Användarhandbok Avbryt

Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 online: Användarhandbok

Sök
Adobe Sign

Adobe Sign

Öppna appen
  1. Adobe Acrobat Sign-integreringar
  2. Nyheter
  3. Produktversioner och livscykel
  4. Acrobat Sign för Salesforce
    1. Installera paketet
    2. Konfigurera paketet
    3. Användarhandbok
    4. Aktivera digital autentisering
    5. Användarhandbok för utvecklare
    6. Handbok om avancerad anpassning
    7. Användarhandbok för fältmappning och mallar
    8. Användarhandbok för den mobila appen
    9. Flödesautomatiseringsguide
    10. Användarhandbok för Document Builder
    11. Konfigurera stora dokument
    12. Användarhandbok för uppgraderingar
    13. Versionsinformation
    14. Svar på vanliga frågor
    15. Felsökningsguide
    16. Ytterligare artiklar
  5. Acrobat Sign för Microsoft
    1. Acrobat Sign för Microsoft 365
      1. Installationshandbok
    2. Acrobat Sign för Outlook
      1. Användarhandbok
    3. Acrobat Sign för Word/PowerPoint
      1. Användarhandbok
    4. Acrobat Sign för Teams
      1. Användarhandbok
      2. Användarhandbok för Live Sign
      3. Användarhandbok för mobilt
      4. Versionsinformation
      5. Microsoft Teams-godkännanden
    5. Acrobat Sign för Microsoft PowerApps och Power Automate
      1. Användarhandbok
      2. Versionsinformation
    6. Acrobat Sign Connector för Microsoft Search
      1. Användarhandbok
      2. Versionsinformation
    7. Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 
      1. Översikt
      2. Dynamics Online: installationshandbok 
      3. Dynamics Online: användarhandbok 
      4. Dynamics On-Prem: installationshandbok 
      5. Dynamics On-Prem: användarhandbok
      6. Handbok för arbetsflöde för Dynamics
      7. Dynamics 365 för Talent
      8. Användarhandbok för uppgraderingar
      9. Versionsinformation
    8. Acrobat Sign för Microsoft SharePoint 
      1. Översikt
      2. SharePoint On-Prem: installationshandbok
      3. SharePoint On-Prem: användarhandbok för mallmappning
      4. SharePoint On-Prem: användarhandbok
      5. SharePoint On-Prem: versionsinformation
      6. SharePoint Online: installationshandbok
      7. SharePoint Online: användarhandbok för mallmappning
      8. SharePoint Online: användarhandbok
      9. SharePoint Online: användarhandbok för mappning av webbformulär
      10. SharePoint Online: versionsinformation
  6. Acrobat Sign för ServiceNow
    1. Översikt
    2. Installationshandbok
    3. Användarhandbok
    4. Versionsinformation
  7. Acrobat Sign för HR ServiceNow
    1. Installationshandbok (Utgången)
  8. Acrobat Sign för SAP SuccessFactors
    1. Installationshandbok för Cockpit (ersatt)
    2. Installationshandbok för rekrytering (inaktuell)
    3. Användarhandbok för rekrytering
    4. Installationshandbok för Cloud Foundry
    5. Versionsinformation
  9. Acrobat Sign för Workday
    1. Installationshandbok
    2. Snabbstart
    3. Självstudiekurs i konfiguration
  10. Acrobat Sign för NetSuite
    1. Installationshandbok
    2. Versionsinformation
  11. Acrobat Sign för SugarCRM
  12. Acrobat Sign för VeevaVault
    1. Installationshandbok
    2. Användarhandbok
    3. Användarhandbok för uppgraderingar
    4. Versionsinformation
  13. Acrobat Sign för Coupa BSM Suite
    1. Installationshandbok
  14. Acrobat Sign för Zapier
    1. Acrobat Sign för Zapier översikt
    2. Arbetsflöden för e-signering som stöds      
    3. Åtgärder som stöds
    4. Skapa automatiserade arbetsflöden för e-signering
  15. Utvecklingsdokumentation för Acrobat Sign
    1. Översikt
    2. Webhookar
    3. Texttaggar

Översikt

Acrobat Sign erbjuder en plug-and-play-integreringslösning med Microsoft Dynamics CRM som ger följande fördelar:

  • Påskyndar offert-till-kontanter processen genom att skicka avtal, t.ex. kontrakt och försäljningsdokument.
  • Kontrakt fylls automatisk i med data från Dynamics-enheter (som konton och kontakter) och data från de som deltar i signeringsprocessen sparas sedan tillbaka i Dynamics.
  • Möjliggör mobil funktionalitet via Sales Hub. Den här funktionen är endast tillgänglig för installationer på Dynamics 365 9.x och senare.
  • Gör det möjligt för mottagare att enkelt signera var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst.
  • Gör det möjligt sändaren att spåra dokument som har skickats med Dynamics för signatur.
  • Eliminerar de manuella stegen i hela processen.

Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 online: Användarhandbok för installation ger instruktioner om hur du:

Ytterligare resurser

För att uppgradera ditt redan installerade Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365-paket till den senaste versionen se Användarhandbok för uppgradering.

Kontakta kundsupport om du har några frågor eller funderingar om installationsprocessen.

Förutsättningar

För att framgångsrikt kunna installera och använda Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 måste du se till att:

  • De Språkpaket som krävs är installerade i Dynamics 365.
  • Användaren har ett licensierat Acrobat Sign-konto på företagsnivå eller ett testkonto på företagsnivå.
    E-postadressen för Acrobat Sign admin måste vara densamma som den för installation av Dynamics CRM admin. Om en administratör på gruppnivå skapar en integreringsnyckel måste användarna ha ett medlemskap i den administratörens primära grupp för att kunna komma åt applikationen.  
  • Alla möjliga användardomäner är inkluderade. Inkludera inte offentliga domäner såsom gmail.com, yahoo.com och andra.
  • Du måste skaffa en lista över alla användare i Acrobat Sign-systemet som använder dina företagsägda domäner och begära att giltiga användare flyttas till ditt CRM-länkade Acrobat Sign-konto. 
    Obs! Alla användarens e-postadresser måste matcha den primära e-postadress av CRM-användaren. Annars måste du ändra e-postvärdet för Acrobat Sign.
  • Acrobat Sign användare och administratörer tilldelas CRM-klientlicenser för att läsa/skriva i Dynamics-miljön.
  • Storleksgränsen för uppladdning av filer kan konfigureras i CRM (standard är 5 MB). Ett felmeddelande visas om en användare försöker bifoga en fil som är större än det konfigurerade värdet. Om den signerade PDF-filen är större än det konfigurerade värdet, hindrar Dynamics filen från att bifogas till den överordnade (eller mappade) enheten.

Webbläsare som stöds

  • Chrome – aktuell version
  • Firefox – aktuell version
  • Safari – aktuell version
  • Edge – aktuell version

Edge-webbläsare

För att Microsoft Dynamics ska fungera smidigt i webbläsaren Microsoft Edge måste du betro nedanstående webb sites i din webbläsares säkerhetskonfiguration:

  • https://*.adobesigncdn.com
  • https://*.adobesign.com
  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://cc-api-data.adobe.io
  • Om du använder ett identitetshanteringssystem från tredje part, behöver den URL:en också läggas till

Installera Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 Online

  1. Gå till Microsoft AppSource-sidan för Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 paketet och välj Hämta det nu.

    app-store-skaffa-det-nu

    Obs!

    För en kostnadsfri provperiod av Adobe Acrobat Sign, begär en 30-dagars kostnadsfri provperiod Adobe Acrobat Sign för Dynamics CRM.

  2. I dialogrutan Bekräfta din information som visas verifierar du din användarinformation och granskar behörighetsinformationen. När du är klar välj Hämta det nu.

    Hämta-det-nu-bekräfta-detaljer

  3. På Installera Adobe Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 rutan som öppnas:

    1. Från 'Välj en miljö' rullgardinsmenyn välj en lämplig miljö där du vill installera Acrobat Sign.
    2. Markera kryssrutan 'Jag godkänner Microsofts juridiska Villkor och Sekretesspolicy'.
    3. Markera kryssrutan 'Jag godkänner Sekretesspolicyn och juridiska villkor för import av paket till Dynamics 365'.
    4. Välj Installera.
    Obs!

    Om ett föregående Adobe Acrobat Sign för Dynamics paket redan är installerat uppgraderas det till den nya versionen.

    dynamics-install

  4. På Power Platform Administrationscenter sidan som öppnas kontrollerar du installationsförloppet. Det kan ta cirka 30 minuter. För att uppdatera statusen uppdatera sidan.

    package-installed

Konfigurera Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365

När du har installerat Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 paketet måste du göra följande konfigurationsinställningar

När du installerar Acrobat Sign för Microsoft Dynamics 365 online för första gången måste du generera en integrationsnyckel i Acrobat Sign samt ange den i Dynamics 365 Online-miljön. Integreringsnyckeln är den åtkomsttoken som autentiserar Adobe Sign- och Dynamics-miljöerna att lita på varandra och dela innehåll.

Så här genererar du en integrationsnyckel i Acrobat Sign:

  1. Logga in på Microsoft Dynamics 365 med dina administratörskontouppgifter.
    Ditt administratörskonto i Acrobat Sign har din integreringsnyckel.

  2. Navigera till Adobe Acrobat Sign > Startsida.

  3. Under fältet Integreringsnyckel välj Gå till Adobe Acrobat Sign för att generera integreringsnyckeln.

  4. Logga in med dina administratörsuppgifter på inloggningssidan för Acrobat Sign. 

    E-postadressen till ditt administratörskontot ska vara samma e-postadress som för Dynamics-admin.

  5. Navigera till Konto > Acrobat Sign-API > API-information. Välj sedan Integreringsnyckel.

    Obs!

    Om du inte ser Integreringsnyckel länken på din API-information sida kontakta Kundsupport för att ändra dina kontoinställningar så kan den här nödvändiga funktionen visas.

    signerings-integration-nyckel

  6. På Skapa integrationsnyckel gränssnitte:

    • Ange ett intuitivt namn för nyckeln som till exempel Dynamics CRM.
    • Aktivera de följande elementen:
      • user_read
      • user_write
      • user_login
      • agreement_read
      • agreement_write
      • agreement_send
      • library_read
      • library_write
    • Välj Spara.
    skapa-integrerings-nyckel

  7. På Åtkomsttoken sidan som öppnas:

    1. Välj den nyckel som du precis skapade. Detta visar Integreringsnyckel länken som visas nedan.
    2. Välj Integreringsnyckel.
    3. Kopiera nyckeln och spara den för följande steg.
    4. Välj OK.
    tillgång-integreringsnyckel

    kopiera-integreringsnyckel

  8. Gå tillbaka till Dynamics CRM-miljön och utför följande steg:

    1. Gå till Adobe Acrobat Sign >Start.
    2. I fältet Integreringsnyckel klistrar du in nyckeln som du kopierade tidigare och väljer Validera.

  9. På Acrobat Signs startsida som visas:

    1. Klistra in nyckeln i fältet Integreringsnyckel.
    2. Välj Validera.
    När sidan uppdateras är integreringsnyckeln låst (med en grön bock som anger att installationen har slutförts) och knappen Validera ändras till Starta Adobe Acrobat Sign.

  10. Välj Starta Adobe Acrobat Sign.

  11. I dialogrutan Aktivera Adobe Acrobat Sign aktivitetsflöden som öppnas kan du välja Aktivera för att aktivera aktivitetsflöden för Adobe Acrobat Sign.

    Du kan manuellt aktivera eller inaktivera aktivitetsflöden på Administratörsinställningar > Konfigurationssida.

Du måste inaktivera äldre formuläråtergivning för att kunna använda Acrobat Sign. Så här gör du:

  1. På sidan Dynamics 365 CRM väljer du Inställningar >Administration (under System).

  2. På dialogrutan Systeminställningar ser du till att inställningen Använd äldre formuläråtergivning är inställd på Nej. Välj sedan OK.

Varje Dynamics-användare som förväntas använda Acrobat Sign-applikationen måste ha någon av följande säkerhetsroller konfigurerade i Dynamics-miljön:

  • Acrobat Sign Reader – Användaren ges skrivskyddad åtkomst till avtalsposter.
  • Adobe Sign-användare – Användaren kan arbeta med avtal och andra programenheter. Den här rollen gör det endast möjligt för användaren att visa sina egna poster och ger tillgång till inbyggda CRM-poster på användarnivå, som kontakter, konton, leads, säljprojekt, beställningar, fakturor och offerter.
  • Acrobat Sign-administratör – Ger utökad behörighet till Adobe Sign-användarrollen. Användaren kan bland annat justera globala inställningar och datamigrering, och har även uppsikt över alla avtal i programmet.

Så här konfigurerar du säkerhetsrollerna:

  1. På sidan Dynamics 365 CRM väljer du Inställningar >Säkerhet (under System).

  2. På sidan Säkerhet som öppnas väljer du Användare.

  3. På sidan Användare som öppnas:

    1. Markera alla användare som du vill ska ha en specifik säkerhetsroll.
    2. I den övre menyn väljer du Hantera roller.
    3. Från dialogrutan Hantera användarroller som visas markerar du kryssrutan för den önskade säkerhetsrollen.
    4. Välj OK.
    manage-user-roles

Du kan aktivera funktionen Automatiska statusuppdateringar i realtid, som använder webhooks i Acrobat Sign för att utlösa ett Power Automate-flöde när en avtalsstatus ändras.

Så här aktiverar du statusuppdateringar av avtal i realtid:

  1. På sidan Dynamics 365 väljer du appstartaren uppe till höger och väljer sedan Power Automate.

    power-automate-1

  2. På sidan Power Automate som öppnas:

    1. I den vänstra panelen väljer du Anslutningar.
    2. I fältet Sök anslutningar söker du efter Adobe Acrobat Sign och väljer sedan Adobe Acrobat Sign från listan över tillgängliga alternativ.

    Anslutningen Adobe Acrobat Sign läggs till din Power Automate-lista över anslutningar.

    anslutningar

  3. I den vänstra panelen väljer du Mallar och använder sedan sökfältet för att hitta och lägga till Uppdatera Dynamics-avtalspost vid statusändring av avtal i Adobe Acrobat Sign.

  4. Autentisera till följande malltjänster:

    • Common Data Service – Detta är den vanliga datatjänsten i Dynamics. Administratörer kan autentisera genom att välja ikonen ”+” bredvid tjänstens namn.
      Du måste autentisera dig med ditt användar-ID som Dynamics-administratör om du inte autentiseras automatiskt.
    • Adobe Acrobat Sign – Detta öppnar OAuth-autentiseringen till tjänsten Adobe Acrobat Sign. Kontrollera att du autentiserar med samma e-postadress på kontoadministratörsnivå som användes för att skapa integreringsnyckeln.

    När du har autentiserat till tjänsterna visas en grön bockmarkering bredvid den autentiserade tjänsten. När det är klart väljer du Fortsätt.

  5. På sidan malldetaljer som öppnas:

    1. Under 'När avtalets tillstånd ändras' i fältet Namn sektionen ange namnet på triggern.
    2. Under avsnittet 'Uppdatera ett register' sektionen, välj rätt miljö (med Acrobat Sign installerat).
    3. Välj Spara.
    power-automate-2

    power-automate-3

Aktivera anpassade inställningar (valfritt)

Du kan skapa mallar, mapp data och skapa anpassade arbetsflöden med hjälp av administratörsverktygen och konfigurationsinställningarna på Administratörsinställningar i Acrobat Sign sidan. 

För att komma åt och ändra inställningarna:

  1. Navigera till Adobe Acrobat Sign > Administratörsinställningar.

  2. På Administratörsinställningar sidan öppnar du de nödvändiga verktygen för de olika flikarna enligt beskrivningen i följande steg.

  3. Under Konto och Konfiguration kan du:

    • Öppna integrationsnyckeln för den första kontoinställningen.
    • Kontrollera statusen för kontoinställningen.
    • Visa följande checklista för kontoinställningar:
      • Länka Adobe Sign till Dynamics 365 – visar en grön bockmarkering när integreringsnyckeln har installerats framgångsrikt.
      • Visa äldre formuläråtergivning i Dynamics 365 – visar en grön bockmarkering när Äldre formuläråtergivning är inaktiverad.
      • Realtids automatiska statusuppdateringar med Power Automate – visar en grön bockmarkering när realtidsuppdateringar har konfigurerats.
    administratör-inställningar

    administratör-inställningar-konfiguration

  4. Under Konfiguration kan administratörer aktivera eller inaktivera de följande inställningarna:

    • Aktivera automatisk användaretablering – det bestämmer automatiskt alla nya användare som får tillgång till Adobe Acrobat Sign-enheten vid första användningen. Etableringen baseras på användarens primära e-postadress inte på användarnamnet och sker i bakgrunden utan ytterligare åtgärder från användaren eller kontoadministratören.
      Nya användare som automatiskt etablerats i Acrobat Sign får ett lösenord som skapats slumpmässigt. Eftersom integreringen fungerar som ett autentiserat program via API så uppstår det inga funktionella problem i Dynamics-miljön. Men om användaren vill logga in på Acrobat Sign måste de återställa sitt lösenord via länken 'Jag har glömt mitt lösenord' på Acrobat Sign startsida.
    • Bifoga signerade dokument till avtalsenheten– detta skickar tillbaka en PDF-kopia av det färdiga dokumentet till Dynamics, bifogat till avtalsposten (under avsnittet Anteckningar). Det auktoritativa originaldokumentet är kvar på Acrobat Sign-servrarna.
    • Bifoga kombinerad granskningsspårning med det signerade avtalet – Den bifogas PDF-filen med granskningsspårningen för Acrobat Sign till avtalsregistret (under avsnittet Anteckningar) när avtalet har undertecknats och slutförts. Granskningsspåret räknar uttryckligen upp händelserna (visade, signerade och delegerade) i avtalet, tidslinjen för dessa händelser och IP-adressen där händelserna gjordes.
    • Bifoga granskningsspår – detta bifogar granskningsrapporten till avtalsposten (under avsnittet Anteckningar) som en separat fil.
    • Visa förhandsgranskningsbilder för dokument – detta bifogar en bild av det signerade eller ifyllda dokumentet till registret för en enkel visning utan att behöva hämta och öppna en PDF-fil. Den bifogade bilden visas längst ned i avtalsregistret.
    • Aktivera aktivitetsflöden för avtalsenhet i Adobe –Detta aktiverar aktivitetsflöden för avtalsenheten.
    • Blockera Dokumentåtkomst för avtal – När det är aktiverat kan en signerad dokumentkopia inte sparas i Microsoft Dynamics och tillåter inte en användare att förhandsgranska eller hämta dokumentet från Dynamics-miljön.
    Obs!

    När du aktiverar inställningen 'Blockera åtkomst till avtalsdokument' :

    • Det inaktiverar automatiskt följande inställningar:
      • Bifoga signerade dokument till avtalsenheten
      • Bifoga kombinerad granskningsspårning med det signerade avtalet
      • Visa förhandsgranskningsbilder för dokument
    • Detta förändrar inte statusen på befintliga avtal. Inställningen tillämpas endast på avtal som signeras efter det att inställningen har aktiverats.
    • Det tar inte bort de befintliga avtalen från Microsoft Dynamics-miljön.
    konfiguration-inställningar-block-dokument-åtkomst

Så här aktiverar du de nödvändiga auteniseringsmetoderna med användaridentitet i ditt Acrobat Sign-konto:  

  1. Logga in på Adobe Acrobat Sign med dina administratörsuppgifter.
  2. Gå till Konto > Kontoinställningar > Sändningsinställningar.
  3. På sidan Sändningsinställningar som öppnas bläddrar du ner till avsnittet Alternativ för identifiering av signerare och markerar kryssrutorna för de metoder för identitetsautentisering som du vill aktivera.
  4. Välj Spara.

Läs mer om autentiseringsmetoderna i Acrobat Sign.

sign-send-settings

Om din arbetsprocess kräver att du har signaturer som uppfyller CFR 21 del 11 måste du konfigurera bioläkemedelsinställningarna i ditt Adobe Acrobat Sign-konto. Så här gör du:

  1. Logga in på Adobe Acrobat Sign med dina administratörsuppgifter.
  2. Gå till: Konto > Kontoinställningar > Bioläkemedelsinställningar.
  3. På sidan Bioläkemedelsinställningar markerar du kryssrutorna för de inställningar du vill aktivera.
  4. Välj Spara.

Mer information om bioläkemedelsinställningar finns i Konfigurera bioläkemedelsinställningar.

bio-pharma-settings

Du kan ta bort den aktuella integreringsnyckeln från Dynamics-miljön om du vill bryta förtroenderelationen mellan Dynamics CRM och Adobe Acrobat Sign och därmed stoppa alla nya transaktioner och uppdateringar för befintliga transaktioner. När nyckeln tagits bort kan den när som helst tillämpas på nytt för att återuppta interaktionen mellan de två systemen.

Så här tar du bort nyckeln:

  1. Gå till Adobe Acrobat Sign > Administratörsinställningar.
  2. Från det övre fältet väljer du Ta bort nyckel.
admin-settings-remove-key

Du kan också återkalla integreringsnyckeln från ditt Acrobat Sign-konto. Om du återkallar nyckeln inaktiveras den permanent från användning i Acrobat Sign.

Så här återkallar du en nyckel:

  1. Logga in som administrativ användare på ditt Adobe Acrobat Sign-konto.
  2. Gå till Konto > Personliga inställningar > Åtkomsttoken.
  3. Välj nyckeldefinitionen för den integreringsnyckel som du vill återkalla. Då visas länken Återkalla.
  4. Välj Återkalla.
  5. När du uppmanas till det väljer du Ja.
revoke-key

Du kan använda Datamappning för att:

  • Förbättra avtalsgenereringsprocessen och se till att dokumenten har rätt innehåll i fälten genom att hämta fältvärden direkt från Dynamics CRM.
  • Överföra nytt innehåll från slutförda avtal tillbaka till Dynamics, vilket möjliggör värdefulla uppdateringar av CRM utan att behöva göra manuell datamanipulering.  

För lyckad datamappning måste du ha färdiga formulär med definierade fältnamn så att du logiskt kan relatera CRM-fältet till Adobe Acrobat Sign-formulärfältet. 

Nedan visas ett enkelt formulär. Fälten definieras av klammerparenteser på varje sida (som definierar fältets bredd) och fältnamnet (textsträngen mellan klammerparenteserna). 

Exempelformulärsfält

Texttaggar kan innehålla fler argument än bara namnets värde, till exempel valideringar, beräkningar och reguljära uttryck.

Se så här skapar du formulär och förbättra kvaliteten på data som du samlar in under signeringsprocessen.

Se hur du skapar formulär i PDF-format.

Obs!

Funktionen för förkortning av texttaggar kan vara mycket användbar vid formulärdesign och datamappning eftersom den kan upprätta vedertagna fältnamn som upprepas i varje dokument. Det kan spara tid då taggarna kan återanvändas i varje nytt dokument. Funktionen förbättrar datamappningen för olika typer av formulär och skapar en ankarpunkt för framtida formulär.

Du kan definiera en datamappningsmall på följande två sätt:

  • Via sidan Datamappningar
    1. Gå till Adobe Acrobat Sign > Datamappning.
    2. På sidan Datamappningar kan du granska, redigera eller ta bort befintliga datamappningar.
    3. I det övre högra hörnet väljer du +Nytt för att komma åt sidan Ny datamappning.
  • Via sidan Administratörsinställningar
    1. På sidan Administratörsinställningar väljer du Skapa ny datamappning.
    2. Ange ett intuitivt namn för datamappningen.
    3. Du kan välja att ange den här datamappningen som standard.
    4. I den nedrullningsbara menyn Enhet väljer du CRM-enhet.
      Det begränsar antalet fält som är tillgängliga för mappning till enbart den valda enheten. Du kan ha flera datamappningar per enhet. När enhetsvärdet har angetts kan det inte ändras. När värdet Enhet har ställts in visas fliken Datamappning.
    5. Välj Datamappning för att komma åt fältmappningsverktygen.
new-data-mapping

data-mapping-details


Relatera Dynamics CRM-datafälten till Acrobat Sign-fältnamnen

Du kan skapa relationer mellan Dynamics CRM-fältnamn och de Acrobat Sign-formulärfältsnamn som du har angett. Datamappningar konfigureras baserat på dataflödet:

  • Mappning av CRM-data till Adobe Acrobat Sign-avtal – fyller i fält i ditt formulär med fältvärden som är kopplade till den definierade Dynamics-enheten.
    Du kan skapa en ”jaktgrupp” av alternativa CRM-fältvärden som försöker fylla i formulärfältet i Acrobat Sign. Varje gruppmedlem testas i turordning tills ett värde som inte är noll hittas och infogas. (Se nedan)
  • Mappning av Adobe Acrobat Sign-avtalsdata till CRM-data – fyller i Dynamics-enhetens tomma fält med formulärfältsvärden från signeringsprocessen (när avtalet har slutförts).
    Acrobat Sign fyller som standard inte i nya värden i CRM-fält som redan har innehåll.
    Du kan definiera relationen på datamappningen för att åsidosätta innehållsskyddet och ersätta befintliga fältvärden med nytt innehåll från det signerade formuläret.

Datatyper som stöds

  • Datamappning i Adobe Acrobat Sign har stöd för följande datatyper:
  • Text – Formulärfält för text stöds som enskild rad med text i CRM.
  • Boolesk (två alternativ) – Kryssrutor har stöd för booleska fält i CRM.
    Om formulärfält med nedrullningsbar meny eller alternativknapp används för booleska CRM-fält kan mappningen från CRM till Acrobat Sign misslyckas, men mappningen från Acrobat Sign till CRM bör fungera.
  • Alternativuppsättning – Formulärfält för nedrullningsbara menyer och alternativknappar stöds för alternativuppsättningsfält i CRM

Så här relaterar du CRM-datafält till avtalsfält i Acrobat Sign:

  1. Från den nedrullningsbara menyn Attribut väljer du CRM-fältet.
  2. I dialogrutan Avtalsfält skriver du namnet på formulärfältet i Adobe Acrobat Sign.
  3. (Valfritt) Markera rutan Lägg till mappning i omvänd riktning om du även vill relatera fältens mappning från Acrobat Sign till CRM.
  4. (Valfritt) Markera rutan Åsidosätt om du vill att mallen ska bortse från CRM-fältens befintliga innehåll och att fälten ska fyllas i med nytt innehåll från fälten i Acrobat Sign.
  5. Välj Lägg till.

När den nya fältrelationen har bearbetats visas den under konfigurationsinställningarna.  

Om du har lagt till Mappning i omvänd riktning visas den nya relationen i konfigurationsfältet Acrobat Sign till CRM också. 

Om du valde att åsidosätta innehållsskyddet kommer det att anges i relationsposterna.

Så här relaterar du Acrobat Sign-avtalsfält till CRM-datafält:

Processen för att skapa en mappning diskret från Adobe till CRM är densamma som ovan, förutom att alternativet Lägg till mappning i omvänd riktning inte finns.

Så här tar du bort mappade relationer

Du kan ta bort en eller flera mappade relationer genom att:

  1. Välja de poster som ska tas bort genom att markera bockmarkeringen nära posten.
  2. I det övre fältet väljer du ikonen Fler kommandon och väljer sedan Radera.

Så här skapar du alternativa fältmappningsrelationer (sökgrupp)

Om du definierar ett fält på ett Adobe Acrobat Sign-formulär som skulle kunna fyllas i av fler än ett CRM-fält kan du skapa en sorterad lista (sökgrupp) med CRM-attribut som ska fylla i Adobe Acrobat Sign-fältet.

Till exempel kan mappa CRM-fältets Förnamn till ett formulärfält med namnet FName och sedan mappa CRM-fältet Yomi-förnamn till samma formulärfältsnamn. Programmet kommer först att försöka fylla i fältet med innehåll från fältet Förnamn, och om inget innehåll hittas kommer Adobe Acrobat Sign att försöka använda innehållet från fältet Yomi-förnamn. Om det inte finns något innehåll i något av fälten som ingår i sökgruppen kommer fältet att lämnas tomt.

Så här skapar du en sökgrupp:

  1. Skapa en CRM till Adobe Acrobat Sign-relation mellan det primära CRM-attributet och formulärfältsnamnet i Acrobat Sign.
  2. När den första posten är på plats kan du ändra CRM-attributet till det sekundära CRM-attributet och lägga till den relationen. 
  3. När du uppmanas till det väljer du OK.

    4. När posten har uppdaterats i systemet kommer du att se att posterna har ändrats och att enhetsattributen har ett prefix:

    Primär-/standardattributet markeras med #. Det här fältet kommer alltid att vara det första som avläses. Följande relationer numreras enligt 1:N. Det första alternativa fältförhållandet markeras med (1) och kommer alltid att vara det första alternativa fältet som avläses.  (2) är det andra alternativa fältet och så vidare. 

Sökgrupp

Så här lägger du till bilagor i relaterade enheter

När ett avtal är signerat och färdigställt kommer Adobe Acrobat Sign att skapa en PDF-kopia av dokumentet och en granskningsspårning av signeringsprocessen. Det är möjligt att bifoga de här dokumenten som PDF-filer till andra CRM-enheter som är relaterade till mallens överordnade enhet.

I avsnittet MAPPNING AV SIGNERAT AVTAL OCH GRANSKNINGSSPÅR TILL CRM-ENHET på mallsidan finns tre dokumenttyper som är tillgängliga via en nedrullningsbar listruta:

  • Signerad PDF – Det signerade dokumentets fullständiga text. Detta är en kopia av det auktoritativa originalet som finns på Acrobat Sign-servrarna.
  • Granskningsspårning – En fullständig uppräkning av alla större händelser (signering, delegering, osv.) och associerade metadata (tid/datum, IP-adress, osv.)
  • Kombinerad PDF – Båda dokumenten kombineras i en PDF och bifogas

Du kan bifoga en eller flera filer till en relaterad enhet, men du måste mappa dem individuellt.

Så här mappar du en bifogad fil:

  1. Välj Dokumenttyp i den nedrullningsbara listrutan
  2. Markera enheten som du vill överföra dokumentet till i den nedrullningsbara listan Bifoga till CRM-post. Det är bara enheter som har en definierad relation till den överordnade enheten som visas
  3. Välj Lägga till.

De bifogade filernas relationer visas under konfigurationsinställningarna.

Nedrullningsbar listruta för Enhetsalternativ

Så här tar du bort du en bilaga

  1. Markera bockmarkeringen för de poster som du vill ta bort.
  2. Välj ikonen Fler kommandon och välj sedan Radera.

Som Acrobat Sign-administratör i Dynamics-miljön har du behörighet att skapa avtalsmallar som kan förkonfigurera de flesta avtalsfält, bifoga filer och koppla avtalet till relevant datamappning.

Mallar är knutna till en Dynamics-enhet och blir tillgängliga för avtal som skickas från den enheten när de markeras som Aktiva.

Obs!

Datamappning är grundläggande för avtalsmallarna och bör definieras innan avtalsmallen konfigureras. 

Använd ett av följande sätt att konfigurera en ny avtalsmall:

Via Avtalsmallar

  1. Gå till Adobe Acrobat Sign >Avtalsmallar.
  2. Detta läser in sidan Avtalsmallar, på vilken du kan granska, redigera eller radera alla befintliga mallar.
  3. I det övre högra hörnet väljer du +Nytt för att påbörja en ny mall.
new-agreement-template

Via Administratörsinställningar 

  1. I den vänstra panelen väljer du Administratörsinställningar.
  2. Välj fliken Konfiguration och välj sedan Skapa ny avtalsmall.
  3. På sidan Ny avtalsmall ger du mallen ett intuitivt namn och väljer den enhet som mallen ska kopplas till.

Obs! Det går inte att ändra enheten senare. När du har valt enhet sparas mallen och den fullständiga avtalsmallen läses in.

create-template-via-settings

Du kan konfigurera avtalsmallen genom att ange den information som krävs under följande fyra flikar:

  • Mallinformation – Definierar relationen mellan huvudobjekten och om mallen är aktiv.
  • Mottagare – Möjliggör en förkonfigurerad signaturväg för mallen.
  • Avtalsinformation – Innehåller elementen i det enskilda avtalet.
  • Relaterat – En lista över relaterade objekt.

Mallinformation

Mallinformationen visar relationen mellan mallen, enheten och datamappningen för den här mallen. Här visas dessa fält:

  • Mallnamn: mallens namn. Samma namn som visas längst upp på sidan.
  • Primär enhet: mallar är kopplade till en enskild enhet i Dynamics. Den angivna enheten är den enda enheten som visar mallen. Värdet är låst när avtalet har skapats.
  • Datamappning: fältet anger namnet på datamapp som är bunden till mallen.
  • Aktiv: anger om mallen kan väljas av användare när de skickar från den primära enheten.
  • Skicka med ett klick: När det här alternativet är aktiverat skickar mallen avtalet automatiskt när mallen väljs.
    Anta att du har en NDA-mall som är utformad med Kontakt som primär enhet och att mottagarsektionen är konfigurerad för att importera kontaktens e-postadress. Då behöver du bara välja NDA-mallen från den kontakt som de vill skicka den till. Konfigurationsfasen ignoreras och avtalet skickas utan ytterligare åtgärder.
    Om ingen mottagare har konfigurerats ignoreras Med ett klick och avtalet öppnas för manuell konfiguration.
Mallinformation

Mottagare

Avsnittet Mottagare innehåller listan och signeringsordningen för de mottagare som du vill konfigurera i förväg för mallen.

Mottagarlista

Du kan korrigera en mottagarlista i en mall med alternativet + Ny mottagare.Som standard lämnas mottagarlistan tom för att avsändaren ska fylla i den manuellt när avtalet konfigureras.

Du måste lägga till en standardmottagare specifikt via alternativet + Ny mottagare alternativ och spara sedan standardvärdena som visas med alternativet Skapa från primär entitet aktiverat.

Alternativet Åsidosätt standardverifiering gör det möjligt att kringgå standardverifieringsmetoden (anges i avsnittet Säkerhet ) och tillämpar en annan verifieringsmetod för bara den här mottagaren.

Snabbmottagare - åsidosätt autentisering

Om du vill lägga till ytterligare mottagare (t.ex. för en intern kontrasigneringsprocess) eller mottagare som inte ingår i signeringsprocessen måste du avmarkera kryssrutan Skapa från primär entitet och sedan definiera mottagaren. Det är ett utmärkt alternativ för att skicka kopior till grupper som endast behöver hantera de slutgiltiga dokumenten.

Ytterligare mottagare

Avtalsinformation

Avsnittet Avtalsinformation innehåller fyra avsnitt:

  • Meddelandeinformation: Avtalsnamnet och det globala meddelande som alla mottagare ser i e-postmeddelandet ”Signera”.
  • Bifogade filer: Filerna som skickas för signering.
  • Avtalsalternativ: Alternativ för att konfigurera avtalet.
  • Säkerhetsalternativ: Alternativ för att skydda PDF-filen med ett lösenord.
new-template-agreement-details

Lägg till anpassade CRM-enheter till Acrobat Sign

Du kan associera dina avtal med följande inbyggda CRM-enheter som ingår i Adobe Acrobat Sign-paketet:

  • Kontakter
  • Konton
  • Leads
  • Säljprojekt
  • Offerter
  • Fakturor
  • Beställningar
  • Kontrakt

Anpassade enheter kan bara starta ett avtal från menyalternativet Begär signaturer . Du kan inte använda Snabbskapa för att starta ett avtal via en anpassad enhet.

Du kan lägga till din anpassade CRM-enhet eller någon annan inbyggd CRM-enhet till denna omfattning med enkla steg enligt följande. I exempelkonfigurationen beskrivs hur du lägger till en anpassad CRM-enhet med namnet ”Kund.”

  1. Navigera till Inställningar > Anpassning.

  2. På sidan Anpassning väljer du Anpassa systemet.

    custom-crm-1

  3. På sidan Standardlösning som öppnas:

    1. I den vänstra panelen under Komponenter expanderar du listan Enheter.
    2. Hitta den anpassade enheten Kund (i det här fallet) och expandera den.
    3. Välj enhetens namn för att se fälten och kontrollerna.
    4. Kopiera värdet från fältet Namn. Det är den anpassade enhetens namn i det interna systemet.
    custom-crm-2

  4. I den vänstra panelen under Anpassad enhet väljer du 1:N-relationer och väljer sedan Ny 1-till-flera-relation.

    custom-crm-3

  5. I fönstret Ny relation som öppnas:

    1. I fältet Relaterad enhet väljer du Avtal.
      Fältet Namn ändras till {entityName}_adobe_agreement.
    2. I fältet Visningsnamn klistrar du in namnet på den anpassade enheten (”new_customer” i vårt exempel).
      Värdet i fältet Namn ändras till ”ny_” + {entityName} + ”ID”. (new_new_customerID)
    3. Klicka på Spara och stäng.
    custom-crm-4

  6. På sidan 1:N-relationer som öppnas väljer du Publicera alla anpassningar.

    custom-crm-5

Liknande innehåll

Få hjälp snabbare och enklare

Ny användare?

Snabblänkar

Visa alla dina planer Hantera dina planer
Visa snabblänkar
Dölj snabblänkar

Juridiska meddelanden         Onlinesekretesspolicy