Ustvarjanje kazal dokumentov PDF

Čas, ki je potreben za iskanje v dolgem dokumentu PDF, lahko zmanjšate, tako da vdelate kazalo besed v dokumentu. Acrobat lahko kazalo preišče veliko hitreje kot pa sam dokument. Vdelano kazalo je vključeno v razposlanih kopijah dokumenta PDF ali v kopijah v skupni rabi. Uporabniki dokumente PDF z vdelanimi kazali preiščejo na enak način kot dokumente brez njih. Zahtevani niso nobeni dodatni koraki.

Dodajanje kazala dokumentu PDF

Posodabljanje ali odstranjevanje vdelanih kazal v dokumentih PDF

O funkciji Katalog (Acrobat Pro)

Skupino dokumentov PDF lahko določite kot katalog in ustvarite združeno kazalo za celotno zbirko dokumentov. Kazalo močno pospeši uporabniško iskanje določenih informacij po katalogiziranih dokumentih PDF.

Pri distribuciji zbirke na CD-ju kazalo vključite v PDF-je.

Katalogizirate lahko dokumente v latinici ter kitajskem, japonskem in korejskem zapisu. Element za katalogiziranje vključuje besedilo dokumenta, komentarje, polja obrazca, oznake, predmete in metapodatke dokumenta, priloge, informacije dokumenta, digitalne podpise, metapodatke slik XIF in lastnosti dokumentov po meri.

Priprava dokumentov PDF na pripravo kazala (Acrobat Pro)

Za začetek ustvarite mapo z vsemi dokumenti PDF, za katere želite pripraviti kazalo. Vsi dokumenti PDF morajo imeti popolno vsebino in elektronske funkcije, kot so povezave, zaznamki in polja obrazca. Če za pripravo kazala namenjene datoteke vključujejo skenirane dokumente, zagotovite, da se da po besedilu iskati. Razdelite dolge dokumente na krajše datoteke velikosti posameznih poglavij ter tako izboljšajte delovanje. Informacije lahko dodate tudi v lastnosti dokumenta datoteke, s čimer izboljšate možnosti iskanja.

Preden pripravite kazalo zbirke dokumentov, morate nastaviti zgradbo dokumenta na pogonu diska ali v omrežnem strežniku ter preveriti imena datotek za različne platforme. Imena datotek lahko postanejo prirezana, zato jih je pri iskanju po različnih platformah težko najti. Težavo odpravite z upoštevanjem naslednjih smernic:

• Preimenujte datoteke, mape in kazala z uporabo načina poimenovanja datotek MS-DOS (največ osem znakov, ki jim sledi pripona datoteke iz treh znakov), zlasti če nameravate oddati zbirko dokumentov in kazal na CD-ROM-u, formatiranem po standardu ISO 9660.

• Iz imen datotek in map odstranite razširjene znake, kot so naglašeni in neangleški znaki. (Pisava, ki jo uporablja funkcija Katalog, ne podpira kod znakov 133 do 159.)

• Ne uporabljajte globoko ugnezdenih map ali imen poti, ki presegajo 256 znakov za kazala, po katerih bodo iskali uporabniki sistema Mac OS.

• Če uporabljate sistem Mac OS z omrežnim strežnikom OS/2, konfigurirajte omrežni strežnik Macintosh (LSM) družbe IBM® tako, da uveljavi načine poimenovanja datotek MS-DOS ali ustvari samo kazala pogonov FAT (File Allocation Table). (Nosilci HPFS [High Performance File System] lahko vsebujejo imena datotek, ki jih ni mogoče poiskati.)

  Če zgradba dokumenta vključuje podmape, za katere ne želite pripraviti kazala, jih lahko med postopkom priprave kazala izključite.

Dodajanje metapodatkov k lastnostim dokumenta (Acrobat Pro)

Za lažje iskanje po dokumentu PDF lahko v lastnosti dokumenta dodate informacije o datoteki, imenovane metapodatki. (Lastnosti trenutno odprtega dokumenta PDF lahko vidite tako, da izberete Datoteka > Lastnosti in kliknete zavihek Opis.)

Ko lastnostim dokumenta dodajate podatke, upoštevajte naslednja priporočila:

• Za polje Naslov uporabite dober opisni naslov. Ime datoteke dokumenta se prikaže v pogovornem oknu Rezultati iskanja.

• Za podobne informacije vedno uporabite enako možnost (polje). Pomembnega izraza na primer ne dodajajte možnosti Zadeva pri nekaterih dokumentih in možnosti Ključne besede pri drugih.

• Za enake informacije dosledno uporabljajte en izraz. Ne uporabite na primer naslova biologija za nekatere dokumente in naslova vede o življenju za druge.

• Za identifikacijo skupine, odgovorne za dokument, uporabite možnost Avtor. Avtor dokumenta s pravilnikom zaposlovanja je lahko na primer kadrovski oddelek.

• Če uporabljate številke delov dokumenta, jih dodajte kot ključne besede. Če med ključne besede dodate na primer doc#=m234, lahko določite dokument med več sto dokumenti z določeno tematiko.

• Za razvrščanje dokumentov po vrsti uporabite možnost Zadeva ali Ključne besede hkrati ali vsako posebej. V enem dokumentu lahko na primer uporabite poročilo o stanju za Zadevo in mesečno ali tedensko za Ključno besedo.

  Če ste seznanjeni z naprednimi funkcijami dokumentov Adobe PDF, lahko med pripravljanjem kazal določite podatkovna polja po meri, kot so Vrsta dokumenta, Številka dokumenta in Identifikator dokumenta. To je priporočljivo samo za napredne uporabnike in ni zajeto v popolni pomoči za Acrobat.

Ustvarjanje kazala zbirke (Acrobat Pro)

Ko pripravite novo kazalo, Acrobat ustvari datoteko s pripono .pdx in novo mapo za podporo, ki vsebuje eno ali več datotek s pripono .idx. Datoteke IDX vsebujejo vnose v kazalo. Vse datoteke morajo biti na voljo uporabnikom, ki želijo iskati po kazalu.

Pogovorno okno Možnosti priprave kazala

To možnost izberite za izključevanje vseh številk, ki se prikažejo v besedilu dokumenta iz kazala. Izključevanje številk lahko znatno zmanjša velikost kazala in pohitri iskanje.

To možnost izberite, ko vaša zbirka vključuje dokumente PDF, izdelane pred različico Acrobat 2.0, v kateri se identifikacijske številke niso dodajale samodejno. Ko so dolga imena Mac OS med prevajanjem v imena datotek MS-DOS skrajšana, so potrebne številke ID. Acrobat 2.0 in novejše različice samodejno dodajo identifikatorje.

Ko ta možnost ni izbrana, se med iskanjem dokumentov, ki so bili spremenjeni od zadnje priprave kazala, prikaže sporočilo.

To možnost uporabite za dodajanje lastnosti dokumentov po meri; kazala so pripravljena samo iz lastnosti dokumentov po meri, ki že obstajajo v dokumentih PDF. Vnesite lastnost, opravite izbiro v meniju Vnašanje in kliknite Dodaj. Te lastnosti so prikazane kot možnost iskanja v pojavnih menijih za dodatne kriterije v oknu Iskanje po dokumentu PDF, ko iščete po kazalu. Če na primer vnesete lastnost po meri Ime dokumenta in izberete lastnost niza v meniju Vnašanje, lahko uporabnik, ki išče po kazalu, išče znotraj lastnosti po meri, tako da izbere Ime dokumenta v meniju Uporabi te dodatne kriterije.

S to možnostjo vključite polja XMP po meri. Polja XMP po meri so indeksirana in se prikažejo v pojavnih menijih za dodatne kriterije, po katerih je mogoče iskati v izbranih kazalih.

Uporabite za izključevanje določenih besed (največ 500) iz rezultatov iskanja kazala. Vnesite besedo, kliknite Dodaj in postopek po potrebi ponovite. Izključevanje besed lahko kazalo zmanjša za 10 % do 15 %. Zaustavitvena beseda lahko vsebuje do 128 znakov ter razlikuje velike in male črke.

S to možnostjo omogočite iskanje po določenih konfiguracijskih vozliščih listnatih elementov v dokumentih z označeno logično zgradbo.

Datoteke Berime katalogov (Acrobat Pro)

Priporočljivo je, da ustvarite ločene datoteke Berime in jih postavite v mapo s kazalom. Ta datoteka Berime nudi podrobnosti o kazalu, kot so:

• Vrsta indeksiranih dokumentov.

• Podprte možnosti iskanja.

• Kontaktna oseba ali telefonska številka za vprašanja.

• Seznam številk ali besed, ki so izključene iz kazala.

• Seznam map z dokumenti, ki so vključeni v omrežno kazalo, ali seznam dokumentov, ki so vključeni v kazalo na disku. Vključite lahko tudi kratek opis vsebine vsake izmed map ali dokumentov.

• Seznam vrednosti vsakega od dokumentov, če dodelite vrednosti polj Informacije dokumenta.

  Če vsebuje katalog posebno veliko število dokumentov, razmislite o vključevanju tabele, ki prikazuje posameznim dokumentom dodeljene vrednosti. Tabela je lahko del datoteke Berime ali ločenega dokumenta. Med izdelovanjem kazala lahko s tabelo vzdržujete skladnost.

Pregledovanje kazala (Acrobat Pro)

Obstoječe kazalo lahko posodobite, znova zgradite ali počistite.

Nastavitve kataloga (Acrobat Pro)

Nastavite lahko nastavitve za pripravo kazala, ki veljajo za vsa pozneje zgrajena kazala. Nekatere od teh možnosti lahko preglasite za posamezno kazalo, tako da med postopkom pripravljanja kazala izberete nove možnosti.

V pogovornem oknu Nastavitve izberite Katalog v razdelku Kategorije. Veliko teh možnosti je enakih možnostim, opisanih v postopku gradnje kazala.

Načrtovane posodobitve kazala (Acrobat Pro)

Uporabite funkcijo Kataloga in paketne datoteke kataloga PDX (.bpdx) in določite, kdaj in kako pogosto naj se kazalo samodejno zgradi, obnovi, posodobi in očisti. Datoteka BPDX je datoteka z besedilom, ki vsebuje seznam od platform odvisnih poti in zastavic datoteke kazala za katalog. S programom za načrtovanje, kot je Windows Scheduler, prikažete datoteko BPDX v Acrobatu. Acrobat nato poustvari kazalo v skladu z zastavicami v datoteki BPDX.

Premikanje zbirk in njihovih kazal (Acrobat Pro)

Na lokalnem trdem disku lahko razvijete in preizkusite zbirko dokumentov s kazali in nato dokončano zbirko dokumentov premaknete v omrežni strežnik ali na disk. Opredelitev kazala vsebuje relativne poti med datoteko z opredelitvijo kazala (PDX) in mapami z indeksiranimi dokumenti. Če te relativne poti niso spremenjene, vam po premikanju zbirke dokumentov s kazali ni treba znova zgraditi kazala. Če so datoteka PDX in mape z indeksiranimi dokumenti v isti mapi, lahko relativno pot vzdržujete že s preprostim premikanjem te mape.

Če se relativna pot spremeni, morate po premikanju zbirke dokumentov s kazali ustvariti kazalo. Kljub temu pa lahko še vedno uporabite izvirno datoteko PDX. Da bi lahko uporabljali izvirno datoteko PDX, morate najprej premakniti indeksirane dokumente. Nato kopirajte datoteko PDX v mapo, kjer želite ustvariti nova kazala in po potrebi urediti seznama vključenih in izključenih map in podmap.

Če je kazalo na disku ali v strežniku, ločenem od vseh delov zbirke, na katero se nanaša, boste s premikanjem zbirke ali kazala kazalo zlomili. Če nameravate zbirko podatkov premakniti na drugo omrežno mesto ali na CD, ustvarite in zgradite kazalo na istem mestu kot zbirko.