Adobe Sign för Microsoft Dynamics On-Premises: Användarhandbok

Med Adobe Sign-integrationen i Dynamics finns en plug-and-play-lösning för att hantera signaturer i alla slags formulär/kontrakt. Den här integrationslösningen ger följande fördelar:

• Adobe Sign är integrerat i CRM:s olika delar som kontakter, konton, leads, säljprojekt, beställningar, fakturor, offerter, kontrakt och i de anpassade CRM-funktioner som utvecklats av din administratör.
• Avtalsprocessen går snabbare då avtal, som kontrakt och försäljningsdokument, kan skickas från Dynamics med ett enda klick.
• Konfigurerbar datamappning för administratörer sammanfogar data från Dynamics, som konton och kontakter, i avtal och överför data som samlas in från de som undertecknat vid signeringsprocessen tillbaka till Dynamics.
• Aktiverad på mobila enheter via kundsupportnavet (tillgängligt i Dynamics 365 9.x och senare)
• Gör det enkelt för mottagare att signera var som helst, när som helst och på alla enheter.
• Gör det möjligt att spåra dokument som skickats för signatur från Dynamics.
• Eliminerar de manuella stegen i hela processen.

Denna dokumentation är endast för Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises och senare.
                                                           

Få åtkomst till Adobe Sign

Adobe Sign installeras av Dynamics-administratören och åtkomst beviljas via säkerhetsroller. Om du behöver åtkomst och inte ser Adobe Sign-alternativet på huvudsidan, ska du kontakta Dynamics-administratören för att få åtkomst.

Begär signaturer

Nya avtal kan skapas i kundtjänstnavet

Skapa ett nytt avtal i kundtjänstnavet genom att:

• Klicka på knappen (det grå plustecknet) Nya poster och välj Avtal
• Gå till menyalternativet Avtal och klicka på knappen Nytt avtal i det övre menyfliksområdet med åtgärder:

Alternativet Begär signaturer är tillgängligt på menyn Mer ....

Du kan använda alternativet Begär signaturer när du vill skicka avtal för signering från en Dynamics-enhet, eller från avtalssidan.

Så här skickar du ett avtal från en enhet:

• Navigera till en enhet (till exempel säljprojekt, konto) i CRM och öppna den genom att klicka på den
• Klicka på menyn Fler kommandon (...)
• Välj Begär signaturer från menyn
  • En lista över tillgängliga mallar ersätter menyn
  • Längst ned i mallistan finns alternativet Nytt avtal för avtal som inte passar en mall

En ny avtalssida öppnas och alla fältvärden som definierades  i  avtalsmallen fylls i automatiskt.

Om du vill definiera och skicka ett avtal behöver du bara ett par saker:

• En mottagare – Den person eller lista över personer som ska signera eller godkänna dokumentet
• Ett avtalsnamn – Hur avtalet är markerat i ämnesraden för e-postmeddelanden samt för intern rapportering
• Ett dokument som ska signeras – Det kan vara ett eller flera formulär eller andra dokument som kräver en giltig signatur

Avsnittet Mottagare

En eller flera signerare måste definieras i avsnittet Mottagare. Ange mottagare i den ordning du vill att de ska signera dokumentet. Om du gör ett misstag kan du redigera fältet Signeringsordning till vänster om mottagarlistan.

Så här definierar du en mottagare:

• Klicka på Lägg till mottagare i det övre högra hörnet av panelen Mottagare:

Här kan du välja typ av signerare/godkännare:

1. Markera rätt värde från listan mottagartyp

• Ny – När mottagaren inte är ett känt värde i Dynamics
• Kontakt – För mottagare som är definierade kontakter i Dynamics
• Lead – För mottagare som är definierade som Leads i Dynamics
• Användare – Beskriver de interna användarna av Dynamics

2(a). Om du väljer Ny kan du ange ett fullständigt namn och e-postadress.

Den här åtgärden sparar inte en ny kontakt/lead till Dynamics, den använder enbart namn och e-postadress för den här transaktionen.

2(b). Om du väljer kontakt, lead eller användare kan du söka efter den specifika enhet du väljer. Ange namnet (eller delar av det) och klicka sedan på sökikonen för att välja den specifika mottagaren som du vill ha med.

Eftersom Dynamics hanterar dessa typer av enheter, importeras e-postadresser från databasen.

3. En Mottagarroll måste definieras för varje mottagare. Rollerna är:

• Signerare (standard) – Signerare måste göra minst en signatur i avtalet.
• Godkännare – Godkännare behöver inte signera avtalet (även om de kan göra det om ett signaturfält visas), men de måste aktivt godkänna avtalet, vilket är en loggad händelse.
• CC – Parter som får kopior (CC) inkluderas i avtalets aviseringsprocess, men deltar inte i avtals- eller signeringscykeln.

4. Identitetsverifiering måste definieras för varje mottagare. Vilka alternativ som finns tillgängliga avgörs utifrån de autentiseringar som aktiveras av administratören.

• E-postmeddelande är standardvärdet och kräver endast att mottagaren kommer åt avtalet via sin e-postlänk.
• Adobe Sign-verifiering kräver att mottagaren autentiserar sig mot identitetssystemet i Adobe.
  
  • Alla avtal som endast är signerade av avsändaren måste ställa in Identitetsverifiering på Adobe Sign
  • Det är inte rekommenderat att använda Adobe Sign som verifieringsmetod för externa mottagare om du inte är säker på att de redan har ett Adobe-konto att autentisera.
• Telefon-verifiering skickar ett meddelande till mottagaren med en kod som de måste ange.
  • Avsändaren måste ange mottagarens telefonnummer samtidigt som mottagaren konfigureras
    
• Lösenords-verifiering kräver att avsändaren meddelar mottagaren (via ytterligare en kanal) om lösenordet, för att denne ska kunna verifiera sin identitet
  
• Kunskapsbas-verifiering använder en mottagares offentliga information (och eventuellt deras amerikanska socialförsäkringsnummer) för att ställa ett antal frågor. 
  
  • Kunskapsbas-verifiering är endast användbart för mottagare baserade i USA
    

5. När du har definierat mottagaren klickar du på Spara

6. Upprepa steg 1–5 för alla signerare/godkännare

Signeringsordning

Det finns två arbetsflöden för signeringsordningen: sekventiellt och parallellt. Det här alternativet styrs av Signera i ordningsföljd längst ned i panelen Mottagare.

När Inloggningsordningen är markerad får mottagarna avtalet i den ordning som mottagarna listas i Mottagare avsnittet. Den första mottagaren meddelas om avtalet och inga andra parter meddelas förrän den första mottagaren har slutfört sin åtgärd.  Sedan meddelas den andra mottagaren och så fortsätter det tills avtalet är slutfört.

När Inloggningsordning är avmarkerad skickas avtalet för parallell signering, så att alla mottagare omedelbart meddelas och avtalet slutförs när alla har gjort sin åtgärd.

Ändra ordning för mottagare

Klicka en gång på numret till vänster om mottagarens namn. Nummervärdet blir redigerbart. Ändra det till det nummer som du vill att mottagaren ska ha i signeringsprocessen. De andra mottagarna anpassas därefter.

Redigera mottagarvärdena

Du kan redigera alla mottagarvärden som inte är låsta (indikeras med låsikonen) genom att klicka en gång i fältet.

Detta öppnar fältet för redigering eller för val av ett nytt eller välj ett nytt listvärde.

När ändringen är klar klickar du på ikonen Spara i mottagarpanelen.

Avsnittet Filer

Om du vill lägga till ett dokument i avtalet klickar du på knappen Lägg till filer i det övre högra hörnet i avsnittet Filer.

Efter att du har klickat på Lägg till fil kommer ett popup-fönster att ge dig möjlighet att välja mellan två källor för att ladda upp filer:

• Min dator – gör det möjligt att söka efter och ladda upp en fil från ditt lokala system eller en nätverksenhet (t.ex. SharePoint).
  
• Mallar – alternativet Mallar ger tillgång till de mallar som har laddats upp till ditt Adobe Sign-konto.
  • Alternativet Bifoga fil från biblioteket i Adobe Sign är bara tillgängligt när du skapar ett nytt avtalsdokument och inte när du skapar en mall.
    
  • Endast administratören kan lägga till dokument i biblioteket.

Avsnittet Meddelande

Avsnittet Meddelande innehåller avtalsämnet (även använt som avtalsnamn) och det globala meddelandet till mottagarna.

• Ämne – ämnet är viktigt i meddelandeprocessen och finns både i e-postämnesraden, i fet typsnitt i själva e-posten och i ett mindre teckensnitt genom hela den formaterade texten (markerat i gult nedan)
• Meddelande – Meddelandefältet är ett öppet textfält där du kan ange meddelanden eller instruktioner till undertecknaren (markerat i grönt nedan)

Avsnittet Alternativ

Avsnittet Alternativ innehåller ett antal konfigurationsalternativ som endast kan tillämpas på den här typen av transaktion:

• Förhandsvisa och placera signaturer innan avsändande – När det här alternativet är markerat öppnar avtalet automatiskt redigeringsmiljön så att avsändaren kan placera ut formulärfält
• Tidsgräns för slutförande – om det här alternativet är markerat anger avtalet ett slutdatum när avtalet går ut.
• Dagar till avtalet förfaller – Det här alternativet anger antal dagar som avtalet förblir signerbart när funktionen Avtalet går ut är aktiverad.
• Kräv vanlig signering – Använd det här alternativet om signeraren måste signera i avsändarens system eller på en surfplatta utan att ta hjälp av e-post
• Lägg till startsida efter signering – När det här alternativet är aktiverat kan du bestämma vilken webbadress som mottagare omdirigeras till efter att deras interaktion med avtalet är slutförd
• Startsida efter signering – Det här fältet innehåller webbadressen för sidan som du vill att mottagaren omdirigeras till när alternativet Lägg till startsida efter signering är aktiverat
• Fördröjning i sekunder för omdirigering – Krävs när Startsida efter signering har definierats. Inställningen anger efter hur lång tid efter signeringen som mottagaren ska omdirigeras till den angivna startsidan
• Schemalägg påminnelser för mottagare – anger tid för påminnelser för transaktionen. Påminnelser kan konfigureras för att skickas till den aktuella mottagaren dagligen eller veckovis.
  
• Signaturtyp – Bestämmer vilken typ av signatur som förväntas på avtalet:
  
  • Elektronisk – Begär att mottagarna ska använda sig av en elektronisk signatur.
    
    • Det här alternativet kan tillåta mottagaren att ändra arbetsflödet till en skriftlig signatur om det har aktiverats av din administratör.
      
  • Skriftlig – kräver att mottagaren hämtar dokumentet, signerar det fysiskt och sedan laddar upp en skannad bild av det signerade dokumentet.
    
    • Skriftliga signaturer får inte omvandlas till elektroniska signaturer.
      
• Mottagarens språk – Det här alternativet anger vilket språk som används i både e-post- och webbgränssnittet för mottagaren
  
• Lösenordsskyddat – Aktivera den här funktionen om du vill lösenordsskydda det slutgiltiga dokumentet för att förhindra otillåten åtkomst

När mottagarna har definierats läggs filerna till och när övriga fältändringar är slutförda klickar du på Skicka avtal i val för den övre menyn.

Begär signaturer från alla enheter med hjälp av en mall

Dynamics-administratörer kan skapa en eller flera mallar för Dynamics-entiteter (kontakter, potentiella kunder, konton) som förkonfigurerar avtalet och minskar mängden manuell konfigurering för avsändaren.

Mallar kan nås via ikonen Fler kommandon(…) på menyfliken

Snabbskapande avtal från den Nya (+)-menyn

Om du känner till kring vilken typ av enhet en mall är byggd kan du öppna ett nytt avtal från menyn Nytt:

• Klicka på ikonen Nytt (+) i den övre menyfliken
• Välj Avtal bland alternativen i sektionen Poster
  • Panelen Snabbskapa: Avtal öppnas

• Välj enheten som är associerad med den mall som du vill använda
  • När du har valt kommer två sökningar att visas så att du kan markera det specifika objektet som du vill använda  du vill  för att relatera till avtalet och den mall du vill använda:

• Om du klickar i fältet Välj {Entity} får du upp en lista över objekt med lämplig enhetstyp. Välj objekt
  • Om du anger en del av enhetsnamnet begränsas menyn till objekt som matchar din sträng
• Om du klickar på fältet Välj en mall genereras en liten meny med de mallar som är associerade med den enhet som du har valt. Välj mall
• Klicka på Spara

Efter att knappen Spara har klickats på, skapas avtalet baserat på mallvärdena:

• Om mallen inte har någon mottagare eller fil bifogad, skapas avtalet med statusen Utkast
• Om mallen har en mottagare och en fil bifogad, men mallen inte har Skicka med ett klick aktiverat, skapas avtalet med statusen Utkast
• Om mallen har en mottagare och en fil bifogad och Skicka med ett klick är aktiverat för mallen, skickas avtalet automatiskt iväg för signering

Kontrollera avtalsstatus

Avtalsstatus anger den aktuella juridiska statusen och uppdateras i Dynamics med jämna mellanrum. Statusvärdena är:

• Utkast – Ett avtal som skapats men ännu inte skickats.
• Skickat för signering – Ett avtal som håller på att signeras.
• Signerat/godkänt – Helt ifyllt av alla parter
• Avbrutet – Signeringsprocessen avslutades innan alla signaturer kunde hämtas.
• Utgånget– ett avtal som inte slutfördes före det konfigurerade förfallodatumet
  

Det bästa sättet att hitta ett avtal är att kontrollera de enheter som är kopplade till den enheten du använde för att skapa avtalet.

Om du till exempel har skapat ett avtal med en kontakt kan du kontrollera vilka enheter som är relaterade genom att navigera till kontakten och sedan klicka på fliken Relaterat och välja Avtal på menyn:

Om du öppnar relationsfönstret visas alternativet Avtalsobjekt. Om du klickar på det alternativet visas hela listan över avtal som är associerade med enheten.

Ett annat sätt att visa avtalsstatus är att förhandsgranska hela listan över avtal:

• Navigera till Adobe Sign > Avtal

Alla avtal, oavsett enhet, visas i listan på avtalssidan.

• Signerade avtal visas Namn, Avtalsstatus och datum för avtalen
• Avtalen Avvisat, Skickat för signatur,och Utkast innehåller inte ett datum Skrevs under eftersom de inte har slutförts
  • Värdet Skrevs under återspeglar när avtalet är slutfört och signerat juridiskt. Inkrementella signaturer under signeringsprocessen är inte återspeglade
    

Uppdatera status, Skicka påminnelser och Avbryta avtal

För osignerade avtal finns tre alternativ:

• Uppdatera – En aktiv förfrågning till Adobe Sign-servern som hämtar aktuell status
• Skicka påminnelse – Skickar en e-postpåminnelse till den aktuella signeraren av avtalet
• Avbryta avtal – Avslutar avtalet i systemet och skickar ett meddelande till signeraren

Var och en av dessa åtgärder kan initieras från avtalet med hjälp av knapparna längst upp.

Adobe Sign på kundtjänstnavet

Om ditt företag har installerat Adobe Sign för Dynamics version 9.2 eller senare har du även tillgång till Adobe Sign-funktionerna i kundtjänstnavet i Dynamics.

Kundtjänstnavet har samma funktioner med förbättrad formatering och direkt åtkomst för mobiler, surfplattor och andra mobila enheter.