Tillägg för Adobe Acrobat Sign för Microsoft Word/PowerPoint: användarhandbok

Klicka här för att installera tillägget från Microsoft Store.

Tillägget Adobe Acrobat Sign för Microsoft Word- och PowerPoint låter en användare använda valfri Word- eller PowerPoint-fil (5 MB eller mindre) som grund för ett nytt avtal.

Tillägg för Adobe Acrobat Sign för Microsoft Word och PowerPoint: i användarhandboken beskrivs hur du:

• Installerar och aktiverar tillägget på ditt Office-konto – engångsprocessen för att aktivera tillägget från 365-buikten. Alla användare ska kunna göra det här utan upphöjda behörigheter.
• Upprättar den autentiserade anslutningen mellan Office och Adobe Acrobat Sign – när tillägget är aktiverat måste en förtroenderelation mellan Microsoft och Adobe Acrobat Sign skapas. Du gör det genom att autentisera bägge miljöerna och det behöver bara etableras en gång.
• Använder tillägget – det här avsnittet går igenom funktionerna för tillägget och hur du kan använda det för att dra nytta av Adobe Acrobat Sign direkt från Word- eller PowerPoint-klienten.

365-administratörer kan centralt installera tillägget på klientnivå och kontrollera åtkomst på användarnivå om så önskas. Det här tillåter åtkomst för både Word och PowerPoint för alla användare i klientorganisationen.

Enskilda användare som installerar tillägget separat, måste antingen installera Word och/eller PowerPoint separat.

OBS! Vid autentisering och användning av tillägget, kommer Office 365 att visa en auktoriseringspanel när du försöker öppna ett nytt fönster. När det händer, klickar du på Tillåt.

Förutsättningar

Du måste se till att systemet uppfyller följande krav:

• Windows OS: 
  • Windows 10, tidigare än version 1903, måste installera Microsoft Webview
  • Windows 10, version 1903+
  • Windows 11
• Microsoft Office-versioner som stöds:
  • För Windows: 
    • Office 2016 (build 16.0.4390.1000+)
    • Office 2019 (build 16.0.12527.20720+) 
    • Office 2021 (build 16.0.14326.204454+) 
    • Office för Windows, prenumeration (version 1602, build 6741.0000+)
  • För Mac: 
    • Office för Mac (v15.34+) 
  • För webben: 
    • Office Online (365) med aktuella versioner av Chrome, Firefox, Safari eller Edge
    • Office Online Server (version 1608, build 7601.6800+)
• Grundläggande Microsoft-krav för att använda Office

Edge-webbläsare

För att tillägget ska fungera smidigt i Edge-webbläsare måste du lita på följande webbplatser i din webbläsares säkerhetskonfiguration:

• https://*.echocdn.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com/
• https://*.microsoftonline.com
• https://*.office.com
• https://*.office365.com
• https://*.live.com (om du använder ett Live-konto)
• https://*.sharepoint.com
• Om du använder ett identitetshanteringssystem från tredje part, behöver den URL:en också läggas till

Mac High Sierra OS

High Sierra-användare kan stöta på ett problem när de försöker komma åt tillägget från Word/PowerPoint-skrivbordsappar (version 16.11 och senare) som ger ett generiskt felmeddelande från Adobe Acrobat Sign, som säger att cookies inte är aktiverade. 

Om det här inträffar:

• Öppna tilläggets Inställningar och Logga ut
• Återautentisera till tjänsten genom att klicka på Kom igång

Om återautentisering inte lyckas lösa problemet, kontakta kundsupport.

Installera tillägget

1. Logga in på ditt 365-konto och välj alternativet Word eller PowerPoint.

2. Öppna en Word- eller PowerPoint-fil.

3. Gå till fliken Infoga i menyfliksområdet och välj alternativet Office-tillägg från avsnittet Tillägg.

4. Sidan Office-tillägg öppnas. Välj alternativet Store.

5. Skriv in Adobe i sökfältet och klicka på sökikonen.

6. När du hittat tillägget Adobe Acrobat Sign för Word/PowerPoint klickar du på knappen Lägg till till höger om förteckningen.

7. När tillägget har installerats, läggs ikonerna för Adobe Acrobat Sign till i ditt menyfliksområde på fliken Start. Det finns tre alternativ:

• Fyll i och signera – för dokument som bara du behöver fylla i och signera
• Skicka för signering – dokument som minst en annan person än du måste signera
• Avtalsstatus – en lista med de tio senast uppdaterade dokumenten.

Etablera den autentiserade relationen

Med tillägget aktiverat måste du sedan skapa en relation mellan ditt Microsoft-konto och ditt Adobe Acrobat Sign-konto. Detta säkerställer att du, och bara du, skickar avtal via ditt användarkonto hos Adobe Acrobat Sign.

Konfigurationsprocessen är snabb och kräver bara att du vet hur du autentiserar till de två systemen.

• Om du inte har ett Adobe Acrobat Sign-konto, finns det en kostnadsfri testversion tillgänglig. (Se Steg 3 nedan)
  • Konton i miljön Acrobat Sign för myndigheter har inte tillgång till kostnadsfria provperioder.

När du har etablerat den här relationen behöver du inte autentisera igen till Adobe Acrobat Sign. Den autentiserade relationen kvarstår om den inte uttryckligen tas bort genom att logga ut från tillägget.

Obs! Office kommer att be användaren att omautentisera sig efter en timmes inaktivitet, eller 24 timmar

Så här upprättar du förtroendet:

1. Öppna valfri fil i Word eller PowerPoint (den som har tillägget aktiverat)

2. Hitta Adobe Acrobat Sign-ikonerna i menyfliksområdet och klicka på Skicka för signering.

• Det öppnar tilläggspanelen på höger sida i fönstret

3. Klicka på knappen Kom igång i tilläggets panel

• Länken Få kostnadsfri provperiod öppnar ett nytt fönster till sidan Registrering för Adobe Acrobat Sign 30-dagars kostnadsfri provperiod. Om du inte redan har ett Adobe Acrobat Sign-konto registrerar du dig för en kostnadsfri provperiod innan du fortsätter.
  
  • Konton i miljön Acrobat Sign för myndigheter har inte tillgång till kostnadsfria provperioder.
    

4. Om du uppmanas att autentisera i Microsoft 365-miljön väljer du den användare du tänker använda. Användaren som du redan är autentiserad som kommer att finnas överst på listan.

5. När du uppmanas att bevilja åtkomst till tillägget väljer du Acceptera.

Ett nytt fönster öppnas får att hämta autentiseringen för Adobe Acrobat Sign.

6. Autentisera dig med dina inloggningsuppgifter hos Adobe Acrobat Sign. 

7. Efter autentiseringen till Adobe Acrobat Sign ombeds du att bekräfta åtkomsten.  Klicka på Tillåt åtkomst

När autentiseringen till Adobe Acrobat Sign har lyckats ändras tilläggspanelen till höger för att visa tilläggets startsida.  Klicka på Uppfattat för att öppna konfigurationspanelen.

Använda tillägget

När tillägget är aktiverat kan du öppna valfri Word- eller PowerPoint-fil och starta signeringsprocessen, precis som om du hade loggat in på Adobe Acrobat Sign och överfört filen.

När det gäller de två signeringsfunktionerna, bifogas det dokument som är öppet i Word eller PowerPoint automatiskt och det finns ett alternativ att lägga till fler filer.

Funktionen Avtralsstatus visar dig de senaste avtalen och användbara länkar för att interagera med dem baserat på deras aktuella status.

Två saker att tänka på:

• När du använder skrivbordsprogram (till skillnad från online), måste en fil sparas minst en gång innan den kan signeras/överföras
• Användaren ombeds att omautentisera sig om de är inaktiva i en timme eller efter 24 timmars kontinuerlig användning

Fyll i och signera

Funktionen Fyll i och signera gör att du kan fylla i ett dokument och tillämpa en signatur. Inga andra mottagare kan vara en del av transaktionen.

När du har tillämpat din signatur sparas dokumentet på ditt Adobe Acrobat Sign-konto och kan visas, sparas som en PDF-fil eller delas.

Så här fyller du i och signerar ett dokument:

1. Från panelen Adobe Acrobat Sign, under fliken Hem, väljer du Fyll i och signera.
2. I panelen Fyll i och signera som öppnas kan du ta bort det bifogade dokumentet eller lägga till fler filer genom att välja + Lägg till fil.
3. När du har valt filer klickar du på Fortsätt.
4. I signeringsgränssnittet som öppnas väljer du Ab för att fylla i textfälten efter behov. Du kan ändra storlek på texten med verktygsfältet som visas.
5. Om du vill fylla i alternativfälten väljer du en lämplig punkt på den övre menyn.
6. Tillämpa din signatur och dina initialer efter behov och klicka sedan på Klart.
   Du måste tillämpa minst en signatur.

Mer information finns i Så här fyller du i och signerar ett dokument.

När du har fyllt och signerat dokumentet ändras Adobe Acrobat Sign-panelen i Word/PowerPoint-gränssnittet för att visa att signaturprocessen slutfördes.

Bekräftelsepanelen innehåller följande tre alternativ:

• Visa signerad PDF – öppnar en ny flik som visar det signerade dokumentet
• Spara en kopia – öppnar den signerade PDF-filen på ditt lokala system där du kan spara en kopia
• Menyn i Adobe Acrobat Sign – uppdaterar tilläggspanelen för att visa de tre funktionerna 

Skicka för signering

Funktionen Skicka för signering innebär (och kräver) att avtalet kommer att skickas till minst en mottagare utöver avsändaren.

Med din fil öppen, klickar du på ikonen Skicka för signering i menyfliksområdet för att öppna tilläggspanelen på höger sida om fönstret

Konfigurera avtalet

När du startar ett avtal från en öppen fil, märker du att du överst på panelen har listan med Dokument som är bifogade för tillfället.

1. Som standard bifogas den fil som är öppen när knappen Skicka för signering klickas automatiskt. Det är helt ok att ta bort standardfilen.

Precis till höger om dokuemntrubriken finns länken + Lägg till filer som låter dig lägga till fler filer till avtalet. Lägga till avtal fungerar precis som i webbprogrammet. Dokumenten visas för mottagarna i den ordning som de listas i tilläggspanelen

2. Precis under avsnittet Dokument, listas Mottagare.

Klicka i det vita fältet under rubriken Mottagare och börja skriv antingen ett namn eller en e-postadress. Tillägget visar dig kontakter från din kontaktlista för 365 som matchar den sträng du har skrivit in, vilket hjälper dig att hitta rätt mottagare.

Den ordning som mottagarna anges, indikerar signaturordningen för avtalet (vid en sekventiell signeringsprocess).

OBS: om du är van att ställa in mottagarroller, ska du vara medveten om att alla mottagare anses som Undertecknare när de konfigurerats i tillägget. Om andra roller krävs, klickar du på länken Fler alternativ under knappen Skicka/fortsätt.

Dessutom är alla verifikationer enbart e-postbaserade. Om du kräver andrafaktorsverifiering, klickar du på Fler alternativ.

3. Under Mottagare-listan finns avsnittet Medddelande som består av två fält.

Det övre fältet är namnet på avtalet. Som standard får det här fältet filnamnsvärdet för det öppna dokumentet. Det kan manuellt ändras till valfritt önskat värde.

Det andra fältet är den meddelandetext som visas i e-postmeddelandet när mottagaren uppmanas att signera avtalet. Ett generiskt värde infogas och kan redigeras fritt.

Det här meddelandefältet har en gräns på 1 000 tecken.

I det övre högra hörnet av Meddelande-avsnittet finns en Rensa meddleande-länk som tar bort allt innehåll i Meddelande-fönstret.

Meddelandemallar eller privata meddelanden kan inkluderas genom att klicka på länken Fler alternativ.

4. Precis under Meddelande-fältet finns den valfria kryssrutan Förhandsgranska och skicka. Om du markerar den här rutan så öppnas en fönsterversion av redigeringssidan och visar alla standardfält och verktyg för att skapa formulär.

Redigeringssidan öppnas inte förrän du klickar på knappen Fortsätt.

5. Knappen Skicka/fortsätt skickar avtalet som det ser ut nu.  Om kryssrutan Förhandsgranska och skicka är markerad, öppnas redigeringssidan så att fält kan placeras i dokumentet.  När alla fält är placerade, klickar du på Skicka-knappen längst ned till höger på redigeringssidan.

6. Under knappen Skicka/fortsätt finns länken Fler alternativ. När du klickar på den här länken så öppnas en fönsterversion av Skicka-sidan i webbprogrammet och visar alla standardalternativ som du skulle se i programmet. Alla konfigurationer som görs i tilläggspanelen fylls i på Skicka-fönstret och kan redigeras.

Alla fält och alternativ finns tillgängliga precis som på Skicka-sidan i webbprogrammet och alla ändringar till mottag- eller fillistan inkluderas i avtalet.

Bläddra längst ner på fönstret och klicka på Nästa för att starta redigering eller avmarkera rutan Förhandsgranska och lägg till signaturfält och klicka på Skicka

Avtalet skickas och tilläggspanelen meddelar att det lyckats.

Två alternativ finns tillgängliga på panelen efter överföring:

• Visa avtal – öppnar en fönstervy av avtalet som just skickades
• Menyn i Adobe Acrobat Sign – det här alternativet ändrar panelen till att visa tilläggets funktionsalternativ (Skicka för signering)

Avtalsstatus

Alkternativet Avtalsstatus visar de senaste tio avtalen (baserat på senaste uppdaterings darum) som fortfarande är öppna och väntar på åtgärd. Det inkluderar utkast som väntar på att redigering, avtal som väntar på din underskrift och avtal som väntar på en annan mottagare.

Varje listat avtal kan expanderas för att visa den senaste händelsen som lagts upp för det avtalet och för att visa var i signaturprocessen som avtalet befinner sig.

• De tre senaste händelserna som loggats mot avtalet listas (skapat, visat och signerat osv.) med den senaste överst
• Om du klickar på länken Visa avtal inom avtalsinformationen så öppnas ett nytt fönster som visar dokumentet i sitt nuvarande tillstånd
• Dokument som väntar på din signatur har en Signera avtalet-länk som öppnar ett nytt fönster med dokumentet redo för signatur

Längst ner på händelselistan finns en länk för Spåra alla avtal som öppnar en fönsterinstans av Hantera-sidan från programmet. Från Hantera-sidan, visas kontots hela historik.

Tilläggsinställningar

Längst ner i tilläggspanelen, till höger om Adobe Document Cloud, finns en kugghjulsikon som öppnar tilläggsinställningarna:

Uppgradera – enbart testversionskonton

Den här länken öppnar ett nytt fönster till uppgraderingsprocessen för Adobe Acrobat Sign, där du kan köpa tillgång till Adobe Acrobat Sign med en månadsprenumeration.

Logga ut – bryt den autentiserade relationen

Tillägget ”kommer ihåg” relationen mellan dina Outlook- och Adobe Acrobat Sign-användarkonton och det är därför du inte behöver autentisera dig varje gång du använder tillägget.

Det är dock inte ovanligt att vissa användare skickar avtal från flera olika Adobe Acrobat Sign-konton.  Det här gör att användaren måste använda funktionen Logga ut för att bryta den befintliga förtroenderelationen och därefter etablera en ny relation med det nya Adobe Acrobat Sign-användarkontot.

Klicka på kugghjulsikonen längst ned till höger i tilläggspanelen för att bryta relationen. En popup-meny visas och alternativet Logga ut är överst på den menyn.

Hjälp

En länk till den här guiden och ytterligare skapat innehåll angående tillägget

Om

Det här öppnar en liten popup som ger information om tillägget du använder.

Sekretesspolicy

Det här är en länk till Adobe sekretesspolicyn

Admin – låt användare godkänna program

Office 365-administratören måste tillåta att användare kan godkänna att använda program.

Så här gör du:

    1. Logga in som Office 365-administratör

    2. Klicka på Admin-portalen

    3. Klicka på Admin-center > Azure AD

        ○ Det här öppnar Azure Active Directory-admincenter

    4. Gå till: Användare och grupper > Användarinställningar

    5. Se till att Användare kan godkänna att appar har åtkomst till företagsdata åt dem är inställt på Ja

Admin – installera på klientnivå

Installation på klientnivå låter administratören visa tillägget som standard så att användarna besparas installationsstegen och så att alla användare har åtkomst utan problem.

Aktiveringen är snabb och enkel. Den tar ungefär 5 minuter:

1. Logga in som klientadministratör och gå till Admin-panelen

2. Klicka på Tjänster och tillägg i den vänstra menyn

3. Klicka på + Överför tillägg 

• Det öppnar panelen Nytt tillägg

4. Klicka på Nästa

• Panelen Nytt tillägg uppdateras och ger dig alternativ för att överföra tilläggsfilen

5. Välj Jag vill lägga till ett tillägg från Office Store

6. Sök efter Adobe Acrobat Sign och välj det

7. På Adobe Acrobat Sign-tilläggspanelen klickar du på Nästa

8. Adobe Acrobat Sign-panelen uppdateras och visar alternativen för att komma åt tillägget:

• Alla – aktiverar tillägget för alla inom din organisation
• Specifika användare/grupper – låter dig välja vilka grupper inom din organisation som du vill ha tillägget aktiverat för
• Enbart mig – det här aktiverar tillägget enbart för din användare

9. Klicka på Spara när du har valt ditt aktiveringsalternativ

10. Klicka på Stäng på den sista landningssidan.

Vanliga frågor