Sobre fluxos de trabalho de aprovação

Os usuários do Acrobat (somente chinês tradicional, chinês simplificado, japonês e coreano) podem enviar PDFs como anexos de e-mail a serem aprovados por outros usuários. Quando os participantes abrem uma solicitação de aprovação no Acrobat (todos os idiomas), eles podem aprovar o PDF adicionando um carimbo de identidade digital. Em seguida, eles podem enviar o PDF a outros aprovadores ou retornar o PDF ao iniciador e outros participantes apropriados. O iniciador pode controlar o progresso optando por receber notificações cada vez que o PDF for aprovado. O fluxo de trabalho encerra quando o último participante adiciona a aprovação final. Se um PDF não for aprovado, será necessário reiniciar o fluxo de trabalho de aprovação.

Observação:

Ao usar o Acrobat Pro para iniciar o fluxo de trabalho, é possível convidar usuários do Reader 9 ou mais recente ao permitir comentários no PDF.


O assistente configura fluxos de trabalho de aprovação (à esquerda); a paleta Carimbos fornece carimbos para aprovar documentos (à direita).

 

Como enviar um PDF para aprovação

Quando você envia um PDF por email para aprovação (somente chinês tradicional, chinês simplificado, japonês e coreano), os aprovadores recebem o PDF como um anexo de email. Quando os destinatários abrem o anexo de PDF, eles podem aplicar um carimbo de identidade digital da paleta Carimbos e, em seguida, fazer a seleção apropriada na barra de mensagens do documento.

Para enviar um PDF para aprovação, use o assistente no Acrobat. O assistente fornece instruções na tela para ajudá-lo a convidar aprovadores, personalizar instruções e enviar o PDF.

No Acrobat Pro, o assistente permite comentários no PDF para que os usuários do Acrobat Reader possam participar no fluxo de trabalho aprovado.

Antes de iniciar um fluxo de trabalho de aprovação, verifique se o aplicativo de email está configurado para funcionar com o Acrobat.

  1. Para iniciar um fluxo de trabalho de aprovação, selecione Compartilhar > Enviar por email para aprovação.
  2. Se solicitado, digite o endereço de email na caixa de diálogo Configuração da identidade.
  3. Especifique um PDF e clique em Avançar.
  4. Digite o endereço de email do primeiro aprovador na caixa Para.
  5. (Acrobat Pro) Se você deseja ativar a participação dos usuários do Reader ou se deseja ser notificado sobre o status de aprovação para cada participante, especifique estas opções.
  6. (Acrobat Standard) Se você deseja ser notificado sobre o status de aprovação para cada participante, especifique estas opções.
  7. (Opcional) Digite instruções adicionais para o primeiro aprovador na parte superior da mensagem de email.

    Somente a mensagem de texto padrão e as instruções são encaminhadas para os demais aprovadores.

    Observação:

    O email do convite contém instruções que ajudam os participantes a concluir o processo de aprovação. Evite alterar ou remover esse texto.

  8. Clique em Enviar convite.

Como participar de um fluxo de trabalho de aprovação

Se você for convidado a participar de um fluxo de trabalho de aprovação, receberá uma mensagem de email com instruções passo a passo sobre como aprovar o PDF anexado. Ao abrir o PDF, a paleta Carimbos será aberta e a barra de mensagens do documento aparecerá na parte superior do PDF. Se sua versão do Acrobat é anterior à 7.0, será necessário fazer o download da versão mais recente do Reader.

Na paleta Carimbos, é possível selecionar qualquer um dos carimbos de identidade digital para aprovar o documento. Um carimbo de identidade digital contém informações de identidade fornecidas por você, como nome, cargo, organização e endereço de email. É possível usar um carimbo de identidade no lugar de uma assinatura. Quando um carimbo é aplicado, ele se torna parte do conteúdo da página do documento. Você pode excluir seu próprio carimbo durante o processo de aprovação, mas, após a conclusão desse processo, o carimbo ficará bloqueado. Não é possível mover ou excluir carimbos de outros participantes.

Você também pode rejeitar documentos que não atendem aos padrões.

Além de adicionar carimbos digitais a um PDF, também é possível adicionar outros tipos de comentários, incluindo comentários de notas, edições de texto, carimbos personalizados e anexos de arquivo.

Como aprovar um PDF

  1. Abra o anexo PDF na mensagem de email que contém o convite para aprovação.

    Observação:

    Se você ainda não tiver adicionado informações de identidade ao carimbo, será solicitado que você o faça.

  2. Selecione um carimbo na paleta Carimbos. (Para visualizar todos os carimbos, use a barra de rolagem ou arraste um canto para redimensionar a janela.)
  3. Clique no documento para aplicar seu carimbo de aprovação.

    Observação:

    Para excluir um carimbo de identidade digital que foi aplicado, selecione-o e pressione a tecla Delete (Excluir). Se você selecionar Imprimir, Salvar uma cópia ou E-mail durante o processo de aprovação, não será possível excluir o carimbo.

  4. Siga um destes procedimentos:
    • Para enviar o documento para o próximo aprovador, clique no botão Aprovar na barra de mensagens do documento. Na caixa de diálogo Enviar ao aprovador seguinte, digite o endereço de e-mail do próximo aprovador na caixa Para, adicione endereços de outros destinatários conforme apropriado e clique em Enviar.

    • Para concluir o processo de aprovação, clique no botão Aprovação final na barra de mensagens do documento. Na caixa de diálogo Concluir aprovação final, especifique se deseja enviar uma notificação de aprovação a partir do menu Método de aprovação final. Se você enviar uma notificação, digite um endereço de e-mail na caixa Para, adicione endereços de outros destinatários conforme apropriado e clique em Enviar. Caso não envie uma notificação, clique em Concluir.

      Se a opção Notificar o iniciador sobre o status da aprovação por e-mail for selecionada, uma notificação de e-mail separada será exibida, endereçada ao iniciador. Clique em Enviar para enviar essa notificação.

  5. Salve o PDF.

    Observação:

    Se o PDF for enviado usando o botão Email , na barra de ferramentas, ele deixará de fazer parte do fluxo de trabalho. As opções de aprovação não ficarão disponíveis para o destinatário da mensagem de email.

Como rejeitar um PDF

Se o PDF que você recebeu em uma solicitação de aprovação não atender aos requisitos de aprovação, use as opções disponíveis na barra de mensagens do documento para rejeitar o documento e retorná-lo ao iniciador. Se um PDF for rejeitado, o fluxo de trabalho de aprovação deverá ser reiniciado.

  1. Abra o anexo PDF na mensagem de email que contém o convite para aprovação.
  2. Clique no botão Rejeitar na barra de mensagem de documentos.
  3. Na caixa de diálogo Rejeitar e enviar notificação, digite o endereço de e-mail do iniciador na caixa Para. Se a opção Notificar o iniciador sobre o status da aprovação por email for selecionada, uma mensagem de email separada será enviada ao iniciador da aprovação. Clique em Enviar.
  4. Clique em Enviar na mensagem de e-mail exibida.

Como adicionar ou alterar informações sobre identidade de um carimbo digital

  1. No menu Carimbo do painel Anotações, escolha a Mostrar paleta de carimbos.
  2. Na paleta Carimbos, selecione Carimbos de identidade digital, clique com o botão direito do mouse no carimbo e escolha Editar identidade.
  3. Na caixa de diálogo Configuração da identidade, digite ou edite seu nome, cargo, nome da empresa, departamento e endereço de e-mail e clique em Concluir.

Observação:

É possível ainda alterar suas informações de identidade na caixa de diálogo Preferências. Em Categorias, selecione identidade.

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