Tworzenie formularzy za pomocą narzędzi z funkcją przeciągania i upuszczania

Jednym z najbardziej przydatnych aspektów usługi Adobe Acrobat Sign jest możliwość tworzenia formularzy wielokrotnego użytku oraz nakładek formularzy uzupełnianych przez sygnatariuszy.

Poświęcenie czasu na przemyślenie procesu podpisywania i skrupulatne projektowanie formularzy pozwala w efekcie zaoszczędzić czas użytkownika oraz sygnatariuszy, zwiększyć łatwość interakcji sygnatariusza oraz uzyskać podpisane dokumenty w krótszym czasie.

Projektowanie formularza obejmuje cztery etapy, które zostały opisane poniżej:

Dokumenty wielokrotnego użytku czy nakładki z polami

Dokumenty wielokrotnego użytku czy nakładki z polami... Która opcja jest najbardziej odpowiednia?

Ostatecznie decyzja ta zależy od formularzy oraz sposobu sporządzania dokumentacji.

Jeżeli korzystasz z dokumentu wzorcowego, którego treść nie zmienia się, lepszym rozwiązaniem będzie utworzenie dokumentu wielokrotnego użytku.

Dotyczy to dokumentów takich jak formularze obciążeń karty kredytowej, formularze podatkowe, podania itp.

W tych przypadkach nie występuje unikalna zawartość związana z danym sygnatariuszem inna niż informacje wprowadzone przez niego w pola formularza.

Nakładka z polami formularza to warstwa z polami umieszczana na przesłanym formularzu/pliku. Stosuje się jak w przypadku formularza zawierającego zmienną zawartość. Dokładnie tak, jak w przypadku umowy najmu, gdzie informacje zawarte w treści dokumentu zmieniają się, ale pola dotyczące klienta pozostają stałe i znajdują się zawsze w tym samym miejscu.

W takim przypadku należy wygenerować nowy dokument, przesłać go do usługi, a następnie zastosować na nim warstwę z polami formularza.

Role – Uczestnicy oraz ich identyfikacja

Role pozwalają określić, w jaki sposób strony (sygnatariusze, nadawca itd.) mogą wchodzić w interakcję z dokumentem/transakcją. W przypadku formularzy (szczególnie podpisywanych przez kilka osób) należy wiedzieć, w jaki sposób role wpływają na pola dostępne dla poszczególnych sygnatariuszy w danej umowie. 

Każde pole ma przypisaną rolę.  Tylko sygnatariusz o odpowiedniej roli może uzyskać dostęp do pól przypisanych do niej. 

Rozwiązanie to nie jest zbyt zawiłe, jednakże zastosowana w nim logika jest logiką komputerową, dlatego, by móc w pełni ją zrozumieć, należy odejść od typowego znaczenia niektórych słów, aby móc w pełni zrozumieć ten proces. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat ról.

Należy zrozumieć trzy kluczowe role:

Wstępnie wypełnione (przez nadawcę) – ta rola określa pola, które muszą zostać wypełnione przez nadawcę przed przekazaniem dokumentu do podpisu pierwszemu sygnatariuszowi.  Jeżeli do dokumentu na szybko wprowadzane są wartości stawek lub zniżek, wstępnie wypełnione pola mogą się przydać.

Wstępnie wypełnione pola mogą zostać wypełnione przez nadawcę tylko podczas próby wysłania dokumentu. Jeżeli w dokumencie znajdują się wymagane pola do wstępnego wypełnienia, dokumentu nie będzie można wysłać dopóki nie zostaną one uzupełnione.

Wstępnie wypełnionych pól nie można edytować po zakończeniu etapu wstępnego wypełniania. Żaden z następnych sygnatariuszy nie będzie mógł ich edytować. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat procesu wstępnego wypełniania.

Uczestnik N (gdzie N oznacza rosnącą wartość począwszy od 1) – tutaj zaczynają się komplikacje...

Uczestnik 1 jest pierwszą osobą, na której adres e-mail wysłano dokument do podpisania lub zatwierdzenia. 

Uczestnik 2 to druga osoba zatwierdzająca lub podpisująca dokument

Należy pamiętać, że rola sygnatariusza oparta jest na kolejności, w jakiej wprowadzono adresy w polu Do: na karcie Wyślij.

Pierwszy adres e-mail w polu Do będzie Uczestnikiem 1. Drugi będzie Uczestnikiem 2 itd.

Proste, prawda?

Teraz, gdy znamy już proces wysyłania, można zauważyć, że na karcie Wyślij znajduje się dodatkowe pole wyboru oznaczone etykietą Muszę podpisać. Zaznaczenie go spowoduje dodanie nadawcy do kolejki podpisów. 

W przypadku opcji domyślnej, nadawca będzie ostatnim sygnatariuszem.

Jeżeli najpierw umowę musi podpisać dwóch klientów, będą oni odpowiednio Uczestnikiem 1 i Uczestnikiem 2, a nadawca będzie wówczas Uczestnikiem 3.

Jeśli zmienisz ustawienie, tak by nadawca podpisywał dokument jako pierwszy, będzie on Uczestnikiem 1, a klienci z powyższego przykładu odpowiednio Uczestnikami 2 i 3.

Teraz należy wziąć pod uwagę dokument wysyłany do trzech sygnatariuszy, przy założeniu, że podpisanie przez nich dokumentu ma się odbywać równolegle.  Wszystkie strony zostaną powiadomione jednocześnie, bez ustalonej kolejności w jakiej mają one złożyć swoje podpisy.  Kto będzie Uczestnikiem 1?

Krótka odpowiedź brzmi: prawdopodobnie pierwszy adres e-mail wprowadzony w polu Do

Nieco dłuższa odpowiedź brzmi: pierwszy adres e-mail w polu do (przy założeniu, że nie zaznaczono pola wyboru Muszę podpisać i nie zdefiniowano nadawcy jako pierwszego sygnatariusza).

Wszyscy – ta rola pozwala dowolnemu sygnatariuszowi uzyskać dostęp do danego pola, wliczając w to stronę dokonującą wstępnego wypełniania.

W przypadku wybrania roli Wszyscy każda z osób może dokonać edycji pola dopóki nie zostanie ono wypełnione.  Po jego wypełnieniu, zawartość pola zostaje zablokowana i żaden z kolejnych sygnatariuszy nie będzie mógł jej edytować.

Typy pól

Dostępne są różne typy pól. Wiele z nich ma ściśle określoną funkcję (np. pole Podpis), a niektóre z nich bardziej ogólną (np. Pole tekstowe).

Pola te zostały podzielony między pięć kart:

Pola podpisu – te pola są właściwymi polami podpisów i kluczowym elementem procesu składania podpisów elektronicznych.

Pola podpisu przechowują tylko wartość podpisu sygnatariusza. Jeżeli istnieje więcej pól podpisu dla danego sygnatariusza, konieczne będzie wypełnienie pierwszego z nich. Wystarczy, że sygnatariusz kliknie kolejne pola, aby zastosować do nich tą samą wartość.

Inicjały, tak samo jak inne pola podpisu, wystarczy wypełnić tylko raz, a następnie kliknąć pozostałe pola.

Bloki podpisu są tak naprawdę obiektami kontenerów przechowującymi wszystkie pola wymagane przez konto do zakończenia podpisywania.  Domyślnie blok podpisu zawiera tylko pole Podpis oraz pole adresu e-mail.  Opcjonalnie administrator konta może skonfigurować ustawienia podpisu tak, by wymagały podania wartości dla pól Tytuł i/lub Firma. JEŚLI te wartości są wymagane, zostaną one zawarte w bloku podpisu.

Pola informacji o sygnatariuszu – te pola gromadzą i wyświetlają informacje dotyczące sygnatariusza/podpisu.

Pola te mają za zadanie ułatwienie użytkownikom procesu ponownego podpisywania dokumentów w przyszłości.

Być może użytkownik ma własną stronę ustawień, na której zdefiniowane jego nazwisko, tytuł i nazwę firmy.

Pola też pozwalają wprowadzić te informacje dla profilu sygnatariusza.

Uwaga: pole Firma nie jest zwykłym polem wprowadzania nazwy firmy.  Do tego pola należy przypisać rolę, a wprowadzona w nim zawartość zostanie zachowana jako informacje o firmie dla roli uczestnika, z którą powiązano pole.

Jeśli dla danego uczestnika zostanie umieszczone pole Tytuł i/lub Firma, usługa zachowa wprowadzone w nich informacje jako informacje o tytule/firmie danego sygnatariusza i w przypadku podpisywania przez niego dokumentu zawierającego te pola uzupełni je automatycznie.

Pole nazwiska sygnatariusza będzie zawierać zapisaną czcionką wersję zawartości wprowadzonej przez sygnatariusza w polu podpisu. To pole formularza pozostanie puste do momentu złożenia podpisu. Następnie zostanie ono uzupełnione.

Należy traktować to pole tak samo, jak miejsce, w którym na wielu formularzach znajduje się miejsce na wydrukowanie imienia i nazwiska.

Pole (adres) E-mail zostanie automatycznie uzupełnione za pomocą adresu e-mail sygnatariusza. Adres e-mail jest znaną wartością, więc można ją wprowadzić w tym polu.

Uwaga: podobnie jak w przypadku pól Tytuł i Firma, nie należy używać tego pola do zbierania adresów e-mail.  Aby pobrać adres e-mail, należy skorzystać z Pola tekstowego (patrz poniżej).

Data — to pole pokazuje datę momentu złożenia podpisu przez danego uczestnika.  Nie jest to pole służące do wprowadzania daty.  Jeżeli konieczne jest wprowadzanie, należy skorzystać z Pola tekstowego.

Pola danych – pola danych umożliwiają zbieranie informacji o dokumencie, które wykraczają poza identyfikację sygnatariusza.  Są to narzędzia służące do gromadzenia informacji od klientów i są najczęściej stosowanym typem pól.

Pola tekstowe są typowymi polami wprowadzania zawartości wymaganej od sygnatariusza. Informacje takie jak dane kart kredytowych, adresy, numery telefonów, notatki lub opisy... Wszystko to, czego trzeba do zawarcia umowy.

Pola typu Lista rozwijana przydają się, gdy klient musi wybrać jedną z dostępnych opcji.

Pola wyboru pozwalają klientowi na wybór wszystkich tych opcji, które mają zastosowanie w jego przypadku

Przyciski opcji są przeciwieństwem pól wyboru i służą do przedstawiania szeregu opcji, z których sygnatariusz może wybrać tylko jedną.

Więcej pól – karta ta w zasadzie nie zawiera pól danych. Zawarto na niej jednak opcje związane z załącznikami oraz możliwością definiowania miejsca docelowego hiperłącza w dokumencie.

Stemple — te typy pól wypełniane są przez usługę Acrobat Sign w celu pokazania danych transakcji, które zwykle nie znajdują się na dokumencie.

Stempel uczestnictwa pokazuje nazwisko, czas oraz adres e-mail dla uczestnika (roli), do którego przypisano dane pole.

Pole Nr transakcji służy do wyświetlania numeru transakcji (przydatne w przypadku wystąpienia problemów i konieczności wyśledzenia transakcji przez dział obsługi technicznej).

Narzędzia Układ / Wyrównanie

Po umieszczeniu wszystkich pól na swoim miejscu ostatnim krokiem jest ich wyrównanie w celu nadania formularzowi przejrzystego i profesjonalnego wyglądu.

Na lewym skraju wstążki pola widoczna jest ikona linijki.  Kliknij ją, aby wyświetlić narzędzie wyrównywania.

Wybierz jedno pole, które ma posłużyć za wzór, a następnie przytrzymaj naciśnięty klawisz CTRL (lub Command) i zaznacz drugie pole.  Podświetlone zostaną ikony, których użycie spowoduje wyrównanie pól zgodnie z małą linią widoczną na ikonie.  Na przykład pierwsza ikona pokazuje linię znajdująca się u góry dwóch pól, więc pola zostaną wyrównane względem ich górnych krawędzi.

Opcje funkcji Rozmiar umożliwiają wybór wielu pól, a następnie dopasowanie ich do jednego rozmiaru.

Pierwsza ikona dostosowuje wysokość pól, druga ich szerokość, zaś trzecia ikona powoduje dopasowanie obu wymiarów. Rozmiar pól zostanie zmieniony tak, by odpowiadał rozmiarowi pierwszego zaznaczonego pola.