
- Listen Sie die Teilnehmer auf, die das Formular ausfüllen müssen, und wählen Sie für jeden Teilnehmer eine Aktion aus:
  
  Signieren: Kann das Formular signieren und auch Daten eingeben.
  
  Genehmigen: Kann das Formular prüfen und genehmigen und auch Daten eingeben oder es signieren.
  
  Formular ausfüllen: Kann die erforderlichen Daten eingeben und das Formular senden, signiert es in der Regel aber nicht.
  
  Kopie (CC): Erhält Benachrichtigungen zum Fortschritt der Formularausfüllung.
Die erste aufgeführte teilnehmende Person greift über Ihre Website auf das Formular zu, sodass ihre E-Mail-Adresse nicht aufgeführt ist (da sie unbekannt und für alle Unterzeichnenden anders ist).

Alle weiteren Teilnehmer sind Ihre internen Gegenzeichner:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer hinzufügen, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen (max. 36).
- Geben Sie die E-Mail-Adressen für jeden „internen“ Teilnehmer ein.
- Weisen Sie den Teilnehmern die jeweilige Aktion zu.
(Optional) Konfigurieren Sie die Authentifizierung der Teilnehmenden, indem Sie auf das Schlüsselsymbol rechts neben die Teilnehmenden klicken.

E-Mail ist die standardmäßige Authentifizierungsmethode zur Bestätigung der Identität eines Teilnehmers und reicht in den meisten Fällen für eine rechtsgültige Unterschrift aus.

Sie können die Sicherheit für einen bestimmten Teilnehmer erhöhen, indem Sie eine zweite Authentifizierungsmethode einrichten, die vor einer Interaktion mit dem Formular erfüllt werden muss.
- Kennwort: Der Teilnehmer muss ein Kennwort eingeben, um auf das Webformular zugreifen zu können
  
  Das Kennwort wird von Ihnen bereitgestellt
  
  Sie müssen dem Teilnehmer dieses Kennwort gesondert übermitteln
- Wissensbasierte Authentifizierung (KBA): Die Teilnehmer müssen ihren Namen, ihre Adresse und die letzten vier Ziffern ihrer SSN (optional) angeben und dann Fragen beantworten, um ihre Identität zu bestätigen
  
  Unterstützt durch RSA und nur in den USA verfügbar.
  
  KBA wird nach Nutzung abgerechnet. Wenden Sie sich an den Vertrieb, um diese Option für Ihr Konto einrichten zu lassen
(Optional) Fügen Sie ein Kennwort hinzu, um die abgeschlossene/unterzeichnete PDF zu schützen.

Sie können optional ein Kennwort für das PDF-Exemplar des fertigen (signierten) Dokuments einrichten, indem Sie (unten auf der Seite) auf das Bleistiftsymbol neben Passwort hinzufügen klicken.
- Bei entsprechender Konfiguration muss das richtige Kennwort eingegeben werden, bevor die PDF-Datei zur Anzeige geöffnet wird
- Bei entsprechender Konfiguration ändert sich der Text unter der Kopfzeile der Einstellung zu Für den Zugriff auf das ausgefüllte Formular ist ein Kennwort erforderlich
Klicken Sie oben rechts im Fenster auf Weiter.
Fügen Sie dem Webformular Felder hinzu.

Sie können dem Webformular nun die erforderlichen Felder hinzufügen.

Klicken Sie auf die Felder und ziehen Sie sie aus dem Menü der Feldtypen rechts.
- Die Feldkonfiguration kann Folgendes umfassen:
  
  Aussehen
  
  Validierungen
  
  Bedingte Sichtbarkeit
  
  Berechnete Werte
- Achten Sie darauf, für jeden Teilnehmer mit der Aktion Signieren mindestens eine Signatur bereitzustellen
  
  Vergessen Sie auch nicht die internen Gegenzeichner
Wenn alle Felder eingerichtet sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Schaltfläche Erstellen

Hinweis:

Webformulare werden im Zustand „Aktiv“ erstellt.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Erstellen klicken, wird die URL bereitgestellt und das Formular kann signiert werden.
Zeigen Sie die Bestätigungsseite für das Webformular an.

Es wird eine Bestätigungsseite angezeigt, dass das Webformular erfolgreich erstellt wurde.

Auf dieser Seite können Sie Folgendes tun:
- URL freigeben: Kopieren Sie die URL, um das Formular als Link mit anderen zu teilen (z. B. als E-Mail oder als href unter einem Bild auf Ihrer Website)
- Code einbetten: Sie haben die Möglichkeit, den Einbettungscode entweder in HTML oder JavaScript zu kopieren, um das Formular als anzeigbares Objekt auf Ihrer Webseite einzubetten
Weitere Optionen:
- Vorschau des Webformulars anzeigen: Öffnet das Formular in der ersten Teilnehmeransicht
  
  Auf diese Weise lässt sich gut testen, ob das Webformular richtig ausgefüllt werden kann (vorausgesetzt, alle Teilnehmer führen ihre jeweiligen Aktionen durch).
- Webformulare anzeigen: Zeigt alle mit Ihrem Benutzer verbundenen Webformulare sowie deren aktuellen Status an
- Ein weiteres Webformular erstellen: Öffnet die anfängliche Konfigurationsseite zum Erstellen eines neuen Webformulars

Verwalten von Webformularen über die Registerkarte „Start“ oder „Dokumente“

Nachdem das Webformular erstellt wurde, können Sie es in der Acrobat-Desktop-App über die Registerkarte Start oder in Acrobat Online über die Registerkarte Dokumente verwalten.

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente
.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf das gewünschte Webformular
- Dadurch wird das Kontextmenü auf der rechten Seite des Fensters geöffnet

Das Kontextmenü auf der rechten Seite enthält fünf verschiedene Abschnitte:

Metadaten: Oben im Menü befinden sich die Metadaten für das Webformular:
- Abbildung der ersten Formularseite
- Titel des Formulars
- Erstellungsdatum des Webformulars
- Name der Benutzer-ID, die das Webformular erstellt hat
- E-Mail der Benutzer-ID, die das Webformular erstellt hat
- Status: Aktueller Status des Webformulars (Aktiviert/Deaktiviert)
- Rolle des ersten Teilnehmers (Empfänger des Webformulars)
  - E-Mail-Adressen aller CC-Teilnehmer
Menü „Aktionen“: Dieser Abschnitt enthält alle Aktionen, die Sie im Zusammenhang mit dem Webformular (übergeordnete Vorlage) durchführen können. Möglicherweise müssen Sie unten rechts im Abschnitt auf den Link Mehr anzeigen klicken, um alle Werte anzuzeigen:
- Webformular öffnen: Öffnet das Webformular nur zur Anzeige. Es sind keine Felder verfügbar
- Code abrufen: Bietet eine Schnittstelle zum schnellen Kopieren von URL/HTML/JavaScript-Code für das Webformular
- Webformular bearbeiten: Öffnet das Webformular in der Authoring-Umgebung
- PDF herunterladen: Lädt die gesamte (leere) PDF-Datei herunter
- Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei mit Inhalten auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die aus diesem übergeordneten Webformular erstellt wurden und die abgeschlossen sind
- Einzelne Dateien herunterladen: Stellt eine Option zum Herunterladen der einzelnen PDF-Dateien bereit, wenn das Webformular aus mehreren Dateien erstellt wurde
- Freigeben: Leitet das Webformular an die von Ihnen angegebene Benutzer-E-Mail-Adresse weiter. Freigegebene Webformulare können auf der Seite „Verwalten“ angezeigt, aber nicht bearbeitet werden
  - Ein PDF-Exemplar des Webformulars (ohne hinzugefügte Felder) wird per E-Mail an den Freigabe-Empfänger gesendet
- Webformular ausblenden/wieder anzeigen: Dabei wird das Webformular einfach in der normalen Ansicht „Verwalten“ ausgeblendet bzw. wieder angezeigt
- Notizen hinzufügen: Ermöglicht es dem Benutzer, persönliche Notizen für das Webformular zu machen
Gegenzeichner: Eine Liste der für das Webformular festgelegten Gegenzeichner
- Diese Werte können nicht bearbeitet werden
Vereinbarungen Übersicht/Filter: Im Abschnitt Vereinbarungen werden drei Werte angezeigt:
- Alle: Zeigt alle (untergeordneten) Vereinbarungen an, die aus dem Webformular (übergeordnete Vorlage) erstellt wurden, die (mindestens) eine verifizierte Signatur vom ersten Teilnehmer haben
- In Bearbeitung: Ein Filter, der alle Vereinbarungen mit dem Status In Bearbeitung anzeigt
- Abgeschlossen: Ein Filter, der alle aus dem Webformular erstellten Vereinbarungen anzeigt, die den endgültigen Status erreicht haben (Abgeschlossen/Abgebrochen)
Aktivität (für die übergeordnete Webformular-Vorlage): Der Link Aktivität > am unteren Rand des Kontextbereichs führt zu einer chronologischen Liste der Aktivitäten für das (übergeordnete) Webformular (z. B. Erstellen, Deaktivieren und Aktivieren)

Webformular bearbeiten

Der Ersteller eines Webformulars kann die Felder des Formulars bearbeiten.

Felder können hinzugefügt, entfernt, an neue Positionen verschoben und neu konfiguriert werden.

Bei der Bearbeitung ist Folgendes nicht möglich:

Ändern des Webformularnamens
Ändern der zugrunde liegenden Datei (z. B. Ändern von Seitenreihenfolge oder Seitenausrichtung der zugrunde liegenden Datei)
Ändern der Teilnehmer (z. B. E-Mail-Adresse, Reihenfolge, Rolle oder Authentifizierungsmethode)

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf das Webformular, das Sie bearbeiten möchten.
- Dadurch wird das Menü Aktionen auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
Klicken Sie auf die Aktion Webformular bearbeiten.
Das Webformular wird direkt in die Authoring-Umgebung geladen.

Sie können Felder wie gewünscht hinzufügen, verschieben, entfernen und konfigurieren.
Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie oben rechts im Fenster auf Speichern.
- Das neue Format wird im Webformular gespeichert
- Das geöffnete Formular wird wieder angezeigt, wobei das Aktionsfenster rechts ebenfalls geöffnet ist
- Unten im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:

Webformular deaktivieren

Wenn Sie ein Webformular deaktivieren, ist es nicht mehr für Unterzeichner zugänglich, wird aber noch im Abschnitt Start oder Dokumente angezeigt. Sie können ein deaktiviertes Webformular jederzeit neu aktivieren und normal damit weiterarbeiten.

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf das Webformular, das deaktiviert werden soll.
- Dadurch wird das Menü Aktionen auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
Klicken Sie neben dem Bereich Status: Aktiv auf die Schaltfläche Deaktivieren.
Ein kleines Bedienfeld wird eingeblendet, in dem Sie auswählen können, was geschehen soll, wenn ein Benutzer auf die URL des Webformulars zugreift:
- Unterzeichner auf eine andere Webseite umleiten: Sie können die Unterzeichner auf eine andere Webseite umleiten, z. B. auf eine aktuelle Version des Webformulars.
- Benutzerdefinierte Nachricht an Unterzeichner eingeben: Sie können eine Nachricht eingeben, die anstelle des Webformulars angezeigt wird.
  
  Sie können Hyperlinks zur Nachricht hinzufügen, indem Sie sie in Klammern einfügen [ ].
  
  Sie können Beschriftungen hinzufügen, indem Sie das Symbol | (Pipe-Symbol) hinter der URL verwenden.
  
  Beispiel: [https://www.sign.adobe.com/ | Acrobat Sign] wird als Acrobat Sign angezeigt.
Klicken Sie auf Deaktivieren.
- Der Status des Webformulars wird zu Deaktiviert.
- Die Umleitungsmethode/URL wird unter dem Status eingefügt.
- Die Aktion Webformular bearbeiten wird aus der Liste Aktionen für das Webformular entfernt.
- Unten im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:

Webformular neu aktivieren

Deaktivierte Webformulare können jederzeit neu aktiviert und normal weiterverwendet werden.

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf das Webformular mit dem Status Deaktiviert, das Sie neu aktivieren möchten.
- Dadurch wird das Menü Aktionen auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
Klicken Sie neben dem Bereich Status: Deaktiviert auf die Schaltfläche Aktivieren.
Ein kleines Bedienfeld wird eingeblendet, um zu überprüfen, ob Sie das Webformular aktivieren möchten:
Klicken Sie auf Aktivieren.
- Der Status des Webformulars wird zu Aktiviert.
- Unten im Fenster wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:

Webformular ausblenden

Wenn Sie ein Webformular von der Registerkarte Start oder Dokumente entfernen möchten, können Sie es ausblenden.

Wenn Sie ein Webformular ausblenden, wird es nur in der Ansicht Ihrer Benutzer ausgeblendet. Andere Benutzer, die Zugriff auf das Webformular haben (über Freigabe), können es weiterhin sehen.

Vorsicht:

Wenn Sie der Eigentümer des Webformulars sind, empfiehlt es sich, das Webformular zu deaktivieren, bevor Sie es aus Ihrer Ansicht ausblenden.

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf das Webformular, das Sie ausblenden möchten.
- Dadurch wird das Menü Aktionen auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
Klicken Sie im linken Menü auf die Aktion Webformular ausblenden.
- Möglicherweise müssen Sie auf den Link Mehr anzeigen klicken, um das Menü zu erweitern und die Aktion anzuzeigen.
Ein kleines Bedienfeld wird eingeblendet, um zu überprüfen, ob Sie das Webformular ausblenden möchten:

Hinweis:

Wenn Sie der*die Besitzende des Webformulars sind und es sich noch im aktiven Status befindet, wird eine Bestätigungsseite ausgelöst, um Sie darüber zu informieren, dass das Webformular noch aktiviert ist.

Sie können dann die Aktion Ausblenden abbrechen oder abschließen.

Vorsicht:

Ausgeblendete Webformulare, die nicht deaktiviert wurden, sind noch aktiv und können signiert werden, wenn jemand auf die URL klickt.
Klicken Sie auf Ausblenden.
- Das Webformular wird aus der Ansicht entfernt.
- Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:

Webformular wieder anzeigen

Manchmal müssen Sie ein Webformular wieder anzeigen.

Navigieren Sie zur Registerkarte Start oder Dokumente.
Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Webformulare aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter.
- Dadurch wird das Filtermenü geöffnet.
Aktivieren Sie die Option Ausgeblendete Inhalte anzeigen und klicken Sie auf Anwenden.
- Sie können einen Datumsbereichsfilter festlegen, um die Anzahl der zurückgegebenen Datensätze zu begrenzen. Das Änderungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem das Webformular deaktiviert wurde. Konfigurieren Sie den Datumsbereich, um diesen Wert zu finden.
Die Seite wird aktualisiert, um den gefilterten Inhalt anzuzeigen.
- Alle angewendeten Filter werden als Tag neben der Schaltfläche Filter angezeigt
  
  Klicken Sie auf das x auf einem beliebigen Filter, um ihn zu entfernen
Klicken Sie auf das Webformular, das Sie wieder anzeigen möchten.
- Dadurch wird das Menü Aktionen auf der rechten Seite des Fensters geöffnet
Klicken Sie im linken Menü auf die Aktion Webformular wieder anzeigen.
- Möglicherweise müssen Sie auf den Link Mehr anzeigen klicken, um das Menü zu erweitern und die Aktion anzuzeigen.
Ein kleines Bedienfeld wird eingeblendet, um zu überprüfen, ob Sie das Webformular wieder anzeigen möchten:
Klicken Sie auf Wieder anzeigen.
- Das Webformular wird aus der Ansicht entfernt (da für Sie nach wie vor die gefilterte Liste angezeigt wird).
- Es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt:
Klicken Sie im Filter Ausgeblendete Inhalte auf das X, um den Filter zu entfernen.
- Dadurch werden die Webformulare angezeigt, die in der normalen (ungefilterten) Ansicht vorhanden sind.