Acrobat Sign för Salesforce: konfigurera paketet

Översikt

Välkommen till den omfattande användarhandboken om hur du konfigurerar Acrobat Sign för Salesforce-paketet. Det här dokumentet innehåller stegvisa instruktioner för att smidigt konfigurera och förbättra integreringen mellan Adobe Acrobat Sign och Salesforce. Genom att utnyttja de kraftfulla funktionerna på båda plattformarna kan du effektivisera processerna för att signera dokument och öka produktiviteten.

Adobe Acrobat Sign möjliggör ett brett utbud av valfria konfigurationsalternativ för att höja din e-signeringsupplevelse. Läs följande avsnitt om du vill lära dig att:

• Kontrollera åtkomst till Adobe Acrobat Sign
• Aktivera Salesforce-inställningar
• Växla till Acrobat Sign-sandlådemiljö
• Lägg till objektet ”Agreements” till sidlayouter
• Aktivera delegeringsroller för mottagare
• Lägg till avtal i andra Salesforce-objekt
• Aktivera avancerade ID-autentiseringsmetoder
  • I Acrobat Sign
  • För varje mottagare i Acrobat Sign
  • I Salesforce
  • För interna mottagare i Salesforce
• Bevilja åtkomst för ytterligare profiler
• Uppdatera e-postadress eller lösenord
• Aktivera/inaktivera insamling av analys (endast för kommersiellt moln)

Mer information om valfria och värdefulla konfigurationer finns i Användarhandbok för avancerad konfiguration.

Kontrollera åtkomst till Adobe Acrobat Sign

De anpassade objekt som ingår i Adobe Acrobat Sign för Salesforce-paketet har standard åtkomstnivå för "Privat" på organisationsnivå. Den här standardinställningen används för att säkerställa att säkerhetsriktlinjerna för Salesforce följs och för att upprätthålla rätt säkerhetsnivåer.

Som administratör är det viktigt att noggrant läsa och förstå delning av nivå på Salesforces poster och andra behörighetsmodeller. 

Om dina verksamhetsbehov kräver en mindre restriktiv miljö har du möjligt att göra justeringar. Så här kan du uppnå det:

1. Gå till Inställningar > Säkerhet > Inställningar för delning.
2. Redigera delningsbehörigheten för objekten enligt dina krav och ställ vid behov in den som Offentlig läsning/skrivning.
3. Välj Spara.

Genom att ändra objekten till åtkomsten "Offentlig" kan alla autentiserade användare visa och redigera posterna. I stället för att ändra standard för hela organisationen rekommenderar vi att du använder andra funktioner, som rollhierarki, grupper, profilbehörigheter och behörighetsuppsättningar, för att uppnå önskad åtkomstkontroll.

Dessa alternativa metoder ger mer detaljerad kontroll över åtkomst till poster, vilket säkerställer en välstrukturerad och säker miljö i din Salesforce-instans.

Aktivera Salesforce-inställningar

Följande inställningar är inte specifika för programmet Acrobat Sign för Salesforce, med de är resurser som används av det:

• Sårbarhet för klickkapning
• HttpOnly-attributet är inte inställt på känsliga cookies
• HTTPS Strict Transport Security (HSTS) krävs inte
  

Det är viktigt att notera att alla ändringar som görs i dessa inställningar kommer att påverka hela organisationen, inklusive andra program som installeras i organisationen samt anpassad kod. Resultatet blir att Adobe Acrobat Sign inte vill åsidosätta de inställningar som har konfigurerats av administratören.

Men vi rekommenderar starkt att du aktiverar dessa inställningar av följande anledningar:

Länka till Acrobat Sign-sandlådemiljö 

Paketet Acrobat Sign för Salesforce har uppdaterats för att inkludera stöd för Acrobat Sign-sandlådemiljön. Den här förbättringen gör att administratörer kan testa paketkonfigurationer och arbetsflöden innan de driftsätts i produktion.

Kontakta din kundansvariga om din organisation inte har åtkomst till Acrobat Sign-sandlådan.

Så här länkar du till Acrobat Sign-sandlådemiljön:

Lägg till objektet ”Agreements” i sidlayouter

Du kan förbättra användbarheten för Adobe Acrobat Sign genom att lägga till avtalsobjektet till sidlayouterna. Användarna måste interagera med avtalsobjektet mest när de skickar dokument för signering.

Aktivera delegeringsroller för mottagare

Delegeringsrollerna är platshållare för situationer där du vet att någon kommer att behöva interagera med avtalet, men du vet inte vem det kommer att vara när du skickar avtalet.  Delegatorn förväntas inte agera, så det finns inga fält tillgängliga för dem när de tar emot dokumentet.  När avtalet har delegerats, kommer den som avtalet delegerats till att ha fullständig åtkomst till alla fält som de har fått tillgång till.

Det finns delegatoralternativ för alla de fem standardrollerna (signerare, godkännare, accepterande, formulärifyllare och certifierad mottagare).

Om du vill aktivera delegeringsrollerna:

Lägg till ”Agreements” i andra Salesforce-objekt

Du kan associera Adobe Acrobat Sign-avtal med de Salesforce-objekt som du väljer (standard eller anpassade objekt). Detta gör att du kan skapa avtal som är länkade till dessa objekt och visar alla relaterade avtal på objektets sida.

Följ stegen nedan för att associera avtal med ett objekt:

Aktivera avancerade ID-autentiseringsmetoder

Juridiskt sett så räcker det att autentisera till e-postkonto (och den signerande URL:en på e-postadressen) för att få till en bindande signatur. Men i många fall är det dock önskvärt med tvåfaktorautentisering för signerarens identitet.

Adobe Acrobat Sign tillhandahåller följande metoder för tvåfaktorsautentisering (USA-baserade kunder har fem alternativ när KBA ingår):

• Lösenord (aktiverat som standard) – mottagare anger ett lösenord för att visa och signera avtalet. Lösenordet måste skickas separat till mottagarna. Aktiverat som standard
• Telefonautentisering – mottagaren skickas ett automatiserat textmeddelande (SMS) eller ett telefonsamtal med den nödvändiga koden. Det innebär en kostnad per transaktion. Inställningen är inaktiverad som standard.
• Autentisering med myndighets-ID – mottagaren skickar en bild av sitt pass eller myndighetsutfärdat ID/körkort. Det innebär en kostnad per transaktion. Inställningen är inaktiverad som standard och måste aktiveras av din Success Manager i Acrobat Sign-systemet.
• Kunskapsbaserad autentisering – mottagaren besvarar frågor som hämtats från offentliga databaser för att verifiera sin identitet. Det innebär en kostnad per transaktion. Inställningen gäller endast för USA-baserade användare och är inaktiverad som standard.

Du kan använda samma autentiseringsmetod för alla signerare eller konfigurera en verifiering per mottagare.

Du kan också ange olika autentiseringsmetoder för interna mottagare (vars e-postadress finns i ditt Acrobat Sign-konto) och för externa mottagare (vars e-postadress inte finns i ditt Acrobat Sign-konto).

Obs! Eftersom autentisering via telefon-, KBA- och myndighets-ID innebär en kostnad per transaktion bör de bara aktiveras om avtalet tillåter deras användning.

Bevilja åtkomst för ytterligare profiler

Vid installationen är det möjligt att du bara har beviljat administratörer åtkomst till Adobe Acrobat Sign för Salesforce.

Om du vill utöka åtkomsten till ytterligare användarprofiler går du till Adobe Acrobat Sign för Salesforce: bevilja profilåtkomst.

Uppdatera e-postadress eller lösenord

Ändra lösenordet för administratörskontot

Om lösenordet eller användarnamnet för Salesforce har ändrats för det konto som är länkat till Adobe Acrobat Sign för din Salesforce-organisation, måste du uppdatera det så att statusuppdateringarna fortsätter att fungera korrekt för avtal inom organisationen.

1. Gå till sidan Adobe Acrobat Sign-administratörer och välj Aktivera automatiska statusuppdateringar.
2. Välj Aktivera.
3. Tillåt åtkomst till Adobe Acrobat Sign när du uppmanas till det.

Uppdatera e-postadresser för användare i Adobe Acrobat Sign

Om en användare i din Salesforce-organisation ändrar sin e-postadress, måste den användarens e-postadress ändras även i Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign-användare kan ändra sina e-postadresser själva. Se hur du ändrar e-postadressen i Acrobat Sign.

Acrobat Sign-kontoadministratörer kan också ändra e-postadresserna för användare med funktionen massuppdatering. Se hur du gör gruppuppdateringar i Acrobat Sign.

Aktivera/inaktivera insamling av analys (endast för kommersiellt moln)

En valfri inställning för Analytics har lagts till för att Adobe Acrobat Sign ska kunna samla in användningsdata för att förbättra produkten. Uppgifterna används endast för utveckling och inte för marknadsföring.

Observera att:

• Analytics-inställningen är aktiverad som standard för de flesta kunder.
  
• Analytics-inställningen är inaktiverad som standard för kunder i Kanada och EU.
• Du kan inaktivera/aktivera Analytics-inställningen genom att välja Analytics-inställningar på fliken Adobe Acrobat Sign-administratör.
• Endast användare av Commercial Cloud kan inaktivera eller aktivera analysinställningen. Funktionen är inte tillgänglig för Government Cloud.