Adobe Acrobat Sign för Salesforce: uppgraderingshandbok

Från och med v21.0 har objektet SIGN_Signed_Agreement__c (etikettnamn: Signerat avtal) tagits bort.

Kunder som vill erhålla URL:en för signerade avtal ska använda REST API-avtalsanropet GET /agreements/{agreementId}/combinedDocument/url

Obs! Den returnerade URL:en från API-anropet är skyddad och kan bara användas under en begränsad tid.

Nedan visas den nya sekvensen (från v21.0) när avtal och relaterade objekt uppdateras:

1. Bifogade filer 
2. Mottagare 
3. Avtal (status och övriga attribut)
4. Avtalshändelser
5. Chatter-flöden 

I och med v21.x har alla asynkrona processer med automatiska uppdateringar och datamappningar ändrats från framtida till köbara. Den nya metoden rekommenderas av Salesforce.

I och med den här ändringen kommer alla anpassningar som görs av den prenumererande organisationen där jobb läggs till i Salesforce-kön som en del av den automatiska uppdateringen och/eller datamappningen att drabbas av felet "System.LimitException": För många köbara jobb har lagts till kön: 2"

Det inträffar på grund av att en köbar process bara kan lägga till ett underordnat köat jobb, och det reserveras redan av Adobe Sign (se avsnittet om köbara Apex-gränser här).

”När du länkar jobb kan du bara lägga till ett jobb från ett körbart jobb med System.enqueueJob, vilket innebär att det bara kan finnas ett underordnat jobb för varje överordnat jobb som kan köas. Att starta flera underordnade jobb från samma köbara jobb stöds inte.”

Symptomen på detta fel är att avtalets status inte ändras och/eller datamappningen inte utförs korrekt. 

Åtgärda felet genom att leta efter utlösaren, processbyggaren eller arbetsflödet som orsakar problemet och inaktivera den, byt till synkrona anrop eller schemalägga det i framtiden, till exempel en timme senare.

• Avtalsstatusen uppdateras nu efter det att dokumenten och mottagarna har uppdaterats.
  För V 21 eller tidigare har statusen angetts tidigare.

• Det signerade avtalsobjekt som lagrar bildlänken infogas inte längre.
  Före v21 infogades det efter att alla övriga uppdateringar slutförts.
• Den maximala storleken för anropsbegäran eller svar är begränsad till 12 MB för asynkront apex enligt Salesforce-styrgränserna: https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.210.0.apexcode.meta/apexcode/apex_gov_limits.htm
  Dokument som är större än 12 MB kan inte hämtas från Sign på grund av ovanstående gräns.

• Avtalshändelserna matchar nu beskrivningen som hämtas av Signs API och granskningsrapporterna.
• Uppdateringsprocessen körs nu som en inbyggd Apex-batchprocess, vilket är en asynkron process i Salesforce.
  Tidigare var det en uppdatering som använde API-anrop från utanför Salesforce. Utlösare för statusuppdateringar som startar asynkrona processer fungerar inte längre eftersom Salesforce begränsar anrop från en asynkron process till en annan asynkron process.
• Avtalsobjektet uppdateras nu med en enda transaktion.
  Före v21 delades uppdateringarna av avtalsattributen upp i separata uppdateringsanrop.
• Uppdateringarna är nu tillförlitligare i och med att Signs server automatiskt försöker göra om misslyckade händelser det angivna antalet gånger.
  Före v21 kunde misslyckade avtal endast utföras på nytt genom en manuell uppdatering i Salesforce
• Manuella uppdateringar uppdaterar nu alla aspekter av avtal, inklusive relaterade objekt.
• Push-avtal körs nu i asynkront läge och uppdateras tillsammans med övriga attribut på samma sätt som i vanliga uppdateringar.
• Det finns nya inställningar som gör att uppdateringar av de olika delarna av avtal kan aktiveras och inaktiveras.
• När en signerad PDF-fil lagras i Salesforce kommer det inte längre att finnas en beskrivning (-signerad eller -godkänd) i slutet av PDF-filnamnet.

När uppgraderingen är klar följer du stegen nedan för att återupprätta OAuth-anslutningen till Acrobat Sign:

1. Gå till fliken Adobe Acrobat Sign Admin.
2. Markera Aktivera automatiska statusuppdateringar.
3. Välj Aktivera.
4. Välj Tillåt.

I v20 behövde återanropsanvändaren i Salesforce inte vara en licensierad Adobe Sign-användare. 

Förbättringarna i pushmappning i v21 kräver att återanropsanvändaren har ett aktivt användar-ID i Adobe Sign-kontot som är anslutet till Salesforce-organisationen.

Kunder som har v20 och använder push-mappning måste se till att återanropsanvändaren redan finns i Adobe Acrobat Sign innan de uppgraderar. Annars kommer push-mappningen att sluta att fungera (tills användaren har aktiverats) när du har uppgraderat till v21.

Funktionen push-mappning som automatiskt länkar relaterade objekt med inställningen Kopiera kontaktkonto/möjlighet har utökats till att omfatta avtal som skickas från Salesforce.

• Till exempel kommer avtal som skickas från Salesforce automatiskt att kopiera den första kontaktmottagarens möjlighetslösning till avtalets möjlighetslösning och den första kontaktmottagarens kontosökning till avtalets kontosökning, förutsatt att de skickade avtalen inte har kopplade konton/möjligheter

Före v21 fylldes Chatter-flöden endast när avtalet skickades från Salesforce.

Den här uppdateringen utökar Chatter-flödena till att omfatta avtal som skickats från utanför Salesforce (push-avtal)

Före v21 uppdaterades endast PDF-bilden och webbadressen i avtalsvyn efter det att den första mottagaren slutfört sin åtgärd.

Bilden och webbadressen uppdateras nu tidigare, när statusen för den första mottagaren är Förifyll eller Skickat för signatur.

Ingen konfiguration krävs för att aktivera funktionen.

En ny avtalsstatus, Väntar på min delegering, införs för att indikera när ett avtal väntar på att avsändaren ska delegera den aktuella mottagarens behörighet.

Ingen konfiguration krävs för att aktivera statusen.

Avtalsmallen har ett fält kallat Dagar till förfallodatum (echosign_dev1__Days_Until_Expiration__c).  Det här är ett numeriskt fält och har ersatts i v21.

Ett nytt fält, Dagar till förfallodatum (api-namn: echosign_dev1__Days_Until_Expiration2__c) har lagts till, men det är ett textfält som kan referera till andra fält i det primära objektet (t.ex. {!Expiry_Date__c})

När du uppgraderar från en tidigare version kopieras eventuella formulärdata som är mappade till det gamla utgångsfältet automatiskt till det nya fältet, så inga direkta åtgärder behövs.

Fälten Konto, Säljprojekt, och Avtal är inte längre tillgängliga på mallsidan.

Administratörer kan konfigurera fälten i mallen med funktionen Mappa data till avtalsfält

Tidigare kunde avsändare definiera sin absoluta position i signeringsstapeln som Avsändaren signerar först eller Avsändaren signerar sist.

Det här fältet är inte längre tillgängligt på de nya mallsidorna. Avsändare kan infoga sig själva i vilken position som helst i signeringsstapeln.

Växlingsreglaget för att styra det övergripande signaturflödet som Sekventiellt eller Parallellt har tagits bort.

Den nya mallstilen har ett helt konfigurerbart arbetsflöde som kan vara helt sekventiellt (signerarindex 1 till och med 1+N), parallellt (alla signerarindex är 1) eller en blandning av sekventiellt och parallellt där signerarindex konfigureras efter det specifika arbetsflödet.

Fem inställningar har tagits bort i v21. Alla inställningar fanns i avsnittet Adobe Sign-inställningar i de anpassade inställningarna.

De fem inställningarna är:

• Lägg till gransknings-PDF i bilagelista - Aktivera den här inställningen för att bifoga PDF-filen med granskningsspåret till avtalsposten efter att avtalet har signerats.
• Lägg till signerad PDF som separata bilagor - Aktivera den här inställningen för att bifoga PDF-filen med de signerade avtalen som separata bilagor när flera dokument skickas i en transaktion. Kontakta Adobes kundtjänst för vägledning om du inte längre vill erhålla signerade avtal som sammanslagna PDF-filer. 
• Lägg till stödfiler i bilagelista - Aktivera den här inställningen för att bifoga PDF-filerna med stöddokumenten till avtalsposten efter att avtalet har signerats. Via stöddokumentfälten i avtalet laddar signerarna upp och bifogar stöddokumenten till avtalstransaktionen.
• Lägg till signerad PDF-länk för push-avtal (aktiverat som standard) – den här inställningen gäller endast för push-avtal som inte skickas från Salesforce. Aktivera den här inställningen för att lägga till en länk för signerad-PDF-fil till avtalsposten.
• Lägg till signerad PDF-fil för push-avtal (aktiverat som standard) – den här inställningen gäller för avtal som inte skickas från Salesforce, men som överförts till Salesforce. Aktivera den här inställningen för att bifoga den signerade PDF-filen till avtalsposten. 

Kunder som använder inställningarna ovan kan konfigurera den nya inställningen under Uppdateringsinställningar för Adobe Sign-avtal.