Automatisera avtalsprocesser

Automatisera avtalsprocesserna

En affärsavtalsprocess är ett system av sammankopplade steg, från att initiera ett avtal till de sista stegen att avsluta ett avtal. Uppgifterna som ingår i de olika delarna av ett avtal är viktiga för avtalshanteringen men i stället för att spåra varje uppgift manuellt kan du automatisera dessa uppgifter genom att konfigurera flöden i Adobe Acrobat Sign för Salesforce.

Processerna bygger på logik och innehåller en utlösande händelse, minst ett villkor och minst en åtgärd som kan utföras i realtid och/eller som en schemalagd händelse.

Adobe Acrobat Sign för Salesforce har stöd för följande två åtgärdstyper: Uppdatera poster och Apex-åtgärd.

Se hur du kan:

• Konfigurera flöden med åtgärdstypen Uppdatera poster.
• Konfigurera flöden med åtgärdstypen Apex-åtgärd.

Konfigurera flöden med Uppdatera poster

Du kan använda åtgärdstypen Uppdatera poster i processbyggaren i Salesforce för att ställa in plocklist-fältet Bakgrundsåtgärd på avtalsposten för att anropa en åtgärd.

Med Adobe Acrobat Sign kan du skapa en ny process som löses ut baserat på poständringshändelser och sedan anropar en åtgärd i det relaterade Adobe Acrobat Sign-avtalet. Du kan styra när åtgärden utförs (t.ex. efter vilken fältuppdatering på huvudposten) och vilka avtal som väljs för åtgärden.

Åtgärdstypen Uppdatera poster stöder följande åtgärder: Skicka, Avbryt, Radera, Påminn och Uppdatera.

Du kan skapa åtgärdsflöden med Uppdatera poster för Adobe Acrobat Sign-avtal vilket visas nedan.

Startelementet för flödet Uppdatera poster definierar när det automatiska flödet aktiveras. I dialogrutan Konfigurera start ska du ange Salesforce-objektet vars poster ska utlösa flödet, ange när flödet måste utlösas och ange postvillkor för ett eller flera fält.

Bakgrundsåtgärden Update Records anger en bakgrundsåtgärd för att uppdatera de markerade poster som uppfyller villkoret. För att ändra en bakgrundsåtgärd för Uppdatera poster kan du välja åtgärden Uppdatera poster och sedan Redigera element.

I dialogrutan Redigera Uppdatera poster:

1. Välj hur du vill att flödet ska söka efter poster. Om du till exempel vill uppdatera alla poster som är relaterade till posten Opportunity ska du välja Uppdatera poster som tillhör posten Opportunity som utlöste flödet och sedan fylla i post-ID:t under Välj relaterade poster.
   
   Obs! Post-ID:t måste innehålla namnrymden ”echosign_dev1”. Objektet echosign_dev1 är associerat med de vanliga Salesforce-objekten, till exempel Account eller Opportunity. Om avtalen är relaterade till ett anpassat objekt är namnet unikt för organisationen.
2. Ange filtervillkor efter behov.
3. Ange bakgrundsåtgärden genom att tilldela ett värde för fältet echosign_dev1_Background_Action_c.
4. Välj Klart.

Konfigurera flöden med Apex-åtgärd

Du kan använda åtgärdstypen Apex-åtgärd i processbyggaren i Salesforce för att anropa en Invocable-metod som ingår i det hanterade paketet för att utföra motsvarande åtgärd. 

Du kan skapa en ny process som löses ut baserat på poständringshändelser och sedan utför en åtgärd på ett relaterat Adobe Acrobat Sign-avtal.

Apex-åtgärden stöder följande åtgärder: Skicka, Avbryt, Radera, Påminn, Uppdatera och Läs in (mall).

Adobe Acrobat Sign tillhandahåller följande anropbara åtgärder som är konfigurerade för Apex-åtgärdsflöden:

• Avbryt avtal [AgreementCancelInvocableAction]
• Radera avtal [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• Läs in avtalsmall [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• Skicka avtal [AgreementSendInvocableAction]
• Skicka avtalspåminnelse [AgreementRemindInvocableAction]
• Uppdatera avtal [AgreementUpdateInvocableAction]

Du kan skapa Apex-åtgärdsflöden för Adobe Acrobat Sign-avtal vilket visas nedan.

Startelementet är konfigurerat för ett Salesforce-objekt vars poster ska utlösa flödet när avtal skapas, uppdateras eller raderas. Du kan konfigurera flödesutlösaren och ange startvillkor. Apex-åtgärdsflödet nedan är till exempel konfigurerat för att utlösas när en post uppdateras på villkor att avtalsfasen är förhandling/granskning.

Elementet Tilldelning definierar körningsvariablerna för avtalsmallen. Du måste skapa en ny variabelresurs som lagrar värden som ska användas under flödet. I elementet Tilldelning kan du välja variabeln och konfigurera värden med en lämplig operator.

Du kan konfigurera flera värden för en variabel. Konfigurera till exempel variabeln så att värdena för mottagar-ID och bilage-ID väljs med hjälp av operatorn Lägg till: 

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

Om en variabel ska acceptera flera värden måste du aktivera Tillåt flera värden (samling) i inställningarna för variabelresursen. Så här kontrollerar eller ändrar du variabelinställningarna:

1. Välj  för att öppna verktygslådan.
2. Välj den variabel som du vill verifiera eller redigera under Samlingsvariabler.
3. I dialogrutan Redigera variabel kontrollerar du inställningarna.
4. Om du vill ändra variabelinställningarna väljer du 
5. I dialogrutan Redigera variabel ändrar du inställningarna efter behov och väljer sedan Klart.

Elementet Apex-åtgärd definierar indatavärdena för avtalsflödet enligt nedan.

• I fältet Avtalsmall-ID måste du ange mall-ID för avtalsmallen som du vill konfigurera flödet för. 
• I Körningsvariabler för avtalsmall måste du ange variabeln som du definierade med hjälp av elementet Tilldelning ovan.

Obs! I fältet Körningsvariabler för avtalsmall accepteras inte flera värden. Ett försök att ange flera värden i ett kommaseparerat format kan resultera i ett fel i flödet.  

• I fältet Asynkron bearbetning kan du konfigurera värdet som sant eller falskt.
• I fältet Huvudpostens ID måste du ange huvudpostens ID.

Apex-åtgärdsflöden tillhandahåller följande funktioner:

• De stödjer schemalagda åtgärder.
• De stödjer automatisk sändning för avtalsmallar, det vill säga avtal som automatiskt kan genereras och skickas.
• Alla åtgärder kan ta emot flera begäranden i samma anrop.
• Eventuella undantag fångas och lagras i resultatposten och loggas som ett fel i loggen för Apex-felsökning för att undvika att processen blockeras.
• Parametern för funktionen Malläsning (Asynkron bearbetning) styr om mallbearbetningen sker i synkront eller asynkront läge. Anroparen måste ange om mallinläsning ska köras i synkront eller asynkront läge.
  • Standardprocessen körs i synkront läge. De flesta processer bör köras synkront.
  • Om skicka automatiskt är aktiverat måste processen ha synkront läge.
  • En anmärkningsvärd asynkron process kan vara att läsa in ett Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokument.

Apex-åtgärdsflöden har följande begränsningar:

• Kombinationen av mallar med automatisk sändning och Adobe Acrobat Sign-biblioteksdokument stöds inte på grund av en begränsning i Salesforce där en tråd inte kan starta en annan tråd.
  
• För alla parametrar som skickas in i den anropsbara åtgärden kan du endast referera till överordnade fält. Du kan inte vidta åtgärder på underordnade avtal under en huvudpost.
• Det stöder inte åtgärder som returnerar ett värde, som att hämta dokumentinformation eller en signerings-URL.