Če želite začeti potek odobritve, izberite Skupna raba > Pošlji po e-pošti za odobritev.
Zadnja posodobitev
19. dec. 2023
|
Velja tudi za Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
O potekih odobritve
Uporabniki programa Acrobat (samo tradicionalna kitajščina, poenostavljena kitajščina, japonščina in korejščina) lahko dokumente PDF pošiljajo kot e-poštne priloge drugim v odobritev. Ko udeleženci odprejo zahtevo po odobritvi v Acrobatu (vsi jeziki), lahko dokument PDF odobrijo tako, da mu dodajo elektronski žig identitete. Nato lahko pošljejo dokumente PDF drugim odobriteljem ali jih vrnejo pobudniku in drugim ustreznim udeležencem. Pobudnik lahko sledi napredku tako, da izbere obveščanje o odobrenih dokumentih PDF. Potek dela se konča, ko zadnji udeleženec doda končno odobritev. Če dokument PDF ni odobren, je treba potek odobritve začeti znova.
Opomba:
Če za začetek poteka uporabite Acrobat Pro, lahko k sodelovanju povabite uporabnike programa Reader 9 ali novejšega tako, da v dokumentu omogočite komentiranje.
Čarovnik nastavi poteke odobritve (levo); paleta žigov vsebuje žige za odobritev dokumentov (desno).
Pošiljanje datoteke PDF v odobritev
Ko dokument PDF pošljete po e-pošti v odobritev (samo tradicionalna kitajščina, poenostavljena kitajščina, japonščina in korejščina), potrjevalci prejmejo PDF kot e-poštno prilogo. Ko prejemniki odprejo prilogo PDF, lahko v dokument vstavijo elektronski žig identitete iz Palete žigov in nato v vrstici s sporočili dokumenta naredijo ustrezen izbor.
Če želite dokument PDF poslati v odobritev, uporabite čarovnika programa Acrobat. Čarovnik vsebuje navodila na zaslonu, s pomočjo katerih povabite odobritelje, prilagodite navodila in pošljete dokument PDF.
V programu Acrobat Pro čarovnik omogoča komentiranje v PDF-jih, zato lahko uporabniki programa Acrobat Reader sodelujejo v poteku odobritve.
Preden začnete potek odobritve, preverite, ali je vaš program za e-pošto konfiguriran za delo s programom Acrobat.
-
-
Če se odpre pogovorno okno Nastavitev identitete, vnesite svoj e-poštni naslov.
-
Navedite PDF in kliknite Naprej.
-
V polje prejemnika vnesite e-poštni naslov prvega odobritelja.
-
(Acrobat Pro) Če želite omogočiti sodelovanje uporabnikom programa Reader ali prejeti obvestilo o stanju odobritve za vsakega udeleženca, določite te možnosti.
-
(Acrobat Standard) Če želite biti obveščeni o stanju odobritve za vsakega udeleženca, določite te možnosti.
-
(Izbirno) Na vrh e-poštnega sporočila vnesite dodatna navodila za prvega udeleženca.
Naslednjim udeležencem se posredujejo samo privzeto besedilno sporočilo in navodila.
Opomba:E-poštno povabilo vsebuje navodila o dokončanju postopka odobritve. Če je mogoče, tega besedila ne spreminjajte in ga ne odstranite.
-
Kliknite Pošlji povabilo.
Udeležba v poteku odobritve
Če ste prejeli povabilo k udeležbi pri poteku odobritve, e-poštno sporočilo vsebuje podrobna navodila za odobritev priloženega dokumenta PDF. Ko dokument PDF odprete, se odpre okno Paleta žigov, na vrhu dokumenta PDF pa se prikaže vrstica s sporočili dokumenta. Če imate različico programa Acrobat, starejšo od različice 7.0, se bo odprlo obvestilo, da prenesite najnovejšo različico programa Reader.
Za odobritev dokumenta lahko izberete kateri koli elektronski žig identitete v paleti žigov. Elektronski žig identitete vsebuje informacije o identiteti, ki jih navedete, kot so ime, naziv, organizacija in e-poštni naslov. Žig identitete lahko uporabite na mestu podpisa. Ko žig uporabite, postane del vsebine strani dokumenta. V postopku odobritve lahko svoj žig izbrišete, po končanem postopku pa se žig zaklene. Žigov drugih udeležencev odobritve ne morete premikati ali izbrisati.
Prav tako lahko zavrnete dokumente, ki ne ustrezajo vašim standardom.
Poleg dodajanja digitalnih žigov v dokumente PDF lahko dodajate tudi druge vrste komentarjev, npr. komentarje opomb, urejanje besedila, žige po meri in datotečne priloge.
Odobritev dokumenta PDF
-
Odprite prilogo PDF v e-poštnem sporočilu s povabilom k odobritvi.Opomba:
Če žigu še niste dodali podatkov o identiteti, to storite sedaj v oknu, ki se odpre.
-
Na paleti izberite žig (Orodja > Žig > Paleta žigov). (Če želite videti vse žige, drsite po strani ali povlecite rob okna, da spremenite njegovo velikost.)
-
Kliknite v dokument, da uporabite svoj žig za odobritev.Opomba:
Če želite izbrisati elektronski žig identitete, ki ste ga uporabili, ga izberite in pritisnite Izbriši. Če v postopku odobritve izberete Natisni, Shrani kopijo ali Pošlji po e-pošti, žiga ni mogoče izbrisati.
-
Naredite nekaj od tega:
Če želite dokument poslati naslednjemu odobritelju, kliknite gumb Odobri v vrstici s sporočili dokumenta. V pogovornem oknu Pošlji naslednjemu odobritelju v polje prejemnika vnesite e-poštni naslov naslednjega odobritelja, po potrebi dodajte še naslove drugih prejemnikov in kliknite Pošlji.
V vrstici s sporočili dokumenta kliknite gumb Končna odobritev, da zaključite postopek odobritve. V pogovornem oknu Dokončaj končno odobritev v meniju Način končne odobritve določite, ali želite poslati obvestilo o odobritvi. Če obvestilo pošljete, morate v polje prejemnika vnesti e-poštni naslov, po potrebi dodati še naslove drugih prejemnikov in klikniti Pošlji. Če ne želite poslati obvestila, kliknite Dokončaj.
Če je izbrana možnost Obvesti pobudnika o stanju odobritve po e-pošti, se prikaže še drugo e-poštno obvestilo, naslovljeno na pobudnika. Kliknite Pošlji, da obvestilo odpošljete.
-
Shranite datoteko PDF.Opomba:
Če za pošiljanje dokumenta PDF uporabite gumb Pošlji po e-pošti
v orodni vrstici, dokument ni več v poteku dela, zato prejemniku tega e-poštnega sporočila možnosti odobritve niso na voljo.
Zavrnitev dokumenta PDF
Če dokument PDF, ki ste ga prejeli v prošnji za odobritev, ne ustreza vašim zahtevam, uporabite možnosti v vrstici s sporočili dokumenta ter dokument zavrnite in ga vrnite pobudniku. Če je dokument PDF zavrnjen, je treba potek odobritve začeti znova.
-
Odprite prilogo PDF v e-poštnem sporočilu s povabilom k odobritvi.
-
Kliknite gumb Zavrni v vrstici s sporočili dokumenta.
-
V pogovornem oknu Zavrni in pošlji obvestilo v polje prejemnika vnesite e-poštni naslov pobudnika. Če je izbrana možnost Obvesti pobudnika o stanju odobritve po e-pošti, se pobudniku odobritve pošlje ločeno e-poštno sporočilo. Kliknite Pošlji.
-
V e-poštnem sporočilu, ki se prikaže, kliknite Pošlji.
Dodajanje ali spreminjanje podatkov o identiteti za elektronski žig
-
Izberite Orodje > Žigi > Paleta žigov.
-
Na paleti žigov izberite Žig elektronske identitete, z desno miškino tipko kliknite žig in izberite Urejanje identitete.
-
V pogovorno okno Nastavitev identitete vnesite ali uredite svoje ime, naziv, podjetje, oddelek in e-poštni naslov ter kliknite Dokončaj.
Opomba:
V pogovornem oknu Nastavitve pa lahko spremenite tudi informacije o identiteti. V razdelku Kategorije izberite Identiteta.
