Adobe Sign dla SharePoint — instrukcja mapowania szablonów

Opis ogólny

Adobe Sign obsługuje powiązanie danych między listami SharePoint a polami formularza umowy.

Przy użyciu obiegów pracy i mapowania pól listy do pól formularza możesz automatycznie wstępnie wypełnić dokumenty przed wysłaniem, skracając czas wypełniania formularzy przez nadawców i/lub sygnatariuszy i ograniczając ryzyko pomyłek przy wprowadzaniu danych.

W razie potrzeby można również utworzyć mapowanie wyodrębniające dane z pól formularza z podpisanej umowy w celu wypełnienia listy SharePoint.


Kilka słów na temat tworzenia formularzy internetowych z polami

Pomyślne mapowanie wymaga stworzenia formularzy internetowych ze zdefiniowanymi nazwami pól, dzięki czemu można logicznie powiązać pola listy z polami formularza Adobe Sign.

Istnieje wiele sposobów tworzenia formularzy, które można następnie przesłać do usługi Adobe Sign:

  • Środowisko tworzenia aplikacji Adobe Sign umożliwia automatyczne wykrywanie pól, co znacznie przyspiesza tworzenie formularzy.
    • Automatycznie rozmieszczone pola formularza mają nazwę ogólną (pole niestandardowe 1) i należy zmienić ich nazwę na coś wskazującego na użycie pola.
  • Formularze w formacie PDF można również tworzyć przy użyciu programu Acrobat.  Formularze programu Acrobat mogą również automatycznie wykrywać odpowiednie miejsce pola.
    • Program Acrobat automatycznie umieszcza pola, używając nazwy pola pochodzącej z tekstu dokumentu. Nazwy te są często niejasne lub rozbudowane i należy je edytować do intuicyjnej wartości, aby można było je wstawić w pole.
  • Znaczniki tekstowe mogą być używane, jeśli generowanie dokumentu tworzy edytowalny dokument tekstowy.

Mapowanie pól opiera się na logicznym powiązaniu nazwy pola w formularzu i nazwy kolumny w programie SharePoint.

Niezależnie od używanej metody należy poprawnie nazwać pola, aby można je było łatwo zidentyfikować, gdy są wyświetlane w formacie listy (podczas procesu mapowania).

Uwaga:

Obsługiwane są następujące typy kolumn SharePoint: Pojedynczy wiersz tekstu, Liczba, Wybór („Przyciski opcji”), Wiele wierszy tekstu, Tak/nie (pole wyboru). 

Typ kolumny SharePoint Typ pola Adobe Sign
Pojedynczy wiersz tekstu Tekst
Liczba Tekst
Wiele wierszy tekstu Tekst wielowierszowy
Tak/nie (pole wyboru) Pole wyboru


Obieg pracy mapowania szablonu krok po kroku

W poniższym przykładzie administrator programu SharePoint chce wysłać umowy do listy klientów.

Istniejąca lista programu SharePoint z klientami zawiera już pewne szczegóły dotyczące poszczególnych odbiorców („Imię” i „Nazwisko”), ale zbierane są dodatkowe informacje („Wiek” i „Zawód”).

Utworzony zostanie formularz (za pomocą znaczników tekstowych) w celu zaimportowania wartości nazw z listy programu SharePoint i zebrania żądanych nowych wartości.

Po zakończeniu umowy wartości mapowanych pól w formularzu są ponownie umieszczane na liście programu SharePoint.

Uwaga:

W tym przykładzie przedstawiono formularz zawierający tylko pola w celu zachowania przejrzystości.

Formularz będzie prawdopodobnie miał dużo więcej zawartości, ale pola będą działały tak samo.

  1.  Tworzenie listy programu SharePoint

    Zaloguj się do witryny SharePoint i utwórz listę sygnatariuszy (są to osoby, do których chcesz wysłać umowę do podpisania).

    • W tym przykładowym obiegu pracy użyjemy pana Jana Kowalskiego.
    obraz

  2. Utwórz szablon umowy (za pomocą formatu Word, PDF itp.)

    Należy pamiętać o użyciu odpowiednich znaczników tekstowych, które powinny być podobne do następujących: {{first_name}}

    W tym przykładzie używamy dokumentu o nazwie test_mapowania.docx, który zawiera cztery znaczniki tekstowe:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    obraz

  3. Utwórz mapowania szablonów

    Istnieją dwa rodzaje mapowania szablonów:

    • Mapowanie SharePoint do umowy służy do wstępnego wypełniania szczegółów z listy SharePoint (krok 1) do umowy Adobe Sign.
    1. Wybierz przycisk opcji Mapowania SharePoint do umowy.
    2. Wybierz właściwą listę z rozwijanego menu.
      • Należy skonfigurować mapowanie szablonu dla poprawnej listy (np.: lista utworzona w kroku 1). W przeciwnym razie mapowanie szablonu nie będzie działać poprawnie.
      • Możesz zdefiniować unikatowe mapowania szablonów dla poszczególnych list programu SharePoint.
    3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami SharePoint i Umowa.
      • Pole SharePoint jest nazwą kolumny wymienionej na liście programu SharePoint (krok 1).
      • Pole Umowa jest nazwą „Znacznik tekstowy” używaną w szablonie umowy (krok 2).
      • W tym przykładzie używamy wartości „FirstName” i „LastName” dla programu SharePoint → Mapowanie umowy, dzięki czemu odpowiednie wartości „first_name” i „last_name” zostaną wstępnie wypełnione w szablonie umowy przy użyciu wartości z listy programu SharePoint.
    Mapowanie SharePoint do umowy

    • Mapowanie umowy do programu SharePoint służy do aktualizowania listy programu SharePoint wartościami z pól umowy po zakończeniu umowy:
    1. Wybierz przycisk opcji Mapowanie umowy do programu SharePoint.
    2. Wybierz odpowiednią listę z rozwijanego menu. 
    3. Skonfiguruj prawidłowe mapowanie między polami programu SharePoint i umowy. 
      • W tym przykładzie używamy pól „Zawód” i „Wiek” dla Umowa → Mapowanie SharePoint, które odpowiada polom „zawód” i „wiek” znacznika tekstowego.
    Mapowanie umowy do SharePoint

  4. Rozpocznij Wyślij do podpisania

    Mając poprawnie powiązane pola między listą a szablonem umowy, możesz wysłać umowę:

    • Przejdź do listy programu SharePoint (utworzonej w kroku 1).
    • Wybierz sygnatariusza z listy. W tym przykładzie jest to pan Jan Kowalski.
    • Przejdź do menu wstążki Adobe Sign i wybierz opcję Wyślij do podpisania.
    obraz

  5. Wybierz szablon umowy

    Na tym etapie należy wybrać właściwy szablon umowy utworzony w kroku 2.

    • Wybierz szablon umowy (test_mapowania w tym przykładzie).
    • Kliknij opcję Dołącz.
    obraz

  6. Uzupełnij stronę wysyłania

    • Wprowadź adres e-mail odbiorcy
      • Jeśli postępujesz zgodnie z tym przykładem, wprowadź adres e-mail, do którego masz dostęp.
        • Ten adres e-mail musi być inny niż adres, z którego wysyłasz umowę.
    • Zmień Wiadomość stosownie do potrzeb.
    • Sprawdź, czy w sekcji Pliki dołączono prawidłowy szablon umowy.
    • Zaznacz opcję Wyświetl podgląd i dodaj pola podpisu.
    • Kliknij przycisk Dalej.
    Konfiguruj umowę.

  7. Sprawdź mapowanie szablonu umowy przez program SharePoint

    Na tym etapie powinna istnieć możliwość sprawdzenia, czy mapowanie szablonu umowy w programie SharePoint działa poprawnie.

    Zgodnie z naszym przykładem nazwy „imię” i „nazwisko” zostały automatycznie uzupełnione odpowiednimi informacjami na podstawie informacji z listy programu SharePoint:

    • Sprawdź, czy każde mapowane pole importuje poprawne wartości.
    • Sprawdź, czy niezmapowane pola są puste. Są to pola, które wypełnia odbiorca.
    • Dodaj dodatkowe pola zgodnie z wymaganiami.
      • Dodaj co najmniej pole Podpis.
    • Kliknij przycisk Wyślij
    Dodawania pól formularza

  8. Zakończ obieg pracy sygnatariusza

    Odbiorca wypełnia umowę:

    • Odbiorca uzyskuje dostęp do umowy za pomocą łącza w wiadomości e-mail.
      • Jeśli korzystasz z przykładu, zaloguj się do skrzynki-e-mail, na którą wysłano umowę.
    • Odbiorca wypełnia formularz umowy.
      • Wprowadź wartości dla pól zawód i wiek.
    • Podpisz dokument.
    • Kliknij przycisk Kliknij, aby podpisać, aby zakończyć proces podpisywania.
    Kliknij, aby podpisać

  9. Weryfikuj umowę → Mapowanie programu SharePoint

    Po pomyślnym zakończeniu umowy:

    • Zaloguj się ponownie na koncie SharePoint.
    • Przejdź do listy programu SharePoint (krok 1).
    • Sprawdź, czy mapowanie umowy programu SharePoint zadziałało poprzez sprawdzenie listy i sprawdzenie, czy nowe wartości z szablonu umowy zostały przesłane do programu SharePoint.
    obraz

Logo Adobe

Zaloguj się na swoje konto